Alles, was Sie über Intranet Software wissen sollten

Einführung in die verschiedenen Intranet Plattformen

Fotos und Stories teilen sowie interessanten Content, Schnappschüsse, Updates und Ankündigungen veröffentlichen – so sieht Kommunikation heute aus. Aber wie sieht das eigentlich am Arbeitsplatz aus?

Zunächst bedeutet das, dass Manager und Führungskräfte diese neuartige Kommunikation in Unternehmen nutzen sollten, um weiterhin vorne mitzuspielen und den Work-Flow so effizient wie möglich zu gestalten.

Dies heißt auch, dass ein modernes Intranet mittlerweile zu einer erfolgreichen Unternehmenskommunikation dazugehört. Deshalb sollten Sie sich über die Nutzung eines Intranets informieren und ihre Vorzüge einmal genauer anschauen.

Lesen Sie weiter, um zu erfahren:

Basics: Intranet Software

Was ist ein Intranet?

Die Intranet Definition muss eigentlich in zwei Teile geteilt werden: das ehemalige Intranet 1.0 und das heutige Intranet 2.0. Aber starten wir ganz allgemein. Ein Intranet ist ein privates Computer Netzwerk, das innerhalb eines Unternehmens läuft und für Mitarbeiter begrenzt ist.

Aber heutzutage kann das Intranet oft viel mehr. Es ist ein Ort des Austausches für Mitarbeiter und es können Meetings abgehalten, Ideen und Dokumente geteilt sowie gemeinsam an Projekten gearbeitet werden. Kurz gesagt: mit dem richtigen Intranet können Sie Prozesse in Ihrem Unternehmen verbessern und beschleunigen.

Die Nutzung eines Intranets bringt Mitarbeiter zusammen und lässt diese gemeinsam produktiver arbeiten. Die Kommunikation wird dadurch erleichtert und Prozesse werden effizienter gestaltet, ganz egal in welchem Bereich Ihr Unternehmen angesiedelt ist. Führungskräfte können wichtige Neuigkeiten und Ankündigungen schnell verbreiten und die gesamte Technologie eines Unternehmens kann so an einem Ort zusammengehalten und organisiert werden. Und das alles innerhalb eines sicheren Netzwerkes.

Ein Intranet bietet viele nützliche Funktionen. Die genauen Funktionen bestimmen Sie natürlich je nach Bedarf, jedoch sollte ein Intranet mindestens eine Nachrichtenfunktion erfüllen, E-Mail und Chat bereitstellen, sowie eine Plattform für Veröffentlichungen oder E-Formulare sein. 

Intranet vs. Internet

Haben Sie schon einmal die drei Ws in Ihren Browser eingetippt? Höchstwahrscheinlich. In diesem Fall sind Sie im weltweiten Internet unterwegs. Der Unterschied zum Intranet: ins Internet kann jeder. Der Zugang zum Intranet ist im Gegensatz dazu für eine bestimmte Gruppe zugänglich und stellt daher beispielsweise ein privates Netzwerk innerhalb eines Unternehmens dar.

Intranet vs. Extranet

Und was ist dann ein Extranet? Und wie hängt es mit dem Intranet zusammen? Keine Sorge, wir erklären es Ihnen.

Ein Extranet ist ein privates Netzwerk, das auch bestimmten Anbietern und Lieferanten oder in manchen Fällen sogar Kunden und Geschäftspartnern Zugang zu bestimmten Teilen im Intranet gewährt. Das heißt jedoch nicht, dass diese bestimmten Gruppen Zugriff auf das gesamte Intranet des Unternehmens haben, dennoch können Sie sich in bestimmte, von Ihnen festgelegte Bereiche einloggen.

Denken Sie einfach mal an Ihr eigenes Unternehmen. Während sich ein Intranet hervorragend für die betriebsinterne Kommunikation eignet, ist ein Unternehmen ja eigentlich vor allem an dem Kontakt mit Kunden und Geschäftspartnern, also externen Leuten, interessiert. Wenn Sie also ein funktionierendes und effizientes Intranet haben, bietet es sich an, diesen Weg der Kommunikation auch nach außen hin anzubieten.

Sie können sich das ganze wie eine Party vorstellen: manche Gäste (Intranet) sind auf die besonders exklusive Party mit Zutritt in den extra VIP Raum eingeladen. Die anderen Gäste dürfen trotzdem auf die Party – aber eben nur in bestimmten Bereichen. Der VIP Raum bleibt ihnen trotz Zutritt verschlossen. 

Eine kurze Reise durch die Geschichte des Intranets: damals und heute

Die ersten Intranet Systeme entstanden um 1994. Sie waren vor allem auf die Grundlagen der internen Kommunikation ausgelegt und boten ein sicheres Netzwerk für Unternehmen. Damals war es noch unter dem Namen Knowledge Management System bekannt. Diese wurden vor allem mit einem Top-Down Ansatz genutzt, also vor allem von Führungskräften und der Personalabteilung, um auf einfachem Wege Neuigkeiten und Ankündigungen an die Belegschaft zu übermitteln. Sie konnten im Intranet nützliche Informationen über das Unternehmen, Dokumente und Newsletter finden, jedoch fand dabei keinerlei Interaktion statt. 

In den 2000er Jahren entwickelten sich Intranet Softwares immer mehr zu einem sozialen Netzwerk, in dem auch Blogs und Artikel veröffentlicht wurden und in dem es mehr aktive Möglichkeiten für Mitarbeiter gab. Oftmals gab es eine Info-Center, an das sich Mitarbeiter mit Fragen wenden konnten. So entwickelte sich das Intranet langsam zu Content Management Tools.

In den 2010er Jahren entwickelte sich eine neue Ära der internen Kommunikation. Durch verschiedene Apps und Tools wie das G Suite Intranet, Slack oder andere Kommunikationstools gewann der Gebrauch von sozialen Netzwerken auch in Unternehmen zunehmend an Bedeutung. Dies wiederum verbesserte den Austausch zwischen verschiedenen Abteilungen und das Engagement der einzelnen Mitarbeiter, die sich nun besser einbringen konnten.

Mittlerweile ist das Intranet sowohl im Top-Down, als auch im Bottom-Up-Ansatz erfolgreich etabliert. Damit wird Mitarbeitern die Chance gegeben, sich freier und lebhafter im Unternehmen einzubringen. Mit den derzeitigen Intranets können Inhalte gepostet, geteilt und kommentiert werden - wodurch ein gegenseitiger Austausch ermöglicht werden. Das Social Intranet kombiniert daher  Wissensbank, soziales Netzwerk und Mitarbeiterverzeichnis in nur einer Lösung. 

Fast 25 Jahre nach ihrer Entstehung scheinen Intranets bereits vollkommen überholt zu sein. Die neuen Intranet Softwares passen sich dem digitalen Zeitalter an und nutzen modernste Technologien, um noch effizientere Prozesse in Unternehmen zu etablieren. Wenn Sie derzeit in einem Unternehmen angestellt sind oder Ihr eigenes Unternehmen leiten, lohnt es sich also, einen genaueren Blick auf das neue Intranet 2.0 werfen.

Nachdem wir uns nun angeschaut haben, wie sich das Intranet über die Jahre entwickelte und veränderte, stellt sich nun die Frage: wie sieht diese Veränderung eigentlich in der Praxis aus?

Diese Frage führt uns auch zu der Frage,  welche Ausstattung Unternehmen heute eigentlich brauchen, um ein Intranet bereitstellen zu können. Der Startup-Guide von Ionos erklärt, dass "ein LAN (Local Area Network) die technische Basis für ein Intranet ist. Dieses vernetzt Computer innerhalb eines Gebäudes miteinander. Ein Intranet realisiert ein privates Netzwerk auf Grundlage der verknüpften PCs innerhalb eines LANs." 

Normalerweise ist so ein LAN auf einen bestimmten geografischen Raum beschränkt. Als Beispiel kann man sich hier eine Schule, ein Großraumbüro oder eine Universität vorstellen. Sie müssen zunächst einmal die geplante Größe des Intranets festlegen, wie weit es geografisch reichen soll und wie viele Nutzer es geben wird. Hiervon hängt dann die Art von Server und Verbindung Sie brauchen und diese in Ihrer physikalischen Umgebung zu installieren.

Glücklicherweise ist diese Vorgehensweise bereits ein wenig veraltet. Denn heute ist ein geografisch naher Intranet Server nicht mehr unbedingt notwendig. Heutzutage kann nämlich alles digital über eine Cloud angelegt werden.

Ein cloud-basiertes Intranet ist trotz vieler Bedenken sehr sicher. Sie sind außerdem sehr effizient, da sich Mitarbeiter mit Ihren Zugangsdaten von überall aus einloggen können. Zudem sind die Voraussetzungen ebenso machbar – auch für kleinere Unternehmen. Mit einer Intranet Software für kleine Unternehmen ist heute vieles möglich, was früher technisch undenkbar gewesen wäre.

Sie können beispielsweise einen Account bei einem bereits bestehenden Intranet Software Anbieter kaufen und daraufhin eine bestimmte Anzahl an Zugriffsrechten an Ihre Mitarbeiter verteilen. Diese können dann von überall aus in das Intranet Ihres Unternehmens zugreifen und die Intranet-Plattform auch von unterwegs aus nutzen.

In einer Pressemitteilung, sagte der Mitgründer von Happeo:

„Traditionelle Intranets für Mitarbeiter gehören der Zukunft an, da sie vor allem statische und oft veraltete Informationen beinhalten. Dies bietet Mitarbeitern nicht die gewünschten Vorteile.“

~ Perttu Ojansuu, Mitgründer und CEO von Happeo

Die Infrastruktur einer Intranet Software beinhaltet heutzutage Suchmaschinen, Nutzerprofile, Blogs, mobile Apps mit Benachrichtigungsfunktion und eine Kalenderfunktion. Die erfolgreichsten Intranets in Unternehmen sind kompatibel mit bereits existierenden Software Tools und Apps oder kreieren einen vergleichbaren Service innerhalb des Intranet Systems selbst.

Wir schauen also nicht länger auf veraltete, von Mitarbeitern nicht genutzte Intranet Plattformen. Stattdessen interessieren uns interaktive, soziale, effiziente und bereits bekannte Wege, die interne Kommunikation zu verbessern.

Ein erfolgreiches Intranet motiviert seine Nutzer zum täglichen Wiederkommen. Es beinhaltet Aufgaben und trägt zum effizienten Arbeiten bei. Eine hohe Mitarbeiter-Aktivität zeugt also von einem guten Intranet.

6 essenzielle Elemente des Intranets

Eine aktuelle Studie hat gezeigt, dass es einige Herausforderungen gibt, die immer wieder von Angestellten in Zusammenhang mit der Nutzung eines Intranets genannt werden. Ganze 43% der Angestellten teilen zum Beispiel ungern Dokumente und Daten mit Kollegen. Nur 30% der Angestellten wissen, wie sie Informationen von einer anderen Abteilung über das Intranet bekommen können. 25% wissen lediglich, wie und wo sie die Informationen zum Unternehmen finden können und 29% ist bewusst, wie sie ihre Ideen und Anregungen über das Intranet verbreiten können. Nur 50% der Angestellten wissen, wie sie über das Intranet einen Urlaub beantragen oder eine IT Anfrage stellen können.

Wenn Sie sich also gerade überlegen, ein Intranet bei sich im Unternehmen zu etablieren, sollten Sie auf diese 6 Faktoren Wert legen:

1. Wichtige Inhalte weitergeben
   
   Ein Kernteam sollte verantwortlich für Inhalte sein und diese vor Veröffentlichung auf Relevanz und Richtigkeit überprüfen. Das Ganze gleicht dann einem Intranet Wiki.

2. Ein wichtiges Kommunikationstool

   Ein Intranet sollte einfach in der Handhabung sein und einen Dialog zwischen verschiedenen Abteilungen vereinfachen.
   
   

3. Kompatibilität mit anderen Anwendungen

   Ein Intranet sollte kompatibel mit den im Unternehmen bereits genutzten
   Kommunikationskanälen sein.
   
   

4. Es sollte Zusammenarbeit und Soziales fördern

   Ein soziales Netzwerk im Unternehmen fördert ein Gemeinschaftsgefühl und kann Mitarbeiter zusammenbringen.
   
   

5. Die Unternehmenskultur fördern

   Durch ein Intranet kann die Unternehmenskultur und der Zusammenhalt untereinander gefördert werden, indem wichtige Informationen schneller verbreitet werden.
   
   

6. Aktiv sein

   Eine erfolgreiche Intranet Software ist gleichzeitig ein Intranet Software Tool und automatisiert Prozesse und Aufgaben. Dies kann zu einem besseren Work-Flow verhelfen und tägliche Aufgaben vereinfachen.
   
   

Sehen Sie sich dieses Video an, um einen Einblick in die Vorteile eines Intranets zu bekommen.

Ein Social Intranet erstellen

Warum Sie das Intranet 2.0 in Ihrem Unternehmen brauchen 

Die ersten Intranets waren aufwändig, umständlich und nicht sehr effizient. Sie benötigten einen externen Server, ständige Instandhaltung und wurden von vielen einfach nicht beachtet. Dabei war die ursprüngliche Idee einer Intranet Software Solution, es Mitarbeitern zu ermöglichen, einfacher und schneller an Dokumente und wichtige Informationen innerhalb des Unternehmens zu gelangen, sowie die interne Kommunikation zu verbessern.

Die verlor sich jedoch recht schnell durch fehlendes Know-How, die falschen oder zu wenig Inhalte, zu geringe Aktivität und Kontrolle seitens des Managements. Daraus wurden regelrechte Intranet Friedhöfe. Warum auch ein Intranet nutzen, dass keine wirklichen Vorteile bringt? Ohne das Intranet also richtig zu handhaben, hat es wenig Sinn am Arbeitsplatz.

Diese sind veraltete Intranet Beispiele und das sogenannten server-basierte „Intranet 1.0“. Frank Hamm ist ein Berater für Kommunikations und Kollaboration, der Unternehmen auf Ihrem Weg in die Digitalisierung begleitet. Er beschreibt das Intranet 1.0 als „die Veröffentlichung und Bereitstellung offizieller Informationen durch die Organisatoren oder Organisationseinheiten“.

Viele Unternehmen stecken noch immer in dieser Ära des Intranets 1.0 fest und bieten Ihren Angestellten keinen wirklichen Mehrwert durch gute Inhalte und verbesserte Usability des firmeninternen Intranets.

Was ist Intranet 2.0?

Der wichtigste Aspekt eines Intranet 2.0 ist die Implementierung sozialer Netzwerkfunktionen, wie wir es von Plattformen wie Facebook, Twitter, Instagram, LinkedIn usw. kennen.

Aber warum sind diese digitalen Funktionen eigentlich so wichtig und warum brauchen Unternehmen ein Intranet 2.0?

Intranet 2.0 Vorteile 

Laut McKinsey verbessern sich Kommunikation und Zusammenarbeit durch technische Lösungen wie beispielsweise ein Intranet. Dies steigert die Mitarbeiterproduktivität um 20% - 25%. Des Weiteren trägt ein Intranet zur Steigerung des Mitarbeiterengagements bei. Google konnte seine Mitarbeiterzufriedenheit auf 37% steigern, indem neue Initiativen gestartet wurden, wie beispielsweise Intranet Lösungen. 

Einige der Vorteile des Intranets 2.0:

• Verbesserte Interne Kommunikation
  
  
• Steigerung der Produktivität
  
  
• Unterstützung der Unternehmenserweiterung und Globalisierung
  
  
• Vernetzung Ihres Unternehmens über Zeitzonen und Standorte hinweg
  
  
• Erleichterung der Informationssuche
  
  
• Steigerung der Anerkennung und Belohnung der Mitarbeiter
  
  
• Strukturierung der internen Organisation
  
  
• Optimierung des relevanten Informationsflusses
  
  
• Verbesserung der Unternehmenskultur
  
  
• Ersetzen von E-Mails, Meetings und veralteten Dokumenten
  
  
• Steigerung des Mitarbeiterengagements

Ein erfolgreiches Intranet sollte also alles vereinen, was Ihre Mitarbeiter in einem guten Kommunikationstool suchen. Es kreiert außerdem ein Social Business und somit einen Firmenzusammenhalt, indem es die Unternehmenskultur fördert und gestaltet Prozesse sowie Kommunikation innerhalb des Unternehmens effizienter.

Die Zukunft des Intranet für Mitarbeiter

Das soziale Intranet: zukünftige Trends

Auf was sollten Sie achten, damit Sie beim Thema Intranet die Nase auch zukünftig vorne haben? Welche Trends, die sich bereits heute abzeichnen, werden sich auch morgen noch weiterentwickeln?

Einige Intranet Funktionen steigern die Performance Ihrer Intranet Software besonders. Auf diese Schlüsselelemente sollten Sie besonders achten:

• Ein Uneingeschränkter Zugang

Ein erfolgreiches Intranet nutzt eine mobile App, um ihren Mitarbeitern die Intranet Services jederzeit und von überall aus zu ermöglichen. Ein einfacher Intranet Login und die ortsunabhängige Nutzung vereinfachen beispielsweise das Home Office oder die Arbeit von unterwegs.

• Soziales Miteinander für Mitarbeiter
  

  Ein Intranet für Mitarbeiter soll wie ein soziales Netzwerk funktionieren. Funktionen wie das Kommentieren und Teilen von Beiträgen oder die Möglichkeit Feedback zu geben verleihen den Mitarbeitern eine ausschlaggebende Stimme und motivieren sie zur weiteren Nutzung des unternehmensweiten Intranet.
  
  

• Zusammenarbeit über mehrere Abteilungen hinweg
  

  Ein cloud-basiertes Intranet vereinfacht die Zusammenarbeit erheblich - sogar fach- und abteilungsübergreifend. 
  
  

• Ein individueller Ansatz
  

  Ob ein personalisiertes Dash-Board, Profil oder ein personalisierter Newsfeed – eine individuelle Nutzererfahrung steigert das Interesse der Mitarbeiter.
  
  

• Künstliche Intelligenz
  Künstliche Intelligenz ist die Zukunft der technologischen Welt und sie beginnt auch den Arbeitsplatz neu zu formen. Ein gutes Intranet fügt sich diesem Trend, indem es Mitarbeitern AI Solutions wie beispielsweise einen Bot als persönlichen Assistenten zur Verfügung stellt.
  
  

• Anwendungsintegrationen
  

  Viele Unternehmen steuern Betriebsabläufe bereits täglich mit verschiedenen Anwendungen. Ein Intranet kann diese Apps und Programme in einem digitalen Ort zusammenfassen und so die Steuerung der Prozesse vereinfachen. Das steigert wiederum Effizient und Produktivität. Um diese Integration zu ermöglichen, sollte ein Intranet gewählt werden. welches mit den bisher genutzten Anwendungen kompatibel ist.
  
  

• Relevantes und innovatives UI 
  

  Ein modernes Design ist sehr wichtig, um die Mitarbeiter auf das Intranet aufmerksam zu machen. Wählen Sie ein nutzerfreundliches und leicht verständliches Design, welches man gerne ansieht.
  
  

Intranet Software - Herausforderungen und Lösungen

Auch wenn ein Intranet sehr nützlich ist, ist es nicht ganz leicht, eines zu implementieren. Neben technischen Voraussetzungen eines Intranets gibt es auch in der Planung einiges zu bedenken. Wie Sie sich auf diese Herausforderungen vorbereiten können und wie Sie erkennen, welches Intranet für Sie geeignet ist, erklären wir in diesem Kapitel.

Herausforderung 1: Potenzielle Sicherheitslücken

Trotz des beschränkten Zugang zu einem Intranet, sollten Sie unbedingt ein Sicherheitssystem installieren. Die in einem Intranet geteilten Inhalte können vertrauliche Daten erhalten, weshalb der Schutz dieser Informationen nicht zu kurz kommen sollte. Bedenken Sie: bei einem Verstoß gegen den Datenschutz kann Ihr Unternehmen in ernste Schwierigkeiten geraten.

Herausforderung 2: Zeitaufwand und versteckte Kosten

Der Aufbau eines Intranets ist gar nicht so schwierig und auch sehr kostengünstig. Jedoch sollten Sie bedenken, dass ein Intranet auch langfristig gepflegt werden sollte. Sie müssen eventuell Arbeitskräfte für das Intranet einplanen, die Inhalte kontrollieren, Fragen beantworten oder technische Probleme beheben. Außerdem müssen die Mitarbeiter in der Nutzung des Intranets geschult werden, was wiederum Zeit und Finanzen beansprucht. Stellen Sie sich also frühzeitig die Frage: „Was kostet ein Intranet?“

Herausforderung 3: Zu viel Information kann schnell ineffektiv werden

Die Idee hinter einem Intranet ist es, den Zugang zu Informationen zu erleichtern. Dies kann jedoch schnell nach hinten losgehen und für eine wahre Informationsflut sorgen. 

Zu viel unorganisierte Informationen ist also auch nicht gut und führt eher zu Verwirrung, als zu guter Zusammenarbeit.

Herausforderung 4: Mitarbeiter mit Intranet-Einführung an Bord holen

Auch wenn Sie noch so viel Zeit und Arbeit in das perfekte Intranet investieren, manche Mitarbeiter werden sich trotzdem dagegen wehren. Viele mögen Veränderung nicht und sträuben sich gegen Neues.

So meistern Sie die Intranet Software Herausforderungen in 7 Schritten 

Hier sind nun einige Schritte, die die Einführung eines Intranets möglichst effizient, positiv und reibungslos gestalten.

Schritt 1: Planen Sie das Budget realistisch: Laut einem socPub’s Artikel, in dem Sie Tipps zur Planung eines Intranets finden, „haben zwei Drittel der Intranet Projekte in Unternehmen Schwierigkeiten mit unerwarteten Kosten“. Stellen Sie also sicher, dass Ihr Unternehmen auf alles vorbereitet ist, wenn es um die Kosten für Ihr zukünftiges Intranet geht. Und zwar für die Einführung – aber auch für die langfristige Instandhaltung und Pflege. Stellen Sie auch sicher, dass Ihr potentieller Intranet Anbieter ein transparentes Zahlungsmodell anbietet.

Schritt 2: Führungskräfte an Bord holen:  Sie kennen sicher den Spruch „Lead by Example“, oder? Wenn die Führungskräfte und Manager Ihres Unternehmens allerdings weiterhin E-Mails versenden, obwohl bereits ein Intranet vorhanden ist, werden es ihnen die unteren Stellen gleichtun. Holen Sie daher wichtige Führungspersonen von Anfang an ins Boot!

Schritt 3: Bieten Sie fortlaufendes Training für Ihr Intranet an und machen Sie immer wieder darauf aufmerksam: So einfach das Intranet in Ihren Augen auch ist, manche Menschen und Mitarbeiter werden es trotzdem kompliziert finden. Stellen Sie also sicher, dass es gleich zu Beginn eine intensive und umfassende Schulung für alle Mitarbeiter gibt, in der alle Funktionen und Dienste der Intranet Software ausführlich erklärt werden. Aber damit ist es noch nicht getan. Sorgen Sie ebenfalls dafür, dass es langfristige Ansprechpartner gibt, die bei Fragen unterstützend zur Seite stehen. Halten Sie ruhig von Zeit zu Zeit eine weitere Schulung, bei der Sie die Besonderheiten und den Nutzen des Intranets nochmals hervorheben können.

Schritt 4: Legen Sie Mitarbeiter für den Intranet Support und die Kontrolle des Inhalts fest: Es ist zwar wunderbar, wenn alle Ihre Mitarbeiter das Intranet fleißig nutzen und viele Informationen fließen. Jedoch sollten diese organisiert werden, damit kein Chaos entsteht. Viele der Informationen werden zum Beispiel nach einiger Zeit irrelevant. Damit diese nicht alle Kanäle verstopfen, sollten Sie einige feste Mitarbeiter einteilen, die das Intranet aktiv und ordentlich halten. Dies beinhaltet vor allem die Pflege des Contents und das allgemeine Intranet Management. So finden sich Mitarbeiter einfacher und schneller im Intranet zurecht und die Nutzerfreundlichkeit steigt.

Schritt 5: Machen Sie es Ihren Mitarbeitern leicht, sich einzubringen: Während es wichtig ist, einige Mitarbeiter für die Pflege der Inhalte einzuteilen, sollen diese Mitarbeiter natürlich nicht die einzigen sein, die etwas zur Plattform beitragen. Je einfacher es ist, sich am Intranet zu beteiligen, desto mehr Mitarbeiter werden dies auch tun.

Schritt 6: Machen Sie es Ihren Mitarbeitern leicht, Inhalte hinzuzufügen: Gleiches wie oben gilt natürlich nicht nur für die allgemeine Beteiligung, sondern auch für die Inhalte, die veröffentlicht werden sollen. Dies nimmt dem Intranet Team ein wenig Arbeit ab und hilft gleichzeitig dabei, dass sich alle Abteilungen gleichstark beteiligen und sich somit besser untereinander austauschen können.

Schritt 7: Ermöglichen Sie Feedback: Auch Mitarbeiter haben genaue Vorstellungen davon, was ein gutes Intranet braucht und was nicht. Und wenn diese Erwartungen nicht erfüllt werden, kann es passieren, dass Ihre Mitarbeiter sich von Ihrem Intranet abwenden. Fragen Sie bereits vor der Erstellung eines Intranets bei Ihren Mitarbeitern nach, was es für Wünsche und Erwartungen an ein solches gibt. Je besser diese eingehalten und erfüllt werden, desto wahrscheinlicher ist es, dass das Intranet positiv angenommen und viel genutzt wird. Halten Sie auch nach der Implementierung die Option für Feedback offen, so dass auch zukünftige Fragen, Anregungen und Wünsche geäußert werden können.

So finden Sie heraus, was der beste Weg für die Kommunikation Ihres Unternehmens ist

Ganz genau werden Sie es nicht vorhersagen können, ob sich ein Intranet für Ihr Unternehmen lohnt und durchsetzen wird. Um völlig sicher zu gehen müssen Sie es schon ausprobieren. Aber Sie können natürlich vorher abwägen und möglichst alle Hindernisse aus dem Weg räumen.

Bevor Sie ein Intranet bei Ihnen im Unternehmen einführen, raten wir Ihnen, sich die folgende Liste mit einem Team aus Führungskräften Ihres Unternehmens anzusehen. Stellen Sie sich die Fragen durch die Linse Ihres Unternehmens und antworten Sie ganz subjektiv.

• Welches Budget steht uns für ein Intranet zur Verfügung?
  
  
• Reicht das Budget, um das gewünschte Intranet zu erstellen?
  
  
• Haben wir die nötigen Ressourcen und Arbeitskräfte, um das Intranet einzuführen und dauerhaft zu pflegen?
  
  
• Wie können wir sicherstellen, dass das Intranet ein Erfolg wird?
  
  
• Was ist Ihre Mitarbeiter Demografie? Was erwarten Ihre Mitarbeiter von einem Intranet? Wie werden sie auf die Einführung reagieren? 
  
  

So wählen Sie die richtige Intranet Software aus 

Schlüsselfaktoren und Add-ons einer erfolgreichen Intranet Plattform

Channels

Verschiedene Kanäle erlauben Mitarbeitern untereinander zu kommunizieren – abteilungsübergreifend und geordnet.

Was die Channels zu bieten haben: 

• Versenden und empfangen Sie Nachrichten, kommentieren und liken Sie Beiträge
  
  
• Ankündigungen, bei denen Sie sehen können, wer die News gelesen haben
  
  
• Eine personalisierte Timeline, die dem Nutzer ausschließlich relevante Inhalte zeigt
  
  
• Freigabe und gemeinsame Bearbeitung von Dateien
  
  

  Pages

Die Intranet Seiten bringen die wichtigsten Informationen an nur einem Ort zusammen. 

Was Pages zu bieten haben: 

• Freigabe von Google Drive-Dateien, Teamkalender und dynamische Widgets
  
  
• Erstellen und verwalten Sie die Intranet Seiten ganz ohne IT-Hilfe
  
  
• Personalisierte Homepage für jeden Mitarbeiter
  
  
• Klare Navigation innerhalb der Seitenlayouts
  
  

People

Mitarbeiterverzeichnis - Personalisierte Mitarbeiterinformationen sind der Schlüssel zur Vernetzung von Mitarbeitern über die Intranet Plattform.

Was ein Mitarbeiterverzeichnis zu bieten hat

• Organigramm, erstellt aus bereits vorhandenen Mitarbeiterdaten
  
  
• Persönliches Profil der Mitarbeiter mit Kontaktdaten, Fähigkeiten und Biografien 
  
  
• Suchmaschinen, die nach den Profilinformationen gefiltert werden können
  
  

Mobile App

Egal wo sich Ihre Mitarbeiter befinden, mit der mobilen App bleiben sie stets über die aktuellen Neuigkeiten und Informationen auf dem Laufenden.  

Was die mobile App zu bieten hat: 

• Eine intuitive Benutzeroberfläche, die die Mitarbeiter einfach nutzen können
  
  
• Push-Benachrichtigungen, um Mitarbeitern wichtige News mitzuteilen
  
  

Integration

Integrieren Sie bereits vorhandene Anwendungen, mit denen Sie zufrieden sind, in Ihr Intranet. Technische Voraussetzung: das Intranet ist mit den vorhandenen Anwendungen kompatibel.

Einige Beispiele für Apps, die integriert werden können:

• Google Analytics
  
  
• Twitter und andere Social Media Feeds
  
  
• Google Kalender
  
  
• Slack
  
  
• API
  
  
• Google Drive
  
  
• Google Mail
  
  

Analytics

Wandeln Sie Ihre Daten ganz einfach in informative Dashboards und Berichte um. Diese sind einfach zu lesen, freizugeben und anzupassen.

Hier einige Beispiele für die Funktionen dieser Anwendung:

• Prüfen Sie mit Google Analytics, ob und wie Ihre Mitarbeiter Ihr Intranet nutzen
  
  
  
• Mit Google Data Studio lassen sich Berichte erstellen, die die Effizienz und Leistung Ihrer Mitarbeiter belegen
  
  

Search

Mit Hilfe einer optimierten Suchmaschine finden Benutzer schnell das, wonach sie suchen.  Dies steigert die Effizienz Ihrer Intranet Plattform.

Folgendes zeichnet eine gute Suchmaschine aus:

• Nach Eingabe der Suchanfrage wird eine geordnete Liste der Ergebnisse angezeigt
  
  
• Durchsuchen Sie die Ergebnisse Intranet plattform-, app- und funktionsübergreifend 
  
  
• Es werden Ergebnisse mit dem aktuellsten und relevantesten Inhalten angezeigt
  
  

Brauchen Sie ein Intranet? 6 Fragen, die Antworten geben

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, um herauszufinden, ob und warum Sie in Ihrem Unternehmen eine Intranet Software benötigen. Die folgenden Fragen können Ihnen bei der Beurteilung Ihrer aktuellen Anforderungen an ein Intranet helfen:

1. Welche anderen Apps und Anwendungen verwenden Sie derzeit?
   
   
2. Welche Intranet Strategien können Sie implementieren, um Ihre Kommunikation zu verbessern?
   
   
3. Welche von Ihren wichtigsten Kommunikationsproblemen könnten von einer Intranet Software gelöst werden? (Machen Sie sich eine Liste)
   
   
4. Welche Bedürfnisse und Wünsche haben Ihre Mitarbeiter an ein Intranet? (Fragen Sie nach!)
   
   
5. Welche Intranet Software passt am besten zu Ihrem Unternehmen? (Vergleichen Sie verschiedene, bevor Sie sich entscheiden)
   
   
6. Möchten Sie ein bestehendes Intranet von einem Intranet Anbieter kaufen oder selbst eine Intranet Software erstellen? (Fragen Sie hierzu auch gern einen Experten)
   
   

7 Tipps, um herauszufinden, welches Intranet zu Ihrem Unternehmen passt 

Basierend auf den Erkenntnissen, die Sie aus den Antworten auf die obigen Fragen erhalten haben, können Sie nun einen konkreten Plan für eine Intranet Lösung erarbeiten. Dieser sollte die spezifischen Unternehmensaspekte berücksichtigen, die Sie sich mit den Fragen zuvor notiert haben.

Tipps zur Auswahl einer Intranet Software:

1. Stellen Sie sich die wichtigen, bereits erwähnten Fragen
   
   
2. Sammeln Sie so viele Daten wie möglich und komprimieren Sie diese anschließend auf umsetzbare Ergebnisse
   
   
3. Finden Sie im Vorfeld Ihre abstrakten sowie konkreten Ziele heraus
   
   
4. Wenden Sie sich an Ihr Führungsteam und einen Intranet-Experten
   
   
5. Sprechen Sie mit Managern, Angestellten und Kollegen, um Ihre Mitarbeiter von Anfang an mit ins Boot zu holen
   
   
6. Planen Sie Schulungen ein (Einführung und fortlaufend)
   
   
7. Bewerben Sie Ihre Intranet Lösung immer wieder für einen reibungslosen Einführungsprozess.
   
   

Mit diesen Informationen sollten Sie sich nun ein umfassendes Bild über das Thema Intranet machen können: wie es sich entwickelt hat, wie es am Arbeitsplatz funktioniert und wie Sie es für Ihr eigenes Unternehmen implementieren können.

Die obigen Fragen helfen bei der Planung und der Vorbereitung darauf, wie Ihre Mitarbeiter auf die Einführung eines Intranets in Ihrem Unternehmen reagieren würden. Es gibt aber noch weitere Möglichkeiten, Ihren Bedarf an ein Intranet zu analysieren: Einige Beispiele für diese Techniken umfassen: 

• Umfragen
  
  
• Bildung von Schwerpunktgruppen
  
  
• Interview mit Mitarbeiter und Stakeholdern
  
  
• Beobachtung am Arbeitsplatz
  
  
• Kontextbezogene Untersuchung
  
  
• Aufgabenanalyse
  
  

Ein Intranet selbst erstellen in 5 Schritten 

Sie wissen bereits, wie Sie potenzielle Herausforderungen bei der Implementierung einer neuen Intranet Plattform vermeiden. Aber wissen Sie auch, ob Sie bereit sind, ein eigenes Intranet einzuführen?

Die folgende Liste gibt Ihnen einen Überblick über die Aspekte, die Sie unbedingt beachten sollten: 

1. Budget kommt als erstes
   Nachdem Sie Ihre Ziele für ein Intranet System abgewogen haben, sollten Sie eine gute Vorstellung davon haben, welche Art von Funktionen Ihr Unternehmen wünscht. Vergleichen Sie nun die Preise verschiedener Intranet Anbieter (z. B. Happeo), um besser einschätzen zu können, welches Budget für diese Intranet Einführung erforderlich ist.
   
   
2. Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter mit ein
   Sie müssen die Demografie Ihrer Mitarbeiter kennen und wissen, welche Reaktionen Sie zu erwarten haben. Wird ein Intranet nicht von den Mitarbeitern angenommen, ist ein Fehlschlag vorprogrammiert – ganz egal wie fortgeschritten es ist. Finden Sie also zunächst heraus, mit welchen Problemen die Mitarbeiter derzeit zu kämpfen haben und welche Probleme bei der Einführung Ihrer Intranet-Plattform auftreten könnten. 
   
   
3. Bewerten Sie Ihre Personalbesetzung
   Haben Sie Leute an Bord, die bei der Implementierung der Intranet Software helfen könnten? Oder müssen Sie ein neues Team bilden, die dieses Projekt unterstützen? Überlegen Sie bereits jetzt, ob Ihr Unternehmen die richtigen Mitarbeiter hat, um die die Intranet Einführung zu übernehmen und eine erfolgreiche Systemeinführung sicherzustellen.
   
   
4. Holen Sie sich Ihre Mitarbeiter an Bord
   Bereiten Sie die Mitarbeiter vorzeitig auf die kommende Veränderung vor und begeistern Sie diese dafür, in dem Prozess involviert zu sein. Holen Sie sich Feedback ein und reagieren Sie zeitnah auf jegliche Ängste und Zweifel, die Ihre Mitarbeiter bei der bei der Einführung des Intranets haben könnten. 
   
   
5. Bestimmen Sie Ihre Intranet-KPIs
   Noch bevor Sie sich für die Implementierung einer Intranet Solution entschieden haben, sollten Sie sich mit der Leistung des Intranets befassen und Verbesserungsbereiche identifizieren. Dadurch können Sie Ihren Erfolg nach der Einführung der Intranet Plattform direkt abbilden und anaylsieren.

So verfolgen Sie die Leistung einer Intranet Software

Die Planung einer Intranet Analyse

Das Erstellen eines Plans zur Messung des Erfolgs Ihres Intranets kann eine Herausforderung sein, denn Faktoren wie beispielsweise das Engagement der Mitarbeiter, die Zusammenarbeit und die Effektivität der Kommunikation sind  schwer zu quantifizieren.

Wenn Sie die Leistung Ihres Intranets messen möchten, sollten Sie bei der Planung folgende Punkte zur Quantifizierung des Erfolges beachten:

1. Bestimmen Sie Strategie und Ziele Ihres Intranets. Die Ziele Ihres Intranets sollten mit den Zielen Ihres Unternehmens übereinstimmen. Daher sollte die Implementierung des Intranet Systems messbare und direkte Auswirkungen auf das Erreichen dieser Ziele haben.
   
   
2. Definieren Sie Ihre Intranet KPIs. Setzen Sie sich mit Ihrem Führungsteam zusammen und sprechen Sie über die Verbesserungen, die Sie gerne sehen möchten und wie Sie diese messen können. Gute Intranet KPIs sollten spezifisch, messbar, (für Ziele) erreichbar, relevant und zeitlich begrenzt sein.
   
   
3. Beginnen Sie mit der Implementierung Ihrer Intranet KPIs, bevor Sie die neue Software starten. Stellen Sie dabei sicher, dass so viele Daten wie möglich von Ihrem alten System erfasst werden, um später Vergleiche der Intranet Softwares durchführen zu können. Testen Sie die KPIs zunächst, bevor Sie Ihr neues Intranet System vollständig implementieren.
   
   
4. Finden Sie heraus, was Sie als Basis für die Messung der Intranet Leistung verwenden. Nehmen Sie Daten aus dem letzten Monat Ihres alten Intranets oder dem ersten Monat Ihres neuen Intranets zum Vergleich. Google Analytics kann dabei eine gute Hilfe sein. Später haben Sie dann Werte aus 12 Wochen fortlaufender Daten und können den Durchschnitt ermitteln – und schon haben Sie Ihre Basis gefunden.
   
   

Beispiele für Intranet Software KPIs

Diese Beispiele für Intranet KPIs zeigen, wie Sie Ihre Intranet KPIs konkret messen können und in welchen Erfolgen eine Verbesserung der Intranet Leistung resultiert:

• Finanziell: Zu diesen KPIs gehören beispielsweise reduzierte Reisekosten, da manche Besprechungen über das Intranet stattfinden können. Die Ergebnisse der Intranet Leistung können einer vierteljährlichen Reisekosten-Abrechnung entnommen werden.
  
  
• Verhalten: Zu diesen KPIs gehört zum Beispiel die Anzahl der Fälle, in denen Mitarbeiter Ihre Dokumente auf der Intranet Plattform aufbewahren, öffnen oder bearbeiten. 
  
  
• Reaktion: Zu diesen KPIs gehören eine Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit und eine einfachere interne Kommunikation dank der neuen Intranet Software.  Die Ergebnisse der Intranet Leistung können anhand von Mitarbeiterbefragungen ermittelt werden.
  
  
• Technologie: Kennzahlen umfassen beispielsweise eine Reduzierung des IT-Bedarfs. Die Ergebnisse der Intranet Leistung lassen sich in geringeren IT-Anforderungen ablesen.
  
  
• Erfahrung: Zu diesen KPIs gehören Kunden, die relevantere und genauere Informationen erhalten und die Reduzierung der Zeit, die zum Finden von Dokumenten benötigt wird. Die Ergebnisse der Intranet Leistung lassen sich an einer geringeren Anzahl eingehender Beschwerden ablesen

3 erfolgreiche Intranet Softwares: Beispiele

Nun wissen Sie über die Intranet Basics Bescheid -  was es tut, wie es funktioniert und auf welchen Funktionen Sie ganz besonders Wert legen sollten. Aber wie sieht so ein Intranet nun letztendlich in der Nutzung aus?

Wir haben spezifische Fallstudien von Unternehmen untersucht, die diese neue Art von Intranet oder Intranet 2.0 verwenden. Dabei haben wir Intranet Softwares verglichen, um Ihnen aussagekräftige Beispiele für die verschiedenen Funktionsweisen zu geben. Erfahren Sie nun im Folgenden,  wie die Implementierungs- und Adoptionsprozesse in anderen Unternehmen funktionieren. 

In den folgenden Beispielen handelt es sich um internationale Unternehmen. Doch natürlich finden sich auch unter deutschen Organisationen funktionierende Beispiele. Um nur einige zu nennen: das Intranet der Uniklinik Freiburg, Intranet HFU oder Intranet UKSH und natürlich das Daimler Intranet (auch Social Intranet Daimler genannt).

Case 1: Yle

Yle ist Finnlands nationaler öffentlich-rechtlicher Rundfunk, der 1926 gegründet wurde. Der finnische Rundfunk Yle betreibt vier nationale Fernsehkanäle, 9 Radiokanäle und -dienste sowie 25 regionale Radiosender. Es sind run 3000 Mitarbeiter  an 25 verschiedenen Standorten angestellt. 

Aufgrund der veralteten Intranet Plattform, entschied sich Yle, eine neue Intranet Software einzuführen. Es war ein langwieriger Prozess zur Datenerfassung notwenig, um ein neues System zu definieren und die Bedürfnisse der Mitarbeiter zu erfüllen. Schließlich wandten sie sich an Happeo, um eine Intranet Software zu erstellen, die speziell auf ihre Anforderungen zugeschnitten ist.

Ihre Anforderungen waren:

• Zugänglichkeit von verschiedenen Geräten
  
  
• Einfache Suche und Weitergabe von Informationen
  
  
• Benutzerfreundliches Intranet für die tägliche Arbeit
  
  
• Soziales Unternehmensnetzwerk (ESN)
  
  

Beispiel für das Intranet:

Yle investierte viel Zeit, um verschiedene Intranet Softwares direkt zu vergleichen. Dadurch sollte sichergestellt werden, dass eine Intranet Software Solution eingeführt wird, die allen Anforderungen gerecht wurde. Zunächst beschloss Yle, die G Suite Apps für die Bearbeitung von E-Mails, Kalendern und Dokumenten zu verwenden. Das Social Intranet von Happeo unterstützt die interne Kommunikation durch die Implementierung der internen Website. 

Hier sind die Ergebnisse der Happeo Implementierung für Yle:

• Mehr externe Partner und eine produktivere Zusammenarbeit als je zuvor
  
  
• Kostenvorteile durch die Umstellung auf Google-basierte Lösungen
  
  
• Plattform zur Besprechen von Arbeiten und Projekten, zum Freigeben von Dateien, zum Suchen von Informationen und zum Planen von Ereignissen über dieselbe Schnittstelle
  
  
• Möglichkeit zur Veröffentlichung und Teilen von Informationen über eine effektive, benutzerfreundliche Oberfläche
  
  
• Einfache Informationssuche über die Suchfunktion von Happeo, mit der in allen Google Apps nach verschiedenen Inhalten gesucht wird 
  
  
• Unterstützung bei der Umstrukturierung von Büros und die Möglichkeit, mit Kollegen in Kontakt zu bleiben und standortübergreifend zusammenzuarbeiten
  
  
• Erhöhte Unabhängigkeit der Mitarbeiter durch die Fragen Implementierung von einem Channel für jegliche technik-basierte Fragen
  
  

Case 2: Music retail holding

Die Music Retail Holding ist Skandinaviens führende Musikunternehmen mit 34 Filialen und rund 400 Mitarbeitern in Schweden, Norwegen und Dänemark.

Aufgrund dieser hohen Reichweite, hatte Music Retail bisher große Probleme,  eine reibungslose Kommunikation zwischen dem Hauptsitz und verschiedenen Geschäften herzustellen. Zuvor besuchte die Verkaufsabteilung verschiedene Geschäfte, jedoch gewannen digitale Optionen wie E-Mails oder Telefonanrufe schnell Überhand gegenüber persönlichen Besuchen. Music Retail Holding erkannte schnell, dass dies nicht der effizienteste Weg für sie war.

Die Mitarbeiter des Geschäfts fühlten sich nicht unterstützt, da ihnen ein einfacher Zugang zu Computern fehlte und auch Anrufe schwierig anzunehmen waren. Deshalb sollte eine mobile App dabei helfen, die Kommunikationsverwirrung aus dem Weg zu schaffen. 

Peter Felldin, Marketing Manager bei 4Sound, erklärt die Schwierigkeit der Situation:

„Die Filialleiter wussten nicht, an wenn sie sich wenden sollten, falls ihre Mitarbeiter Unterstützung mit Marketingkampagnen oder Verkaufsinformationen benötigten. Die Vertriebs- und Marketingabteilungen in der Zentrale waren ebenfalls frustriert, weil sie viel Zeit und Mühe in die Kommunikation mit den Geschäftsstellen steckten, aber niemand so wirklich darauf zugreifen konnte.“

Ihre Anforderungen waren:

• Sehr intuitiv und einfach für eine beträchtliche Anzahl von Mitarbeitern
  
  
• Offene und klare Kommunikation auf ganzer Linie
  
  
• Ein Tool zum Aufbau und zur Kommunikation einer besseren Unternehmenskultur

Beispiel für das Intranet:

Die Music Retail Holding prüfte verschiedene Optionen, entschied sich jedoch schließlich für die Implementierung der Intranet Solution von Happeo. Diese basiert hauptsächlich auf einer benutzerfreundlichen und intuitiven Benutzeroberfläche und der Kompatibilität mit G Suite. Das Team von Music Retail startete einen Test mit Happeo, der zunächst mit einfachen Mitteilungen begann, in denen kurze Nachrichten und Bilder ausgetauscht wurden.

„Die Nachfrage nach besseren Intranet Lösungen steigt zunehmend. Kunden, die zu G Suite wechselten, stellten fest, dass sie nun ihr altes Intranet ersetzen mussten. Diese warne zu kompliziert aufgebaut und viel zu teuer. Deshalb Wir haben wir ihnen Happeo aufgrund der intuitiven Benutzeroberfläche und der erweiterten Funktionen empfohlen.“

~Ronald Haagensen, Business Development Director bei Avalon Solutions

Vorteile und Ergebnisse

• Nahtlose Kommunikation zwischen Hauptsitz und Filialen
  
  
• Einfachere Informationssuche und verbesserter Informationsaustausch
  
  
• Verbesserte Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern über verschiedene Kanäle
  
  

„Als Marketing Manager sind unsere Kampagnen mein größtes Anliegen. Vor der Implementierung waren nur 20 % der Geschäfte mit unseren Marketingkampagnen vertraut. Mit Happeo hat sich die Situation komplett geändert, und inzwischen sind 80% der Geschäfte nun bestens informiert. Es ist also wirklich eine bemerkenswerte Veränderung!"

Peter Felldin, Marketing Manager bei 4Sound

Beispiel 3: DORMA

DORMA ist ein globales Unternehmen, welches Lösungen und Services in den Bereichen Sicherheit und Zutritt zu Gebäuden anbietet. Der Hauptsitz ist in Deutschland und es sind dort rund 7.000 Mitarbeiter beschäftigt. Zudem arbeiten sie mit ca. 50 verschiedenen Unternehmen aus der ganzen Welt zusammen. 

DORMA ist stolz auf seine innovative Unternehmensstruktur, wodurch sich das Unternehmen stark von seiner Konkurrenz differenziert.  Daher musste natürlich eine innovative Intranet Solution, um dieses Modell aufrechtzuerhalten und zu unterstützen. Die Führung entschied sich für die Implementierung eines brandneuen Intranet Systems, um DORMA in seiner innovativen und technologischen Marktbeherrschung auf die nächste Stufe zu heben.

Ihre Anforderungen waren:

• Einfacher Zugang für alle Mitarbeiter
  
  
• Verbesserte Kommunikation und Vernetzung zwischen Mitarbeitern auf der ganzen Welt
  
  
• Schnelle Implementierung der Intranet Software
  
  
• Engagement und Unterstützung unter den Mitarbeitern, um Content Management voranzutreiben 

Beispiel für das Intranet:

DORMA führte das Unily Intranet ein – wodurch die Produktivität auf ein neues Level gebracht wurde. 

Unily konnte die Intranet Plattform zügig implementieren. Sie entwickelten eine Software, die speziell auf die Bedürfnisse von DORMA zugeschnitten war. Diese maßgeschneiderte Software war der Hauptgrund, warum sich das Unternehmen für Unily entschied.

Unily stellte DORMA eine Newscenter-Homepage, ein benutzerdefiniertes Intranet Content-Management-System (CMS), eine Social-Media-Plattform, ein Verzeichnis, ein Dokumentenmanagement und eine mobile App zur Verfügung, um die Anforderungen ihrer Intranet Solution zu erfüllen.

Vorteile und Ergebnisse:

• Die Mitarbeiter werden über das News Center und das Corporate-Messaging-System informiert und verbunden.
  
  
• Die Erstellung und Verwaltung von Inhalten wurde vereinfacht, sodass sich die Mitarbeiter auf die von ihnen erstellten Inhalte konzentrieren können und nicht auf deren Erstellung.
  
  
• Effektivere und qualitativ hochwertigere Kommunikation zwischen Mitarbeitern durch die Integration von Yammer und die Erstellung eines Verzeichnisses und persönlicher Profile.
  
  
• Mitarbeiter werden durch jederzeitigen Zugriff mit der mobilen App unterstützt und ausgestattet.
  
  

  Durch die Einführung der Cloud-basierten Intranet Lösung von Unily konnte DORMA seine eigene Firmenphilosophie – Zugang zu Innovation – bei sich selbst einführen. Diese innovative Intranet Solution ermöglichte es DORMA, diesen Kernaspekt des Unternehmens auf alle Mitarbeiter weltweit auszudehnen.

Bewertungen der Nutzer von Intranet Plattformen

Während all diese Funktionen großartig klingen, ist es noch immer am wichtigsten, wie die Mitarbeiter letztendlich mit der Intranet Software interagieren. Capterra sammelte deshalb Beispiele für verschiedene Intranet Lösungen und ermöglicht somit Intranet Nutzern verschiedener Unternehmen, ihre eigenen Erfahrungen mit der Einführung von Intranets festzuhalten.  

Lesen Sie hier, was die Nutzer zu diesem Thema zu sagen hatten:

Janine W., e

Likes:

„Beim Erstellen eines Intranets geht es um die Flexibilität der Funktionen zum Erstellen von Websites und zur Integration in SharePoint, um Gemeinschaftspraktiken zu unterstützen. Über das Personenverzeichnis, Profile und Insights-Funktionen gibt es einen besseren Überklick über den Standort und die Mitarbeiter. Es ist durch Drag & Drop-Widgets einfach zu bedienen und alles in Einem ein sehr intuitives Intranet Content-Management-System. Es gibt eine einfache Verwaltung über die Berechtigungskontrolle. Die Benutzererfahrung ist nahtlos (benutzerfreundliches Intranet); Das Navigieren durch Metadaten, dedizierte Bereiche für verschiedene Funktionen wie Links, Nachrichten, Dokumente, soziale Kanäle und die Suche ist leistungsstark. Die Benutzerunterstützung ist fantastisch. Brightstarr unterstützt seine Kunden bei jedem Schritt. Insgesamt war es mein Ziel, eine Technologie zu implementieren, die einen Mechanismus zur Unterstützung des Wissensaustauschs, der Zusammenarbeit und Kommunikation darstellt und letztendlich die Grundlage unseres digitalen Arbeitsplatzes durch die Integration in Office 365 bildet. Unily macht das alles möglich!“

Dislikes:

„Ich verlasse mich stark auf Metadaten, um die Suche, Navigation und Markierungen in Unily voranzutreiben. Unily-Metadaten werden aus dem SharePoint-Term Store abgerufen. Dies ist hervorragend, da ich nur einen Term Store verwalten muss und dieser über Nacht mit Unily synchronisiert wird. Es wäre allerdings gut, wenn die Synchronisation häufiger wäre; Stattdessen planen wir einfach mit der Synchronisation über Nacht. Die Unily-Metadatenfunktion ist hervorragend, aber manchmal war es schwierig, das richtige Gleichgewicht zu finden, wenn der Term Store sowohl für die Unily- als auch für die SharePoint-Umgebung erstellt wurde.“

Jamie B., Nutzer von Happeo

Likes:

„Mit Happeo können wir unsere vorhandenen G Suite Systeme optimal nutzen. Dies hat dazu geführt, dass die Benutzerakzeptanz relativ einfach war, da Kollegen bereits an Drive, Calendar und Gmail gewöhnt sind. Außerdem ist Happeo ein sehr benutzerfreundliches Intranet und einfach zu verstehen und zu verwenden. Es war großartig, mit dem Team von Happeo zusammenzuarbeiten, um ein Intranet zu erstellen und so unser erstes internes Kommunikationssystem aufzubauen. Es gab viele Unbekannte für uns, da wir dies noch nie zuvor getan hatten, aber das Team führte uns durch jeden Schritt, um sicherzustellen, dass wir die richtigen Fragen zur richtigen Zeit stellten.“

Dislikes:

„Es gibt zu viele Optionen hinsichtlich der Struktur der Plattform und der Seiten. Es wäre einfacher, wenn nur ein paar Seitenvorlagen verwendet würden, anstatt alles maßzuschneidern.“

Tom R., Nutzer von SharePoint

Likes:

„SharePoint ist relativ einfach zum Konfigurieren von Websites, Benutzergruppen und dergleichen. Wie die meisten Intranet Content-Management-Systeme kann es ein Standard-Look & Feel für nahezu alle Aspekte einer Website oder einer Gruppe von Websites haben. Die Integration in Office 365 ist gründlich. Wenn Sie grundlegende Anforderungen für das Hosten einer internen Website haben, ohne dass komplizierte Integrationen oder Workflows erforderlich sind, ist SharePoint Online eine praktikable Option.“

Dislikes:

„Im Gegensatz zur On-Premise-Version von SharePoint gibt es bei SharePoint Online eine Reihe von Einschränkungen. Es gibt keinen Zugriff auf bestimmte Protokolle zur Fehlerbehebung. Es gibt keinen direkten Zugriff auf die Datenbank, die die Site steuert. Bestimmte automatisierte Prozesse sind in Umfang und Häufigkeit begrenzt.“

Fazit

Mittlerweile hat das Intranet viele verschiedene Verwendungszwecke, Portale, Plattformen und Funktionen. Bei der Implementierung einer Intranet Software geht es jedoch vor allem darum, Mitarbeiter im gesamten Unternehmen einzubeziehen und zu vernetzen. Dadurch soll eine bessere und produktivere Zusammenarbeit gewährleistet werden. 

Wenn diese Funktionen benutzerfreundlich gestaltet sind, kann der Adoptionsprozess vorangetrieben werden. Die Liste der verschiedenen Möglichkeiten und Funktionen einer Intranet Plattform sind lang, daher sollten Sie bei der Auswahl einer passenden Software stets Ihre Unternehmensziele im Auge behalten. Dann können Sie evaluieren, welcher Intranet Anbieter diese Anforderungen am besten erfüllt und die passenden Funktionen und Integrationen bereitstellt.