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Internal Communications Expert insights
La implementación de una intranet aporta muchos beneficios a tu empresa, pero, ¿cómo ejecutarla con éxito? Casi cualquier organización de nivel empresarial enfrentará desafíos para la adopción de la intranet, pero eso no significa que estos desafíos les impidan llevar a cabo la transformación digital de su lugar de trabajo. Las historias de éxito de empresas con intranet junto con las estadísticas recopiladas han demostrado que el riesgo vale la pena, pero ¿cómo prepararnos y superar estos desafíos?
En este artículo establecemos las barreras y desafíos para la adopción de la intranet y ofrecemos consejos para resolver los problemas que puedan surgir. Existen tres tipos de obstáculos que pueden aparecer al adoptar una intranet:
Organizacional (estructura interna y procedimientos)
Fuerza laboral (empleados internos y recursos humanos)
Externo (fuerzas externas más allá de la empresa)
Cada desafío que se ponga por delante puede parecer desalentador, pero cuando analizamos la situación nos damos cuenta de que todas estas barreras pueden superarse. Si bien puede llevar bastante tiempo y esfuerzo, este será el momento crucial para mejorar tu lugar de trabajo y realizar los cambios necesarios para el éxito tanto de la intranet como de tu empresa en general.
Mientras que las intranets trabajan por descomponer los silos en el lugar de trabajo, si estos silos ya existen en los departamentos es difícil hacer que todos trabajen juntos para impulsar el proceso de adopción de la intranet. Dion Hinchcliffe, del Dachis Group, observó que "las intranets sociales continuarán luchando no desde una perspectiva tecnológica, sino atendiendo a la falta de colaboración (y, a veces, luchando contra ella) entre equipos internos como TI, Recursos Humanos, Marketing, etc.", lo cual es un desafío cultural.
Para superar esta barrera, se necesita cambiar la cultura del lugar de trabajo para centrarse en la colaboración y la unidad. Piensa en qué hace que se refuercen las divisiones en tu empresa y lucha contra ellas. Brent Gleeson explica cómo hizo esto en su artículo para Inc .: "Combinamos equipos para mejorar la colaboración, implementamos nuevas formas de recompensa, reelaboramos las estructuras de los informes, rediseñamos toda la oficina y literalmente, derribamos muros".
Los sistemas heredados están desactualizados por definición, pero es que son tan cómodos... Todo está almacenado en ellos, y cuando todo tu negocio funciona con un sistema así, es difícil pensar en actualizarlo. Una vez que hayas reconocido e identificado los problemas que te da un sistema heredado, será hora de prepararse para el cambio. Aunque es cierto que este cambio asusta, es necesario para sobrevivir en el negocio tecnológico y moderno en el que vivimos (o queremos vivir).
¿Cómo superar el miedo al cambio. Niel Nickolaisen , quien ha pasado los últimos 15 años de su carrera reemplazando sistemas heredados, dice que el mayor desafío es "convencer a la organización para que deje de usar el sistema heredado una vez que el nuevo sistema esté produciéndose. Parece una tendencia humana el querer aferrarse a cosas que creemos necesitar".
Para reemplazar con éxito tu sistema heredado, debes dejarlo ir por completo. De lo contrario, terminarás utilizando el sistema antiguo mezclado con el nuevo sistema, lo que crea más confusión y evita que tu empresa avance. Cuando planees implementar tu nueva intranet, planifica también la eliminación del sistema heredado. Tómate tu tiempo en revisar y eliminar sistemas duplicados y mantén a todos al día en el plan, a medida que separas los dos sistemas para que se produzca el cambio.
Si los cambios en tu presupuesto no recogen los cambios que necesitas en tu tecnología interna, entonces te encontrarás con un desafío a la hora de implementar la intranet. Al enfrentar una revisión tecnológica, los presupuestos deben extenderse para reflejar los grandes cambios que van a tener lugar.
La solución aquí es aumentar el presupuesto e invertir el dinero necesario en que el futuro de tu empresa sea tal y como quieres. La nueva tecnología empresarial debe ser prioridad en el presupuesto. Michael Porter de Perficient trabajó con una compañía que intentaba implementar un nuevo software con un presupuesto muy ajustado, testificando que ‘‘ para pasar de ser un dinosaurio digital a un maestro digital, tuvieron que invertir en tecnología empresarial para un sitio web adecuado y un soporte móvil’’.
Si tus datos están dispersos por toda la empresa, unificarlos en un solo sistema puede parecer una tarea imposible; y cuando los silos impregnan tu lugar de trabajo, los datos de los clientes o negocios seguramente se duplicarán o perderán dentro del sistema. Esta información se recopila y asimila en los sistemas de forma diferente en todos los departamentos, y las empresas aún están atrapadas en esta forma de funcionamiento segmentada. En una encuesta reciente, Forrester descubrió que "el 49% de las compañías aún tienen que implementar una estrategia para obtener una vista única de los datos que recopilan".
La recopilación de estos datos puede ser un desafío, pero la implementación de un sistema de intranet integrado es exactamente la solución que necesitan las empresas. Se almacenarán todos los datos en un solo lugar y esto dará acceso a todos los empleados para usarlos. Para superar esta barrera, convierte la racionalización y la eficiencia en un objetivo común en el lugar de trabajo. Reúne a tu equipo para averiguar dónde están los datos duplicados y por qué está sucediendo eso. Si puedes reducir la información redundante y hacer un plan sobre cómo solucionar el problema, entonces estarás preparado para el éxito de la intranet.
Este es uno de los principales desafíos en la adopción de la intranet, lo que lo convierte en uno de los puntos focales en las tendencias del lugar de trabajo. Las personas suelen resistirse y mostrarse reacios a cambiar, y para lograr una adopción exitosa de la intranet, necesitas que todos tus empleados estén a bordo del mismo barco.
Para superar esta barrera de manera efectiva, debes enfocar la implementación de la intranet como una actividad de desarrollo organizacional y verla de manera integral. Va a haber una revisión cultural en tu lugar de trabajo. Toma este cambio como un momento para reenfocar los valores, con el objetivo de reconocer el valor del empleado y el papel que desempeñará en esta revisión.
En primer lugar, recopila sus comentarios. Tener en consideración su opinión les ayuda a sentirse incluidos y escuchados; en realidad, escuchar sus opiniones es un factor decisivo en el proceso. Para reducir su resistencia, los empleados deben saber que van a verse beneficiados directamente de este cambio. La preparación para las barreras humanas y la reticencia a cambiar deben estar incluidas como primeras tareas pendientes en la adopción de la intranet. El aspecto tecnológico de la implementación debe ser el segundo.
La adopción de una intranet es una gran tarea y su éxito requiere un equipo de administración eficaz. Si no tienes los recursos humanos necesarios para administrar el proceso de adopción de la intranet, probablemente habrá problemas.
La solución a esto se basa en encontrar a las personas adecuadas para el trabajo. Si necesitas subcontratar nuevas personas, considera expandir tu presupuesto para ello. No permitas que la falta de una gestión adecuada retroceda o impida el éxito de tu intranet. E cha un vistazo más de cerca internamente; haz un buen inventario de las habilidades de tus empleados, ya que puedes sorprenderte con lo que encuentres; ofrece nuevas oportunidades para capacitar a los empleados dándoles participación en la administración, pero asegúrate de definir claramente estos nuevos roles en toda la empresa; hazte con la gente que necesites para guiar la empresa a través de este cambio y conseguir tu éxito en la intranet.
Hay tantas compañías que no reconocen la cantidad de esfuerzo que necesitan para entrenar y preparar a su personal en la adopción de la intranet, que lo único que consiguen es crear una barrera que podría evitarse fácilmente.
Tómate el tiempo necesario para asegurarte de que TODOS tus empleados entienden la intranet. Deben conocer y comprender sus funciones a fondo antes de implementar el sistema. No limites el período de entrenamiento (incluso si ya se acabó tu período de prueba). Dale a cada empleado un recorrido por la intranet para asegurarte de que todas sus preguntas sean respondidas. Al principio habrá una sobrecarga de información, pero trata de hacer que la interfaz del usuario sea lo más fácil de entender posible, y elige sus herramientas con cuidado para no bombardear a los empleados con demasiadas opciones.
Recuerda, la curva de aprendizaje y el proceso educativo de la adopción en la intranet siempre estarán presentes, así que continúa realizando capacitaciones, solicita feedback y responde a las preguntas de los empleados. Mantén este enfoque a lo largo del período de adaptación para conseguir el éxito de la intranet.
Muchas veces los propietarios de las empresas califican la ciberseguridad como una de las principales barreras para la adopción de la intranet. Cada vez que se recogen datos de importancia y se reúnen en un solo sistema, hay temor a la intrusión externa. También existe el temor al abuso interno por parte de los empleados que tengan acceso a información confidencial. Además, el uso de un proveedor externo agrega otra capa de miedo más. Es como si fuera un pastel con muchas capas, pero en lugar de chocolate se usaran espárragos.
Si bien la seguridad siempre es un desafío, el software de intranet provisto por terceros es completamente responsable de la seguridad de tu intranet, lo que significa que esa responsabilidad está fuera de tu compañía. Los proveedores hacen todo lo posible por asegurarse de que los sistemas sean seguros y que el almacenamiento de información en la nube sea más seguro todavía. Si esto es una preocupación, asegúrate de que tu proveedor te explica las medidas de seguridad necesarias y de que tenga "software confiable de carga y descarga, que sea de código abierto y que haya sido validado por investigadores de seguridad independientes", dice el ingeniero Haibin Zhang en su artículo en The Conversation .
Si bien tus empleados y tu equipo interno están a bordo con la adopción de la intranet, es posible que recibas una reacción externa de los clientes, accionistas o socios que no estén preparados para esta transformación digital.
Para superar esta barrera, debes tener la misma mentalidad de cambio que tuviste con tus empleados y divulgarla a todas las personas que interactúan con tu empresa. McKinsey & Company dice que para “vender” tu visión a estas partes interesadas, debes “pensar en el cambio como si fuese un producto y calificarlo”. Deberás ver la solución de intranet como un producto que tus partes interesadas deben comprar, y vas a tener que crear una imagen de marca y comercializar eso. Lo mismo ocurre con los clientes, intenta dirigirte a las personas clave a las que tendrás que influir y permíteles ayudarte a realizar la configuración para el éxito de la intranet.
Actualmente existen muchas soluciones de intranet. Ya es bastante difícil elegir una de las opciones, sino que además tienes que encontrar una que realmente funcione con tu estilo de negocio.
Hay muchas maneras de comparar softwares de intranet en línea que pueden ayudarte a comenzar con la búsqueda de la solución perfecta. Antes que nada, comienza a hacer tu investigación interna. Obtén la opinión de los empleados y crea objetivos comerciales para tu nueva solución. ¿Qué problemas quieres que resuelva tu intranet? ¿Cuáles son las características más importantes para tus empleados?
Cuanto más claros sean los objetivos y las metas establecidas, más fácil será el proceso de selección. Ponte en contacto con los proveedores y hazles preguntas para ver si sus respuestas coinciden con el estilo y los objetivos de tu negocio. Navegar por los proveedores y encontrar la solución correcta será mucho más fácil si investigas y recopilas datos con anticipación.
Leer esta lista de inconvenientes puede resultar abrumador. Definitivamente hay muchos obstáculos en el camino hacia una transformación digital, pero la conclusión es que estas barreras están todas arraigadas al miedo al cambio, y el cambio es inevitable. La tecnología avanza a un ritmo acelerado, y continuar usando un software obsoleto debido al temor por cambiar pondrá a tu negocio en peligro a largo plazo. Si no te mueves con los tiempos, te quedarás atrás.
Según un estudio reciente de Gartner , “los esfuerzos por la transformación digital están dando sus frutos: el 56% de los CEOs testificaron que las mejoras digitales ya han aumentado las ganancias”. La recompensa por este cambio es real y cuantificable.
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