¿Qué hace que la intranet sea… Pues eso, una intranet?

La Intranet en sí es un término bastante general. El software de la intranet puede funcionar como un CMS, una herramienta de comunicación y muchas cosas más. Pero, ¿cómo se une todo y cómo se ve exactamente?

Como el participante Frank Hamm afirma en su artículo para Seibert Media, "una intranet no es simplemente un programa de software, sino una plataforma para la comunicación y colaboración con diversos componentes". Estos componentes, diferentes entre sí, son los que se unen para crear una intranet centrada en el usuario que la utiliza.

En esta publicación analizaremos los elementos esenciales de la intranet y explicaremos por qué son tan importantes, a la vez que daremos doce características fundamentales para el éxito de estos elementos en el trabajo.

Componentes de la intranet: aprendiendo cómo funcionan

Ahora que comprendes un poco mejor a qué nos referimos cuando hablamos de la intranet, vamos a desglosar ese conocimiento. Dado que la intranet es un término global e integral, queremos separar cada componente principal para dar ejemplos de cómo funcionaría esta plataforma en tu trabajo. Hay muchos usos diferentes de la intranet, pero cuando se juntan, crean un lugar de trabajo digital, unificado y eficiente.

Sistema de gestión de contenidos

El exitoso software de la intranet moderniza y actualiza completamente tu sistema de administración de documentos. Las intranets proporcionan una ubicación centralizada para el almacenamiento de documentos y datos, pudiendo administrarse y buscarse fácilmente por los empleados. La información se puede almacenar y compartir en la plataforma de forma organizada y los empleados pueden tener acceso a los formularios e información importante que necesitan para hacer su trabajo diario.

Aquellos días en los que el contenido estaba obsoleto y era totalmente irrelevante se han acabado oficialmente. Con una plataforma fácil de utilizar en la que reunir documentos, la información puede seguir siendo relevante y útil para los empleados.

Presentaciones de diapositivas, hojas de cálculo, documentos de Word, formularios para empleados y manuales se pueden almacenar en la intranet y están disponibles para todos los que necesiten acceso a ellos. Puedes guardar copias antiguas de documentos actualizados por si en algún momento las necesitas, recopilar y compartir información, y capacitar a los empleados para que creen su propio contenido. Si tu CMS está bien estructurado y organizado, tus empleados accederán a la información y editarán el contenido con facilidad.

Comunicación interna y plataforma social

Las intranets son ejemplos de formas efectivas de conectar a tus empleados a través de departamentos, zonas horarias y localizaciones diferentes.

Cada empleado puede crear un perfil personalizado donde se encuentran sus habilidades y proyectos, por lo que con un buen motor de búsqueda puedes buscar compañeros de trabajo para conversar, intercambiar ideas, colaborar en tareas y establecer nuevas relaciones. Junto con eso, el software de intranet incorpora todas las funciones que tienen las redes sociales, como hacer comentarios, dar me gusta y @mencionar.

Estas características de comunicación en la intranet destruyen el antiguo sistema de comunicación vertical y da a todos los usuarios acceso a una conexión e intercambio instantáneo. La dirección de la empresa puede distribuir información importante a los empleados, y con las características sociales mencionadas anteriormente, los empleados pueden reaccionar y responder adecuadamente.Todos los usuarios tienen la misma oportunidad de comunicarse entre sí, independientemente de su antigüedad o posición en la empresa. Esto va más allá de aumentar la productividad en el trabajo, puesto que lo que se intenta es cambiar completamente la cultura que se tenía y se sigue teniendo actualmente en algunas compañías.

Colaboración digital

Una intranet con un CMS bien organizado y una comunicación fácil te ofrecerá una plataforma de colaboración súper eficaz. Con acceso a documentos e información además de conexión con compañeros de trabajo, tus empleados pueden colaborar digitalmente en cualquier tarea o proyecto con facilidad. También puedes crear lugares de trabajo para equipo específicos diseñados en torno a un tema, problema o proyecto en el que los empleados puedan conversar o trabajar. Estos lugares de trabajo son centralizados y eficientes, pudiendo ser públicos o privados.

Colaborar en una plataforma digital también permite a los miembros del equipo que trabajen a distancia comunicarse con facilidad. La dirección de la empresa puede crear equipos y unirlos simplemente en función de la habilidad o el proyecto, sin tener que considerar factores externos. También puedes coordinar calendarios y administradores de tareas para mantener al equipo enfocado. Mientras tanto, la edición en tiempo real, los comentarios y la creación de contenido en documentos compartidos aumentan la productividad para que todos los empleados completen sus tareas.

Solución integrada

Si actualmente está utilizando varias herramientas de colaboración para tu comunicación interna, es posible que esto te de problemas. Aunque hay una gran cantidad de opciones para las herramientas de SaaS, lo que esas herramientas no hacen es comunicarse entre sí. Siguen siendo entidades separadas que pueden crear vacíos en tu lugar de trabajo. Lo que hace una intranet es tomar las funciones y características de todas estas herramientas y combinarlas en un sistema totalmente integrado. De esta manera, no es una herramienta de mensajería separada de una herramienta de administración, separada a la vez de una herramienta de almacenamiento de datos. Todo lo que necesitas está ubicado bajo un mismo techo y cada característica de la intranet se integra con las demás.

Muchos softwares diferentes incorporan estas herramientas externas a SaaS, y las integran en su solución de intranet para un proceso de adopción más suave.

Cuando puedes integrar todas tus soluciones en un mismo espacio, reduces el tiempo que requieren los empleados para cambiar continuamente de plataforma, lo que a la vez aumenta la productividad. Para eso está Happeo.

Las 12 características de la intranet

Vamos a desglosártelo aun más. Los componentes de la intranet son la clave para que ésta funcione tan bien en tu lugar de trabajo, pero hay características específicas de la intranet que deben incluirse para optimizar estas funciones. Aquí veremos doce características diferentes del software de intranet para darte un ejemplo de lo que debería incluir la tuya.

1. Funciones sociales

Como mencionamos anteriormente, la transformación de la comunicación interna es fundamental para el software de intranet, y una de las formas para lograr esto es a través de fuertes capacidades sociales. Cuantas más oportunidades tengan tus colegas para conectarse entre sí de manera eficiente y productiva, mejor funcionará tu lugar de trabajo. Ejemplos de características de la intranet social incluyen:

• Una página de inicio en la que poder buscar los perfiles de los empleados y ver información de las redes sociales
• Características sociales modernas como @menciones, comentarios, me gusta, etc.
• Integración con otras herramientas sociales ya conocidas.
• Fácil de crear y compartir contenido multimedia
• Incorporación de aplicación móvil y capacidad para una conexión continua
• Foros e hilos de conversación.

2. Búsqueda inteligente

Una de las principales ventajas de una solución de intranet es tener toda la información de la empresa y los empleados almacenada en una misma plataforma unificada, pero sin un motor de búsqueda potente e intuitivo toda esta riqueza de información podría perderse. Incluir un motor de búsqueda bien diseñado brindará los resultados de productividad que anhelas en una intranet al reducir el tiempo en encontrar información, a la vez que ayudará a los empleados a encontrar a las personas que necesitan para hacer el trabajo. Buenos ejemplos de motores de búsqueda deberían:

• Buscar a través de categorías en las que han sido "etiquetados"
• Buscar en el directorio de empleados para encontrar personas asociadas con palabras clave, categorías o habilidades
• Buscar en todo el ámbito de la intranet (documentos, archivos, presentaciones de diapositivas, perfiles, etc.)
• Ordenar los resultados posicionando la información más relevante primero

3. Interfaz limpia y clara

Al igual que con un motor de búsqueda, si tienes una interfaz de usuario confusa los empleados no podrán acceder al contenido o a los datos almacenados en la intranet. La interfaz del usuario incluye los aspectos de la intranet relacionados con su funcionalidad, como los menús desplegables, el diseño, los botones, las páginas, etc. No invertir en una interfaz de usuario optimizada puede ser contraproducente, ya que los empleados pasarán más tiempo intentando descubrir cómo crear o editar un documento en lugar de dedicar ese tiempo a completar su trabajo. Un buen ejemplo de interfaz de usuario de intranet debe incluir:

• Página de inicio atractiva y relevante con noticias personalizadas
• Enlaces rápidos en un menú o barra lateral a todas las funciones de la intranet
• Alertas de notificaciones para conversaciones o próximas tareas.
• Barra de buscadores
• Lista de usuarios en línea
• Una forma fácil de publicar, compartir o crear contenido
• Diseño intuitivo, ágil y creativo.

4. Plataforma de control y creación de contenido

El factor determinante de una intranet es que esté centrada en el usuario y dé poder a los empleados. Una de las mejores formas de lograr esto es darles espacio y la libertad para crear contenido en la intranet. Tus empleados pueden expresarse y esto hace que el contenido sobre las tendencias y problemas que les preocupan siga siendo relevante.

Dicho esto, querrás enseñar a tus empleados cómo crear contenido de calidad y cuál quieres que sea el estilo del contenido. Dales las herramientas que necesitan, designa a miembros del equipo para administrar la calidad del contenido y deja que se empapen de él. El contenido de la intranet ideal debería:

• Estar enfocado, generado y gestionado por el usuario
• Ser corto, conciso, atractivo y relevante
• Ser interactivo para el lector (es decir, con comentarios, me gusta, opción para compartir...)
• Ser uniforme para la empresa y fácil de crear a través de una plataforma designada.
• Aparecer etiquetado con palabras clave para localizarlo y encontrarlo fácilmente
• Estar organizado dentro de la intranet de una manera intuitiva para el usuario.

5. Personalización y adaptación

Ahora, el software de intranet tiene la capacidad de aprender de sus usuarios y permitir que éstos creen el sitio que desean ver. Con tantos toques de personalización incorporados como perfiles individuales, etiquetas en proyectos y habilidades, contenido creado o vinculado... Tu software de intranet debería poder detectar lo que cada usuario desea ver. También es importante tener un software personalizable para que tus empleados puedan crear el espacio de trabajo digital que funcione mejor para ellos. Tu intranet debería:

• Permitir la personalización de páginas de inicio, accesos directos y organización de contenido
• Incluir widgets que lleven a un contenido específico de la página de inicio desde diferentes áreas de la intranet
• Disponer de un widget que permita a los empleados seleccionar el tipo de contenido que quieren ver con más frecuencia
• Permitir el acceso solo a usuarios específicos para acceder a cierto contenido

6. Feedback por parte de los empleados

En el espacio de trabajo digital, la satisfacción y experiencia del empleado son el foco principal. Vemos un cambio en la medición del éxito de la intranet con fuertes estadísticas de KPI que llevan a una retroalimentación más cualitativa y descriptiva. Esto significa que tu software de intranet debería tener incorporado la opción de comentar siempre que sea posible. Si creas un sistema organizado para administrar este contenido continuo, es necesario poder abordar los problemas de sus empleados y crear una intranet que ellos quieran usar. Algunos ejemplos para construir una correcta retroalimentación en tu intranet serían:

• Incluir funciones de comentarios en los correos electrónicos o mensajes de la empresa, o enlazar al hilo en la intranet para que los empleados pueden participar.
• Crear foros para que los empleados expresen sus opiniones sobre temas específicos.
• Realizar encuestas periódicamente que califiquen la satisfacción de los empleados en lo que se refiere al uso de la intranet.
• Instalar un sistema de gestión u organización para realizar un seguimiento de los comentarios.

7. Control y administración de tareas

Este software tan efectivo permite a los empleados convertirse en administradores de la intranet en un nivel básico, lo que ayuda a aliviar la carga de trabajo del departamento de TI al mismo tiempo que comparte la responsabilidad de una intranet exitosa y saludable en toda la empresa. La elección de tareas administrativas simples que pueden asignarse fácilmente a los empleados mejorará la función y el mantenimiento de la intranet en su conjunto. Junto con la administración de estas tareas administrativas, los empleados también deben tener un espacio en el que administrar sus proyectos para organizar sus proyectos actuales de una manera más productiva. Estos lugares dedicados a las áreas de tareas deberían:

• Proporcionar enlaces a las herramientas que los empleados necesitan para hacer el trabajo.
• Incluir instrucciones básicas para procedimientos comerciales simples y uniformes.
• Incluir flujos de trabajo o líneas de tiempo
• Conectar empleados con otros que trabajen en el mismo proyecto.
• Permitir al empleado personalizar la organización de sus tareas.

8. Innovación e intercambio de ideas y documentos

Si bien la comunicación de los empleados se cubre en gran medida con las herramientas sociales de su intranet, es importante contar con un espacio designado para que compartan ideas y documentos relevantes entre ellos. Esto va más allá de la creación de contenido, hablamos de una lluvia de ideas virtual que ayudará a que tu intranet funcione de la mejor manera posible. Si construyes en un área donde los empleados pueden crear y compartir ideas libremente, se fomentará la innovación, el pensamiento creativo y la colaboración en todo el lugar de trabajo. Una buena intranet con estas funciones deberían contar con:

• Espacio para que los empleados creen y compartan ideas originales libremente.
• Espacio para que los administradores inicien conversaciones sobre un tema o un nuevo producto para generar una lluvia de ideas
• Herramientas para vincular y compartir documentos relacionados con el tema en cuestión.
• Integración de un control de los documentos con el objetivo de compartirlos.

9. Centro de ayuda

Incluso con la búsqueda intuitiva y una interfaz de usuario bien diseñada, todavía habrá usuarios que necesiten ayuda para navegar por el sistema. La creación de un centro de ayuda permitirá a los empleados resolver los problemas por sí mismos y aprender al mismo tiempo. Esta debe ser un área de instrucción general que ofrezca a los usuarios guías prácticas y, al mismo tiempo, ayude a resolver problemas específicos en la intranet. Un centro de ayuda de intranet debe incluir:

• Preguntas frecuentes, videos instructivos y reseñas de usuarios para guiar a los empleados
• Chat donde los usuarios puedan hablar virtualmente con un miembro de TI
• Sección de comentarios donde los usuarios puedan dejar consejos y comentarios.
• Páginas organizadas y contenidos ordenados por categorías.

10. Aplicación móvil, acceso sea donde sea

Como ya sabrás, esto se ha convertido en un ‘‘deber’’ vinculado al software de intranet. Las intranets están diseñadas para hacer que tu empresa entre en la era digital conectando a los empleados de todo el mundo, donde quiera que estén e independientemente de lo que estén haciendo (siempre en horario de trabajo, por supuesto ;). La incorporación de una aplicación móvil a tu intranet brinda a los usuarios capacidad para hacer todo "sobre la marcha", estando conectados a tareas y conversaciones de trabajo. Esto también te permite enviar notificaciones automáticas para asegurarte de que los empleados vean actualizaciones o información importante. Una aplicación móvil debe proporcionar:

• Acceso completo a la intranet desde el dispositivo móvil
• Interfaz fácil de usar e intuitiva
• Notificaciones enviadas por los administradores para actualizar a los empleados 24/7
• Integración con otras aplicaciones móviles y software.

11. Reforzar la cultura

Si bien esta no es necesario una "herramienta" de producción para los usuarios, es una de las funciones esenciales de las intranets en el lugar de trabajo actualmente. Las intranets te permiten reforzar la imagen de marca de la empresa internamente y educar a tus empleados sobre la misión, visión, objetivos y valores que tiene. Esto une a los empleados y les da motivación para trabajar diariamente; brinda un compromiso y sentimiento de pertenecer a su empresa y crea una cultura centrada en la experiencia del empleado. Algunas herramientas clave que debe tener la intranet para reforzar su cultura son:

• El uso de elementos visuales en la interfaz de usuario que marquen o refuercen la visión de la empresa.
• Creación de estándares o pautas para el contenido que defiendan los valores de la empresa.
• Asegúrese de que el personal directivo y el equipo de liderazgo den ejemplo para reforzar la cultura de la empresa
• Trabajar para conectar y unir al personal a través del reconocimiento de los empleados, actividades fuera de la oficina y un enfoque en el fomento de las relaciones internas

12. Espacio de trabajo para departamentos o proyectos

Los espacios de trabajo de los equipos van de la mano del intercambio de ideas y la gestión de tareas, pero también es importante dar énfasis a los espacios de colaboración para los departamentos.

Puedes tener espacios de trabajo dedicados a departamentos específicos, en torno a un proyecto específico o clasificado por temas en los que los empleados puedan compartir ideas. Incluso puedes crear espacios de trabajo para unir a los empleados que asisten al mismo evento. Un buen espacio de trabajo debería:

• Encontrarse fácilmente, ser colaborativo y tener la capacidad de ser público o privado
• Permitir que los usuarios guíen el contenido y la conversación mediante intercambio de documentos y creación de contenido
• Ser completamente modificable por el grupo específico
• Dar acceso a la información necesaria a través de enlaces o integración.