Introducción
La intranet que antes conocíamos ha ido evolucionando mucho desde aquellos días en los que todo se basaba en noticias estáticas. La revolución tecnológica ha golpeado el lugar de trabajo en gran medida transformando la forma en que los empleados se comunican entre sí, colaboran juntos y en general, hacen su trabajo.
Si mencionas la palabra "SharePoint" a un equipo de comunicación interna es muy posible que pongan los ojos en blanco y cambien rápidamente de conversación, ¿el porqué? El auge del entorno de G Suite, el cuál sucedió primero a través de las aplicaciones del trabajo, y ahora lo es para las herramientas de colaboración de Google y sus soluciones de intranet, transformando la forma en que las empresas trabajan, se comunican y colaboran. Las características que ofrecen tienen un gran impacto en la productividad y eficiencia al mismo tiempo que satisfacen las preferencias de una fuerza laboral cada vez más moderna.
Entonces, ¿qué es la intranet de G Suite? ¿Y por qué necesito una intranet?
Sigue leyendo para descubrir:
- Más sobre el cambio al espacio de trabajo digital en la nube.
- Cómo cambian las preferencias de la tecnología con el tiempo.
- Porqué una intranet es algo más que un canal de comunicación.
- Qué es G Suite y por qué está en expansión.
- Cómo puedes usar herramientas de colaboración de Google como una solución de intranet…
- ...y porqué necesitas añadirle a esto una integración para que funcione.
- Cómo otras compañías están aprovechando el poder de las aplicaciones de Google para mejorar en todos los ámbitos.
EL CAMBIO A LA NUBE
Carga de trabajo local
¿Recuerdas las antiguas salas de servidores? Esas puertas secretas, generalmente en el sótano o en algún rincón oscuro de la oficina, de donde emanaban extrañas luces intermitentes y ruidos super molestos. Por lo general, estaban fuertemente protegidas por el departamento de TI; letreros de advertencia "NO ENTRAR" colgaban en la parte delantera y hombres super serios entraban y salían preocupados cada vez que se producía un corte del sistema.
Si el Jefe de TI hubiera podido poner un perro guardián, lo hubiera hecho seguro, porque esas salas de servidores alojaban miles, si no millones, de equipos para mantener el negocio en funcionamiento.
Esa era la situación por aquel entonces, las soluciones de almacenamiento digital e intranet de un lugar de trabajo se alojaban en esas salas de servidores. La gran cantidad de dispositivos impulsaba los sistemas de toda la oficina, lo que permitía conectarse en línea para acceder a las carpetas compartidas y obtener las noticias de la compañía desde una antigua intranet.
A muchos de los jefes de TI actuales todavía les gustan estas salas locales llenas de equipos informáticos, pues creen que son más seguras y menos propensas a los ataques, que sus equivalentes en el exterior (o en la nube). Cuando se trata de una solución de intranet, las herramientas que implementas para que tus empleados colaboren y se mantengan informados junto con la seguridad, son importantes. Este sistema alberga información confidencial, incluidos los datos de los empleados, la propiedad intelectual, los detalles financieros y la estrategia comercial.
Asegurar una solución local es algo con lo que los miembros de IT se sienten cómodos. Saben cómo invertir en firewalls, antivirus, controles de privacidad... Saben cómo detectar intentos de piratería y fraude. Saben que el sistema local les permite supervisar las pruebas y el despliegue de actualizaciones. Saben que tienen el control de cómo se reduce todo.
Mudanza a la nube
El problema es que las soluciones locales son caras, y el pago es normalmente por adelantado. Incluso si obtienes el presupuesto para invertir en, digamos, la suite más reciente de Microsoft Office que incluye SharePoint, es probable que uses las mismas opciones durante la próxima década, ya que no hay actualizaciones automáticas.
También se necesita mucho tiempo para implementar una nueva solución de intranet personalizada, y necesitarás que alguien que la posea construya tu sitio de intranet, siempre disponible para nuevas adiciones, nuevas páginas y mejoras. Eso aumenta considerablemente el precio, tanto en términos de recursos técnicos como humanos, razón por la cual muchas empresas hoy en día se están moviendo hacia el almacenamiento en la nube, la colaboración y las herramientas de comunicación.
Se pronostica que el 83% del volumen de trabajo en las empresas estará en la nube para 2020, reduciéndose del 37% al 27% de todas las cargas de trabajo al mismo tiempo, aun cuando la seguridad siga siendo preocupante para los CIO. Esto se debe no solo al aumento en el trabajo flexible, sino también a la reducción del coste de la inversión y la gestión de la infraestructura, con la idea de poner fin al ciclo de las inversiones que están desactualizadas.
Por tanto, la confiabilidad y la rentabilidad hacen que las empresas trasladen sus aplicaciones y datos a soluciones basadas en la nube a un ritmo cada vez mayor. El potencial de la nube para mejorar la productividad está claro, especialmente con servicios como las aplicaciones empresariales de Google, G Suite para empresas y otras herramientas empresariales de ''Software como Servicio'' (SaaS) diseñadas específicamente para aumentar la colaboración y comunicación. Además, a diferencia de sus equivalentes locales, las herramientas basadas en la nube tienen costos de configuración más bajos con una implementación más rápida.
Trabajar en la nube o usar G Suite para cosas como compartir documentos, comunicación y colaboración permite el trabajo desde cualquier parte y mejora la conectividad. Cualquier persona puede acceder a lo que necesita para hacer su trabajo, lo que significa que no más correos electrónicos urgentes o llamadas a quien sea preguntando si podría enviaros por correo electrónico documentos porque olvidaste descargarlos antes de salir de la oficina...
G Suite vs Office 365
Cuando se trata de software de trabajo basado en la nube, Microsoft es la fuerza dominante tradicional para las empresas. Se estima que más de 200,000 organizaciones utilizan equipos de Microsoft en 181 mercados de todo el mundo, y que tienen más de 135 millones de pagos mensuales de usuarios comerciales en Office 365, su suite en la nube.
En su informe de 2018 sobre el estado del sector, la agencia de comunicaciones internas del Reino Unido, Gatehouse, señala que se está produciendo un "efecto Office 365" en todas las empresas ahora que Microsoft se ha trasladado a la nube: "Veíamos cómo el conjunto de Office 365 seguía tomando nuestra industria, dando lugar a un implacable impulso hacia el uso de productos de Microsoft, ya sea si nosotros, como comunicadores internos, los solicitamos o los necesitamos", escriben en el informe.
"En 2017, lo bautizamos como el "efecto Office 365 " y vimos que continuamente crecía junto con SharePoint y Yammer dominando la intranet y la escena social, excluyendo a casi todas las demás tecnologías. El aumento tan esperado del Workplace de Facebook ha sido mediocre y otras plataformas digitales como Slack y Jive tampoco han logrado ganar terreno en los últimos 12 meses. Además, este año notamos las correlaciones entre el uso de Office 365 y otras prácticas digitales, y el 56% de los usuarios del pack de Office planean mejorar los canales digitales".
Sin embargo, hay que advertir sobre el CTO tradicional con su inclinación por Microsoft, ya que existen efectos que perturban el mercado de las herramientas empresariales (con un valor de 15 mil millones). Nuevos jugadores van a tomar el control y Google G Suite se usará para empresas en cabeza. Los usuarios, especialmente los más jóvenes, están acostumbrados a la interfaz de Google y les resulta más intuitivo y fácil de usar que los sistemas de Microsoft que usaban sus padres. Los ex-alumnos que utilizaron G Suite a lo largo de sus estudios y ahora ingresan al espacio laboral, tienen que aprender a usar Office, y eso no es bueno para la productividad. Las soluciones de intranet de Google se vuelven mucho más atractivas a medida que la fuerza laboral mejora, y aquellos que contratan estos servicios se vuelven más modernos también.
En un anuncio de ganancias el año pasado, Alphabet, la empresa matriz de Google, dijo que la cantidad de organizaciones que pagan por G Suite para empresas se había duplicado a más de 4 millones, la mayoría de ellas pequeñas y medianas empresas. Entre los grandes nombres que utilizan G Suite para negocios se incluyen Verizon, Nielsen, Airbus, Carrefour, Whirlpool y Colgate-Palmolive. La suscripción de bajo coste de G Suite incluso impulsó en parte a Microsoft a liberar Office 365, una versión basada en la nube de su software de oficina.Las aplicaciones de Google, al estar basadas originalmente en el trabajo en la nube, tienen ventaja en este nuevo mundo.
"Las escuelas y startups han sido los principales usuarios de la suite de negocios de Google desde que debutó el paquete en 2006", escribe Paresh Dave para Reuters. "A ellos les gustaron los precios bajos y las características de colaboración, al igual que la capacidad para que múltiples usuarios puedan editar un solo documento simultáneamente ... (Pero) Alrededor del 80 por ciento de las casi 250 nuevas funciones de G Suite introducidas el año pasado, incluida una herramienta automatizada para redactar datos confidenciales de archivos, estaban dirigidas principalmente para funcionar en empresas, según Google".
Integración con otras herramientas basadas en la nube
Uno de los grandes beneficios para las empresas que utilizan la nube y herramientas como la intranet de G Suite, es la capacidad de integración. Esos viejos sistemas locales que había eran la definición clara de lo que conocemos como "silos"; para que los sistemas se comunicasen entre sí, a menudo se requería que un programador pasase el día trabajando y codificando, simplemente para que tú puedas moverte entre un par de herramientas. La integración en la nube revolucionó la forma en que las empresas pueden lograr que varios sistemas se comuniquen entre sí.
Primero, un breve resumen de la integración en la nube, cortesía de Globalscape: “La integración en la nube es un sistema de herramientas y tecnologías que conecta varias aplicaciones, sistemas, archivos y entornos de TI para el intercambio de datos y procesos en tiempo real. Una vez combinados, se puede acceder a los datos y los servicios integrados en la nube a través de múltiples dispositivos, una red o internet".
En resumen, la integración en la nube une los puntos de conexión y rompe las paredes del silo. Se convirtió en crucial para optimizar los procesos de negocios con el crecimiento de las soluciones de SaaS. Al integrar estos sistemas, se mejora la conectividad y la visibilidad. Además, es importante destacar que la integración de sistemas y procesos en la nube conducen a una mejor comunicación y colaboración internas.
G Suite y Google Apps for Work tienen un mercado completo para las integraciones destinadas a que las empresas funcionen mejor y de manera más inteligente. Pueden conectar tu contabilidad, sistema de seguimiento de la productividad del flujo de trabajo, sistemas de conferencias y seminarios web, herramienta de marketing por correo electrónico, intranet social o tu espacio de trabajo digital.
Al integrar tus herramientas y sistemas en la nube, dispones de una solución que siempre está activa, tienes menos problemas operativos, requieres menos capital por adelantado, realmente se fomenta y aumenta la colaboración entre los empleados. Como Nick Ismail señala para InformationAge, su equipo puede estar en cualquier parte del mundo y aun así, seguir trabajando juntos.
“Las ventajas de la informática en la nube superan con creces las desventajas. Existe una razón por la cual el 85% de las empresas ha implementado una estrategia basada en la nube en 2017", escribe Ismail. "en realidad , los desafíos de la nube han disminuido en todos los ámbitos desde el año pasado, por lo que es más fácil de adoptar y usar que nunca".
La flexibilidad y adaptación de las soluciones basadas en la nube es cada vez más necesaria a medida que cambia el perfil de la fuerza laboral. Ahora estamos viendo una nueva generación en la oficina, por lo que esta será la primera vez que habrá cuatro generaciones trabajando juntas. Eso en sí mismo presenta desafíos, lo que hace que la flexibilidad tecnológica sea una necesidad para las empresas.
es cuestión de generaciones: las preferencias en las tecnologías cambian con el tiempo
Generación Z: ¿estás listo?
Pues sí, como si de una apocalipsis zombie se tratase, los titulares remarcan que ''La Generación Z viene a la fuerza laboral". Se estima que en 2020 esta afluencia de jóvenes constituirá el 36% de la plantilla en el trabajo, siendo verdaderos nativos digitales (no recuerdan una época anterior a Internet, los teléfonos inteligentes o los medios de comunicación social), por lo que buscarán aprovechar la tecnología para mejorar la colaboración. Ellos siempre parten de la base de que los dispositivos deben estar conectados, que es lo más natural del mundo.
Criada para ser curiosa, la Gen Z quiere ser parte de la solución. Si pensabas que la marcha milenaria por el equilibrio entre el trabajo y la vida privada era difícil, los valores de la Gen Z se equilibran aún más: ponen más énfasis en el bienestar físico, mental y social, quieren flexibilidad y control dentro de sus horarios y flujos de trabajo. También se han criado en un mundo de "reacción instantánea", escribe Chris Morris para CNBC, y quieren una retroalimentación constante (si no tienen interacciones diarias con su jefe, pueden llegar a pensar que han hecho algo mal).
"Si no formas parte de una startup tecnológica, te conviene preparar a tu empresa con una estrategia de software integral o un lugar de trabajo con tecnología que funcione en varios dispositivos", escribe Debby Carreau para Entrepreneur. "Tener un software sin fisuras y utilizable es particularmente importante, ya que el 60% de la Gen Z indicó que no utilizará una aplicación o sitio web si es demasiado lento. También dan prioridad a la capacidad de acceder a la información y a las personas al instante, y esperan un trabajo en equipo multifuncional".
Para sobrevivir al apocalipsis de la Gen Z, asegúrate de tener un espacio de trabajo digital completamente conectado, listo para ellos. La G Suite para empresas y la intranet de G Suite pueden proporcionar una conexión y colaboración sin fisuras en una interfaz con la que la Gen Z ha crecido: Google.
Millennials y Google
La generación más grande de la fuerza laboral actual (más de 75 millones de personas sólo en los Estados Unidos, el conjunto más grande de la historia), los millennials han dominado los debates sobre la cultura del trabajo durante la última década. Incluso hubo una controversia en la que se hablaba de ellos como "perezosos, nombrados narcisistas" (como dice la revista TIME), siempre al teléfono. La generación "yo, yo, yo, yo".
Sin embargo, el impacto que Millennials ha tenido en la colaboración en el lugar de trabajo no puede ser subestimado. Son las personas que supervisaron el ascenso al coworking, los espacios abiertos para trabajar y la revolución entre el tiempo de trabajo y el personal. Son conocedores de la tecnología, conectados, multitarea (el 19% de los jóvenes empleados en el Reino Unido tienen dos o más trabajos).
También quieren una gratificación instantánea y son mucho menos leales que sus antepasados; un estudio generacional de Deloitte reveló que el 43% de los millennials prevén dejar su trabajo en un plazo de dos años (siempre que sea una alternativa viable teniendo en cuenta su economía) y solo el 28% se veía en la misma empresa más de cinco años.
Para mantenerlos en su puesto, apuesta por la gamificación de la Comunicación Interna, ofreciendo recompensas por colaborar en línea, y asegúrate de que la tecnología que uses sea la adecuada. Una solución de intranet de Google puede actuar como un portal a todo lo que necesitas, transformando a quellos que se distraen fácilmente en trabajadores productivos.
La flexibilidad de la Generación X
Es fácil pasar por alto su impacto en el mundo considerando que se encuentran entre los boomers y los millennials, pero Lenmark Anthony Baltazar argumenta que la tan olvidada Generación X fue en realidad la arquitecta de las oficinas productivas del siglo XXI: lugares para dormir la siesta, espacios abiertos, comidas gratuitas, diseño creativo y jardines fueron instalados por los líderes de esta Generación.
Crecieron jugando a videojuegos y recuerdan cuando los lugares de trabajo empezaron a ser digitales, fue cuando estaban al principio de sus carreras en su mayor parte, y fue emocionante. Recuerdan el fax y su paso al correo electrónico, dando paso así mismo a las intranets sociales. Actualmente, pasan más tiempo conectados a sus dispositivos y tienen menos equilibrio entre el trabajo y la vida personal que sus contrapartes milenarias (según un informe de Nielsen de 2016). Son más propensos que los millennials a permanecer en sus teléfonos en la mesa de la cena, y traen esta intensa necesidad de conectividad al lugar de trabajo.
A pesar de las contradicciones, los trabajadores de la Generación X tratan de evitar las distracciones, ''son gerentes sin intervención manual, prefiriendo dejar que la gente simplemente haga su trabajo'', dice Gwen Moran para Fast Company. Al fin y al cabo, se trataba de los niños que volvían a casa después del colegio y se las arreglaban solos hasta que sus padres Boomer volvían a casa del trabajo.
"Desde una edad temprana, tenían libertad para tomar decisiones y se les dejaba solos para organizar su tiempo y hacer sus tareas antes de que sus padres llegaran a casa. Esto ha hecho que muchos gerentes de la Generación X sean emprendedores e independientes en su estilo de gestión, lo que puede ser un resto para sus contrapartes millennials, que a menudo anhelan más retroalimentación e interacción".
Un trabajador de la Generación X se siente cómodo con la tecnología y espera un entorno siempre activo, por lo que no estará contento con tener que estar en la oficina para hablar con sus colegas en línea o acceder a los documentos para solucionar un problema de última hora ya de noche. El uso de Google Apps para el trabajo les dará acceso a Google Docs, Google Drive, la colaboración del equipo de Google y una intranet basada en la nube, lo que garantiza que obtendrán la flexibilidad y la conexión que necesitan.
Los baby boomers usan la tecnología
Por primera vez tenemos cuatro generaciones diferentes en el lugar de trabajo, y la generación de la posguerra de los Baby Boomer, una vez llamada la "generación yo" por ser auto-implicada, no está lista para jubilarse todavía. Las empresas deben ser conscientes de que no deben entrar tan repentinamente en el mundo digital si quieren alienar a sus trabajadores de más edad.
Estas personas tienen una fuerte ética de trabajo, trabajan más horas, fines de semana, y les gustan los negocios jerárquicos. También cuentan con décadas de experiencia que las empresas deberían tratar de aprovechar intercambiando conocimientos. A los boomers les gusta sentirse valorados en la organización (inventaron el ''trabajólico'' o adicción al trabajo) y prefieren comunicarse en persona, a menudo de una manera muy formal que puede llegar a frustrar a los trabajadores más jóvenes.
"Entre la ética del trabajo y los años de experiencia, los Boomers a menudo representan a la confianza andante en lo que al conocimiento empresarial se refiere", escribe Jasmine Gordon de ADP para Forbes. "A diferencia de sus colegas más jóvenes, los trabajadores mayores eran menos propensos a cambiar de empleo a lo largo de sus carreras'', según Inc.
Además de las claras preocupaciones por cubrir los puestos ocupados por los boomers y convertirlos en puestos críticos de liderazgo y tecnología, los líderes de RRHH también deberían valorar el conocimiento organizacional de estos trabajadores más mayores. Estableciendo programas sólidos de gestión y transferencia de conocimientos, documentación, transferencias de trabajo y relaciones con los encargados, los directores de RRHH pueden garantizar que la experiencia y el conocimiento críticos de los Boomers no se pierden el día en que se jubilan.
Y por supuesto, no olvides el cambio que los Boomers han vivido laboralmente; han tenido que aprender y adaptarse a diferentes tecnologías a medida que el mundo evolucionaba, y sin duda tendrán opiniones sobre las mejores y más eficientes maneras de instalar la colaboración y la comunicación en el lugar de trabajo. No temas considerar una intranet de G Suite o aplicaciones de Google por miedo a que no se adapten a tus trabajadores más veteranos, te sorprenderá lo adaptables que pueden ser. Ten en cuenta, además, que la mayoría están en Facebook en estos días, así que la colaboración social en línea es algo natural para ellos.
La mejor manera de comunicarse a través de las generaciones
En estos tiempos, la gran mayoría de la mano de obra es capaz de utilizar la tecnología, pero si no se siente cómoda con ella, ¿es toda esta charla sobre las preferencias generacionales una falsa? La gurú de la Comunicación Interna, Helen Deverell, de Helen Deverell Communications, tiene un par de cosas que decir sobre el tema.
"En los últimos años se ha debatido mucho sobre los Millennials, la Generación Z y el impacto que tendrán en el lugar de trabajo, especialmente en relación con lo digital. Sí, han crecido como nativos digitales, pero la tecnología ha perturbado el mundo en el que vivimos, y la mayoría de la gente, independientemente de la demografía en la que se encuentren, interactúa con la tecnología todos los días", dice Deverell.
"A menudo realizo inspecciones internas de comunicación y las razones por las que la gente no utiliza herramientas de colaboración social o espacios de trabajo digitales en el trabajo, es porque no tienen tiempo, el contenido no es relevante o nadie ha explicado el propósito de esa herramienta en concreto. Rara vez es porque se sienten incómodos usando la tecnología".
Deverell comenta que la segmentación de sus audiencias internas por generación es "demasiado simple", que las decisiones de comunicación están, probablemente, más influenciadas por factores tales como el rol del trabajo, el departamento, si los empleados están en su escritorio o a distancia, la información que necesitarán para realizar su trabajo, etcétera.
"Los estudios han demostrado que los milenarios son una generación extremadamente trabajadora y que esperan ciertas cosas del lugar de trabajo, como un propósito claro, la rápida progresión profesional y la flexibilidad. Sin embargo, todas estas son, sin duda, cosas que a muchos empleados de todas las edades les gustaría ver en sus organizaciones", dice.
"Creo que hay otras maneras de segmentar nuestra audiencia que serán mucho más impactantes. Sin embargo, si estás introduciendo herramientas de comunicación digital, siempre aconsejaría que proporciones aprendizaje, premies a los entusiastas de la tecnología (no significa necesariamente que sean Millennials y Gen Z) y brindes apoyo continuo a tus empleados".
"Si se implementan de la manera correcta, las herramientas de colaboración social pueden ser una gran incorporación a la suite de canales de comunicación interna. Sin embargo, el reto al que se enfrentan muchos equipos de comunicación interna es mantener el interés de los empleados después del lanzamiento inicial".
"Y, por supuesto, hay algunas organizaciones en las que la tecnología digital no es el camino correcto, ya sea porque hay una fuerza laboral de más edad o porque las formas de trabajar y la cultura no lo justifican. Nunca asumas que debido a que el mundo se está volviendo digital, tu organización debe introducir más canales de comunicación digital. Investiga para entender tu organización y cómo sus empleados prefieren comunicarse antes de invertir en una herramienta que podría no ser la adecuada".
LAS INTRANETS SON MÁS QUE CANALES DE COMUNICACIÓN
Espera, ¿qué es una intranet?
Hemos hablado mucho de esto de la intranet, pero tal vez te sigues preguntando a qué nos referimos exactamente, después de todo, la pobre intranet ha tenido tantas vidas en los últimos 30 años que cada uno tiene una idea diferente.
Veamos a la multitud del G2, un sitio líder de comparación de softwares, para aclarar qué es exactamente lo que se clasifica como una "intranet":
Una intranet es una red de comunicaciones restringida y privada en línea. Cada intranet es normalmente accesible por un grupo específico de personas, como los miembros de un equipo o empresa. Las intranets de empleados existen para proporcionar al personal una ubicación centralizada en la que trabajar juntos, compartir medios, comunicarse, capacitarse, proporcionar y recibir retroalimentación, o colaborar en una variedad de tareas. Las intranets de los empleados viven bajo la categoría de colaboración y productividad. Mientras que la colaboración en equipo y las herramientas de colaboración estructurada reúnen a los usuarios en una plataforma de software compartida, las intranets de los empleados reúnen a los usuarios mediante de un portal de intranet compartido, y estos portales pueden configurarse de acuerdo con las necesidades de cada empresa.
De este modo, una intranet de empleados ofrece la posibilidad, a través del acceso a un portal como la solución de intranet de Google, de colaborar, comunicarse y compartir con sus colegas, aumentando así la productividad. El compromiso digital de los empleados a través de las intranets puede marcar la diferencia entre una fuerza laboral comprometida y no comprometida, y debería ser una parte integral del viaje de transformación digital de cualquier empresa.
La propia guía de comparación de la intranet de Happeo simplifica esto en cuatro factores: colaboración, comunicación, comunidad e información:
- La colaboración consiste en permitir que tus departamentos trabajen mejor juntos. Las características comunes para esto incluyen la capacidad de editar documentos, conversar y tener una lluvia de ideas, así como tener la opción de llevar esto a cabo con un soporte móvil.
- La comunicación es hacer llegar la información correcta a las personas adecuadas en el momento adecuado, que es la esencia de cualquier buen equipo de Comunicación Interna. El objetivo es asegurarse de que todo el mundo está en la misma página, que todo el mundo entiende los objetivos del negocio, y crear un flujo de comunicación bidireccional.
- La comunidad es clave. Los equipos más eficaces son los que se sienten parte de algo grande y se sienten apoyados, por lo que es importante crear un sentimiento de comunidad dentro de su base de empleados y mejorar enormemente con el uso de una herramienta digital en el lugar de trabajo.
- La información es la parte en la que tu personal puede acceder a la información que necesita para realizar su trabajo de la mejor manera posible, incluso a través de formación, wikis, esquemas de procesos y mucho más. Tener la información adaptada a cada usuario significa que cada inicio de sesión es relevante para cada usuario.
Mejorando el compromiso gracias a la intranet
Sólo el 15% de los empleados de todo el mundo declaran sentirse activamente comprometidos en el trabajo. Escribe Gloria Lombardi para Marginalia: "Atrás quedaron los días en que el lugar de trabajo era simplemente un espacio físico al que acudían los empleados durante las horas normales de oficina. El entorno de acceso instantáneo, siempre conectado, del siglo XXI ha transformado el lugar en el que se realiza el trabajo.
"Teniendo en cuenta los efectos negativos que produce el desentendimiento, cualquier empresa debe buscar oportunidades para mejorar el compromiso de los empleados. Debería ser obvio que una intranet útil es un paso positivo. Los trabajadores moderadamente comprometidos que hacen un buen uso de la intranet tienen más probabilidades de rendir mejor y estar más productivos y comprometidos que los que no lo hacen".
Entonces, ¿cómo mejora una intranet el compromiso de los empleados? Una mejor comunicación es el primer y más obvio factor. Una intranet, ya sea una solución de Google, Office 365 u otras muchas plataformas y las integraciones asociadas, conectan a los empleados, independientemente de dónde se encuentren. Las funcionalidades de noticias y la opción de publicar ayudan a informar al personal sobre los desarrollos, las responsabilidades y los acontecimientos. En general, puede ayudar a los empleados a tener una motivación y orgullo de su empleo.
Una herramienta para mejorar la productividad y colaboración
Productividad no sólo significa hacer más, sino también la forma en que se completan las tareas. Cualquier empresa puede exigir más de sus trabajadores, pero a menos que mejore la eficiencia operativa, es probable que ese "más" conlleve a tener trabajadores con más horas de trabajo y cada vez más cansados.
Una intranet bien conectada y planificada puede ayudar a conectar a los trabajadores con el compañero adecuado para resolver un problema, mandar el documento adecuado para ese trabajo en particular, crear un módulo de formación para mejorar las habilidades... La funcionalidad de búsqueda y una estrategia cohesiva de gestión de contenidos es clave en este caso, al igual que garantizar que toda la documentación y los artículos tengan metadatos sólidos para alimentar esa búsqueda.
Las intranets también actúan como un portal hacia las aplicaciones que los trabajadores necesitan para desempeñar sus funciones. Una página de inicio de la intranet debería indicarles sus herramientas de creación de documentos, sus rastreadores de tiempo, su directorio de personas y sus sistemas de chat. Todo esto ahorra tiempo en la búsqueda de la herramienta adecuada o de la persona adecuada para realizar el trabajo, dando a los empleados más tiempo para centrarse en la productividad a través de Google Apps para el trabajo o la aplicación de su elección.
La movilidad es la clave, especialmente para trabajadores a distancia
La intranet ha adquirido un nuevo significado en la era del lugar de trabajo digital. Anteriormente, era increíblemente difícil comunicarse con las fuerzas de trabajo que eran verdaderamente móviles, como los trabajadores que están de viaje todo el día o trabajan en una cultura "sin oficina", o donde no tenían realmente un escritorio (como las fábricas). El lugar de trabajo digital ha construido ese puente, permitiendo a los trabajadores acceder a la información de la empresa y trabajar juntos sin necesidad de estar físicamente en la empresa.
IWG estudió a más de 18.000 empresarios de 96 empresas y descubrió que el 70% de los empleados trabajan al menos un día a la semana fuera de la oficina, mientras que el 11% trabaja fuera de la oficina principal cinco veces a la semana. El estudio también reveló que las empresas reconocidas por ofrecer estrategias de trabajo flexible proporcionaban beneficios a estos empleados, como el aumento de la productividad (82%) y la competitividad (87%).
Mark Dixon, fundador y CEO de IWG, afirma: "Estamos entrando en la era de la mano de obra móvil y es muy emocionante. No sólo para los empleados individuales, sino también para las empresas. Este es un gran cambio en el espacio de trabajo a nivel mundial..."
A través de intranets y herramientas de colaboración en la nube, los empleados pueden trabajar juntos en el mismo documento en tiempo real; pueden destacar el gran trabajo y agradecer a la gente por su ayuda; pueden acceder a los sistemas de recursos humanos para reservar vacaciones o registrar bajas por enfermedad. La intranet de G Suite permite esto a través de Google Drive y las herramientas de colaboración de Google, incluyendo Google Docs, Google Sheets y Google Forms. La intranet moderna es mucho más que un canal de noticias; es el alma de cualquier organización, ya sea grande o pequeña.
La mejor puesta en práctica para planificar la intranet, según expertos en la materia
Charles Fenoughty, director digital de la galardonada agencia de comunicación interna Sequel Group, dice que la intranet ha recorrido un largo camino en las últimas décadas, pero que el término sigue estando anticuado y por lo tanto, puede significar cosas diferentes para personas diferentes:
- La intranet de los 90 fue un portal institucional central para acceder a herramientas prácticas.
- La intranet de la década de los 2000 era perfecta para las noticias, procesos, formularios, políticas y procedimientos.
- La intranet del 2010 es el lugar de trabajo digital y social.
Fenoughty, sin embargo, prefiere pensar en la intranet como una herramienta de publicación corporativa e informativa, que constituye la parte central de un lugar de trabajo digital. Es un lugar de gestión centralizado para la información de la empresa, las formas de trabajo y la información que necesitas para llevarlo a cabo, algo para conseguir que la gente trabaje bien y de forma consistente desde el primer día.
Él cree que incluso las empresas más pequeñas necesitan una intranet, ya que estos portales son una parte vital del trabajo; después de todo, la documentación oficial, el proceso político y los procedimientos deben mantenerse en un lugar central y de fácil acceso.
Cuando la intranet se puso en marcha, fue en el intento de ser todo para todos. De hecho, las investigaciones realizadas por el Grupo Sequel en nombre de un cliente mostraron que más del 80% de las personas de esa empresa deseaban primero que todo, una intranet que les permitiera realizar su trabajo; después de eso vinieron otras funciones como las noticias y la información.
"Cada trabajador tiene tres necesidades para realizar su trabajo: información, comunicación y colaboración", dice Fenoughty. "Todo esto tiene que ser cubierto por algo, ya se llame intranet o lugar de trabajo digital, eso depende de la interpretación de la gente. Por eso digo que una "intranet corporativa en la que publicar" es la fuente oficial de la información, administrada centralmente y altamente gobernada. Si es formal, central y gobernada es confiable, y por lo tanto vital y necesaria".
El buen uso de la intranet tiene una jerarquía de mensajes; cuando esas horribles intranets que necesitaban un sinfín de cables y aparatos de finales del 2000 y principios de 2010 fracasaron, fue en un intento de serlo todo para todas las personas. Esto sólo resultó en un mundo complejo de confusión y búsqueda bastante pobre. La filosofía de Sequel Group en este sentido es adoptar una suite (G Suite vs Office 365 por otro lado) para el lugar de trabajo digital que incluya:
- Una intranet corporativa respaldada para la información de confianza y anuncios de noticias oficiales.
- Un área más atractiva para un formato de lectura más profundo y largo, conociendo a los líderes de negocio, la dirección y la estrategia.
- Un lugar más agradable en el que la gente se involucre.
Ellos lo llaman la estrategia "manos, cabeza y corazón", donde "manos" es información práctica para conseguir que trabajes, "cabeza" te ayuda a entender la dirección del negocio, y "corazón" te convierte en un verdadero defensor de los empleados de la empresa. Diferentes herramientas en una suite digital se adaptan a diferentes mensajes, pero la sabiduría de Fenoughty es pensar en tu desafío en este orden: definir tu necesidad, trabajar en tu contenido y pensar en la plataforma al final.
"La mejor práctica es no hacer nada hasta que hayas definido la manera correcta de que funcione para ti. Siempre y cuando se adopten los principios de la definición de un canal, se entienda qué poner, dónde y para qué público, y luego se produzca un contenido de gran calidad. Entonces la tecnología que se use para esto será lo menos importante. Me encanta cuando las organizaciones piensan en su gente y sus necesidades antes de elegir una solución''.
"La correcta planificación y ejecución de un claro propósito organizacional excede con creces la elección de la herramienta en importancia."
EL AUGE DEL ESPACIO DE G SUITE Y SUS INTRANETS
Google y la colaboración: ¿Qué es la G Suite?
Conocida anteriormente como Google Apps for work hasta que fue rebautizada en 2016, la G Suite es el nombre dado al grupo de herramientas de productividad, creación y colaboración de Google. Es donde encontrarás el omnipresente Gmail, así como:
Los consumidores pueden acceder a ellos de forma gratuita, pero el atractivo para las empresas es la posibilidad de obtener un dominio personalizado y herramientas administrativas adicionales y configuraciones avanzadas a través de los paneles de Admin y Vault, además de la pizarra digital interactiva Jamboard y la plataforma de desarrollo de aplicaciones App Maker, disponible en algunos planes.
Hay tres planes diferentes disponibles para G Suite empresas, con un coste que depende del número de usuarios en la empresa y a lo que necesite acceder. Por ejemplo, el plan empresarial te dará acceso a un entorno de desarrollo de aplicaciones de código bajo y a un almacenamiento en la nube ilimitado con Google Drive, pero eso podría ser un gasto exagerado para una pequeña empresa o una empresa en fase de lanzamiento.
El auge de la Suite de Google fue tan grande que Microsoft lanzó en 2011 Office 365, su propia suite basada en la nube, en parte como reacción a los avances de Google.
¿A quién le viene bien?
"El ecosistema de aplicaciones y herramientas de colaboración de Google fue un factor decisivo a la hora de elegir cómo trabajar", afirma Lee Dobson, director de estrategia en Bulldog Digital Media. "La G Suite no fue una tarea fácil para nosotros como empresa, especialmente porque estábamos creciendo tan rápido que necesitábamos un sistema que escalara tan rápido como nosotros. La G Suite for Business hace eso... ¡y algunas cosas más!"
Con los miembros de los departamentos repartidos en tres ciudades diferentes, la colaboración fue una consideración clave para las decisiones operativas de Bulldog: "Como agencia, tendemos a hacer mucho trabajo en colaboración y normalmente compartimos documentos entre departamentos, por lo que poder trabajar juntos en los documentos, aunque no estemos en la misma oficina, significa que podemos trabajar de forma eficaz y eficiente".
Los diferentes equipos de Bulldog utilizan diferentes herramientas en G Suite, pero las más comunes son Google Drive, Gmail, Google Docs, Google Sheets y Google Calendar.
"La colaboración y las herramientas de correo electrónico facilitan las tareas diarias", dice Dobson. "G Suite para empresas también se conecta a otras herramientas, como Hubspot, que acelera aún más las tareas."
Un caso similar es el de Rock Salt Consulting, una startup con sede en Londres que ayudó a otras startups a crecer. "Empezamos con Microsoft Office", dice la directora Jessica Williams-Chadwick, "pero la comunidad freelance a la que pertenezco utiliza G Suite y me impresionó su flexibilidad y facilidad de uso''.
"El cambio fue fácil. Pudimos conseguir direcciones de correo electrónico personalizadas que más profesionales, y yo prefiero la "sensación" de la G Suite. Sin embargo, vengo de una startup y no de un entorno super colaborativo, por lo que no tuve que acostumbrarme a un sistema diferente, ya que ya estaba utilizando varias aplicaciones de Google en mi vida personal".
Para Rock Salt Consulting, tenía que ser una intranet basada en la nube y la colaboración, por lo que las herramientas de colaboración de Google eran obviamente, la mejor opción.
"Una solución basada en la nube era extremadamente importante para nosotros, ya que todo nuestro negocio es móvil y flexible. Esto significa que trabajamos desde diferentes lugares, desde nuestra casa, cafeterías, espacios de co-working... y compartimos ordenadores con frecuencia, a veces a mitad de la jornada, por lo que todo lo que se almacena en línea debe ser accesible y compartible, es clave para el éxito de nuestro negocio. Utilizamos Google Docs todo el tiempo para la colaboración, tanto interna como externa, ya que es mucho más claro que escribir en el mismo correo electrónico, y la integración del calendario también es muy útil''.
"Al igual que con muchas cosas y diferentes sistemas operativos, la funcionalidad se ha convertido más o menos en un campo de juego nivelado, algo más que la UX general, con lo que la gente se siente realmente cómoda. Desde el principio nos dimos cuenta de que G Suite for business nos convenía perfectamente: la forma en que trabajamos y colaboramos con los clientes encaja con el software y la flexibilidad de las aplicaciones de Google para el trabajo significa que podemos mantener un buen equilibrio entre el trabajo y la vida privada a través de diferentes aplicaciones".
Pero no se trata sólo de nuevas empresas y agencias; la cadena de supermercados británica Morrisons, la marca de moda GANT, el Canada Games Council, la marca de productos de gran consumo Colgate-Palmolive y la compañía de seguros Generali Hungary muestran la profundidad y la amplitud de las empresas que aprovechan al máximo la productividad y la colaboración ofrecida por G Suite para los negocios.
Las ventajas del inicio de sesión personal con Google
No podíamos olvidar mencionar una de las grandes ventajas de G Suite para empresas, y es que puedes utilizar tu nombre de usuario de Google en todas las herramientas y aplicaciones. Esto por sí solo ahorra tiempo y aumenta la productividad, ya que elimina la necesidad de iniciar sesión en varios sistemas y, por si fuera poco, aumenta la seguridad, ya que no hay hojas de cálculo post-it por todas partes llenos de contraseñas y usuarios para poder iniciar sesión.
Además, es muy fácil cambiar de una cuenta de Gmail a otra, tanto si estás en un escritorio como si estás en un teléfono móvil, con un clic eliges la cuenta que quieres usar. Este tipo de UX es el que hace que los usuarios más jóvenes acudan en masa a las herramientas de colaboración de Google.
El inicio de sesión único y los inicios de sesión de Google son una segunda naturaleza para los Millennials y la Generación Z. Han crecido y se han acostumbrado a un mundo que no funciona en silos, sino que pueden cambiar rápidamente entre sitios web sin necesidad de iniciar sesión cada vez y cualquier empresa que intenta forzarlos a seguir un proceso más elaborado, pone su propio futuro en riesgo.
¿Qué impacto ha tenido la G Suite en los negocios?
Google encargó a Forester Consulting la realización de un estudio del Impacto Económico Total (TEI) en el que se examinaba el valor que los clientes de Google logran con la implementación de G Suite. Forrester midió el impacto económico total en tres años a medida que las organizaciones pasaban de la infraestructura local heredada a la solución basada en la web entrevistando a seis clientes de G Suite. Después de esto, crearon una empresa multinacional de servicios B2B global con 10.000 empleados que utilizaban G Suite y 4.000 millones de dólares en ingresos anuales- agregando los datos recopilados.
Esta organización compuesta logró algunos beneficios bastante significantes:
- 304% del retorno de la inversión (ROI) a lo largo de tres años, ajustado al riesgo.
- 8 millones de dólares en eficiencia de colaboración al trabajar juntos en tiempo real, ahorrando a los empleados hasta dos horas por semana.
- 5 millones de dólares en beneficios de movilidad a través de la capacidad de trabajar en cualquier lugar y participar en reuniones a distancia.
- Ahorro de US$4 millones en costes de TI heredados del desmantelamiento de servidores, software y sistemas telefónicos.
la intranet de google: ¿cuál es la mejor intranet para g suite?
Presta atención cuando busques una intranet para Google G Suite
Dada la cantidad de herramientas de colaboración y comunicación que vienen de serie con la G Suite para empresas, es probable que te preguntes si realmente necesitas una "intranet". Y es normal que lo hagas, ya que todas tus necesidades de colaboración, almacenamiento y comunicación se gestionan a través de las diversas aplicaciones y herramientas disponibles aquí.
El principal propósito de la G Suite es que obtengas todo lo que necesita en un solo paquete, todo lo que necesitas para hacer mejor tu trabajo, desde cualquier parte del mundo, utilizando cualquier dispositivo.
Las aplicaciones de Google para el trabajo se crearon en torno a las cuatro áreas que el departamento de TI y el equipo de comunicaciones quieren para un negocio. Tal como dice Google literalmente, esto es la capacidad de:
- Conectar- para llegar a tus compañeros dondequiera que estén.
- Crear - para dar vida a los proyectos.
- Acceso - para almacenar archivos y encontrar lo que necesitas al instante.
- Control - para gestionar usuarios, dispositivos y datos de forma segura y sencilla.
Repasemos estos cuatro aspectos a su vez y analicemos cómo los maneja la Suite de Google.
Conectar al personal
Es el primer tema a abordar, puesto que tu negocio no puede funcionar sin conexión. La herramienta más utilizada y más famosa de Google aparte del buscador es Gmail, y en la G Suite obtienes un sistema de correo electrónico seguro, privado y libre de publicidad para toda la empresa.
Los administradores de TI pueden gestionar cuentas de forma centralizada en toda la organización y dispositivos, mientras que los datos se almacenan de forma segura en el entorno web de Google. Las herramientas de migración están disponibles para importar entornos heredados, incluso desde las antiquísimas Lotus Notes y Microsoft, lo que hace que la pregunta ''G Suite u Office 365'' sea más sobre la usabilidad que porque "siempre lo habéis hecho de esa manera". Y además, a diferencia de la oferta personal de Gmail, G Suite One te ofrece un correo electrónico personalizado para @tuempresa, así como la posibilidad de crear listas de correo.
Dejando aparte el correo electrónico encontramos el calendario, una aplicación bastante sencilla que hace lo que cabría esperar de un calendario, pero incluyendo además la posibilidad de comprobar la disponibilidad de los demás y la configuración de calendarios compartidos. La G Suite conecta a tus compañeros a través de la función Meet.
Chat es una plataforma de mensajería "construida para equipos", que permite una colaboración fácil y eficiente a través de mensajes, ya sean mensajes directos, conversaciones en grupo o en cadena. También hay salas virtuales dedicadas para desarrollar proyectos, cada uno de los cuales puede dar soporte a hasta 8.000 miembros, lo que te ayudará a realizar un seguimiento del progreso y las tareas involucradas.
Meet es la aplicación de Google Apps para videoconferencias de trabajo, donde su profunda integración con G Suite hace que sea mucho más fácil que configurar las salas con un software externo, teniendo que comprobar si la gente tiene el enlace correcto para entrar (retrasando la reunión al menos 10 minutos, ¿verdad?).
Invita a personas directamente desde la propia videollamada, únete directamente desde un evento del Calendario o invita por correo electrónico desde cualquier dispositivo. Hay incluso un hardware específico para Meet haciendo que tu sala de conferencias sea aún más perfecta.
Para terminar, todo esto funciona en conjunto de una manera profundamente integrada. Por ejemplo, puedes colaborar en Google Docs desde el Chat y un bot de reuniones se integra directamente con el calendario para programar reuniones por ti. La configuración de una reunión en Calendario añade automáticamente un Meet o si quieres, puedes iniciar un Meet en forma de chat/vídeo directamente desde tu bandeja de entrada de Gmail, para aquellos momentos en los que es más fácil hablar o cuando el seguimiento del correo electrónico se vuelve ridículo y sólo quieres una respuesta inmediata.
Crear y llevar a cabo proyectos con claridad
Una vez que puedas comunicarte, necesitarás la capacidad de crear documentos. La G Suite para empresas tiene todo lo que imaginas, pero añadiendo un giro a la productividad gracias a:
- Google Docs: una versión mejorada de Microsoft Word, pues es una herramienta de creación en línea que permite la colaboración en tiempo real de documentos y un sencillo uso compartido, incluso si alguien no está en tu dominio.
- Google Sheets se basa en hojas de cálculo colaborativas, inteligentes y seguras basadas en la nube, que te permiten obtener información de forma rápida gracias la tecnología de Google AI y la capacidad de obtener datos de múltiples fuentes, incluida BigQuery.
- Google Slides es la aplicación de presentaciones, que le permite crear y editar presentaciones directamente en tu navegador; sigue el mismo sistema de colaboración en tiempo real de otras aplicaciones de G Suite y garantiza que todos estén en la misma versión.
La G Suite también tiene múltiples opciones no necesariamente disponibles por defecto con otros sistemas de productividad y colaboración, como:
- Google Forms te permite crear encuestas y formularios fácilmente, ¡el mejor amigo de un comunicador interno!
- Keep es la lista de tareas en línea que permite la colaboración con los compañeros de departamento y crear recordatorios para mantenerse al día, sincronizando entre los dispositivos.
- Google Sites es el creador de sitios web de Google para dummies, que permite a cualquiera crear un sitio web sin necesidad de conocimientos de programación ni de diseño, incluyendo incluso una plantilla de intranet.
- Jamboard es una pizarra interactiva para empresas basada en la nube en la que, tras darle acceso a la G Suite de tu empresa, se convertirá en el centro de la creatividad y el brainstorming de tu trabajo. Súper fácil de usar e imprescindible una vez que forma parte de tu día a día en la oficina.
- Y llevándolo al límite, la G Suite te ofrece también la App Maker, creada para que tu empresa cree las aplicaciones que necesite y basada en un diseño de la interfaz de usuario; necesitarás habilidades de desarrollo para esto, pero requiere una codificación básica y está incluida en las ediciones Business y Enterprise de la G Suite.
¿Qué significa todo esto para su negocio? Pues bien, imagínate un equipo de Comunicación Interna capacitado para crear una intranet, realizar encuestas, desarrollar estudios, crear formación, informar a los demás de los desarrollos, realizar una lluvia de ideas entre las oficinas, crear una estrategia conjunta y luego presentarla al mejor equipo a través de una videollamada, todo ello sin necesidad de recordar un millón de inicios de sesión ni de interrumpir la red a mitad de la llamada. Esto es lo que la solución de intranet de G Suite y Google permite.
Acceso a todo desde donde sea
Almacenar archivos importantes en su escritorio local y enviar múltiples versiones por correo electrónico no es una forma productiva ni eficiente de trabajar, y desafortunadamente, es a lo que estamos acostumbrados hoy en día. La computación en nube significa que ya no tenemos que operar así, y la aplicación Google Drive de G Suite proporciona la alternativa perfecta.
Las empresas pueden almacenar, acceder y compartir archivos en un lugar seguro con Drive, y se puede acceder a esos archivos desde cualquier lugar en cualquier dispositivo. El poder editar y hacerlo todo en general directamente desde la nube ahorra espacio en tu ordenador y con ello, en costes de infraestructura de TI.
Los algoritmos de búsqueda de Google, incluida la búsqueda predictiva, facilitan la búsqueda de cualquier cosa que necesites de forma rápida y sencilla, en todas las aplicaciones de G Suite, incluidos Gmail, Google Docs y otros. Esto significa que ya no tendrás que pasar horas y horas buscando en mil carpetas distintas un archivo que estuviste usando hace solo unos días.
Acceso controlado y seguridad de usuarios
Todo esto suena genial, pero tu estás ahora mismo sentado preguntándote qué dirá tu jefe cuando presentes un plan basado en operaciones en la nube y herramientas de colaboración de Google, ¿verdad? al principio suena un cambio demasiado radical, demasiado esfuerzo, pero hazle ver esto: el panel de administrador proporciona una administración centralizada mediante funciones integradas en la nube en las que se pueden gestionar a los usuarios y configurar opciones de seguridad como la verificación en dos pasos y las claves de seguridad.
Y como se trata de la G Suite de Google, todo es manejable desde cualquier dispositivo, en cualquier lugar. ¿has recibido una alerta de seguridad por un intento de entrar en tu cuenta? Manéjalo rápidamente desde la cama si hace falta en lugar de arrastrarse a la oficina para solucionarlo.
Sin embargo, ¿qué hay de los datos heredados? No quieres que los archivos se pierdan pero tampoco que todo se quede ahí para siempre. ''The Vault'' es una opción que te permite archivar datos corporativos en los productos de G Suite, incluidos Gmail, Google Drive, Teams Drive, Grupos de Google y Google Meet. Puedes establecer políticas de retención tanto en el contenido compatible como para unidades específicas, realizar un seguimiento y guardar los datos registrados para las auditorías legales.
Como ya habrás visto, este no es un sistema cualquiera; La G.Suite para empresas es un sistema completo, preparado para empresas, seguro y protegido con todo el control que incluso el director más exigente requeriría.
¿Por qué Google Sites no es suficiente?
Te habrás dado cuenta de que hemos mencionado "Sites" varias veces, y afrontémoslo, estás leyendo este artículo porque estás buscando una intranet de G Suite, así que debe sonar como si tus oraciones fuesen contestadas. Como intranet, Google Sites se presenta como una forma de "crear sin esfuerzo sitios de equipo impactantes que "se ven muy bien en todas las pantallas", "todo ello sin necesidad de aprender a diseñar o programar". Con un argumento de ventas como este, no es de extrañar que los usuarios acudan a él como una solución para sus necesidades de intranet.
Y es cierto que funciona, pero hasta cierto punto. Google Sites simplifica enormemente la visualización del trabajo de tu equipo y el intercambio de noticias e información, a la vez que hace que el resto de la G Suite, desde Google Docs a Google Drive, pasando por Google Calendar y mucho más, esté disponible para los usuarios de forma fácil y rápida, lo que facilita la colaboración y la comunicación. La edición funciona a base de arrastrar y soltar, y el diseño se reorganiza automáticamente.
Sin embargo, no se limita automáticamente a tus empleados: cuando publiques el sitio, tendrás que elegir quién puede verlo y quién no, desde cualquier persona en la Web a cualquier persona de tu dominio (es decir, la red de su empresa) o personas específicas. Esto podría causar problemas, ya que un error humano podría hacer que la intranet de tu empresa (y toda la información que almacena) estuviera abierta a todos.
Además, aunque una solución de intranet de Google, Google Sites, es una buena manera de poner en marcha una intranet, ¿es "lo suficientemente buena" lo que usted quiere para su negocio? Hay soluciones disponibles como complementos de la G Suite para empresas que pueden convertir lo "suficientemente bueno" en "adecuado para mí".
¿QUÉ OPCIONES DE INTRANET TENGO CON G SUITE?
Vas a necesitar un complemento
Sabiendo que Google Sites es simplemente ''bueno'', las empresas de tecnología de todo el mundo comenzaron a desarrollar sus propias soluciones de sitios de intranet de Google para la G Suite. Estas soluciones se integran a la perfección con la G Suite a la vez que proporcionan mucha más potencia y colaboración en las empresas. Una rápida búsqueda (en Google) preguntando cuál es la mejor intranet para G Suite nos dará un montón de posibilidades, todas potencialmente buenas.
"Estamos tratando de mostrar a nuestros clientes una nueva forma de trabajar, así que no se trata sólo de cambiar su sistema de correo electrónico o de utilizar una nueva forma de escribir documentos. Se trata de aumentar la colaboración y la innovación dentro de la empresa", dice Fintan Murphy, CEO de Damson Cloud, una agencia con sede en Dublín que trabaja con las empresas para ofrecer una transformación digital. Damson Cloud ha sido socio de Google durante más de 10 años, con el objetivo de aprovechar al máximo la nube para la transformación digital.
Murphy señala que, aunque existen miles de opciones de espacios de trabajo digitales, no hay muchas que se integren con las herramientas de colaboración de Google. Sin embargo, hay pioneros, líderes en la industria que pueden hacer que los sitios de la suite de Google funcionen para las necesidades de cada negocio. La cuadrícula de G2 Crowd para la intranet de los empleados puede dar algunas ideas, pero además, aquí vamos a analizar tres posibles integraciones para la colaboración con Google que pueden proporcionar una solución completa para ti. Y por supuesto, nos meteremos a nosotros mismos en el paquete, ¿por qué no?, a fin de cuentas, es nuestro sitio web.
Jostle
Nombrado líder por el G2 Crowd, Jostle se autodenomina una "plataforma de compromiso con las personas", o una "intranet completa e intuitiva", el "lugar de encuentro para todos y para todo en su organización". No requiere ninguna personalización y es más o menos fácil de usar (ellos afirman que puede estar listo y funcionando en una semana). Es utilizado por la cadena hotelera Yotel, la empresa de servicios Sodexo y Warner Music Group.
Los usuarios valoran la capacidad de la plataforma "todo en uno" por mantener al personal que trabaja de forma remota involucrado, comunicándose y trabajando juntos, resaltando que las salas de discusión son buenas para los proyectos. Es intuitivo y fácil de mantener actualizado. Sin embargo, también dicen que el análisis podría ser más completo, y otras integraciones serían útiles. El autor de una de sus reseñas señaló que la responsabilidad de recuperar la información recae en el usuario, en lugar de ser notificado proactivamente. Otros han dicho que la sección admin puede ser confusa, y la biblioteca difícil de navegar. La imposibilidad de vincular más de un dominio de correo electrónico de Google también supuso un reto para algunos usuarios con múltiples divisiones o entidades, lo que les llevó a buscar alternativas a Jostle.
LumApps
Como alternativa a Jostle y la plataforma recomendada por Google para una intranet para G Suite, LumApps es una plataforma segura construida sobre la nube de Google, y su hoja de ruta se alinea con Google para beneficiarse siempre de las últimas innovaciones como pionero. Los usuarios pueden acceder a todas las aplicaciones de la G Suite con un solo clic desde un único portal para mejorar la productividad, mientras que la búsqueda global no sólo se realiza a través de la plataforma de la intranet, sino en toda la G Suite mediante Google Cloud Search. Es utilizado por empresas como Veolia, ETAM, Air Liquide y TIBC.
Las opiniones en G2 Crowd señalan que cualquier cosa creada por Google es, por supuesto, limpia y emocionante de usar, pero se acusa a LumApps de intentar ser demasiadas cosas para demasiada gente, y quien mucho abarca...
Las profundas integraciones con la G Suite, sin embargo, la hacen suficientemente buena para otros.
Happeo
Sólo por ti, nos meteremos en el paquete de forma imparcial esta vez.
Como alternativa a LumApps y competidor de Jostle, Happeo, antes conocido como Universe, es también una plataforma de trabajo digital unificada que permite a los comunicadores internos conectarse con los empleados de formas totalmente nuevas, según G2 Crowd. Es un lugar de trabajo digital diseñado para la G Suite con el objetivo de aumentar la eficiencia y el compromiso de los empleados. Su lugar de trabajo digital combina el contenido estático de la intranet con la colaboración dinámica y las características sociales que potencian una mayor productividad y una experiencia de usuario moderna y familiar.
Happeo dirige su solución no sólo a la Comunicación Interna, sino también a los equipos de TI para obtener más valor en las herramientas de productividad existentes y poner la intranet en manos de todos, donde los gerentes pueden compartir ideas y reunir a los departamentos para colaborar y compartir conocimientos. Se trata de un cambio en la productividad del lugar de trabajo, según el equipo de Happeo. La empresa ha experimentado un crecimiento del 280% y cuenta con más de 200.000 usuarios con una tasa de adopción del 92%. Es utilizado por empresas como Randstad Sourceright, South China Morning Post y Trimble Solutions.
Las opiniones señalan que es fácil de usar y simplifica el trabajo en equipo, la colaboración y la productividad. La herramienta "Canales" es particularmente popular como una forma de tener conversaciones en cadena y colaborar en documentos en un espacio dedicado al proyecto. Sin embargo, los revisores notan que hay espacio para mejoras, y piden herramientas como el diseño de páginas y plantillas para hacer más fácil la creación de las mismas.
¿CUÁLES SON LAS POSIBILIDADES CON G SUITE Y UNA INTRANET?
ZPG transformó la comunicación de la empresa
Natalie Allen, Directora de Compromiso de Empleados en ZPG, había probado muchas plataformas en el pasado, pero encontró que todo conducía a muchas comunicaciones a la fuerza; todo era unidireccional y los empleados no podían interactuar o comprometerse con las noticias de ninguna manera. Al desplegar una plataforma de intranet centrada en Google, Allen dice que han transformado la comunicación: ''se trata más bien de interacción y conversación, y los empleados también pueden compartir sus propios puntos de vista e informarse''.
Cambiar a una intranet de G Suite también fue con el objetivo de consolidar ZPG. Tenían múltiples plataformas en uso, desde Trello y Slack para la colaboración hasta un sinfín de lugares para almacenar información. Esto dificultaba la productividad y la eficiencia.
Allen nombra el proceso de incorporación a la empresa como un gran ejemplo; en vez de tener que tratar con cada nuevo empleado individualmente, el equipo de ZPG creó una página entera del grupo de Google con toda la información necesaria para nuevos empleados, que sale automáticamente cuando es necesario y está siempre disponible. Esto hace que todo sea mucho más escalable, dice ella.
"Esta plataforma ha añadido una nueva profundidad y dimensión a la forma en que nos comunicamos con la empresa y entre nosotros", dice Allen. "Dentro del equipo de RR.HH. y los equipos de servicios compartidos en general, ha supuesto un cambio radical en cuanto a la orientación de nuestro negocio hacia el autoservicio. Estamos automatizando los procesos, haciendo más fácil que la gente haga las cosas por sí misma, encuentre las cosas por sí misma, en lugar de pasar horas y horas en la administración yendo hacia adelante y hacia atrás sin sentido".
Randstad Sourceright concentró 17 países diferentes en una misma plataforma
"Antes de lanzar nuestro sistema, era muy difícil saber cómo interactuaba entre sí cualquier persona de la empresa", afirma Anna Tolley, Directora de Comunicaciones Internas Globales de Randstad Sourceright, un proveedor global de gestión del talento y adquisiciones que abarca 17 países en todo el mundo.
Toda la comunicación de la empresa se basaba en el correo electrónico cuando era globalmente relevante o estaba extremadamente localizada; el equipo de Tolley no tenía ni idea de lo que funcionaba ni de quién los estaba leyendo. ''La puesta en marcha de una solución de intranet de Google nos ha dado la oportunidad de comprender realmente el grado de compromiso de nuestra gente con nuestras comunicaciones y les ha permitido interactuar entre sí", afirma.
Antes de la implementación, Randstad Sourceright estaba totalmente aislado; algo tan simple como una dirección de correo electrónico era imposible de encontrar si no se estaba en el mismo país. La G Suite y una solución de intranet de Google, a la que han apodado "Sourceity", ha "unido realmente a la empresa".
Trimble creó una colaboración más móvil
Taina Saarikoski tiene un papel muy importante en Trimble, una compañía de tecnología de posicionamiento (piensa en un GPS), y uno de esos papeles la hace responsable de Comunicaciones Internas. Ella trataba de manejar información y tecnología obsoleta antes de trasladar la compañía a la G Suite y a una intranet de Google. Taina encontró una nueva solución fácil de aprender y de usar, lo que ha hecho que su trabajo sea "mucho más fácil y rápido" - algo que es importante cuando esa responsabilidad es sólo uno de sus muchos papeles en la empresa.
La intranet de G Suite también ha permitido la interacción en todo el negocio, lo que ha resultado en una disminución del tráfico de correo electrónico: "La conversación es fácil", señalando que ahora también pueden rastrear y almacenar esas conversaciones para referencias futuras: "Anteriormente había mucha información que se daba por supuesta, pero que estaba un poco oculta y realmente había empleados que no la sabían por no haber estado en esa conversación mientras que se hacían el café, o en esa reunión en ese día. Ahora tenemos una herramienta donde las conversaciones se hacen más visibles.
"Antes estábamos en el mundo de Microsoft", continúa Saarikoski, hablando sobre su debate G Suite vs Office 365, "y la gente se quejaba de que la herramienta era demasiado complicada y contenía mucha información anticuada en esa plataforma de intranet. Tener la posibilidad de interactuar también con una aplicación móvil, fue una novedad para nosotros. Poder acceder a la información necesaria a través de tablets o teléfonos móviles es una gran ventaja, ya que la gente se desplaza y trabaja a distancia. Nos ha dado mucha más flexibilidad".
CONCLUSIÓN
Una intranet integrada con G Suite da a los empleados la posibilidad de colaborar y mantenerse informados
La fuerza laboral actual es diversa, dispersa y predeterminada. Un gran porcentaje de los empleados es digitalmente nativo, y la intranet prehistórica que tienes los cortará cuando se trate de colaboración y compromiso.
La revolución tecnológica nos ha traído más aplicaciones y herramientas en línea de las que jamás hubiéramos pensado, y tu personal sin duda las ha explorado todas en algún momento. Esto se debe a que la fuerza laboral moderna se enfrenta a más distracciones que nunca y necesita una forma de mantenerse concentrada en la tarea que tiene delante. Por otro lado, se preocupan menos por trabajar pasada la hora límite, pero estarían dispuestos a hacerlo si les das las herramientas adecuadas.
La G Suite para empresas, junto con las plataformas de intranet de Google y las herramientas de colaboración de Google que la acompañan, ofrecen la solución a las empresas que desean que estos trabajadores remotos trabajen en la misma página, trabajando juntos por el bien común. Una plataforma de intranet de G Suite con una profunda integración con Google Apps para el trabajo, como Google Docs, Gmail y Meet, puede transformar tu forma de trabajar aportando productividad y rentabilidad.
A medida que más y más empresas pasan de la infraestructura local a las soluciones basadas en la nube, el debate entre G Suite y Office 365 se vuelve ensordecedor. Elige la herramienta que mejor se adapte a tu negocio, pero no olvides las preferencias de los trabajadores: ellos serán los que la usarán a diario, a fin de cuentas. Asegúrate de considerar aspectos tales como:
- La interfaz de usuario y la facilidad de navegación.
- La familiaridad de los usuarios con el funcionamiento de las cosas, ¿es intuitiva o requerirá mucha formación?
- La facilidad de iniciar sesión y cambiar de herramientas.
- La eficiencia de la herramienta de búsqueda.
- La integración con las herramientas de colaboración que ya estás utilizando o que tu empresa necesita para la colaboración si aún no tiene ninguna.
- Cómo quieres comunicarte con los usuarios, pero también cómo quieres recibir noticias e información.
- Pero lo más importante es, ¿qué hará que el trabajo sea más fácil, más productivo y más liviano?
Si necesitas ayuda para determinar qué es lo que mejor se adapta a tus necesidades, nuestra guía de comparación de intranet es un buen punto de partida. ¡Feliz colaboración!