Entre Google Workspace et Microsoft 365, pas simple de faire un choix sur lequel de ces outils est le bon choix pour votre entreprise. Alors, comment les départager ?
Peut-être vous rappelez-vous d’une campagne publicitaire du milieu des années 90, dans laquelle un utilisateur très décontracté était comparé à un geek pour vous inciter à acheter un nouvel ordinateur portable. L’idée était que le premier représentait la simplicité, la facilité d’utilisation, la possibilité de créer et de collaborer sans avoir à « mettre les mains dans le cambouis ». Le geek, à l’inverse, était plongé dans ses tableurs Excel, ses analyses, et symbolisait l’inverse du fun. Ce contraste avait le mérite d’être simple, tout comme l’évidence du meilleur choix.
C’est avec ce type de comparaison que les publicités de l’époque incitaient les consommateurs à acheter un Mac plutôt qu’un PC. En 2021, cette métaphore pourrait très bien représenter le duel Google vs Microsoft.
Google Workspace, anciennement G Suite, joue désormais le rôle appartenant autrefois à Apple : une expérience utilisateur simple, intuitive et une collaboration grandement facilitée.
Et le geek est donc la suite Microsoft. En dépit de sa transition au cloud (liée notamment à la popularité grandissante de Google Workspace), la suite Office 365 (aujourd'hui Microsoft 365) est considéré comme étant le choix pour les grandes entreprises à structure fermée, très compartimentée, et dans lesquelles les employés communiquent le plus souvent par le biais de longs e-mails.
Vous voulez voir comment fonctionne un intranet ?
Si vous hésitez actuellement entre Microsoft Office vs Google Suite, votre choix ne va pas seulement dépendre de l’aspect esthétique du logiciel. Même si nous avons une préférence pour les outils de collaboration de Google et son intégration avec notre intranet Google, nous allons en faire abstraction dans cet article pour vous détailler les options qui s’offrent à vous.
La création de documents
Pour commencer, que vaut la création de documents dans les applications Google par rapport à celles de Microsoft 365 ? Les deux suites offrent des applications de base similaires : une application de traitement de texte (Google Docs vs Microsoft Word), une application de tableurs (Microsoft Excel vs Google Sheets) et une application de présentations (Microsoft PowerPoint vs Google Slides). Jusqu’ici, la proposition est donc la même. Votre choix va dépendre de la taille de votre société et des besoins de vos employés.
Si vous recherchez avant tout une solution dotée d’une interface intuitive qui est automatiquement mise à jour via le cloud et permet de collaborer en temps réel, Google Workspace est l’option vers laquelle vous devriez vous tourner. Bien que ces applications Google ne proposent pas la même richesse de fonctionnalités que Microsoft 365, elles sont plus faciles à prendre en main. Le grand avantage de Google Workspace se situe au niveau de la collaboration en temps réel, sur laquelle nous reviendrons, qui en fait la meilleure solution de collaboration disponible sur le marché.
Si par contre votre travail nécessite l’utilisation de grandes quantités de données ou de disposer du plus grand nombre de fonctionnalités possible, vous devriez peut-être vous orienter vers Office 365.
Prenons l’exemple des tableurs. Google Sheet a été avant tout conçu pour la collaboration en ligne : les tableurs sont faciles à utiliser, mais ne satisferont pas ceux qui cherchent à faire plus que de simples tableaux. En termes de fonctionnalités, Excel est très clairement supérieur à Google Sheets. Excel a été pensé pour fonctionner avec beaucoup de données, propose une pléthore de formules intégrées et est équipé d’une fonction de recherche plus rapide et avancée que l'application de Google.
Collaboration et productivité
Google et Microsoft 365 sont tous deux des suites d'outils de collaboration, mais qu'est-ce qui les différencie vraiment ? Jason Aten de Fit Small Business a résumé cette comparaison avec une métaphore simple :
« L'approche de Google est similaire à une salle de classe dans laquelle se trouverait un tableau. Vous pouvez inviter n'importe quelle personne de la classe et vous pouvez tous ensemble travailler en même temps sur un document grâce à ce tableau. Le tableau vous permet de suivre les contributions de chacun et vous avez la possibilité de les modifier, de les accepter ou de les supprimer comme il vous plaît. »
« L'approche de Microsoft 365 peut aussi être comparée à un tableau, sauf qu'à chaque fois que vous voulez partager quelque chose, vous devez trouver la clé pour ouvrir la salle de classe, allumer les lumières, retirer le tableau du mur, l’amener dans une autre classe, l’accrocher, donner un marqueur à votre équipe, pour enfin la laisser contribuer. Si vous voulez consulter ces modifications, vous devez ensuite répéter ce processus dans le sens inverse. Le résultat final est le même, mais le processus est à la fois bien moins simple et bien moins transparent. »
C'est l'accent mis sur ces aspects de collaboration et d'intégration qui font que notre préférence va vers Google Workspace. Pouvoir collaborer en temps réel est un avantage difficile à sous-estimer. Néanmoins, il faut reconnaître qu'Office 365 a bien progressé sur cet aspect (plus besoin de vérifier sur SharePoint que vous êtes la seule personne à travailler sur un document par exemple). Le fait que toute une équipe puisse travailler sur un même document depuis des endroits différents représente un avantage inestimable. Par ailleurs, tous les ajouts et modifications sont synchronisés automatiquement avec Google Drive et One Drive, et vous avez la possibilité de revenir rapidement aux anciennes versions d’un document.
Communication et engagement
Pas besoin de s’étendre trop longuement sur ce point : Gmail est quasiment devenu synonyme de boite mail de nos jours. Là où le duel Google Workspace vs Office 365 devient vraiment intéressant, c'est en ce qui concerne l'environnement de communication en temps réel proposé par chaque suite. Les offres Microsoft 365 intègrent Teams, mais il s’agit d’une application distincte sur votre ordinateur de bureau ou sur votre mobile. Google Workspace intègre directement les appels vidéo avec Google Chat et Google Meet, ce qui vous permet d’appeler et de communiquer directement depuis votre suite d'outils de collaboration Google.
Si on ajoute à cela les intégrations possibles avec Google Workspace, notamment avec des logiciels comme Slack, travailler avec Google est nettement plus simple.
Cloud vs Sur Site
Un autre facteur à prendre en compte quand vous faites la comparaison Microsoft 365 vs Google Workplace est la question du stockage. Si votre organisation utilise à 100% le cloud, vous n’aurez aucun problème : les deux systèmes fonctionnent dans le cloud et vous permettent de créer, de collaborer et de communiquer depuis n'importe quel navigateur ou appareil, à partir du moment où celui-ci est connecté à Internet.
Si toutefois vous avez besoin d’accéder à vos documents et que vous travaillez dans une zone avec des problèmes de connexion internet, ou que vous vous méfiez du cloud et redoutez des pertes de fichier, Google Workspace n’est pas fait pour vous. Les outils de collaboration et de productivité de Google sont entièrement basés sur le cloud, il est donc impossible d’en obtenir une version sur site, même si vous avez la possibilité de travailler hors ligne et d’attendre d’être à nouveau connecté pour synchroniser vos modifications.
Certains abonnements pour Microsoft 365, à l’inverse, sont livrés avec les versions pour ordinateur de bureau de logiciels comme Word, Excel et PowerPoint. De quoi rappeler de beaux souvenirs à vos collaborateurs et techniciens de la vieille école.
Prix & Tarification
Microsoft 365 et Google Workspace proposent tous deux une structure tarifaire à paliers par utilisateur, avec un prix de base assez similaire. Là où Google simplifie les choses en proposant quatres niveaux différents, Starter, Standard, Plus, et Enterprise, vous devrez vous accrocher pour bien comprendre la tarification ultra complexe de Microsoft, composée de plusieurs niveaux de tarifs entreprise suivis par d’autres niveaux de tarifs entreprise. Chacun de ces niveaux vous donne accès à des fonctionnalités supplémentaires dont vous pourriez avoir besoin (ou non). Pour faire simple, si la tarification simplifiée de Google représente un vrai avantage concurrentiel, la structure de tarification de Microsoft peut être assez déroutante.
De manière générale, le consensus des experts est que la structure tarifaire de Google Workspace est plus adaptée aux petites entreprises, mais que la balance penche plus en faveur de Microsoft 365 pour les entreprises plus grandes et plus complexes. Ceci dit, Google est depuis peu parti à l’assaut des grandes entreprises avec Google Workspace, ce qui signifie que cet équilibre risque de changer dans les années à venir.
Microsoft 365 vs Google Workspace: le verdict ?
Nous sommes clairement partiaux sur cette question, mais il nous semble difficile de faire mieux que de combiner les outils de collaboration Google avec un intranet Google. L’interface est simple et moderne, l’expérience utilisateur est facile à appréhender, tout particulièrement pour vos employés les plus jeunes, et les options de collaboration d'équipe et de productivité sont imbattables. L’arrivée de nouvelles applications Google comme Google Forms ne manqueront pas de susciter l’envie des plus rodés de la communication interne.
L’équation à résoudre n’est cependant pas aussi simple que : petite entreprise = Google. De plus en plus d'entreprises se détournent de Microsoft 365 pour adopter les applications Google, y compris des entreprises très conservatrices comme Airbus. Son CIO, Luc Hennekens, a ainsi déclaré à The Register : « Nous souhaitons que les gens repensent fondamentalement leur façon de travailler et s'éloignent des anciennes méthodes de travail, notamment l'envoi de millions d'e-mails. Il est nettement plus facile d'y parvenir en utilisant un outil qui, dès sa conception, représente une transformation radicale des anciens concepts et modes de travail, plutôt qu'avec un outil (Microsoft 365) qui a beau être un peu plus sophistiqué, reste à bien des égards identique à ce que nous utilisions dans le passé.»
Intégrez un intranet Google à votre système et vous disposerez alors d’un système avancé de communication interne et de collaboration d'entreprise, partout dans le monde, et ce quel que soit l'appareil que vous utilisez. Qui plus est, les mises à jour sont réalisées de façon continue et autonome, et tous vos échanges en cours sont stockés pour le futur, sans avoir besoin d'un serveur sur site pour héberger toutes les données.
Si cet article n'a fait qu'effleurer la surface de cette problématique (nous n'avons en effet même pas abordé la question importante de la sécurité, examiné les différentes options de stockage, ou expliqué pourquoi SharePoint ne pourra jamais satisfaire vos besoins d’intranet), il nous semble évident que les outils de collaboration de Google correspondent bel et bien au nouveau travailleur numérique : simples d’utilisation et connectés. Sans vous surcharger de milliers de fonctionnalités hyper complexes que vous n'utiliserez jamais, uniquement pour se flatter d’offrir un excellent rapport qualité-prix.
Comment Happeo peut aider votre entreprise
Par ailleurs, le simple fait que les entreprises l'utilisent depuis de nombreuses années n'est plus une raison suffisante pour faire pencher la balance vers Microsoft 365. S’il y a bien une état d'esprit dangereux pour une entreprise , c’est bien « on a toujours fait de cette manière ».
Et ensuite ?
Nous avons créé ce comparatif pour vous éclairer dans votre prise de décision, mais c'est à vous de déterminer quelle suite de collaboration, Workspace ou Microsoft 365, correspond le mieux aux besoins de votre entreprise. Quelle que soit votre choix final, faites en sorte d’associer cette solution avec la bonne solution intranet pour la complémenter.
Consultez notre comparatif intranet pour trouver une solution en adéquation avec vos exigences et vos besoins en termes de communication interne, de collaboration, et de centralisation de l'information.
