Intranet è un termine molto generico. Un software intranet può assumere le funzioni di CMS, strumento di comunicazione e altro ancora. Ma come funziona e come appare esattamente?

Come Frank Hamm sostiene nel suo articolo su Seibert Media, "una intranet non è un programma software, ma una piattaforma per la comunicazione e collaborazione che consta di varie componenti." Queste diverse componenti si fondono per creare una intranet olistica, incentrata sull’utente.

In questo post, analizzeremo le componenti essenziali di una intranet e spiegheremo cosa le rende essenziali, offrendoti anche dodici funzionalità intranet che sono, a loro volta, fondamentali per il successo di ogni singola componente operativa.

Componenti di una intranet: capire come funziona

Ora che hai una migliore comprensione della nostra definizione di intranet, scomponiamola per analizzarne le varie componenti. Dal momento in cui “intranet” è un termine generico e onnicomprensivo, separare ciascun elemento principale ci permetterà di esaminarlo e fornirti esempi su come il software intranet funzionerà sul tuo posto di lavoro. Esistono diversi modi di utilizzare una intranet che, una volta riuniti, creano un ambiente di lavoro digitale unificato ed efficiente.

Sistema di gestione dei contenuti (CMS)

Un software intranet di successo semplificherà e ottimizzerà il tuo sistema di gestione dei documenti. Una intranet fornisce una posizione centralizzata per l'archiviazione di documenti e dati che è facilmente gestibile e ricercabile per i dipendenti. Le informazioni possono essere archiviate e condivise sulla piattaforma in modo organizzato così che i dipendenti possano avere accesso a importanti moduli e informazioni necessari per svolgere il proprio lavoro.

Sono finiti i giorni in cui la vostra intranet ospitava contenuti obsoleti e irrilevanti. Grazie a una piattaforma facile da utilizzare, che semplifica i processi di caricamento, conservazione e aggiornamento di documenti, le informazioni restano sempre rilevanti e utili per i dipendenti.

Presentazioni, fogli di calcolo, documenti di Word, moduli e manuali per i dipendenti possono essere archiviati sulla intranet e messi a disposizione di tutti coloro che ne hanno bisogno. È possibile conservare vecchie copie di documenti aggiornati, compilare e condividere informazioni e consentire ai dipendenti di creare i propri contenuti. Se il vostro sistema di gestione dei documenti è ben strutturato e organizzato, i tuoi dipendenti dovrebbero essere in grado di accedere alle informazioni e modificare i contenuti con facilità.

Piattaforma social e di comunicazione interna

Le intranet sono chiari esempi di modi efficaci per connettere i dipendenti tra reparti, fusi orari e distanze fisiche.

Ogni dipendente avrà un profilo personalizzato con elencate le proprie competenze e progetti di modo che, con il supporto di un motore di ricerca di alta qualità, sia possibile cercare colleghi per chattare, scambiarsi idee, collaborare su incarichi e stabilire nuove connessioni. Insieme a questo, un software intranet normalmente include tutte le tue funzionalità social preferite, come commenti, Mi piace e @tag.

Queste specifiche funzioni di comunicazione della intranet mettono in crisi il vecchio sistema di comunicazione "top-down" e danno a tutti gli utenti accesso a una comunicazione istantanea. Coloro che rivestono ruoli di leadership possono distribuire informazioni importanti ai dipendenti e, con le funzionalità social sopra menzionate, questi ultimi possono reagire e rispondere. Tutti gli utenti hanno le stesse opportunità di comunicare gli uni con gli altri, indipendentemente dalla posizione ricoperta all’interno dell’azienda. Questo va ben oltre il “semplice” aumento della produttività sul posto di lavoro, ha un effetto diretto e tangibile sul cambiamento della cultura aziendale. I dipendenti inizieranno a vedere la comunicazione come una priorità assoluta per l'azienda ed allora inizierà a fiorire una cultura incentrata sulla buona ed efficace comunicazione.

Collaborazione digitale

Una intranet con funzioni di CMS, associate a una comunicazione semplificata, ti fornisce una piattaforma per una collaborazione eccellente. Grazie all’accesso diretto a documenti e informazioni, e alla connessione con i colleghi, i dipendenti possono collaborare digitalmente a qualsiasi attività o progetto. È inoltre possibile per ciascun team creare aree di lavoro intorno ad uno specifico argomento, problema o progetto in cui avere conversazioni o lavorare su incarichi pertinenti all’argomento in questione. Questi luoghi di lavoro sono centralizzati, efficienti, ricercabili e possono essere pubblici o privati.

La collaborazione su una piattaforma digitale consente inoltre ai membri del team che si trovano in diverse località di lavorare e comunicare con facilità. Il management può creare team e unirli semplicemente sulla base di competenze o progetti comuni senza dover considerare fattori esterni. È anche possibile coordinare calendari e task manager per tenere il team sempre coordinato. Allo stesso modo, i dipendenti disporranno di un sistema più produttivo per completare i propri incarichi, grazie alla possibilità di modificare, commentare e creare contenuti aggiuntivi in tempo reale su documenti condivisi su uno spazio di lavoro virtuale.

Soluzione integrata

Se al momento state utilizzando diversi strumenti di collaborazione per le comunicazioni interne, potreste aver riscontrato problemi. In effetti, sebbene ci siano numerose soluzioni disponibili per gli strumenti SaaS (Software as a service), ciò che questi strumenti non fanno è comunicare tra loro. Rimangono entità separate, che possono creare divisioni sul posto di lavoro. Quello che fa una “intranet integrata” è prendere funzioni e caratteristiche di tutti questi strumenti separati e combinarli in un unico sistema completamente integrato, per l’appunto. In questo modo, non esisterà uno strumento di messaggistica separato da uno strumento di gestione separato da uno strumento di archiviazione dati. Tutto ciò di cui avete bisogno è ospitato sotto lo stesso tetto e ogni funzionalità della intranet si integra perfettamente con tutte le altre.

Molti software intranet integrano anche strumenti esterni agli strumenti SaaS e li includono all’interno della vostra soluzione intranet per un processo di adozione più fluido e per fornire strumenti di lavoro ottimali al tuo team.

Quando tutte le soluzioni sono integrate in un unico hub centralizzato, si riduce il tempo che i dipendenti impiegano per passare continuamente da una piattaforma all’altra, con effetti benefici sulla produttività. Happeo esiste per questo.

12 Fondamentali funzionalità di una intranet

Le componenti di una intranet rappresentano il modo in cui il sistema funzionerà all’interno del vostro ambiente di lavoro, ma ci sono specifiche funzionalità che devono essere incluse per ottimizzare tali componenti. Nella prossima sezione passeremo in rassegna dodici diverse funzionalità di un software intranet per dare un esempio di ciò che la vostra intranet dovrebbe includere per poter rappresentare la migliore soluzione possibile.

1. Capacità social

Come accennato, la capacità di trasformare la comunicazione interna è un requisito fondamentale per un software intranet, e uno dei modi in cui ciò si realizza è attraverso forti capacità social. Più opportunità i tuoi colleghi avranno per connettersi tra loro in modo efficiente e produttivo, migliore sarà il vostro posto di lavoro. Esempi di funzionalità di social intranet includono:

• Una home page social che offre una ricerca dei profili dei dipendenti e permette di visualizzare informazioni relative ai social media dell’azienda
• Funzioni social moderne come @tag, commenti, Mi Piace, ecc.
• Integrazione con altri strumenti social media già in uso
• Contenuti multimediali facilmente creabili e condivisibili
• App mobili incluse e capacità di connessione continua
• Forum e conversazioni

2. Ricerca intelligente

Uno dei principali vantaggi di una soluzione intranet consiste nella possibilità di archiviare tutte le informazioni relative all'azienda e ai dipendenti nella stessa piattaforma unificata; ma senza un motore di ricerca potente e intuitivo la ricchezza di tali informazioni potrebbe andare persa. Includere un motore di ricerca ben progettato ti darà quei risultati di produttività che stai cercando in un sistema intranet, riducendo il tempo necessario per trovare le informazioni e aiutando i dipendenti a trovare le persone di cui hanno bisogno per portare a termine il proprio lavoro. Motori di ricerca intranet efficienti dovrebbero:

• Cercare tra le categorie che sono state "taggate" all’interno del contenuto per trovare e fornire risultati
• Cercare all’interno della directory dei dipendenti per trovare persone associate a specifiche parole chiave, categorie o competenze
• Cercare in tutto l'ambito della intranet (documenti, file, presentazioni , profili, ecc.)
• Ordinare i risultati elencando per prime le informazioni più rilevanti

3. Un’interfaccia utente semplice

Quanto è stato detto a proposito dell’assenza di un motore di ricerca intelligente, vale per l’interfaccia utente; un’interfaccia utente confusa renderà difficile per i dipendenti accedere ai contenuti o ai dati memorizzati sulla vostra intranet. L'interfaccia utente include gli aspetti della vostra intranet relativi alla sua funzionalità, come menu a tendina, layout, pulsanti, pagine, ecc. Non investire in un'interfaccia utente semplificata può essere controproducente, perché i dipendenti dedicheranno più tempo a cercare di capire come creare o modificare un documento piuttosto che a completare l'attività stessa. Una interfaccia utente ideale dovrebbe includere:

• Una homepage attraente e rilevante con un feed di notizie personalizzabile
• Collegamenti rapidi a tutte le funzionalità intranet su un menu o barra laterale
• Avvisi e notifiche per conversazioni o attività imminenti
• Una barra di motore di ricerca
• Un elenco degli utenti attualmente online
• Modi semplici per pubblicare, condividere o creare contenuto
• Un design intuitivo, semplice e creativo

4. Piattaforma di creazione e gestione dei contenuti

La ragione alla base di una rete intranet è la centralità dell'utente. Uno dei modi migliori per ottenerla è dare loro lo spazio e la libertà di creare contenuto sulla vostra intranet. In questo modo, i dipendenti possono esprimersi e i contenuti rimangono pertinenti ai temi, le tendenze e i problemi che li riguardano.

Detto ciò, avrai bisogno di educare i dipendenti su come creare contenuti "buoni" e su quale stile utilizzare per tali contenuti. Fornisci loro gli strumenti di cui hanno bisogno, assegna ad alcuni membri del team l’incarico di gestire la qualità dei contenuti e lasciali esprimere. Ecco come dovrebbero essere i contenuti intranet:

• Focalizzati sugli utenti, generati e gestiti dagli stessi
• Brevi, concisi, coinvolgenti e rilevanti
• Interattivi per il lettore (con commenti, Mi Piace, condivisione)
• Conformi all'azienda e facili da creare per mezzo di una piattaforma designata
• Etichettati con parole chiave per facilitarne la ricerca
• Organizzati all'interno della intranet in maniera intuitiva

5. Un’interfaccia personalizzata

I software intranet hanno oggi la capacità di apprendere dai propri utenti e lasciare che questi creino il sito che vogliono vedere e utilizzare. Con così tanti elementi personalizzabili integrati nella piattaforma (come profili unici, tag per progetti e competenze, contenuti specifici) la vostra intranet aziendale dovrebbe essere in grado di mostrare ciò che ogni singolo utente desidera vedere. È importante disporre di un software intranet personalizzabile anche affinché i dipendenti possano creare il digital workplace che funzioni al meglio per loro e le loro esigenze. La vostra intranet dovrebbe:

• Consentire ai dipendenti di personalizzare home page, scorciatoie e il modo in cui il contenuto è organizzato
• Possedere widget che raggruppano specifici contenuti nella homepage di un singolo dipendente prendendoli da diverse rilevanti aree della intranet
• Possedere un widget che consenta ai dipendenti di determinare ciò che vogliono vedere in primo piano e con maggior frequenza
• Consentire l’accesso a contenuti sensibili o mirati solo a utenti specificamente autorizzati

6. Feedback dei dipendenti incorporato

Nell'ambiente di lavoro digitale, il focus è sulla soddisfazione e l'esperienza dei dipendenti. Stiamo assistendo al passaggio dalla valutazione del successo di una intranet mediante ICP (Indicatori Chiave di Performance) complessi a misure di tipo più qualitativo e narrativo. Ciò significa che il vostro software intranet dovrebbe avere opzioni integrate per permettere ai dipendenti di commentare e lasciare feedback, ovunque e ogniqualvolta possibile. La messa a punto di un sistema per gestire questo contenuto continuo, vi darà la possibilità di affrontare e risolvere i problemi dei vostri collaboratori e creare un digital workplace che i dipendenti utilizzeranno volentieri. Ecco in che modo una intranet può integrare funzioni di feedback:

• Includere funzionalità di feedback nelle e-mail o nei messaggi ai vostri dipendenti o creare un link che rimandi a un contenuto specifico sulla intranet così che i dipendenti possano valutare e esprimere la propria opinione
• Creare forum per i dipendenti per permettere loro di esprimere opinioni su argomenti specifici
• Condurre sondaggi regolarmente per valutare la soddisfazione dei dipendenti rispetto all'usabilità dell'intranet
• Mettere in piedi un sistema di gestione o organizzazione per tenere traccia dei feedback e rispondere agli stessi

7. Amministrazione e gestione delle attività

Un buon software intranet consente ai dipendenti di diventare amministratori del sistema a livello base, contribuendo a ridurre il carico di lavoro del reparto IT e allo stesso tempo distribuendo la responsabilità di una intranet sana e di successo in tutto il team. Avere semplici attività amministrative che possono essere facilmente delegate ai dipendenti migliorerà la funzionalità e il mantenimento della intranet nel suo complesso. Oltre alla gestione delle attività amministrative, i dipendenti dovrebbero anche avere uno spazio di gestione delle attività che li aiuti ad organizzare i loro progetti correnti in modo produttivo. Le aree di attività dovrebbero:

• Fornire link agli strumenti necessari ai dipendenti per svolgere il lavoro
• Includere istruzioni di base per procedure aziendali semplici e uniformi
• Includere flussi di lavoro o cronologie degli eventi
• Collegare i dipendenti con altri dipendenti che lavorano sullo stesso progetto
• Consentire ai dipendenti di personalizzare l'organizzazione dei loro compiti

8. Condivisione innovativa di documenti e idee

Mentre la comunicazione dei dipendenti è in gran parte coperta dagli strumenti social della vostra intranet, è importante avere uno spazio designato per consentire ai dipendenti di condividere idee e documenti rilevanti l'uno con l'altro. Questo va al di là della semplice creazione di contenuti andando a costituire un vero e proprio brainstorming virtuale per i tuoi dipendenti, che aiuterà la vostra intranet a funzionare al meglio. Se costruisci un'area in cui i dipendenti possono creare e condividere idee liberamente, questo incoraggerà l'innovazione, il pensiero creativo e la collaborazione in tutto il luogo di lavoro. Esempi di piattaforme di ideazione su una intranet dovrebbero includere:

• Spazi per i dipendenti per creare e condividere idee originali liberamente
• Spazi per avviare conversazioni intorno un argomento specifico o un nuovo prodotto per stimolare il brainstorming
• Strumenti per collegare e condividere documenti relativi all'argomento
• Integrazione con la gestione dei documenti per scopi di condivisione

9. Centro assistenza

Anche con una ricerca intuitiva e un'interfaccia utente ben progettata, ci saranno ancora utenti che avranno bisogno di aiuto per navigare nell’ampio sistema. La creazione di un centro assistenza consentirà a questi dipendenti di risolvere autonomamente i problemi e imparare i processi semplicemente mettendoli in pratica. Questa dovrebbe essere un'area di istruzioni generiche che fornisce agli utenti guide pratiche e allo stesso tempo aiuta a risolvere problematiche specifiche nella intranet. Un centro assistenza intranet esemplare dovrebbe includere:

• FAQ, video istruttivi e recensioni degli utenti per guidare i dipendenti
• Chat attraverso cui gli utenti possono virtualmente comunicare con un membro IT
• “Sezione commenti” in cui gli utenti possono lasciare suggerimenti e feedback
• Pagine organizzate e contenuti ordinati per categorie

10. App mobile per accedere da qualsiasi luogo

Questo è un must per i software intranet al giorno d’oggi. Le intranet sono pensate per portare la vostra azienda nell'era digitale collegando dipendenti in tutto il mondo, ovunque si trovino, qualunque cosa stiano facendo. Includere un'app mobile nella vostra soluzione intranet offre agli utenti funzionalità "on-the-go", in modo che possano rimanere sempre connessi alle attività e alle conversazioni di lavoro. Ciò consente anche di inviare notifiche push per assicurarsi che i dipendenti vedano aggiornamenti o informazioni cruciali. La vostra app mobile dovrebbe fornire:

• Accesso completo al sistema intranet dal dispositivo mobile dei dipendenti
• Interfaccia user-friendly e reattiva
• Notifiche inviate dal management direttamente ai dispositivi mobili dei dipendenti per tenerli aggiornati 24 ore su 24, 7 giorni su 7
• Integrazione con altre app e software mobili

11. Rafforzare la cultura

Questa non è necessariamente una “funzionalità di produzione” per gli utenti, bensì costituisce uno dei ruoli essenziali che le intranet svolgono sul posto di lavoro. Le intranet ti consentono di diffondere la cultura del brand all’interno della vostra azienda e istruire i dipendenti sulla missione, la visione, gli obiettivi e i valori della stessa. Un sistema intranet riunisce i dipendenti e dà loro un obiettivo per cui lavorare quotidianamente. Fornisce un senso di appartenenza a un quadro più ampio e proprio una cultura centrata sull'esperienza dei dipendenti permetterà al vostro ambiente di lavoro di fiorire. Ecco alcuni esempi di utilizzo della intranet aziendale allo scopo di rafforzare la cultura:

• L’utilizzo di elementi visivi nella vostra interfaccia utente che rafforzino ulteriormente la visione aziendale
• La creazione di norme o linee guida per contenuti che rispettino i valori aziendali
• Assicurarsi che il personale dirigente e senior diano il giusto esempio per rafforzare la cultura aziendale
• Lavorare alla connessione e riunificazione dei dipendenti attraverso il riconoscimento degli stessi, l’organizzazione di attività al di fuori dell’ufficio e un focus sulla promozione delle relazioni interne

12. Spazi di lavoro per team o progetti

Gli spazi di lavoro per team vanno di pari passo con la condivisione delle idee e la gestione degli incarichi. È altrettanto importante porre l'accento sulla sviluppo di un collegamento specifico degli spazi collaborativi ai team.

È possibile avere aree di lavoro specifiche per dipartimenti o team, organizzate attorno a un progetto o argomento specifico dove dipendenti che lavorano su progetti separati ma relativi allo stesso tema possano condividere idee. È possibile creare spazi di lavoro per i motivi più disparati: per unire dipendenti che partecipano tutti allo stesso evento, che stanno aiutano nel trasferimento in un nuovo ufficio, ecc… Un buon spazio di lavoro per il team dovrebbe:

• Essere ricercabile, collaborativo e avere la capacità di essere pubblico o privato
• Consentire agli utenti di avere il pieno controllo sui contenuti e sulle conversazioni con condivisione completa dei documenti e capacità di creazione dei contenuti
• Essere completamente auto-gestito dal gruppo specifico
• Dare accesso alle informazioni necessarie tramite link o integrazioni