Intranet trend da tenere d'occhio nel 2023

I software intranet contribuiscono a plasmare quei luoghi di lavoro digitali che la nostra società moderna richiede.

Offrono collaborazione in tempo reale e connessione dei dipendenti da qualsiasi dispositivo, il tutto all'interno dei confini sicuri della propria azienda. Questi vantaggi sono diventati requisiti di base del modo di lavorare all’interno di un’organizzazione e necessari su larga scala, rendendo le intranet uno strumento che è parte integrante della realtà aziendale stessa. Perciò se la vostra azienda opera al di fuori di qualsiasi sorta di piattaforma intranet, sono molte le cose che vi state perdendo.

Se invece vi state già godendo i benefici di una soluzione intranet, non limitatevi a sentirvi soddisfatti dello status quo raggiunto; è importante conoscere ulteriori fattori da tenere d’occhio.

Quali sono le tendenze intranet che stanno attualmente emergendo? Cosa prevedono gli esperti per il futuro della intranet? Quali caratteristiche è necessario ricercare per creare le condizioni necessarie al successo della intranet aziendale?

ECCO 7 INTRANET TREND DA TENERE PRESENTI NEL PROSSIMO FUTURO.

Intranet trend n°1: Maggiore attenzione all'esperienza e al coinvolgimento dei dipendenti

Un design progettato attorno all’utente è uno dei principali fattori a garantire il successo di un software intranet. L'unico modo per rendere la vostra intranet efficace e rilevante è quella di stimolare il coinvolgimento dei dipendenti con il sistema - ogni giorno. Se i dipendenti non se ne servono, il sistema intranet diventa irrilevante sul posto di lavoro, e di conseguenza inutile. Avrai creato un buco nero all'interno della vostra organizzazione, un luogo in cui le informazioni vanno a morire.

La buona notizia è che la chiave del successo della intranet è nelle tue mani. “Coinvolgere i dipendenti” è il gioco al quale dovrai giocare.

Studi recenti sulle tendenze riguardanti i dipendenti dei giorni nostri dimostrano come alla base del loro approccio al lavoro vi sia il bisogno di sentire una finalità condivisa; il che significa che le prestazioni sul posto di lavoro vanno di pari passo con la vastità del contesto di cui il dipendente dispone nel quadro più ampio dell'azienda. Richard Branson una volta ha espresso meglio tale concetto:

"Non sono i clienti a venire prima di qualsiasi altra cosa, sono i dipendenti. Se ti prendi cura dei tuoi dipendenti, saranno loro a prendersi cura dei clienti. "

In altre parole: l’attenzione per la soddisfazione dei dipendenti sul posto di lavoro è una tendenza che sempre di più accomunerà le intranet nei tempi a venire.

Ciò si tradurrà in un crescente bisogno di funzionalità che permettano ai dipendenti la personalizzazione della piattaforma e la creazione di relazioni, necessità resa più facilmente soddisfabile dalle funzioni di social network ormai integrate nella maggior parte dei software intranet. È anche importante riflettere il metodo di lavoro preferito dai dipendenti. In questa era sempre più digitale, la maggior parte dei dipendenti è abituata a imparare, lavorare e completare compiti in modo digitale - perché una azienda non dovrebbe adeguarsi a ciò?

Vedremo strumenti e funzionalità di collaborazione più sofisticati all'interno delle soluzioni intranet. Aspettatevi un positivo effetto sul livello di coinvolgimento dei dipendenti e sulla compatibilità del sistema con lo stile di lavoro della forza lavoro moderna.

Intranet trend n°2: Passaggio dalla creazione di sistemi intranet all'acquisto da un fornitore

I più recenti Nielsen Norman Best Intranet Design Awards del 2018 non supportano totalmente questo intranet trend, ma vero è che i singoli fornitori di soluzioni intranet hanno visto un massiccio spostamento delle preferenze dal vecchio metodo del “fai da te” all’acquisto di software SaaS basati sul cloud. Creare una intranet da zero può risucchiare molto del tempo e denaro a disposizione del vostro business. Un team esperto impiegherà molto tempo per progettare, costruire, installare e infine gestire un sistema intranet personalizzato.

Attualmente stiamo assistendo a un aumento delle società specializzate nella progettazione di software intranet da vendere alle imprese che necessitano di una soluzione. Sono oggi disponibili circa 100 diverse soluzioni basate su cloud; tutte possono essere confrontate, personalizzate e testate dalla vostra azienda per comprendere quale sarebbe la soluzione intranet di successo per il vostro ambiente di lavoro. In generale, ciascun fornitore di software intranet è specializzato in funzioni specifiche: devi solo scegliere quello che è più adatto a voi. Il proliferare di questi fornitori di software renderà obsoleta la necessità di creare una intranet personalizzata ex novo.

Ad esempio, il software intranet Happeo è integrato con G Suite e Slack, mentre Unily è specializzata nell'integrazione con Office 365. Con così tante opzioni disponibili e un mercato sempre più competitivo, le imprese si trovano nella vantaggiosa posizione di poter continuare la loro ricerca fino a trovare una soluzione che soddisfi davvero tutte le loro esigenze.

Acquistare un software rispetto a realizzarlo può ridurre drasticamente i tempi di adozione e implementazione di una intranet. Il prodotto principale è già stato costruito, testato e perfezionato dal fornitore.
Prenditi del tempo per cercare e testare il vostro software intranet prima di acquistarlo, dopodiché sarai praticamente pronto per agire. I venditori forniranno anche opzioni di personalizzazione e si prenderanno cura dell'aggiornamento del software, quindi l’unica cosa di cui dovrete preoccuparvi sarà la vostra strategia di comunicazione interna.

Intranet trend n°3: Un numero maggiore di integrazioni

Le intranet sono fondamentali per risolvere una serie di problemi, ma non dimentichiamo che ci sono molti altri strumenti di collaborazione esterni necessari per portare a termine il lavoro. Molte imprese si affidano già in larga misura a strumenti esterni. E un software intranet di successo, anziché tentare di ricreare una versione migliorata di strumenti che funzionano già bene, dovrebbe essere in grado di integrarli.

I fornitori di intranet sanno bene che è nel proprio interesse integrare questi strumenti all’interno delle loro soluzioni intranet, per questo sempre più provider inizieranno ad aggiungere funzionalità di integrazione. L'integrazione consente alle aziende di ottimizzare le informazioni e riunire tutti i pezzi del digital workplace in un unico spazio. Ad esempio, l'integrazione di Happeo con G Suite fa sì che tutti i documenti, calendari e gruppi dell'azienda siano integrati perfettamente all’interno del nuovo software intranet. Happeo si integra anche con Slack, che è il maggiore strumento SaaS di messaggistica esistente al giorno d’oggi. Esistono ovviamente altre piattaforme intranet che fanno lo stesso, ma per un ambiente di Office 365. Il nostro consiglio? Parti dagli strumenti che già possedete e utilizzate, e inizia a costruire da lì.

Sistemi integrati semplificano il processo di adozione della intranet perché non richiedono un grande processo di ristrutturazione o lo spostamento di dati da un sistema all’altro. L'integrazione di massa elimina la seccatura di dover costantemente passare da un software all’altro e effettuare diversi login. La vostra intranet aziendale ospiterà tutti gli strumenti di cui i dipendenti hanno bisogno in un’unica piattaforma; non per questo dovrà essere vista come un sostitutivo di questi strumenti collaborativi. Piuttosto sarà un centro che li supporta e li integra all’interno di un ambiente di lavoro connesso.

Intranet trend n°4: Focus sulla rilevanza del contenuto

I vecchi modi di trasmettere contenuti su server intranet non funzionano più; ci stiamo spostando verso contenuti mirati. I growth marketer utilizzano strumenti di analisi per comunicare in modo ottimale con diverse audience in ogni momento; servendosi dei giusti strumenti, il Dipartimento di Comunicazione Interna può fare esattamente lo stesso. I dipendenti non sono interessati ai messaggi che gli uffici aziendali cercano di fargli arrivare, piuttosto si aspettano contenuti personalizzati e pertinenti che si riferiscano direttamente agli incarichi di cui si stanno occupando. Per questo assisteremo all’aumento della narrativa all’interno del luogo di lavoro, in particolare da parte dei team di leadership, intenzionati a creare contenuti che i dipendenti trovino accattivanti e significativi.

Se stai cercando di alzare il livello quando si tratta di contenuti intranet, considera di investire nella formazione del tuo personale in materia di Storytelling sul posto di lavoro. Ciò contribuirà a creare contenuti coerenti, pertinenti e con cui identificarsi, che saranno uniformi in tutta l'azienda. Fornirà il tono di voce della vostra intranet e aiuterà a guidare il processo di adozione della sistema intranet, dando ai dipendenti maggiore contesto intorno al ruolo che hanno all’interno del più ampio sistema.

I digital workplace ruotano attorno al contenuto generato dall'utente. I giorni in cui la comunicazione avveniva solo dall'alto verso il basso sono finiti; stiamo creando invece una cultura in cui tutti hanno una voce. Per far sì che i contenuti rimangano pertinenti è tuttavia necessario assicurarsi che il proprio sistema sia pronto per ospitare tali informazioni - sia quindi una piattaforma facile da usare per tutti gli utenti - e che ci sia qualcuno incaricato di gestirlo.

Un altro modo per rendere i contenuti rilevanti per i dipendenti è concentrarsi sui loro interessi e competenze. La chiave di questo è conoscere il tuo personale e avere una precisa idea di ciò che sarà interessante per loro. Si tratta di un investimento il cui rendimento è misurabile in termini di soddisfazione e coinvolgimento dei dipendenti; entrambi i fattori sono fondamentali per il successo della intranet.

Intranet trend n°5: Software adatto a dispositivi mobili

Abbiamo già assistito al passaggio dai computer desktop ai computer portatili. Il prossimo passo sarà passare completamente al portatile, come tablet e telefoni. Nei Nielsen Norman Awards di quest'anno tutte le intranet vincitrici disponevano di una funzione di compatibilità con un dispositivo mobile. Quello che stiamo vedendo attualmente sono sistemi intranet già stabiliti che tentano di creare un'app mobile dal design adattivo. Con sempre più impiegati che lavorano da dispositivi mobili, la vostra intranet aziendale deve essere in grado di soddisfare tale esigenza.

Oggigiorno, le soluzioni intranet devono necessariamente essere abbinate ad un'app mobile progettata con cura e ottimizzata. Se vi è possibile iniziare con qualcosa che consenta ai dipendenti di accedere e creare contenuti pertinenti, completare i propri incarichi da dispositivi mobili, integrare altre applicazioni mobili e ricevere notifiche importanti, allora la vostra azienda sarà avviata ad un'adozione intranet di successo.

Le funzionalità mobili aiutano inoltre a connettere la tua forza lavoro in qualsiasi momento e in qualsiasi luogo. Poiché l’ufficio diventa sempre meno uno spazio fisico e sempre più uno digitale, è importante tenere a mente diversi fusi orari e orari di lavoro. Aiutano anche i membri del personale che sono pendolari a tenere il passo con gli eventi aziendali mentre sono in movimento.Investi in interfacce ottimizzate per dispositivi mobili quando stai scegliendo o progettando la tua soluzione intranet. Concentrati sulla ricerca di un design compatibile con touchscreen, innovazione intelligente e un software reattivo per dispositivi mobili. Un altro intranet trend che stiamo riscontrando per i dispositivi mobili è un feed personalizzato per ogni dipendente. Questo permette agli utenti di vedere gli aggiornamenti che sono più importanti per loro proprio all’apertura dell'app; e notizie aggiornate costantemente sono un fattore fondamentale per coinvolgerli.

Intranet trend n°6: Funzionalità social personalizzate

L’intranet trend che ha letteralmente determinato il passaggio di questo software alla sua versione 2.0 continua a dominare la lista dei requisiti da tenere d’occhio per i professionisti della comunicazione interna. Stiamo ovviamente parlando degli elementi social diffusi da piattaforme come Facebook, Instagram, LinkedIn e altro ancora.

Blog, forum e chat consentono maggiore interattività, ma non sono funzionalità nuove per i software intranet. La novità sta nella comparsa di profili personali degli impiegati sulla intranet; un po’ come se il profilo social media esterno fosse stato trasferito nella intranet interna. Le persone sono orgogliose del proprio “marchio” e della propria storia personale; integrare questa realtà nel vostro posto di lavoro farà sì che i dipendenti restino connessi e coinvolti.

Le nuove funzionalità social che stiamo osservando sono aggiornamenti approfonditi riguardo i dipendenti (dove sono, su cosa stanno lavorando, quali sono i loro successi o le sfide che stanno affrontando) e informazioni dettagliate su post personali (pensa, ad esempio, alla popolare funzione "il tuo post ha raggiunto x persone" di LinkedIn) per ottenere statistiche in tempo reale sulla partecipazione e l'interazione dei dipendenti.

Le funzionalità social delle intranet non solo coinvolgono i dipendenti, ma semplificano anche la collaborazione. Ci sono molti strumenti là fuori specificamente pensati per migliorare la collaborazione, ma fidati se ti diciamo che investire nelle funzionalità social della vostra intranet aumenterà notevolmente la collaborazione in tempo reale tra reparti, spazi fisici e fusi orari.

Un altro vantaggio del rendere la vostra soluzione più social è un processo di adozione intranet facile e veloce. L'integrazione di funzionalità familiari ai dipendenti aumenterà il loro utilizzo della piattaforma, trascinando il processo di adozione della rete intranet. Gli strumenti social sono uno dei modi migliori per stimolare l’interazione dei dipendenti con la intranet, cosa che di conseguenza favorirà un'adozione di successo del sistema.

L'integrazione di strumenti social nella vostra intranet offre ai dipendenti un senso di appartenenza e una voce all'interno del più ampio contesto aziendale. Dà loro spazio per connettersi, comunicare, collaborare e contribuire al funzionamento quotidiano dello spazio di lavoro. Assicurati che le vostre funzioni social contribuiscano ad alimentare questa realtà e aiutino a creare una piattaforma significativamente coinvolgente per i tuoi dipendenti.

Intranet trend n°7: Focus su design e grafica

Un'interfaccia utente (UI) accattivante, snella e ben progettata aumenterà il tasso di adozione della intranet e il coinvolgimento dei dipendenti. Potresti anche ospitare i migliori contenuti possibile e offrire strumenti social all'avanguardia, ma se la tua interfaccia utente è confusa, nulla di ciò avrà importanza. Gli utenti saranno confusi e frustrati, rendendo la vostra intranet un deserto vuoto.

Vedremo l'interfaccia utente della intranet allontanarsi sempre di più da design privi di qualsiasi originalità a beneficio di approcci personalizzati. Questi nuovi design verranno creati pensando all'utente e includeranno nuove funzionalità interessanti che coinvolgeranno i dipendenti.

Seguendo queste linee, inizieremo a vedere le intranet tendere maggiormente verso immagini e diagrammi rispetto che testi ed elenchi. Abbiamo già assistito a un cambiamento del genere con i social media, basta guardare all'ascesa di Instagram. I giorni in cui ai dipendenti era imposto di scorrere all’infinito un testo sono finiti. Dato che soluzioni intranet incentrate sull'utente stanno diventano la norma, ci si aspetta che i team di leadership forniscano informazioni e creino contenuti che coinvolgano i dipendenti. Messaggi di facile comprensione sono la chiave. Un design progettato intorno all’utente guiderà il processo di adozione della intranet e spingerà i dipendenti a servirsi del vostro software intranet, per trovare risposte a domande scottanti, o un aiuto per completare i propri incarichi...

Porta la vostra cultura lavorativa al livello successivo scoprendo come i tuoi dipendenti interagiscono con l'interfaccia utente per poi sperimentare design accattivanti che li attirino. Prenderti del tempo per osservare da vicino i dipendenti ti permetterà di raccogliere i dati necessari per scegliere una soluzione intranet di successo che abbia senso per la vostra azienda.

Il punto della questione: rimani aggiornato su ciò che funziona per la vostra intranet

Scorrere questo elenco di intranet trend potrebbe essere intimidatorio se considerato in relazione alla propria soluzione intranet, ma proprio per questo è importante immaginare tutto nel contesto di ciò che funzionerebbe per la vostra azienda. Guarda questo elenco prendendo come riferimenti la tua forza lavoro e il modo in cui operate. Se esistono già funzioni social all'interno della vostra intranet che piacciono ai tuoi dipendenti, non preoccuparti di provare a potenziarle ulteriormente. Piuttosto, concentrati su quegli elementi che pensi possano presto diventare obsoleti e lavora al loro miglioramento.