20 Google Workspace (G Suite) tips die je tijd besparen op het werk

Leer hoe u Google Workspace-apps het beste kunt gebruiken voor een betere productiviteit.

Wat is Google G Suite?

G Suite (nu Google Workspace) is een verzameling zakelijke, productiviteits- en samenwerkingstools in de cloud, ontwikkeld door Google. G Suite was voorheen bekend als Google Apps, totdat het in 2016 een nieuwe naam kreeg. G Suite is vooral populair bij bedrijven die op zoek zijn naar e-mailhosting. Maar G Suite biedt nog veel meer apps en bij dagelijks gebruik kunnen de G Suite apps je organisatie helpen om de productiviteit en samenwerking te verbeteren. Naast het G Suite platform is er G Suite Marketplace. Met Marketplace kun je cloudapplicaties van derden installeren om te gebruiken als onderdeel van je verzameling G Suite tools. 

Wat is inbegrepen in Google Suite?

Er zijn verschillende apps opgenomen in G Suite, van apps zoals Google Slides waarmee u presentaties kunt maken tot Google Agenda waarmee u een vergadering met uw collega's kunt plannen. Hier een overzicht van de belangrijkste G Suite-apps:

Google Suite apps om contact te maken met je collega's: Gmail, Google Agenda, Currents, Google Chat, Google Meet

Google Suite apps om je bestanden op te slaan en te openen: Google Drive, Google Cloud zoeken

Google Suite apps om projecten te maken: Google Docs, Google Sheets, Google Forms, Google Slides, Google Sites, Jamboard

Google Suite-apps om gebruikers te controleren en beheren: Admin, Vault, Endpoint, Work Insights

Er zijn 3 versies beschikbaar van G Suite. Afhankelijk van de grootte van je organisatie, het aantal gebruikers en de extra functies kun je kiezen tussen: Basic, Business en Enterprise, met Business als de meest populaire editie. Met elke editie kun je G Suite gebruiken als de kernoplossing van je organisatie voor e-mail, agendering en kantoorsamenwerking. De grootste verschillen tussen deze 3 edities zijn: opslag-, zoek- en compliancemogelijkheden.

Waarom hebben bedrijven G Suite nodig?

G Suite biedt een aantal van de beste apps voor samenwerking, communicatie, productiviteit en beveiliging. Het gebruik van G Suite voor bedrijven heeft verschillende voordelen en er zijn veel coole dingen te doen met Google-apps die we nu aan u willen voorstellen.

1. Krijg een professionele Gmail voor uw bedrijf
   Onder alle tools die G Suite biedt, is de populairste waarschijnlijk Gmail. Geef uw e-mails een professionelere uitstraling en verander van @gmail.com naar uw eigen domein zoals @example.com. Een professioneel ogend e-mailadres helpt u om klanten en partners te bereiken en om meer e-mailreacties te krijgen.
   
   
2. Krijg onbeperkte opslagruimte met G Suite tools
   Vergeleken met de gratis versie van G Suite heeft de zakelijke versie onbeperkte opslagruimte waarmee u zoveel bestanden, foto's en e-mails kunt opslaan als u wilt. 
   
   
3. Verbeter de samenwerking & productiviteit van uw team
   Er zijn een paar G Suite tools waarmee uw team verbetert de samenwerking en werkt tegelijkertijd aan hetzelfde bestand en verbetert de productiviteit. Alle documenten worden opgeslagen in de cloud en bewerkingen worden in realtime weergegeven. Volgens een onderzoek van Forrester Research was realtime bewerken van en samenwerken aan documenten, spreadsheets en diavoorstellingen het top efficiencyvoordeel voor organisaties die werken met G Suite (52% van alle voordelen).
   
   

4. Geavanceerde gegevensbeveiliging voor uw organisatie
   G Suite en de G Suite tools maken gebruik van dezelfde beveiligingsinfrastructuur als Google. Al uw gegevens worden beschermd en uw bestanden worden beveiligd in datacenters en geback-upt in de cloud. Hierdoor heb je altijd en overal toegang tot je gegevens. U hoeft zich ook geen zorgen te maken over het opslaan van bestanden op uw computer of over het kwijtraken ervan.
   
   
5. Bespaar kosten
   G Suite is zonder twijfel een van de beste en goedkoopste platforms voor organisaties om op te communiceren en samen te werken. Een groot voordeel is dat wat u betaalt afhangt van de editie die u kiest en hoeveel gebruikers u heeft met prijzen vanaf slechts 6 $ per gebruiker/maand. Koop nu G Suite en bespaar geld!
   
   

Hoe haal ik het beste uit G Suite?

Wanneer we G Suite (Google Workspace voor bedrijven) gebruiken, kan een eenvoudige snelkoppeling veel tijd besparen en je productiviteit verhogen. Daarom hebben we een aantal van onze favoriete tips verzameld voor het gebruik van G Suite en de bijbehorende apps zoals Gmail, Google Agenda, Google Drive en de rest van de productiviteitsapps van G Suite en niet te vergeten een Google intranet-software. Maar voordat we je onze Google apps trucs en tips geven, laten we het hebben over wat Google G Suite is, wat er in Google Suite zit en waarom je G Suite nodig hebt voor je bedrijf.

Hoe gebruik je G Suite?

Het lijdt geen twijfel dat G Suite een waardevol hulpmiddel is voor organisaties. Het ondersteunt bedrijven om beter georganiseerd en productiever te zijn en is heel eenvoudig op te zetten en te gebruiken. Navigeren door de basisfunctionaliteiten van G Suite en ze aanpassen aan je individuele workflow gaat zonder problemen. Volgens een onderzoek van Forrester Research is de adoptiegraad voor G Suite 85% in jaar 1, en stijgt zelfs naar 100% in jaar 2. Maar weet je zeker dat je echt weet hoe je het beste uit G Suite en zijn apps kunt halen? Er zijn een aantal functies die slechts weinig bekend zijn, maar die je werkleven gemakkelijker en productiever zullen maken.

Je hebt G Suite gekozen voor je bedrijf en nu is het jouw taak om het in gebruik te nemen en het op de beste manier te gebruiken om je bedrijf te laten groeien. Hieronder geven we twintig tips voor het gebruik van G Suite. Leer hoe je G Suite kunt gebruiken om je taken te organiseren en samen te werken met je team.

20 G Suite tips om je productiviteit op het werk te verhogen

1. Verstuur e-mails met bijlagen van maximaal 10 GB

Je hebt waarschijnlijk al gezien in Gmail dat je alleen bestanden kunt delen met een maximum van 25 MB. Dat is wat je tot nu toe dacht. We hebben een manier om dit te omzeilen: upload je bestanden naar Google Drive en voeg het bestand in je e-mail in door te klikken op de knop Bestanden invoegen met behulp van drive, die onderaan je e-mail staat. Hiermee kun je berichten versturen met maximaal 10 GB aan bijlagen.

2. Gebruik de vertrouwelijke modus in Gmail & bescherm uw gegevens

Je hebt je waarschijnlijk al afgevraagd hoe je gevoelige informatie veilig kunt verzenden via Gmail. Om dat te doen: Voordat je je e-mail met Gmail verstuurt, klik je op de knop onderaan je e-mail Zet de vertrouwelijke modus aan/uit. Dit beschermt je e-mail en gegevens door ontvangers te beperken in het doorsturen, kopiëren, downloaden of afdrukken van je bericht en de bijgevoegde bestanden. Je kunt zelfs een vervaldatum instellen en de vereiste voor een SMS-verificatiecode die een ontvanger nodig heeft om toegang te krijgen tot je e-mail. 

3. Gebruik het onderzoeksvenster om tabbladen te minimaliseren

Wanneer je in Google Documenten werkt en je doet onderzoek, kan je het probleem tegenkomen dat je veel vensters open hebt en veel schakelt tussen Google Zoeken. Voel je je overweldigd door al deze vensters en het schakelen? Wij hebben de oplossing. Ga naar Google Docs en open de functie Verkennen  in de tab Extra  in het bovenste menu. Nu wordt er aan de rechterkant een deelvenster geopend en heb je rechtstreeks vanuit Google Documenten toegang tot Google Zoeken, wat het zoeken een stuk gemakkelijker maakt. En het wordt nog gemakkelijker: voeg een link toe of voeg een afbeelding in direct vanuit het deelvenster door slepen en neerzetten. 

4. Google-add-ons gebruiken voor betere productiviteit

Aandacht, hier komt een van onze belangrijkste G Suite productiviteitstips. We hebben het al veel gehad over Google Apps. Naast Googles eigen apps zijn er verschillende apps van derden beschikbaar waarmee je de functionaliteit van Google Apps nog verder kunt verbeteren door ze simpelweg te downloaden van Google Marketplace. Ga bijvoorbeeld naar Google Sheets en klik op "Add-ons" in de bovenste navigatie. Klik vervolgens op "Add-ons ophalen" en kies uw favoriete Add-ons zoals die voor Google Analytics. Je kunt hetzelfde doen voor alle andere apps, bijvoorbeeld voor Gmail zijn er apps voor digitale handtekeningen of mail-merge apps beschikbaar.

5. Verberg uw weergaveactiviteit in Google Docs

Een populaire functie van Google Documenten is dat er een activiteitendashboard beschikbaar is waarmee gebruikers kijkers kunnen volgen op documenten die vanuit uw organisatie worden gedeeld. Het mooie is dat u ook uw kijkgeschiedenis kunt verbergen. Hoe? Heel eenvoudig! Ga naar het activiteitendashboard in het document dat met jou is gedeeld. Ga vervolgens naar je privacy-instellingen en schakel je kijkgeschiedenis uit. Je kunt dit doen voor het huidige document waar je aan werkt, of voor alle Docs, Sheets en Slides.

6. Personaliseer uw Google Chrome zoekscherm en snelkoppelingen van uw favoriete sites

Wist u dat u uw zoekscherm in Google Chrome kunt personaliseren door een achtergrond te kiezen en snelkoppelingen toe te voegen? Wij vertellen je hoe je dat met slechts een paar klikken kunt doen. Open een nieuw tabblad en klik op "Deze pagina aanpassen", te vinden achter het potloodpictogram in de rechterbenedenhoek. Nu heb je de keuze om je eigen achtergrondafbeelding te uploaden of een afbeelding uit Chrome te kiezen. Als je een snelkoppeling wilt toevoegen, hoef je alleen maar op Snelkoppeling toevoegen te klikken en de naam en URL van de site toe te voegen.

7. Verwerf een G Suite intranet om de samenwerking & productiviteit te verhogen

Hier komt nog een favoriete tip voor betere productiviteit en samenwerking met G Suite die je zal helpen om tijd te besparen op het werk. Als je G Suite al gebruikt, waarom dan geen G Suite intranet (ook wel: Google intranet)? Google-intranetten zoals Happeo integreren naadloos met G Suite en G Suite-apps. Het gebruik van een Google-intranet zal niet alleen de waarde en de adoptie van G Suite verhogen, maar ook de productiviteit van uw organisatie en betrokkenheid van uw werknemers. Meer informatie over een aanbevolen G Suite-intranet: lees onze blogpost: Hoe werknemers betrekken, bekijk een korte video of praat met een G Suite intranet expert.

8. Schakel je nog steeds naar je kalendertabblad?

Als je een uitnodiging krijgt in Gmail, open je het zijpaneel en klik je op het kalenderpictogram om te zien of je die dag conflicterende afspraken hebt. Je kunt het zijpaneel ook gebruiken om nieuwe Google Agenda-evenementen te regelen.

9. Toevoegen aan je presentatie, waar je ook bent

Mobiele werknemers en forenzen deze G Suite tool tip is voor jullie! Nu we het toch over het zijpaneel hebben, wist je dat je ook vanuit Google Keep (de mobiele notitie-app van Google) naar een dia, document of sheet kunt slepen? Open gewoon het zijpaneel en klik op het Google Keep-pictogram. Nu vergeet je dat geweldige idee dat je tijdens het pendelen had niet meer.

10. Gebruik Single Sign-on (SSO) om met één klik toegang te krijgen tot uw G Suite-apps

Met SSO hoef je je maar één keer aan te melden om toegang te krijgen tot al je G Suite-apps en apps van derden. Dit is vooral handig als je een G Suite intranet gebruikt dat ook SSO ondersteunt.

11. "Ok Google, doe mijn werk"

Google Sheets is een van de weinige Google Suite-toepassingen die Microsoft-programma's zoals Microsoft Excel vervangt. Voor eenvoudige vragen in Google Sheets kun je in plaats van een formule te gebruiken zoeken - in echte menselijke woorden. Klik op 'Verkennen' in de onderste navigatiebalk en typ je vraag in om direct een antwoord te krijgen.

12. Start een vraag-en-antwoordsessie met Google slides

Google slides is een andere ster onder de Google G Suite tools en hier is onze favoriete tip. Stimuleer een cognitieve sprint met een vraag- en antwoordsessie. Start gewoon een presentatie en klik vervolgens op 'Start een vraag & antwoord'. Google toont dan een URL boven aan je presentatie waar mensen naartoe kunnen gaan en vragen kunnen stellen.

13. Krijg een voorsprong met je vertalingen

Internationale teams zullen dol zijn op deze tip! Je kunt profiteren van het gemak van Google Translate in Google Docs. Ga naar 'Extra' > 'Vertaal document' en selecteer de nieuwe naam voor het document.

14. Kan ik de afbeeldingen niet redden uit een Google Doc?

Een Google Doc verzenden met ingesloten afbeeldingen is een snelle manier om het ontwerpteam minder gunstig over je te laten denken. Om dit op te lossen, ga je gewoon naar 'Bestand' > 'Downloaden als' > en dan 'Webpagina (.html gezipt)'. Je downloadt dan een map met alle afbeeldingen in hun volledige kwaliteit. Crisis afgewend met deze G Suite truc.

15. Was de versie van 10.35 uur beter dan die van 11.47 uur?

Als je een document deelt met veel andere mensen, kan het lastig zijn om bij te houden wie wat heeft gewijzigd en waarom. Dit is waar named revisions om de hoek komen kijken. Klik in de versiegeschiedenis aan de rechterkant op de menuknop (drie puntjes) en dan op "Geef deze revisie een naam".

16. Ben je iemand die van voice-memo houdt?

Kende je deze G Suite tip al? Je kunt spraakdictee direct gebruiken in Google Documenten. Ga naar 'Extra' en selecteer dan 'Spraak typen'. Laat je browser je microfoon gebruiken en dan kun je gewoon op de opnameknop drukken. Er zijn ook spraaksnelkoppelingen die je kunt gebruiken om interpunctie aan je document toe te voegen en te verwijderen als je helemaal handsfree wilt gaan.

17. Rage-opmerkingen kunnen nu worden hersteld

We weten al dat Google een geweldige samenwerkingstool is en hier komt waarom: Je kunt alle opmerkingen van een document zien, zelfs de opmerkingen die zijn opgelost. Klik gewoon op het opmerkingenpictogram naast 'Delen' in de bovenste menubalk en je krijgt een volledige geschiedenis te zien. Het verandert echter niets aan die vervelende opmerking van je baas.

18. Vermindert tabblad stad jou?

Als Chrome hapert, wilt u het misschien opnieuw opstarten, maar hoe zit het met uw tabbladen? Om te voorkomen dat u alles kwijtraakt waar u het afgelopen uur naar hebt zitten staren, gaat u naar de adresbalk en typt u: chrome://restart en klikt u op enter. Hierdoor wordt je browser opnieuw gestart, zonder dat je perfect opgebouwde tabbladenlijst verloren gaat.

19. Start een nieuw document vanuit de adresbalk

Deze tip bespaart veel klikken, vooral als je de bladwijzerbalk gebruikt. Om een nieuw document, dia of blad te starten: typ doc.new, slides.new of sheets.new in de adresbalk van uw Chrome. Nu heb je een eenvoudigere manier om aan de slag te gaan wanneer de productiviteit toeslaat (en een manier om indruk te maken op je collega's.)

20. Gebruik Happeo Search voor betere resultaten
    
    Onze laatste G Suite tip gaat over het gebruik van de zoekfunctie van een Google intranet zoals Happeo. Zoeken naar iets op je werk kan tot 20% van je tijd in beslag nemen. Gebruik Happeo Search om nauwkeurigere resultaten te krijgen in al je G Suite apps en sneller te vinden wat je nodig hebt.
    
    

Als u meer wilt weten over hoe u als organisatie uw G Suite efficiënter kunt gebruiken en beter kunt samenwerken, dan bent u hier aan het juiste adres! Vraag een gepersonaliseerde demo aan met een van onze experts en bekijk het aanbevolen Google intranet Happeo in actie.