13 stappen naar een succesvolle kennismanagementstrategie

Volgens het rapport Panopto Workplace Knowledge and Productivity verliest het gemiddelde grote Amerikaanse bedrijf elk jaar $47 miljoen (ongeveer €45 miljoen) aan productiviteit door slechte kennisdeling.

Met andere woorden, uw werknemers verspillen mogelijk meer dan 5 uur per week aan het wachten op informatie die van vitaal belang is voor hun werk.

Dankbaar kan dit alarmerende probleem worden opgelost door het creëren van een kennismanagementstrategie die de schat aan kennis van uw werknemers deelt. Het bevordert ook betere besluitvorming en verhoogt de productiviteit.

In deze gids leggen we uit wat een kennismanagementstrategie is, waarom het nuttig is en hoe u een effectieve strategie voor uw bedrijf kunt ontwikkelen.

Wat is kennismanagement

Het kennismanagement bestaat uit het identificeren en globaliseren van statische en dynamische kennis om de toegang ertoe te vergemakkelijken. Dit proces is gebaseerd op een reeks hulpmiddelen, methoden en organisatiewijzen. Als deze op de juiste manier worden benut, kan zogenaamde "expliciete" kennis worden verbeterd, geformaliseerd en dus computeriseerbaar worden gemaakt.

Het doel van corporate kennismanagement is om het behoud en, meer specifiek, het delen van kennis binnen de organisatie te vergemakkelijken. Met kennis bedoelen we een hoeveelheid gestructureerde informatie, gericht op een bepaald onderwerp en gevalideerd door regels of ervaring.

Wat is een kennismanagementstrategie?

Een kennismanagementstrategie (KM) is een uitgebreid plan waarin wordt beschreven hoe uw organisatie informatie, gegevens en kennis gaat beheren om de productiviteit en efficiëntie te verbeteren. Als je dit goed doet, zorgt het ervoor dat alle teams in je bedrijf naadloos toegang hebben tot informatie.

Een succesvolle kennismanagementstrategie is ook nauw afgestemd op de doelstellingen van de afdeling en het bedrijf als geheel. Hierdoor kan het kennismanagementteam van de onderneming gefocust blijven op uw prioriteiten en bedrijfsbehoeften.

Waarom een kennismanagementstrategie implementeren

Het implementeren van een bedrijfsstrategie voor kennismanagement stelt teams in staat te profiteren van gedeelde kennis en weloverwogen beslissingen te nemen. Het heeft een positieve invloed op innovatie, omzet en retentie.

Het stelt u ook in staat om:

• Beste praktijken te delen op het gebied van kennismanagement binnen uw onderneming. U kunt ook uw huidige kennismanagementstatus, uw doelstellingen en uw plannen om deze te bereiken bekendmaken.
• Verhoog intern bewustzijn en begrip van kennismanagement.
• Verwerf de middelen die nodig zijn om uw kennismanagementstrategie te implementeren.
• Verhoog de productiviteit, omdat medewerkers minder tijd besteden aan het zoeken naar informatie en meer tijd aan het toepassen ervan.
• Verminder dubbel werk en elimineer fouten.
• Versterk de autonomie en het vertrouwen van werknemers.
• Snel beter geïnformeerde beslissingen nemen.
• Versnel en verbeter de inwerkervaring van werknemers.
• Betere cross-functionele samenwerking bij nieuwe initiatieven en het delen van informatie.
• Een overtuigende business case presenteren voor nieuwe projecten waar uw bedrijf van kan profiteren.
• Verbeter de klantenservice, omdat eerstelijns medewerkers snel toegang hebben tot de kennis die ze nodig hebben.
• Monitor uw algehele voortgang in kennismanagement kennismanagement.

Wat zijn de vijf elementen van kennismanagement?

Een bedrijfsstrategie voor kennismanagement heeft vijf hoofdcomponenten: mensen, processen, inhoud, cultuur en technologie. Laten we ze achtereenvolgens bekijken:

1. De mens

Het belangrijkste onderdeel van uw kennismanagementstrategie is niet de technologie, maar de mensen. Als je in dit stadium faalt, zal niemand geïnteresseerd zijn.

Het is van vitaal belang om de samenstelling van uw personeel te begrijpen, hun communicatiepatronen en voorkeuren, en de informatie die ze nodig hebben.

Hier zijn enkele belangrijke vragen die u zichzelf moet stellen voor een kennismanagementstrategie die voldoet aan de behoeften en voorkeuren van uw medewerkers:

• Wie zijn uw gebruikers? Wat zijn hun demografische gegevens, rollen, operationele afdelingen en structuur?
• Welke informatie hebben ze dagelijks nodig?
• Hoe communiceren en communiceren ze op dit moment? Wat willen ze anders gaan doen?
• Zijn er gevestigde opinieleiders in uw organisatie? Zo niet, wat houdt hen tegen?
• Delen ze graag expertise? Zo nee, waarom?
• Zijn er informatieve of functionele silo's in uw bedrijf? Zo ja, wat is de hoofdoorzaak?

2. Processen

Informatie stuurt organisatieprocessen aan. Elke stap heeft een input en een output, zoals een e-mail of een document. Je moet je processen analyseren tijdens de ontwikkeling van je kennismanagementstrategie. Sommige van deze processen zijn misschien niet gedocumenteerd, dus is het belangrijk om de diepte in te gaan.

Bedenk het volgende:

• Wat zijn de belangrijkste bedrijfsprocessen in uw bedrijf en in elke operationele afdeling?
• Hoe worden de processen geïmplementeerd, toegepast en bewaakt? Wat zijn de hiaten en hoe kunnen ze worden verbeterd?
• Worden de bestaande processen door uw personeel als effectief of als lastig ervaren?
• Hoe worden de processen daadwerkelijk gevolgd?
• Zijn er duidelijk gedefinieerde rollen en personeel voor elke fase van het proces?

3 - De inhoud

Naast het begrijpen van je organisatorische processen is het essentieel om de inhoud te analyseren. Dit helpt om hiaten, verouderde inhoud, potentiële beveiligingsrisico's en ontbrekende of gebrekkige processen te identificeren.

Bedenk bij het analyseren van uw content het volgende:

• Waar is de content opgeslagen? Hoe is het georganiseerd en toegankelijk gemaakt? Zijn er toegangscontroles aanwezig? Moeten er problemen met de beveiliging of vertrouwelijkheid worden opgelost?
• Is uw inhoud "actueel"? Zo niet, wat zijn de obstakels om deze bij te werken?
• Heeft uw personeel vertrouwen in de inhoud die ze vinden op interne systemen?
• Werken individuen en teams samen om nieuwe inhoud bij te dragen? Is er een goedkeurings- en beoordelingsproces?
• Wat zijn uw huidige procedures voor kennisbehoud? (Bijvoorbeeld wanneer medewerkers vertrekken of van functie veranderen)
• Moeten jullie samenwerken of inhoud delen met externe belanghebbenden?
• Maken jullie gebruik van tags en opmaak om inhoud te verbeteren?

4. Cultuur

De bedrijfscultuur vormt de houding en het gedrag van werknemers als het gaat om het verzamelen, beheren en delen van informatie.

Bij het ontwikkelen van je kennismanagementstrategie moet je jezelf de volgende vragen stellen:

• Moedigt uw bedrijfscultuur het delen van kennis aan? Biedt u stimulansen om bijdragen aan thought leadership aan te moedigen?
• Zijn medewerkers eerder geneigd om hun intellectuele eigendom te delen of voor zichzelf te houden?
• Moedigt de bedrijfscultuur het delen van kennis tussen afdelingen aan?
• Voelt uw personeel zich onder druk gezet om een hoge gebruiksfrequentie te handhaven? Belemmert of vergemakkelijkt het delen van kennis dit proces?

5. Technologie

Nu je een goed beeld hebt van de mensen, processen, inhoud en cultuur van je organisatie, kun je de huidige technologie-infrastructuur onderzoeken. Het is daarom essentieel om een goed begrip te hebben van alle bestaande systemen, hun functionaliteit en beperkingen, evenals hun levenscyclusstatus.

Hier zijn de vragen om te overwegen voor kennismanagementsoftware:

• Is er een bestaand IT-architectuurplan?
• Hoe goed zijn de systemen geïntegreerd? Bijvoorbeeld gebruikersaccountbeheer, marketing- en financiële toepassingen, content- en documentbeheer, het intranet, en zoeken.
• Wat is de favoriete technologische tool van het bedrijf ? Gebruikt het bijvoorbeeld Google Workspace, Microsoft 365 of Open Source?
• Wat zijn de capaciteiten van de organisatie op het gebied van onderhoud en technologische ontwikkeling? Is er speciaal IT-ondersteunend personeel? Zo ja, welke vaardigheden hebben zij?
• Op welk punt in hun levenscyclus zijn de huidige systemen gericht op kennismanagement? Zullen er systemen uit gebruik worden genomen? Zijn er al nieuwe systemen aangeschaft?
• Zijn er kostenfactoren? Zijn er licentiebeperkingen, op de kennismanagementsoftware kennismanagement, die een probleem kunnen vormen?
• Is er een toegangscontroleplan voor het gehele technologie-ecosysteem? Zo niet, wat zijn dan de gevolgen?

De 13 belangrijkste stappen voor een goede kennismanagementstrategie

Iedere organisatie is uniek. Er zijn echter een aantal gemeenschappelijke praktijken die u kunnen helpen bij het ontwikkelen van een goede kennismanagementstrategie.

1. Zet een kennismanagementteam op

De eerste stap in het ontwikkelen van een effectieve kennismanagementstrategie is het opzetten van een kennismanagementteam.

Je hebt mensen nodig die kennismanagement begrijpen en waarderen. Zij zijn immers de rolmodellen en beïnvloeders als het gaat om het uitbreiden van kennismanagementsoftware naar de rest van het bedrijf.

Je hebt mensen nodig die kennismanagement begrijpen en waarderen.

2. Voer een kennisaudit uit

Het is essentieel om een kennisaudit uit te voeren om de huidige mogelijkheden van het kennismanagement van uw onderneming te benchmarken. Dit zal u ook in staat stellen om de acties te identificeren die nodig zijn om een succesvolle kennismanagementstrategie in uw organisatie te ontwikkelen.

Om een audit uit te voeren, moet u:

• Rekening houden met de informatie die uw bedrijf dagelijks gebruikt.
• De huidige informatie- en kennisstroom begrijpen.
• Identificeer eventuele informatiesilo's en opslagplaatsen die uw kennismanagementstrategie in de weg staan.
• Herken experts en afhankelijkheden die risico lopen.
• Opsporen van eventuele efficiëntieverbeteringen of hiaten in de processen van uw organisatie.
• Analyseer eventuele kennislekken in processen en zoek naar duplicatie tussen systemen.
• Beoordeel hoe uw bedrijf kennis deelt in de context van de bedrijfscultuur.

3. Maak een business case om de effectiviteit van kennismanagement aan te tonen

Voordat u verder gaat met uw kennismanagementstrategie, moet u een business case ontwikkelen, en dit is vooral belangrijk als u wilt investeren in geavanceerde kennismanagementsoftware. Dit helpt om de buy-in en investering van het senior management voor de implementatie veilig te stellen.

De kennisaudit moet alle informatie opleveren die je nodig hebt om een robuuste business case op te stellen. U kunt ook aantonen hoe een speciaal kennisbeheersysteem uw bedrijf kan transformeren.

4. De juiste kennismanagementsoftware kiezen

Nu is het tijd om de kennismanagementsoftware te kiezen die de spil wordt van alle kennis in uw bedrijf. Je hebt een oplossing nodig die het voor iedereen gemakkelijk maakt om informatie op te slaan en terug te vinden.

Afhankelijk van de grootte en leeftijd van uw organisatie kunt u kiezen uit de volgende soorten systemen om uw kennismanagementstrategie te ondersteunen:

• Digitale adoptieplatforms
• Kennisdatabasesoftware
• Interne wiki's
• Intranet software
• Leerbeheersystemen

Voordat je tools bekijkt, maak je een checklist met de belangrijkste functies. Het is essentieel om deze af te stemmen op de behoeften van uw bedrijf.

5. Ontwikkel een duidelijk stappenplan

Als alle puzzelstukjes op hun plaats liggen, kunt u een stappenplan ontwikkelen voor de implementatie van uw kennismanagementstrategie. Dit moet het algemene beeld van uw implementatie beschrijven, opgedeeld in stappen, evenals uw doelstellingen, mijlpalen en deadlines.

Leg elke stap duidelijk uit, zodat belanghebbenden begrijpen hoe ze kennis kunnen creëren en delen.

6. Segmenteer kennisbronnen

Als je kennis vergaart in je bedrijf, heb je een methode nodig om snel specifieke informatie op te halen.

De segmentatie van het systeem voor kennisbeheer maakt het navigeren gemakkelijker. Het stelt u ook in staat om bronnen te organiseren op een manier die zinvol is voor uw personeel.

De segmentatie van het speciale kennisbeheersysteem maakt het eenvoudiger om te navigeren.

Over het algemeen helpt kennismanagementsoftware u om ruimtes te creëren voor projecten, teams of documentatiegroepen. Dit belangrijke onderdeel van de kennismanagementstrategie maakt het gebruikers gemakkelijk om nuttige informatie te vinden en voorkomt een overdaad aan informatie.

Segmentatie is ideaal als u ervoor wilt zorgen dat uw kennismanagementstrategie effectief is.

Segmentatie is ideaal voor helpdesks, omdat het het proces versnelt om het antwoord te vinden dat een klant zoekt.

7. Houd zoeken in gedachten

Zoeken is een belangrijk onderdeel van uw kennismanagementstrategie. Het vergt een bewuste inspanning om het echt in uw voordeel te laten werken.

De krachtige

Zoek naar kennis

Happeo's krachtige universele zoekfunctionaliteit, bijvoorbeeld, stelt uw medewerkers in staat om op alle afdelingen te zoeken. Ze kunnen snel de kennis vinden die ze nodig hebben.

Werknemers hebben ook toegang tot gedeelde en privé-informatie vanuit verbonden werkruimten, zoals Google Drive en One Drive.

8. Ontwikkel een model (framework) voor het maken van content

Zorg ervoor dat uw medewerkers op een consistente manier content maken voor uw kennisbeheersoftware. Ontwikkel hiervoor een goed gedefinieerd raamwerk voor content.

Door uw kennismanagementstrategie te ontwikkelen, kunt u regels opstellen over wie nieuwe content mag toevoegen aan uw kennissegmenten, of bestaande content mag bijwerken.

Als je geen contentraamwerk hebt, zal je hele kennisbeheerrepository verouderd raken als gevolg van onjuiste en verouderde informatie. Het zal ook gevuld zijn met nutteloze documenten.

9. Maak het gemakkelijker om deskundige collega's te vinden

Hoe beter je informatie gesegmenteerd is, hoe sneller medewerkers kunnen vinden wat ze zoeken. Dit geldt met name voor het vinden van medewerkers met expertise op een ander gebied.

Neem in uw kennismanagementstrategie een personeelsdirectory op die uw experts identificeert en toegankelijker maakt voor anderen.

Met een werknemersgids kunt u uw werknemers op verschillende manieren met elkaar in contact brengen:

• Visueel stroomschema. Gebruik de meest recente gegevens uit uw Google-directory.
• Directe berichtenuitwisseling en videobellen. Slack, Zoom, Jabber, WebEx of Google Meet.
• Kalendertoegang.Regel direct een vergadering in de agenda van uw collega.
• Volledig doorzoekbare profielen.Zoek in de uitgebreide profielen van uw organisatie naar contactinformatie, teaminformatie, vaardigheden, biografieën, enz.
• Diepgaande analyse van beïnvloeders.Pas de informele, maar meest invloedrijke leiders in uw gemeenschap aan.

10. Personaliseer de werknemerservaring

Eén van de beste manieren om werknemers aan uw kennismanagementsoftware te binden, is ervoor te zorgen dat ze alleen de informatie zien die ze nodig hebben om hun werk te doen. Al het andere wordt gezien als afleiding of overlast.

Happeo's pagina-editor, bijvoorbeeld, stelt je in staat om een gepersonaliseerde bedrijfshomepage te maken met relevante dynamische inhoud. Deze is ook specifiek voor elke gebruiker, rol en functie.

11. Duidelijk samenwerken en communiceren

Net als informatie in vastgoedbedrijven zijn de systemen die worden gebruikt voor kennisbeheer in bedrijven sociale netwerken. Je kunt medewerkers aanmoedigen om inhoud te creëren, te delen en te organiseren op basis van hun vaardigheden en ervaring.

Met name via de samenwerkingskanalen kunnen uw medewerkers samenwerken aan projecten, contact leggen met collega's en nieuws delen. Je kunt berichten, inhoud en bestanden publiceren, gebruikers liken, commentaar geven of taggen.

12. Integreer met bestaande tools

Eén van de voordelen van moderne kennisbeheersystemen voor bedrijven is dat je inhoud kunt importeren uit bestaande werkruimten. Deze omvatten Google Workspace, Microsoft 365 en andere tools van derden.

Een kennismanagementstrategie met één doorzoekbare locatie bespaart tijd en verhoogt de productiviteit.

Gebruikers kunnen snel bronnen vinden en samenwerken met andere teamleden, zonder dat ze het platform hoeven te verlaten om een belangrijk bestand op te halen.

13. Inhoud beheren en betrokkenheid van medewerkers bijhouden

Eindelijk vereist een succesvolle kennismanagementstrategie dat u de content volgt waar gebruikers naar zoeken en interactie mee hebben. Op basis van deze informatie kunt u meer onderwerpen maken die de betrokkenheid stimuleren.

Met de advanced-analytics kun je zien waar medewerkers over willen praten in Channels. Het is ook mogelijk om de populairste publicaties te identificeren, evenals de grootste beïnvloeder/bijdrager in uw bedrijf.

Search Analytics toont u:

• De meest gezochte trefwoorden
• Het totaal aantal zoekopdrachten
• Ongepubliceerde zoekopdrachten van gebruikers
• De gemiddelde tijd om resultaten te vinden
• De gemiddelde tijd bij geopende resultaten
• De succespercentages
• De percentages mislukkingen
• Een volledig .CSV rapport.

Verbeter uw kennismanagementstrategie met Happeo

Een succesvolle bedrijfsstrategie voor kennisbeheer sluit nauw aan bij uw bedrijfsdoelstellingen. Het beschrijft in detail hoe uw organisatie haar informatie en gegevens zal beheren. Het doel is dat u iedereen gelijke toegang kunt geven tot essentiële kennis, beter geïnformeerde beslissingen kunt nemen en de algehele productiviteit kunt verbeteren.

Uw kennismanagementstrategie moet vijf basiscomponenten bevatten: mensen, processen, inhoud, cultuur en technologie. Je mensen zijn het belangrijkste aspect.

Het belangrijkste aspect zijn je mensen.

Het Happeo kennismanagementsysteem maakt het gemakkelijk om kennis in uw bedrijf te vinden, te delen en te behouden. Het biedt één enkele bron van waarheid voor iedereen, moedigt gebruikers aan om samen te werken en te communiceren en stelt je in staat om je inhoud te analyseren en te optimaliseren. Bekijk vandaag nog een gratis demo!