13 stappen om een effectieve kennismanagementstrategie te creëren

U weet het misschien niet, maar uw organisatie kan op een verborgen schatkamer zitten. "Kennis is macht", zei Sir Francis Bacon, maar als u die schat aan informatie niet deelt, kan dat u duizenden dollars aan verloren inkomsten kosten.

Volgens de Panopto Workplace Knowledge and Productivity Report verliest het gemiddelde grote Amerikaanse bedrijf elk jaar 47 miljoen dollar aan productiviteit door inefficiënte kennisdeling. Met andere woorden: uw werknemers verspillen mogelijk meer dan 5 uur per week aan het wachten op belangrijke informatie die ze nodig hebben om hun werk te doen.

Als dat alarmerend klinkt, dan is het tijd om het probleem aan te pakken door een effectieve kennismanagementstrategie te creëren die de schat aan kennis van uw werknemers deelt, betere besluitvorming mogelijk maakt en de productiviteit verhoogt.

In deze gids ontdekt u wat een kennismanagementstrategie is, waarom u er een nodig hebt en hoe u een effectieve strategie voor uw organisatie kunt ontwikkelen.

Wat is een kennismanagementstrategie?

Een kennismanagementstrategie (KM) is een uitgebreid plan dat beschrijft hoe uw organisatie informatie, gegevens en kennis gaat beheren om de productiviteit en efficiëntie te verbeteren. Succesvolle KM strategieën sluiten nauw aan bij afdelings- en bedrijfsbrede doelstellingen en houden uw KM team gefocust op uw bedrijfsprioriteiten en behoeften.

Waarom hebben bedrijven een kennismanagementstrategie nodig?

Bedrijven die investeren in een kennismanagementstrategie stellen hun teams in staat om gedeelde kennis te benutten en weloverwogen beslissingen te nemen die van invloed zijn op innovatie, omzet en retentie. 

Een duidelijke en effectieve kennismanagementstrategie ontwikkelen stelt u in staat om:

• De beste kennismanagementpraktijken delen, plus uw huidige KM-status, doelstellingen en plannen om deze doelstellingen te bereiken.
  
  
• Verhoog intern bewustzijn en begrip van kennismanagement.
  
  
• Verwerf de middelen die u nodig hebt om uw strategie uit te voeren.
  
  
• Boost de productiviteit doordat werknemers minder tijd besteden aan het zoeken naar informatie en meer tijd aan het toepassen ervan.
  
  
• Verminder dubbel werk en elimineer fouten.
  
  
• Versterk de zelfredzaamheid en het zelfvertrouwen van werknemers.
  
  
• Neem sneller beter geïnformeerde beslissingen.
  
  
• Versnel en verbeter de inwerkervaring van werknemers.
  
  
• Verbeter de samenwerking tussen verschillende afdelingen bij nieuwe initiatieven en het delen van informatie.
  
  
• Maak een overtuigende business case voor nieuwe projecten waar uw organisatie baat bij kan hebben.
  
  
• Betere klantenservice doordat eerstelijns medewerkers snel toegang hebben tot de benodigde kennis.
   
• Volg uw algemene voortgang op het gebied van kennismanagement.

Wat zijn de kerncomponenten van een kennismanagementsysteem?

Er zijn vijf kerncomponenten van een kennismanagementstrategie: Mensen, Processen, Inhoud, Cultuur en Technologie. Laten we ze achtereenvolgens bekijken:

 

Mensen

Mensen, en niet zozeer technologie, zijn het belangrijkste onderdeel van je strategie. Als je in deze fase faalt, zal niemand geïnteresseerd zijn.

Inzicht in de samenstelling van je personeel, hun communicatie patronen en voorkeuren, samen met welke informatie ze nodig hebben, is van vitaal belang.

Dus, hier zijn enkele essentiële vragen die u moet stellen om ervoor te zorgen dat u tegemoet komt aan de behoeften en voorkeuren van uw werknemers: 

• Wie zijn je gebruikers? Wat zijn hun demografische gegevens, rollen, bedrijfseenheden en structuur?
  
  
• Welke informatie hebben ze dagelijks nodig?
  
  
• Hoe communiceren en communiceren ze op dit moment? Wat zouden ze anders willen doen?
  
  
• Zijn er gevestigde thought leaders in uw organisatie? Zo nee, wat houdt hen tegen?
  
  
• Delen ze graag hun expertise? Zo nee, waarom niet?
  
  
• Zijn er informatieve of functionele silo's binnen uw organisatie? Zo ja, wat is de hoofdoorzaak voor het ontstaan ervan?

Processen

Informatie stuurt organisatieprocessen aan. Elke stap heeft een input en output, zoals een e-mail of een document. Daarom moet je je processen analyseren bij het ontwikkelen van je KM strategie. Sommige van deze processen zijn misschien niet gedocumenteerd, dus is het belangrijk om onder de oppervlakte te graven.

Bedenk het volgende:

• Wat zijn de belangrijkste bedrijfsprocessen voor uw organisatie, plus die voor elke business unit?
  
  
• Hoe worden de processen geïmplementeerd, toegepast en gevolgd? Wat zijn de hiaten en hoe kunnen deze worden verbeterd?
• Worden de bestaande processen door uw personeel als efficiënt of omslachtig beschouwd?
• Hoe worden de processen daadwerkelijk gevolgd?
  
  
• Zijn er duidelijk gedefinieerde rollen en medewerkers voor elke processtap?

Inhoud

Naast het begrijpen van uw organisatorische processen is het essentieel om de inhoud te analyseren om hiaten, verouderde inhoud, potentiële beveiligingsrisico's en ontbrekende of tekortschietende processen te identificeren.

Bedenk bij het analyseren van uw content het volgende:

• Waar is de inhoud opgeslagen? Hoe is het georganiseerd en toegankelijk? Zijn er toegangscontroles aanwezig? Moet u aandacht besteden aan beveiliging of vertrouwelijkheid?
  
  
• Is uw content "vers"? Zo niet, wat zijn de obstakels om deze actueel te houden?  
  
  
• Vertrouwen uw medewerkers de content die ze vinden op interne systemen?
• Werken mensen en teams samen bij het bijdragen van nieuwe content? Bestaat er, indien nodig, een goedkeurings- en beoordelingsproces?
  
  
• Wat zijn uw huidige procedures voor kennisbehoud? Bijvoorbeeld wanneer medewerkers vertrekken of van functie veranderen?
  
  
• Moet u samenwerken of inhoud delen met externe belanghebbenden?
  
  
• Gebruik je tags en opmaak om de inhoud te verbeteren?

Cultuur

De bedrijfscultuur bepaalt de houding en het gedrag van werknemers ten opzichte van het vastleggen, beheren en delen van informatie. Bijvoorbeeld:

• Moedigt de bedrijfscultuur het delen van kennis aan? Biedt u stimulansen voor bijdragen aan thought leadership?
  
  
• Zijn medewerkers eerder geneigd hun intellectuele eigendom te delen of voor zichzelf te houden?
• Moedigt de bedrijfscultuur het delen van kennis tussen bedrijfsonderdelen aan?
• voelt uw personeel zich onder druk gezet om een hoge bezettingsgraad te handhaven en vormt het delen van kennis een belemmering of juist een hulpmiddel bij dat proces?
  
  

Technologie

Nu u een grondig inzicht hebt in de mensen, processen, inhoud en cultuur van uw organisatie, kunt u de huidige technologiestapel onderzoeken. Het is van vitaal belang om een uitgebreid inzicht te krijgen in alle bestaande systemen, hun functionaliteit en beperkingen, plus hun levenscyclusstatus. 

Bedenk de volgende vragen:

• Is er een bestaand IT-architectuurplan? 
  
  
• Hoe goed zijn de systemen geïntegreerd? Bijvoorbeeld gebruikersaccountbeheer, marketing- en financiële toepassingen, content- en documentbeheer, intranet, en zoeken.

   

• Wat is de voorkeurs technologie stack van de organisatie? Gebruiken ze bijvoorbeeld Google Workspace, Microsoft of Open Source?
  
  
• Wat zijn de technologische onderhouds- en ontwikkelingsmogelijkheden van de organisatie? Hebben ze speciaal IT-ondersteunend personeel? Zo ja, wat zijn hun vaardigheden?
  
  
• Op welk punt in hun levenscyclus bevinden zich de huidige systemen? Worden er systemen buiten gebruik gesteld? Zijn er al nieuwe systemen aangeschaft?
  
  
• Zijn er kostenfactoren? Zijn er licentiebeperkingen die een probleem vormen?
  
  
• Is er een toegangscontroleplan voor het gehele technologie-ecosysteem? Zo nee, welke problemen veroorzaakt dit?

Hoe ontwikkel je een effectieve kennismanagementstrategie?

Iedere organisatie is uniek, maar er zijn een aantal gemeenschappelijke best practices die u kunnen helpen bij het ontwikkelen van een effectieve kennismanagementstrategie.

Zet een kennismanagementteam op

De eerste stap in het ontwikkelen van een effectieve kennismanagementstrategie is het samenstellen van een team. Je hebt mensen nodig die kennismanagement begrijpen en waarderen omdat zij rolmodellen en beïnvloeders zullen worden wanneer het tijd is om het KM systeem uit te rollen naar de rest van je organisatie. 

Volledig een kennisaudit

Het is essentieel om een kennisaudit uit te voeren om de huidige KM mogelijkheden van uw organisatie te benchmarken en de acties te identificeren die nodig zijn om een succesvolle KM strategie in uw organisatie te ontwikkelen. 

U moet:

• Bedenk welke informatie uw bedrijf dagelijks gebruikt. 
  
  
• Ontdek de huidige informatie- en kennisstroom.
  
  
• Identificeer alle informatie silo's en opslagplaatsen die een belemmering vormen. 
  
  
• Herken de experts en eventuele risicovolle afhankelijkheden.
  
  
• Zicht op eventuele efficiëntieverbeteringen of hiaten in de processen van uw organisatie.
  
  
• Analyseer eventuele kennislekken in processen en zoek naar duplicatie in systemen.
  
  
• Beoordeel hoe uw bedrijf kennis deelt binnen de context van de bedrijfscultuur.

Bouw een business case

Voordat je verder gaat, is het essentieel om een business case op te stellen om de buy-in en investering van het senior management voor de implementatie te krijgen. De kennisaudit moet alle informatie opleveren die je nodig hebt om een solide business case op te stellen en te laten zien hoe een kennismanagementsysteem je organisatie kan transformeren.

Kies een kennismanagementtool 

Na dit punt is het tijd om een kennismanagementtool te kiezen die de centrale hub wordt voor alle kennis van je bedrijf. Je hebt iets nodig dat het voor iedereen gemakkelijk maakt om informatie op te slaan en terug te vinden.

Afhankelijk van de grootte en leeftijd van uw organisatie kunt u kiezen uit de volgende soorten systemen om uw kennismanagementstrategie te ondersteunen:

• Digitale adoptieplatforms
  
  
• Kennisdatabasesoftware
  
  
• Interne wiki's
  
  
• Intranetsoftware
  
  
• Leerbeheersystemen 

Voordat u tools bekijkt, maakt u een checklist met de belangrijkste functies die u nodig hebt om ze af te stemmen op uw zakelijke behoeften.

Ontwikkel een implementatieplan

Als alle puzzelstukjes op hun plaats liggen, kun je een stappenplan ontwikkelen voor de implementatie van je kennisstrategie. De roadmap moet het algemene beeld van uw implementatie beschrijven, onderverdeeld in fasen, plus uw doelstellingen, mijlpalen en tijdlijnen. Leg elke stap duidelijk uit, zodat belanghebbenden begrijpen hoe ze kennis kunnen creëren en delen.

Gesegmenteerde kennisbronnen

Als u meer en meer kennis vergaart voor uw bedrijf, moet u een methode hebben om specifieke informatie snel terug te vinden. 

Het segmenteren van uw kennismanagementsysteem maakt het gemakkelijker om te navigeren en bronnen te organiseren op een manier die zinvol is voor uw personeel.

Met kennismanagementsoftware kunt u ruimtes maken voor projecten, teams of groepen documentatie. Dit maakt het makkelijk voor mensen om de informatie te vinden die ze zoeken en voorkomt een overdaad aan informatie. Segmentatie is ideaal voor helpdesks, want het versnelt het proces om het antwoord te vinden dat een klant zoekt.

Start met zoeken in gedachten

Zoeken is een belangrijk onderdeel van uw kennismanagementstrategie. Maar u moet een bewuste inspanning leveren om het echt in uw voordeel te laten werken.

Als u wilt dat zoeken werkt, moet u iedereen trainen om de juiste archiveringsstandaarden te omarmen. Dat betekent dat elke keer dat iemand een bestand of document uploadt naar je kennismanagementsysteem, hij of zij het moet taggen met specifieke zoektermen.

Bijvoorbeeld, Happeo's krachtige Universal Search-functie geeft uw werknemers de mogelijkheid om over afdelingen heen te zoeken en snel de kennis te vinden die ze nodig hebben.

Image: Happeo biedt een uniforme zoekervaring waarbij gebruikers vanuit één interface toegang hebben tot verschillende interne en externe informatiebronnen, waaronder inhoud van de kanalen, pagina's en personen van uw intranet. 

Werknemers hebben ook toegang tot gedeelde en privé-informatie van verbonden werkruimten zoals Google Drive en Microsoft Sharepoint. 

Ontwikkel een inhoudskader

Zorg ervoor dat uw medewerkers consistent inhoud creëren voor uw kennisbeheersysteem door een goed gedefinieerd inhoudskader te ontwikkelen. Je kunt regels opstellen over wie nieuwe inhoud mag toevoegen of bestaande inhoud mag bijwerken in je kennissegmenten.  

Als je geen content framework hebt, zal je hele kennismanagement repository verouderd raken met inaccurate en verouderde informatie en onoverzichtelijk worden met onnodige documentatie.

Werknemers in staat stellen andere KMO's te vinden

Hoe beter uw informatie gesegmenteerd is, hoe sneller werknemers kunnen vinden wat ze zoeken, bijvoorbeeld naar werknemers met expertise op een ander gebied. Een personeelsdirectory identificeert uw materiedeskundigen in gebieden en vakgebieden en maakt ze toegankelijker voor anderen.

Met Happeo's Employee Directory kunt u uw mensen op verschillende manieren met elkaar in contact brengen:

• Visual Org Chart - Gebruik de meest recente gegevens uit uw Google-directory.
  
  
• Directe berichten en videogesprekken - Neem contact op via Slack, Zoom, Jabber, WebEx of Google Meet 
  
  
• Kalendertoegang - Boek een vergadering rechtstreeks in de agenda van uw collega 
  
  
• Volledig doorzoekbare profielen - Doorzoek de uitgebreide profielen in uw organisatie op contactgegevens, team, vaardigheden, biografie en meer.
  
  
• Diepgaande influencer analytics - Zoek de informele maar meest invloedrijke leiders van uw gemeenschap.

Personaliseer de kenniservaring

Eén van de beste manieren om medewerkers gebruik te laten maken van uw kennismanagementsysteem is ervoor te zorgen dat ze alleen de informatie zien die ze nodig hebben om hun werk te doen. Al het andere leidt af en is lastig.

Bijvoorbeeld Happeo's Personalized Homepage kunt u een aangepaste bedrijfshomepage maken met relevante dynamische inhoud die specifiek is voor elke gebruiker, rol en functie. 

Samenwerken en communiceren

Naast het huisvesten van bedrijfsinformatie zijn kennismanagementsystemen ook sociale netwerken. Je kunt medewerkers aanmoedigen om content te creëren, te delen en te cureren op basis van hun vaardigheden en ervaring.

Bijv. Happeo's Collaborative Channels kunnen uw werknemers samenwerken aan projecten, in contact komen met collega's en nieuws delen. Je kunt berichten plaatsen, bestanden delen, liken, commentaar geven, gebruikers taggen en inhoud delen.

Integreer met bestaande werkruimten

Eén van de voordelen van moderne kennismanagementsystemen is dat je content uit bestaande workspaces, zoals Google Workspace, Microsoft 365, en andere 3rd party tools. Alles is gecentraliseerd op een enkele, doorzoekbare locatie. Het bespaart tijd en verhoogt de productiviteit omdat gebruikers snel bronnen kunnen vinden en kunnen samenwerken met andere teamleden zonder het platform te hoeven verlaten om een belangrijk bestand op te sporen.

Content en gebruikersbetrokkenheid monitoren

Tot slot is het essentieel om bij te houden naar welke content gebruikers zoeken en waar ze zich mee bezighouden. Op basis van deze inzichten kun je meer onderwerpen maken die weerklank vinden.

Met Happeo's Advanced Analytics kun je precies zien waar medewerkers over willen praten in Channels, welke posts de meeste interactie krijgen en wie de grootste beïnvloeder/bijdrager in je organisatie is.

Search Analytics laat u zien:

• Meestgezochte zoekwoorden
  
  
• Totaal aantal zoekopdrachten
  
  
• Unieke zoekgebruikers
  
  
• Gemiddelde tijd om resultaten te vinden
  
  
• Gemiddelde tijd bij geopende resultaten
  
  
• Succespercentages
  
  
• Faalpercentages
  
  
• Een uitgebreid .CSV-rapport

Versterk uw kennismanagementstrategie met Happeo

Een succesvolle kennismanagementstrategie (KM) sluit nauw aan bij uw bedrijfsdoelstellingen. Het geeft in detail aan hoe uw organisatie haar informatie en gegevens gaat beheren, zodat u iedereen gelijke toegang kunt geven tot essentiële kennis, beter geïnformeerde beslissingen kunt nemen en de algehele productiviteit kunt verbeteren.

Je kennismanagementstrategie moet vijf kerncomponenten bevatten - mensen, processen, inhoud, cultuur en technologie - waarbij je mensen het belangrijkste aspect zijn.

Happeo's kennismanagement systeem maakt het uw organisatie gemakkelijk om kennis te vinden, te delen en te behouden. Het biedt één enkele bron van waarheid voor iedereen, moedigt gebruikers aan om samen te werken en te communiceren en stelt u in staat om uw inhoud te analyseren en te optimaliseren. Bekijk een gratis demo vandaag!