13 voor- en nadelen van intranetten in 2023

Alle informatie doornemen die beschikbaar is over het laatste nieuws en de beste intranetsoftware kan behoorlijk vervelend zijn.

Zoveel zelfs dat deze informatie verwarrender kan zijn dan nuttig voor je. Alle opties, vragen, beoordelingen en beschikbare informatie hebben de neiging om het antwoord op één vraag ingewikkelder te maken, namelijk of je bedrijf klaar is om een intranetportaal te gebruiken.

Wat zijn de voor- en nadelen van intranetsoftware?

Wat is een intranetportaal? Dit zijn softwarepakketten die zeer nuttige functies bieden waarmee bedrijven hun productiviteit kunnen verhogen. Maar hoewel intranetten veel voordelen hebben, zijn er ook nadelen die hun aantrekkingskracht voor sommige organisaties beperken. In dit artikel beschrijven we een aantal mogelijke voor- en nadelen van intranetten, zodat je kunt bepalen of ze de juiste oplossing zijn voor jouw bedrijf.

De voordelen van intranetportalen

Voordeel #1 - Verbeterde productiviteit en betrokkenheid van werknemers

Er zijn verschillende voordelen verbonden aan het gebruik van een intranet op het werk, zowel voor werknemers als voor managers. Een van de belangrijkste is dat het de productiviteit en betrokkenheid van werknemers verhoogt. Het implementeren van een intranetportaal voor werknemers is een manier om uw werknemers te verenigen en hen uit te nodigen zich te uiten in een ruimte waar hun stem wordt gehoord en waar rekening wordt gehouden met hun mening. Een studie uitgevoerd door Gallup toonde aan dat 65% van de werknemers niet betrokken is bij het werk. Een andere studie van McKinsey concludeerde onlangs dat de productiviteit met 20-25% toeneemt in bedrijven waar werknemers verbonden zijn met elkaar en met hun bedrijf. Deze toename in productiviteit kan een echt rendement op investering voor uw bedrijf betekenen, waardoor u uw omzet kunt verhogen door uw werknemers een platform te bieden waarmee ze verbonden zijn. Dit platform brengt ook alles wat uw werknemers tijdens hun werk nodig hebben samen op één plek, zodat ze niet voortdurend tussen platforms hoeven te wisselen, wat opnieuw een productiviteitsstijging betekent.

De reden waarom een samenwerkingsportaal voor werknemers de betrokkenheid en band tussen uw werknemers verbetert, is de mogelijkheid voor hen om door gebruikers gegenereerde inhoud te publiceren. Het voordeel van een intranet is dat het een interactieve ruimte creëert waarin werknemers kunnen bijdragen. De tijd van statische berichten die managers naar de rest van het bedrijf stuurden, is voorbij. Deze berichten zijn vervangen door tweerichtingsuitwisselingen tussen medewerkers van elke afdeling, mogelijk gemaakt door intranetoplossingen. Medewerkers die bijzonder creatief zijn of veel commentaar hebben, krijgen een communicatievector die bijdraagt aan een grotere tevredenheid en een relevant gebruik van uw intranetportaal. Regelmatige en directe updates zorgen er ook voor dat werknemers het intranet raadplegen en er interactie mee hebben.

Voordeel Nº2 - Een platform dat een sociaal netwerk integreert

De digitale wereld draait om sociale netwerken en daarom kan het zeer voordelig zijn om de juiste aspecten van sociale netwerkplatforms te integreren in uw werknemersintranetportaal. Door je werknemers een ruimte te bieden waar ze kunnen netwerken, kun je de relaties op de werkvloer versterken, wat kan leiden tot een grotere algemene tevredenheid. Intern netwerken kan het ook gemakkelijker maken om bepaalde taken uit te voeren. Studies hebben aangetoond dat 82% van de werknemers denkt dat sociale netwerken hun relatie met collega's kunnen verbeteren, en dat 60% van de werknemers denkt dat sociale netwerken helpen bij het nemen van beslissingen op het werk. Een sociaal intranetportaal biedt een oplossing voor de behoeften van uw werknemers door hen te helpen evenementen te coördineren, elkaar te feliciteren met hun successen en informatie uit te wisselen.

De Harvard Business Review ontdekte dat "sociale netwerken binnen en buiten bedrijven het vermogen van individuen vergroten om zich te verenigen en op eigen initiatief te coördineren". Dingen zoals gepersonaliseerde profielen voor elke werknemer, een startpagina uitgerust met een zoekmachine en sociale functies (comments, likes, @mentions) helpen uw werknemers bij het maken van links. Ze helpen ook om een gevoel van gemeenschap en verbondenheid op het werk te creëren.

Voordeel #3 - Betere samenwerking en communicatie

Eén van de andere voordelen van intranet is de ruimte die het biedt voor betere samenwerking, communicatie en teamwerk. Functies voor het delen, becommentariëren en beoordelen van documenten stellen werknemers in staat om samen aan projecten te werken, hoe ver ze ook van elkaar verwijderd zijn. Een effectieve intranetportal voor werknemers biedt niet alleen aparte ruimtes voor het delen van informatie en samenwerking voor elke afdeling, maar vergemakkelijkt ook de communicatie tussen die afdelingen. Hierdoor kunt u een schat aan kennis aanboren die anders misschien onopgemerkt zou blijven door slechte communicatie en samenwerking binnen het bedrijf.

Het voordeel van een intranetportaal is dat het communicatie centraal stelt binnen het bedrijf, de transparantie verbetert en uw werknemers duidelijk maakt dat effectieve communicatie deel uitmaakt van uw prioriteiten als bedrijf.

Voordeel 4 - Geïntegreerde externe tools

Terwijl intranetportaaloplossingen veel functies bevatten, moeten ze fundamenteel de rol spelen van een hub die alle IT-tools samenbrengt die uw bedrijf nodig heeft. Een van de voordelen van een bedrijfsintranet is dat het alle software die je bedrijf gebruikt op één plek groepeert. Welke toepassingen u momenteel ook gebruikt om de efficiëntie en productiviteit van uw bedrijf te consolideren - Google Workspace (voorheen bekend als G Suite), Microsoft 365, Skype, Yammer, Slack of Trello - ze kunnen allemaal worden samengevoegd in een intranetportaal voor werknemers.

Als je deze tools al hebt en ze je effectief van dienst zijn, is een van de verborgen voordelen van een intranet wanneer je al je tools in een allesomvattend systeem integreert, dat je elke compartimentering van software voorkomt. Wanneer je veel verschillende tools gebruikt die niet gegroepeerd zijn, bevinden de gegevens in deze systemen zich in aparte ruimtes ten opzichte van de rest van je bedrijf. Dit betekent dat er gemakkelijk informatie verloren gaat of wordt gedupliceerd tussen deze verschillende platforms. Door deze tools samen te brengen, wordt al deze informatie gecentraliseerd en wordt de toegang tot en het gebruik van deze gegevens vereenvoudigd. De integratie van tools verbetert ook uw productiviteit doordat er minder tijd nodig is om van het ene naar het andere platform over te schakelen. In plaats daarvan hebben uw medewerkers nu de mogelijkheid om al hun taken binnen het intranetportaal uit te voeren.

Voordeel Nº5 - De mogelijkheid om software aan te passen

Eén van de andere voordelen van intranetportals is dat u uw oplossing kunt personaliseren, zodat deze perfect aansluit op uw bedrijfsbehoeften. Gezien het grote aantal beschikbare tools en oplossingen op het gebied van intranetportalen voor werknemers, is het aan jou om je specifieke behoeften te identificeren en een intranetportaal te bouwen dat daarbij past. Als je dat doet, heb je een tool die alleen oplossingen biedt voor je behoeften en niets overbodigs. U kunt ook uw intranetsoftware voorzien van uw merk om de eenheid van uw bedrijf te versterken en de presentatie ervan aan uw werknemers te illustreren. De meeste aanbieders van intranetportals bieden u de mogelijkheid om hun software aan te passen aan uw behoeften, dus aarzel niet om ernaar te vragen voordat u hun portal implementeert.

Elk bedrijf werkt op zijn eigen manier en met een aangepaste intranetportal kunt u uw inhoud daarop afstemmen. Een van de andere voordelen van een intranet is dat als het eenmaal is geïmplementeerd, uw werknemers de software zelf kunnen aanpassen zonder experts of de IT-afdeling in te schakelen. De nieuwe generatie intranetten is vloeiend, functioneel en schaalbaar om zich beter aan te passen aan de transformaties van uw organisatie.

Voordeel Nº6 - Geïntegreerde documentopslag (CMS)

Als uw werknemers geen andere keuze hebben dan verouderde kennis- en beheersystemen te gebruiken, lopen ze het risico vele werkuren te verliezen. Ze lopen het risico de weg kwijt te raken door te proberen de exacte locatie van een document of stuk informatie te onthouden, of door een stapel documenten te graven om het te vinden. In dit soort situaties is het voordeel van een intranet dat alle gegevens en documenten op dezelfde plaats worden opgeslagen. Door een efficiënte zoekmachine te gebruiken, hoeven al uw werknemers alleen maar in het intranetportaal te zoeken om het gewenste item te vinden. Dit vertaalt zich in verhoogde productiviteit en vereenvoudigd gegevensbeheer voor uw hele bedrijf.

Niet alleen essentiële werkdocumenten worden toegankelijker, maar ook andere belangrijke zaken zoals uw werknemershandboek en verlofaanvraagformulier kunnen eenvoudiger en efficiënter worden opgeslagen. Met dit soort informatie en documenten binnen handbereik worden werknemers zelfstandiger en nemen ze het werk van hun collega's over. Bovendien, als al uw content en documentatie op één plek wordt gehost, verandert het in één grote kennisbank, die uw werknemers kunnen gebruiken als ze informatie nodig hebben om een taak uit te voeren.

Voordeel nr. 7 - Altijd en overal beschikbaar

Als uw bedrijf eenmaal een samenwerkingsportaal voor werknemers heeft geïmplementeerd, kunnen werknemers inloggen en er op elk moment toegang toe krijgen vanaf elk apparaat met een internetverbinding. Ze zijn niet langer afhankelijk van een desktopcomputer op de werkplek, omdat cloudportals betekenen dat ze overal toegang hebben tot alles wat ze nodig hebben. Dit is een enorm voordeel en een ideale oplossing voor werknemers die voor hun werk altijd onderweg zijn.

Over mobiliteit gesproken, de meeste intranetten bieden ook een mobiele intranetapplicatie. Waarom? Omdat bedrijven weten hoeveel tijd mensen tegenwoordig op hun telefoon doorbrengen. Meer dan 6,6 miljard mensen zullen in 2022 een smartphone hebben. Volgens een onderzoek besteden zij meer dan 76.500 uur van hun leven aan hun mobiel, of bijna negen hele jaren. Uit het onderzoek blijkt ook dat millennials hun mobiel het meest gebruiken, gemiddeld 3,7 uur per dag.

Het gebruik van een mobiele app maakt het mogelijk om informatie of nieuws naar iedereen in een bedrijf te sturen. Ze verschijnen direct op de telefoons van werknemers dankzij notificaties. Zo blijven ze op de hoogte van de activiteiten van het bedrijf en kunnen ze een band met hun werkplek onderhouden dankzij de informatiefeeds en gepersonaliseerde sociale netwerkfuncties in de app.

De nadelen van intranetportalen

Nadeel #1 - Beveiligingsrisico's

Intranetportalen mogen dan een groot aantal voordelen hebben en een zeer effectief samenwerkingsinstrument zijn, ze hebben ook een aantal nadelen. Een van de belangrijkste heeft betrekking op de beveiliging van het intranet. Op het moment dat u besluit om al uw belangrijkste gegevens en informatie op één plek samen te brengen, stelt u deze bloot aan risico's. Intranetproviders doen veel moeite om de veiligheid van hun intranetsystemen te garanderen, maar er moet een firewall of gatewaysysteem aanwezig zijn. Je moet ook zeer specifieke beleidsregels en processen implementeren voor het gebruik van het intranet binnen je bedrijf. Je moet met name een intranet-gerelateerde "gedragscode" ontwikkelen om ervoor te zorgen dat je hele organisatie op dezelfde lijn zit als het gaat om het gebruik van je nieuwe intranetportaal.

Nadeel #2 - Een overvloed aan informatie

Een overdaad aan informatie kan negatieve gevolgen hebben. Hoewel de succesvolle implementatie van een intranet gepaard moet gaan met een goed georganiseerd informatiebeheersysteem, is een van de uitdagingen van intranetsoftware het beheer en de opslag van een overvloed aan informatie op dit platform. Te veel informatie of inhoud kan verwarrend zijn en de productiviteit van uw werknemers belemmeren. Als werknemers zich verloren voelen in de enorme hoeveelheid content op het intranetportaal, lopen ze het risico zich ervan af te keren. Zonder goede organisatie bevindt u zich in dezelfde situatie als voordat u uw intranet implementeerde: tijd verspillen door bergen gegevens en documenten te doorzoeken om te vinden wat u nodig hebt.

Nadeel #3 - Problemen met tijd en kosten

Een ander nadeel van intranetten betreft de tijd en kosten die ze met zich meebrengen. Hoewel de meeste intranetportalen voor werknemers een snelle en eenvoudige implementatie beloven, heeft elk bedrijf zijn eigen specifieke kenmerken. Een van de uitdagingen van intranetportalen is weten hoe lang het daadwerkelijk gaat duren om het op te zetten. Elke werknemer moet worden getraind om een succesvolle implementatie te garanderen en bepaalde mensen moeten worden geselecteerd om als beheerder van bepaalde aspecten van het intranet te fungeren. Daarom zal, zelfs nadat het implementatieproces is voltooid, het onderhoud van uw intranetsysteem waarschijnlijk veel tijd van uw werknemers vragen en tot terugkerende kosten leiden.

Intranetproviders zullen u een eenmalige prijs of abonnementskosten voor hun oplossing noemen, maar vergeet niet om de mogelijke terugkerende kosten na de implementatie te onderzoeken. Zoek uit welke aanvullende diensten u later mogelijk moet betalen. De meeste intranetproviders bieden een demonstratie en een offerte op maat van de behoeften van je bedrijf. U kunt ook een offerte aanvragen voordat u een bepaalde intranetportal selecteert.

Nadeel nr. 4 - Aanzienlijk doorlopend beheer

Intranetten worden vaak verkocht als zeer gebruiksvriendelijke portalen, maar dat betekent niet dat het beheer van bepaalde oplossingen automatisch gaat. Sterker nog, voor sommige portals moet u werknemers aanstellen die zich bezighouden met het beheer van specifieke taken om ervoor te zorgen dat uw intranetportaal elke dag soepel draait. Uw uitdaging zal daarom zijn om deze medewerkers te selecteren, te trainen en in te zetten. Het portaal moet voortdurend worden bewaakt om de continuïteit van de werking te garanderen, en ook de inhoud van het intranet zelf moet zorgvuldig worden beheerd. Met dit beheer kunt u een overvloed aan informatie voorkomen en controleren of uw hardware voldoet aan de normen van uw bedrijf. Je hoeft je hier echter geen zorgen over te maken, want de beste intranetplatforms gebruiken een zeer gebruiksvriendelijke interface die zelfs werknemers zonder technische opleiding kunnen gebruiken.

Nadeel nr. 5 - Moeilijkheden met het implementatie- en adoptieproces

Als het intranetportaal van uw bedrijf te ingewikkeld is om te gebruiken, kunnen uw werknemers het gewoon negeren. Ook al staat alle informatie die ze nodig hebben op uw intranetplatform, als uw werknemers niet weten hoe ze er toegang toe moeten krijgen, wordt het compleet nutteloos. Als de adoptiefase mislukt, mislukt uw hele intranetoplossing. Een goede intranetleverancier moet je daarom ondersteuning bieden bij de implementatie. Vraag naar de mogelijkheid van intranet training voordat je een leverancier kiest.

Deloitte schat dat slechts 25% van de werknemers sociale bedrijfsnetwerken gebruikt. Het belangrijkste om te onthouden is dat werknemers een intranetportaal alleen zullen gebruiken als het zowel nuttig als gebruiksvriendelijk is. Als je je werknemers niet goed traint of voorbereidt, zal het invoeren van een intranet een echte uitdaging zijn. Ook als u niet de tijd neemt om een portal te kiezen die past bij het type en de behoeften van uw bedrijf, loopt u het risico dat de adoptie door uw werknemers wordt bemoeilijkt.

Aantrekkelijkheid nr. 6 - Voortdurende updates en softwareproblemen

U moet een intranetportaal voor werknemers kiezen dat gemakkelijk kan worden bijgewerkt en dat zo min mogelijk toegankelijkheidsproblemen heeft. Het hele punt van het gebruik van een intranet 2.0 is om de statische, ouderwetse intranetten te vergeten, hoewel het vinden van een intranet dat actueel en relevant blijft voor uw bedrijf verre van eenvoudig is. Intranetten die integratie met Google bieden, kunnen een goede optie zijn als je al op Google Workspace zit. Als je daarentegen Microsoft 365 gebruikt, kies dan voor een intranet geïntegreerd met Microsoft 365 en Teams.

Het is ook mogelijk dat de software het slachtoffer wordt van bugs die je moet oplossen, wat niet per se een onoverkomelijk probleem is. Aan de andere kant, als je een systeem kiest dat er vol mee zit, zullen je werknemers het waarschijnlijk niet accepteren. Als de intranetsoftware die je overweegt geen regelmatige updates biedt en uitvoert, en ook geen robuuste klantenondersteuning biedt, dan moet je misschien een andere keuze overwegen.

11 vragen om jezelf te stellen om je intranetbehoeften te bepalen

Na een zorgvuldige afweging van de voor- en nadelen van de implementatie van een nieuw intranet en als je hebt vastgesteld dat je bedrijf een nieuw bedrijfsintranetportaal nodig heeft, moet je jezelf vragen stellen over je interne intranetbehoeften. Dit zal je helpen om de voordelen van een intranetportaal voor werknemers in te schatten en de problemen te vermijden die gepaard gaan met de implementatie ervan. Hier zijn enkele vragen die je moet beantwoorden voordat je een intranetportaal kiest:

1. Hoe vaak gebruikt u uw intranet als u er al een gebruikt?
2. Als het aantal gebruikers blijft dalen, wat kan daar de reden van zijn? Hoe zou u deze situatie kunnen verbeteren?
3. Welke tools zou u uw medewerkers kunnen bieden om hen te helpen bij het uitvoeren van hun dagelijkse taken?
4. Wat is de communicatiestijl van uw bedrijf? Hoe communiceren uw medewerkers met elkaar?
5. Heeft u mensen die u kunnen helpen bij het implementeren van dit intranet, of heeft u een nieuw team nodig voor dit project?
6. Hoe moeilijk zal het adoptieproces zijn voor uw medewerkers?
7. Wat is uw budget voor deze implementatie?
8. Hoe ziet u de training van de software en wie is hiervoor verantwoordelijk?
9. Wat is uw tijdsbestek voor de integratie van dit intranetportaal?
10. Hoeveel tijd zult u aan dit project moeten besteden?
11. Welke specifieke behoeften of problemen kunnen worden verbeterd door het gebruik van een intranetportaal voor werknemers?

Als onderdeel van deze analyse van uw intranetbehoeften, moet u uw einddoel voor ogen houden. Eis kwantificeerbare resultaten die u kunt omzetten in een operationele doelstelling voor uw intranetportaal.

Zorg ervoor dat u communiceert en de meningen verzamelt van uw werknemers. Maak niet de fout om er alleen met je leiders, managers of teamleiders over te praten. Het is natuurlijk essentieel om hen bij het proces te betrekken, maar je moet het bespreken met alle niveaus van medewerkers in elk van je afdelingen. Intranetportalen zijn systemen waarvan het gebruik volledig afhangt van de gebruiker, wat betekent dat het de gebruiker is die het uiteindelijke succes zal bepalen. De wensen en behoeften van uw werknemers zijn de belangrijkste factoren om rekening mee te houden bij het kiezen van uw bedrijfsintranetportaal.