15 beste tools voor remote werken in 2025

Samenwerking op afstand vindt plaats wanneer een groep mensen op afstand samenwerkt om een gemeenschappelijk doel te bereiken.

Een van de belangrijkste factoren voor een succesvolle werkplek is of werknemers goed kunnen presteren als team. Op afstand samenwerken tools en toepassingen, platforms voor het delen van schermen, instant messaging en software voor het samenwerken aan documenten maken het mogelijk voor mensen om overal ter wereld in realtime samen te werken. 

Wat zijn samenwerkingstools?

Samenwerkingstools helpen teams om overal ter wereld samen te werken en een gemeenschappelijk doel te bereiken. Samenwerkingstools zijn de drijvende kracht achter de productiviteit en efficiëntie van een team. Ze maken interne communicatie mogelijk, verbeteren kennisbeheer en verminderen knelpunten in feedbackprocessen.

Met de verschuiving naar werken op afstand is het voor bedrijven urgenter dan ooit om zich aan te passen aan samenwerkingstools om hun teams altijd op één lijn te houden.

Als werken op afstand onvermijdelijk is, vertrouwen werknemers op digitale technologie om productief samen te werken. Als je werknemers niet voorziet van hulpmiddelen die geschikt zijn voor werken op afstand, betekent dit dat je bedrijf niet klaar is om zich aan te passen aan het nieuwe normaal. Onnodig uit te leggen dat dit een toekomstige bedreiging is voor je bedrijf. Hier is een realiteitscheck: 

• 90% van de werknemers vindt digitale tools extreem nuttig voor team op afstand samenwerking
  
  
• Het gebruik van tools voor samenwerking op afstand verhoogt het aantal werknemers productiviteit tot 30%
  
  
• 57% van de organisaties heeft verhoogden hun uitgaven aan software voor samenwerking op afstand 
  
  
  

Gelukkig, samenwerken op afstand is gemakkelijker dan ooit geworden. Lees verder om erachter te komen welke tools voor werken op afstand jullie teams in 2024 het beste van dienst zullen zijn.

Intranet

Intranetten stuwen de betrokkenheid van werknemers en productiviteit door een hub te zijn voor samenwerking, informatie-uitwisseling en communicatie.

Tool 1: Happeo 

Happeo is een sociaal intranet en werk op afstand tool die samenwerking, sociale netwerken en communicatie combineert in een alles-in-één tool. Het integreert naadloos met Google Workspace en alle apps die uw organisatie al gebruikt. Door uw bestaande apps te combineren met uw belangrijkste Google-samenwerkingstools, verbetert Happeo de ervaring van werknemers en stimuleert het de productiviteit. Documenten die zijn opgeslagen op Google Drive kunnen eenvoudig worden gekoppeld aan kanaalberichten, die direct kunnen worden gedeeld in Slack zodat iedereen op de hoogte is. Werken op afstand brengt al genoeg uitdagingen met zich mee, je intranet hoeft er niet nog een te zijn.

Hulpmiddelen voor online samenwerken aan projecten

Tool 2: Proofhub.com

Bronafbeelding: ProofHub

ProofHub is software voor projectbeheer en teamsamenwerking die verschillende functies voor werkbeheer combineert in één handig pakket. Het richt zich op kritieke aspecten van communicatie op de werkplek: teamwerk, projectplanning en participatie van belanghebbenden die teams op afstand helpen efficiënt samen te werken. ProofHub beheert de meeste projectactiviteiten op één plek, of het nu gaat om het organiseren van projecten volgens geplande evenementen en deadlines, of het debatteren over essentiële ideeën met je team.

ProofHub vervangt een aantal werk-apps, waaronder Team Calendar, Team Chat, Task Management, File Storage, enzovoort. Het is overal toegankelijk, waardoor het ideaal is voor teams op afstand. De sterke rapportagefuncties van ProofHub stroomlijnen het bijhouden van projectprestaties voor managers. Het is een geweldig hulpmiddel voor samenwerkende teams op afstand die op zoek zijn naar een one-stop-shop voor hun project- of taakbeheerbehoeften.

Tool 3: Trello

Bronafbeelding: G2

Trello is een applicatie die lijsten maakt en een goed overzicht geeft van wie wat doet, hoe ver ze zijn met hun taken en wat er nog gedaan moet worden. Voeg een taak toe en splits deze indien nodig op in subtaken - de kleinere stappen die je moet voltooien voordat je je opdracht als voltooid beschouwt. Laat andere collega's op afstand weten hoe ver je bent door een label te plaatsen om aan te geven of je project in de maak is, wacht op goedkeuring of klaar is. 

Wanneer je op afstand werkt, is een van de meest cruciale factoren voor succes het bijhouden van de voortgang van het werk, en het gebruik van Trello is een handige manier om dit te doen. 

Tool 4: Asana

Bronafbeelding: G2

Asana is de gedetailleerde, volwassen versie van online projectbeheertools. Net als Trello heeft Asana individuele en projectborden en een optie om subtaken te maken, maar hier houdt het niet op. 

Met deze tool voor samenwerking op afstand kunnen teamleden beschrijven wat er moet gebeuren. Ze kunnen deadlines, taakprioriteiten en afhankelijkheden van andere taken instellen. Je krijgt een melding wanneer je een taak krijgt toegewezen of wanneer de taak die je hebt toegewezen is voltooid. Over taken gesproken, Asana houdt takenlijsten netjes en strak, en minimaliseert alle chaos die gepaard gaat met de overstap naar werken op afstand. Maak je geen zorgen over het missen van een deadline: Asana stuurt dagelijkse en wekelijkse herinneringen.

Tool 5: Monday.com

Bronafbeelding: G2

Met meer dan 100.000 teams over de hele wereld is monday.com nog een van onze favoriete externe samenwerkingstools. Monday.com is een projectbeheertool die organisaties helpt om projecten en taken te beheren en workflows te coördineren. Het is ongelooflijk flexibel en kan worden gebruikt door teams, afdelingen, leiders en organisaties - en voor alle soorten projecten en processen. Het intuïtieve ontwerp helpt iedereen in het team om overzicht te houden over alle projecten, waardoor het een geweldig hulpmiddel is voor externe medewerkers. 

Document samenwerkingstools

Deze tools zijn cloudgebaseerd, dus je hoeft geen extra software aan te schaffen. Cloudgebaseerde tools staan bekend om kwaliteit resultaten - 94% van de organisaties rapporteert een betere online beveiliging, 80% ziet verbeteringen in de werking en volgens 63% is er een aanzienlijke sprong in flexibiliteit.

Tool 6: Google Workspace

Met samenwerkingsapps zoals Google Documenten, Sheets of Slides, kunnen medewerkers opmerkingen achterlaten en collega's taggen als specifieke feedback nodig is. Managers kunnen ook verschillende toegangsniveaus geven aan bepaalde werknemers om gevoelige bedrijfsgegevens te beschermen. De optie om documenten offline te bewerken is een definitief voordeel, terwijl het intuïtieve ontwerp het werken met de apps eenvoudig maakt. Als je de workflow van bedrijven op afstand wilt verbeteren, is Google Workspace het startpunt. 

Met deze real-time samenwerkingstool - of beter gezegd, set van tools - het is niet nodig om een telefoongesprek of videochat te regelen om documenten te bekijken. Google Workspace is ook zeer integreerbaar, dus je kunt het altijd uitbreiden met aanbevolen toepassingen via API-verbindingen. Als het gaat om opslag, kunnen bestanden rechtstreeks worden geüpload naar Google Drive, en personen kunnen automatisch via e-mail op de hoogte worden gebracht van updates in het document. 

Tool 7: Office 365

Bron: G2

Office 365 Microsofts samenwerkingspakket op afstand dat hun bekende Word, Excel en Powerpoint online beschikbaar maakt. Als je op zoek bent naar een samenwerkingstool voor externe teams die met spreadsheets werken en een groot aantal functies nodig hebben, dan is Office 365 de juiste plek. Fulltime of parttime werknemers op afstand kunnen samen documenten maken, delen en bewerken, allemaal vanaf één online locatie.

Tools voor tijdbeheer

Tool 8: Google Agenda

Google Calendar maakt het plannen van vergaderingen snel en eenvoudig. Hoewel vergaderingen niet altijd het meest productieve deel van je dag zijn, zijn ze essentieel voor samenwerking, vooral als je op afstand werkt. 

Het stelt mensen in staat om overal ter wereld videovergaderingen te houden. Agenda's kunnen worden geraadpleegd en gedeeld door iedereen die toestemming heeft, waardoor het makkelijker wordt om groepsvergaderingen te plannen zonder per ongeluk dubbel te boeken. 

Wanneer een evenement wordt gedeeld via Google Agenda, kunnen teams alle relevante documenten of informatie bijvoegen die tijdens de vergadering moet worden doorgenomen. Externe medewerkers kunnen ook aangepaste notificaties instellen voor elke gebeurtenis, zowel met de mobiele app als met de desktopversie. Als werknemers vaak vergaderingen met klanten plannen, is Google Calendar een geweldige manier om deze afspraken bij te houden en uitstekende klantenservice te bieden. Het succes op lange termijn van een team op afstand hangt af van de keuze van de juiste organisatorische tools, en dat zijn de tools die tijd en plaats als obstakels wegnemen.

Tool 9: Microsoft Outlook Agenda

De Agenda van Outlook is een geweldig hulpmiddel voor tijdbeheer voor externe teams die op Microsoft zijn gebaseerd. Met Microsoft Outlook Calendar kunnen gebruikers vergaderingen en evenementen afspreken, groepsplanningen controleren en verschillende weergavemodi instellen. Met Outlook Calendar kunnen medewerkers hun agenda via e-mail versturen of koppelen aan Sharepoint en van daaruit een overzicht krijgen van de gebeurtenissen in hun agenda. De tool stelt gebruikers in staat om gevolmachtigden namens hen vergaderingen te laten plannen, verplaatsen of annuleren. Werken op afstand draait om flexibiliteit en dat is precies wat Outlook Calendar biedt.

Videoconferenties

Eén van de nadelen van thuiswerken op afstand is dat mensen de dagelijkse interacties op kantoor missen. Dit leidt vaak tot gevoelens van isolatie of eenzaamheid. Bedrijven kunnen werknemers helpen zich mondiger te voelen door middel van externe samenwerkingstools zoals videoconferenties. Met dit soort samenwerkingssoftware kunnen mensen communiceren en samenwerken, ook al zijn ze niet fysiek aanwezig. 

Tool 10: HubSpot vergaderingen

Bronafbeelding: Hubspot

HubSpot's tool voor het plannen van vergaderingen biedt u een gepersonaliseerde boekingslink die u kunt gebruiken om mensen uit te nodigen om uw beschikbaarheid te bekijken en vergaderingen met u te boeken. Dit bespaart u de tijd die u normaal zou besteden aan het heen en weer mailen van uw contacten om een tijd en dag te vinden die voor iedereen geschikt is.

HubSpot Meetings lost dit probleem op, plus je kunt ook een link naar groepsvergaderingen maken zodat contactpersonen tijd met meer dan één persoon in je organisatie kunnen inplannen.

Wanneer iemand een vergadering inplant, worden zijn contactgegevens automatisch toegevoegd aan je agenda en naar de HubSpot CRM-database gepusht (de CRM is gratis, voor onbeperkte gebruikers).

Tool 11: Google Meet

Google Meet maakt samenwerken nog makkelijker voor teamleden op afstand die in verschillende tijdzones wonen. Het biedt de mogelijkheid om de videovergadering op te nemen, zodat degenen die niet kunnen deelnemen het later snel kunnen inhalen. Je kunt je scherm laten zien, je hand opsteken, tot 100 deelnemers toevoegen aan het gesprek of een vraag stellen in de ingebouwde chat als je geen zin hebt om het gesprek te onderbreken. HR-teams die op afstand werken, kunnen Meet ook gebruiken om hun online trainingen te verbeteren en online te communiceren met werkzoekenden. 

Tool 12: Videovergaderen met Microsoft Team

Teams is een andere tool voor samenwerking op afstand, ontwikkeld door Microsoft. Het is zowel geschikt voor videovergaderen als voor direct messaging. Teams maakt schermdeling mogelijk en biedt de optie om een hand op te steken als je iets wilt zeggen, terwijl je notities kunt maken met OneNote. Sommige Microsoft-pakketten bevatten Skype for Business, dus dat kan een pluspunt zijn als je team dat liever gebruikt. 

Teams kunnen virtuele kamers hosten voor groepen die op afstand moeten werken, zodat ze een plek hebben waar ze kunnen communiceren en samenwerken.

Tool 13: Zoom

Zoom is een bewezen platform voor videogesprekken met een ingebouwde chat om de discussie te ondersteunen. Het wordt gebruikt door 36% van de werknemers in 2020, waardoor het het meest gebruikte hulpmiddel voor samenwerking op afstand is in het afgelopen jaar. Vergelijkbaar met Google Meet en Teams, Zoom conferenties kunnen tot 100 deelnemers ontvangen en hebben een raise-a-hand functie, en integreert met elke camera voor Zoom vergaderingen. Zoom Rooms for Touch is de uitbreiding die samenwerking op afstand een stap verder brengt: het biedt een whiteboardfunctie waarmee medewerkers op het gedeelde scherm kunnen tekenen, correcties kunnen aanbrengen, omcirkelen of onderstrepen in realtime, terwijl iedereen meekijkt.  

Team chat apps

Of je nu thuis werkt of in een co-working space, werknemers moeten in realtime met elkaar in contact kunnen komen. Dit is waar instant messaging om de hoek komt kijken. Het voordeel van het versturen van berichten via een chatvenster is dat het net zo direct is als telefoon- of videogesprekken, maar dat het je werkstroom niet onderbreekt. Instant messaging biedt een samenwerkingsruimte waar mensen vragen kunnen stellen, feedback kunnen geven of problemen kunnen oplossen om problemen snel op te lossen. Bedrijven kunnen ook speciale informele chats houden waar mensen succesverhalen kunnen delen of met nieuwe en creatieve ideeën kunnen komen. Teamchat-apps bieden een manier voor werknemers op afstand om contact te houden, of het nu gaat om leuke onderwerpen of om problemen snel op te lossen.

Tool 14: Slack

Bronafbeelding: G2

Slack is een platform voor directe zakelijke communicatie dat bedrijven gebruiken om te chatten tussen werknemers. Ze kunnen één-op-één berichten versturen, groepen aanmaken met meer mensen of kanalen instellen voor verschillende onderwerpen. Slack is niet de plek waar samenwerking op afstand plaatsvindt, maar het is wel de plek waar teamleden op afstand met elkaar kunnen communiceren. Werken aan projecten is een dynamisch proces en vereist vaak snelle veranderingen. Slack maakt het mogelijk om snel een tekst te sturen in plaats van een hele e-mail te schrijven en het werktempo te vertragen terwijl je wacht op een antwoord.

Tool 15: Google Chat

Chat is de tool van Google Workspace voor direct messaging die vaak wordt gebruikt als alternatief voor de chatfunctionaliteit van Slack of Teams. Het kan op zichzelf ook geen samenwerking in stand houden, maar het biedt chatruimtes waar teamgenoten het werkproces kunnen bespreken en inhoud van Drive kunnen delen. Externe medewerkers kunnen het autonoom of in Gmail gebruiken. In ieder geval is het een manier om alle berichten op één plek te hebben.

Microsoft Teams (opnieuw)

Naast videovergaderen is Microsoft Teams ook uitstekend voor instant messaging. Je kunt zowel groepen als individuen berichten sturen of iemand noemen om zijn aandacht te trekken en sneller een antwoord te krijgen. Bovendien is Teams een geweldige manier om het aantal e-mails te verminderen.

Inpakken

Wanneer teams volledig op afstand werken, hebben ze een naadloze en georganiseerde samenwerkingsstroom nodig om productief te blijven en hetteamwerk vol te houden. Vandaag de dag werken werknemers in veel verschillende omgevingen en managers moeten ervoor zorgen dat ze allemaal een digitale vervanger hebben. Een laatste advies: richt je tijd en middelen op samenwerkingstools voor externe werknemers - je bedrijf verdient het om een verbonden en samenwerkend team te hebben.