5 nadelen van e-mail

Hef je hand op als je ooit een overweldigende hoeveelheid e-mails hebt gehad.

Yup, dat dacht ik al, je stak je hand niet op omdat je publiek een scherm is. Gelukkig hoef je geen opgestoken handen te tellen om te weten dat 121 zakelijke e-mails per dag per account worden verzonden en ontvangen.

Dit communicatiemiddel heeft zeker een revolutie teweeggebracht in de manier waarop we werken sinds de uitvinding in 1971. Het heeft het spel veranderd door een snel en effectief middel te bieden dat ideaal is voor het delen van bepaalde informatie. Vooral handig als het gaat om het hebben van een officieel schriftelijk spoor, of om het communiceren met externe partijen. 

Maar als het gaat om interne communicatie en het opbouwen van betrokkenheid en een sterke cultuur, is e-mail niet meer genoeg. 

1. E-mails creëren informatiesilo's

Er is die e-mail van een potentiële klant die je moet beantwoorden, en die zeven nieuwsbrieven waarvoor je je steeds weer wilt afmelden, en natuurlijk die e-mail van je baas, en dan die ene van je moeder over Thanksgiving, met al je ooms en tantes gecodeerd (hoe is die in je inbox op het werk terechtgekomen?!). En dat zijn nog maar de e-mails waar je een glimp van hebt kunnen opvangen. 

Er zijn er meer, veel meer. Sommige met cruciale informatie die je echt helpt om je werk gedaan te krijgen. Sommige die je een hoop tijd kunnen besparen. Sommige zullen voor altijd verloren gaan in je inbox, begraven in de spamfolder. 

De beperkende indeling van e-mail zorgt voor verstoring van de communicatie en vermindert de toegang tot informatie, en deze informatiesilo's leiden tot verhoogde kosten en gebrek aan synergie. 

2. Een obstakel voor werknemersbetrokkenheid 

Formele barrières tussen collega's en strikte hiërarchieën zijn uit. Transparantie, samenwerking en betrokkenheid zijn in. Mag ik een high five? ... lastig publiek.  

39% van de werknemers gelooft dat mensen in hun eigen organisatie niet genoeg samenwerken. Een van de boosdoeners is dat e-mail niet de productieve betrokkenheid faciliteert die we op de werkplek willen zien. De beperkende manieren van samenstellen, de reply-all functie en het gebrek aan bewerkingsmogelijkheden als de informatie eenmaal naar buiten is gebracht, kunnen de mogelijkheden voor collega's om van elkaar te leren en kennis te delen beperken. The New York Times stelt dat er een alom verafschuwde kantoorcultuur bestaat van antwoorden, doorsturen en massa's CC's en "looping in" en "circling back." De stress en druk om onmiddellijk te reageren leiden ertoe dat gebruikers dit communicatiekanaal niet meer gebruiken. 

3. Overvolle inboxen - degenen die angst veroorzaken 

Was dat stukje over 121 e-mails per dag al genoemd? Hoe zit het met het aantal e-mails dat wereldwijd per dag wordt verzonden en ontvangen in 2019? Vroeg je je dat af? Het antwoord is een kolossale  246,5 miljard. Dat vertaalt zich in ontelbare volle mailboxen.

Misschien herinner je je de grafiek die viral ging in 2015:

Onafhankelijk van hoeveel ongeopende e-mails je hebt, dit beeld is relateerbaar. In de zakenwereld is er geen ontkomen aan de mailbox. Extra mail ontvangen is niet meer zo spannend als het was voor Meg Ryan en Tom Hanks. En die e-mails die zich opstapelen worden gemakkelijk overweldigend en een bedreiging voor de efficiëntie.

4. Gebrek aan beveiliging 

Gefeliciteerd! Je hebt zojuist een miljard dollar gewonnen en gratis ijs voor het leven, klik hier om het te innen. Maar klik alsjeblieft niet als je inbox je iets dergelijks aanbiedt. Cyberschurken houden ervan malware in te sluiten, vermomd als onschuldig uitziende of te-goed-om-waar-te-zijn berichten.

E-mail is ook niet bijzonder veilig als het gaat om het beschermen van informatie. Denk aan de bankgegevens of persoonlijke gegevens van klanten. Gehackt worden is een groot risico als het om dit soort informatie gaat. Ook als het gaat om interne communicatie wil je voorkomen dat je John - de freelance grafisch ontwerper die soms ook voor een concurrent werkt - mailt in plaats van John, de CMO. 

5. Verminderde zichtbaarheid

Ben je niet dol op die e-mailkettingen die zo lang zijn dat je index pijn begint te doen van het helemaal naar beneden scrollen? Het is geen verrassing dat een belangrijke zin die begraven ligt in een e-mail thread nooit echt gelezen is. 

En dan is er nog de vraag hoe je die informatie terugvindt als het eenmaal verzonden en ontvangen is. De zoekfunctie van e-mail is niet altijd optimaal om te vinden wat je zoekt. Het kan zijn dat je dat belangrijke rapport niet terugvindt dat als bijlage is toegevoegd aan een e-mail die een paar weken geleden is verzonden, net zoals het kan zijn dat je collega die gedetailleerde instructies niet kan terugvinden die je hebt geschreven over het voltooien van een belangrijk artikel over e-mailcommunicatie. 

Dus... hoe los je al deze e-mailflops op?

Twee woorden: postduiven. 

Maar die zijn tegenwoordig niet meer zo makkelijk te krijgen, maar er zijn andere manieren om de productiviteit, samenwerking en transparantie te verbeteren. 

Het draait allemaal om het vinden van een balans en wat werkt voor jouw bedrijf, jouw mensen en jouw cultuur. Wat werkt voor een startup van 20 mensen zal niet het antwoord zijn voor een groot bedrijf dat in verschillende tijdzones werkt. De sleutel is het vinden van de juiste communicatiemiddelen die in lijn zijn met je beste belangen: productieve en gelukkige medewerkers. 

Gatehouse's State of the Sector ontdekte dat 91% van de gebruikers in 2020 e-mail als "niet bijzonder effectief" beschouwt. Misschien leven de resterende 9% nog in 1971 en hebben ze de e-mail over de veranderende tijden genegeerd. Want ja, de tijden veranderen zeker - dus aanpassen aan de nieuwe norm is van het grootste belang voor elke effectieve Internal Comms-strategie. We hebben allerlei nieuwe productiviteitstools en -software gezien, voortschrijdende sociale normen op de werkplek en innovatieve manieren om de werkplek in te richten met gratis bier en een loopbandbureau. Hand in hand met deze revolutie komt de beweging om werknemers gelukkig en productief te maken.

Email is een efficiënt hulpmiddel voor veel activiteiten, en petje af als het je lukt om al je e-mails netjes in mappen te ordenen. En al helemaal als je geen paniekaanval krijgt als je na een week vakantie je inbox opent. Maar het is belangrijk om alle nadelen te onthouden en niet alleen op e-mail te vertrouwen. Onthoud: je kunt nooit "nieuw" maken met "oud". Interne communicatiekanalen zijn zo gevarieerd geworden; het is niet meer alleen een e-mail of een gemeentehuis. Breng je IC-kanalenmix in kaart en beslis welk kanaal het beste is voor welk type communicatie. E-mail heeft zijn plaats daarbinnen - alleen niet overal.