6 stappen om je nieuwe rol in interne communicatie onder de knie te krijgen

Gefeliciteerd! Als je dit bericht leest, ben je waarschijnlijk net begonnen aan een nieuwe functie in Internal Comms bij een nieuw bedrijf. Of misschien ben je van functie veranderd en doe je nu Internal Comms.

Hoe dan ook, je hebt nog een lange weg te gaan. Je moet de minotaurus in het midden van je organisatorische labyrint zien te bereiken. Het goede nieuws? Tegenwoordig hebben we Google Maps :) Om je op weg te helpen, zijn hier de 6 dingen die je een pak slaag zullen geven in je nieuwe rol. Veel plezier!

Wat is de rol van Interne Communicatie?

Interne communicatie richt zich op het delen van informatie met medewerkers binnen een organisatie. Goede interne communicatie stimuleert en betrekt werknemers door:

• Zorgen dat ze op één lijn zitten
  
  
• Opbouwen van een organisatiecultuur
  
  
• Kanalen bieden voor feedback en discussie
  
  

Er zijn nog steeds organisaties die het belang van Interne Communicatie verwaarlozen, maar slechte Interne Communicatie kan ook een stille moordenaar zijn:

• Verhoogd verloop
  
  
• Lage productiviteit van medewerkers 
  
  
• Onthousiaste werknemers

Wat zijn veelvoorkomende taken voor een rol in Interne Communicatie?

Interne communicatiemanagers werken samen met alle afdelingen om ervoor te zorgen dat medewerkers op de hoogte blijven van al het bedrijfsnieuws, doelen, projecten en plannen. Hier zijn enkele van de meest voorkomende taken voor Internal Comms teams:

• Ontwikkelen en implementeren van een intern communicatieplan dat is afgestemd op de visie, missie en productpositionering van het bedrijf.
  
  
• Beheer interne communicatiekanalen

Interne communicatiekanalen kunnen bestaan uit e-mails, interne blogs, intranetplatforms en diadecks. Het beheren van deze kanalen omvat het maken, plannen en plaatsen van inhoud, het beoordelen van en rapporteren over engagementmetingen, het bijhouden van redactionele kalenders, het onderzoeken en ontwikkelen van verhalen, het opnemen van video's en het leveren van bijdragen. Dat is wat je noemt een handvol. 

• Ondersteun management- en bedrijfsvergaderingen 

Interne communicatieteams helpen bij het opstellen en communiceren van berichten en programma's door middel van interne evenementen, sprekersselectie en logistiek.

• Toolplanning en kanaalimplementatie

Deze taak kan bestaan uit het analyseren van bestaande tools en kanalen, het onderzoeken van toekomstige tools en leveranciers, samenwerken met IT en de C-Suite en het aanschaffen van nieuwe technologie.

 

6 stappen om je interne communicatierol te beheersen

1. Begrijp de medewerkers

Mike Klein, directeur bij Changing the Terms zegt "het eerste wat je wilt doen is praten met een tiental mensen. De rest volgt dan vanzelf". Dus laten we daar beginnen. 

Organisaties kunnen zich niet van bovenaf engageren of afstemming creëren zonder te begrijpen wat er van onderaf gebeurt. Zoek uit wat mensen van verschillende leeftijden, afdelingen - en indien mogelijk locaties - over de organisatie zeggen. Waar houden ze van? Wat willen ze veranderen? Waar weten ze veel van en welke bedrijfskennis missen ze? Hoe goed communiceren teams of afdelingen met elkaar? Dit, en nog veel meer, zal je helpen een indruk te krijgen van wat de werkelijke interne identiteit van de organisatie is. 

Bonuspunten als je dit wilt aanvullen met een kwantitatieve onderzoeksmethode zoals enquêtes, maar bereid dit wel van tevoren voor. Het versturen van een vragenlijst over (een groot deel van) een organisatie zal waarschijnlijk goedkeuring van belanghebbenden vereisen. 

2. Begrijp de organisatie

De informatie die je verzamelt van medewerkers dient als brandstof voor vragen aan het leiderschap. Ja, het kan allemaal beginnen met een missie, visie en kernwaarden, maar verschillende afdelingen zullen hier op verschillende manieren op afgestemd zijn. Leiders zijn nog steeds de meest vertrouwde bron van communicatie naar medewerkers, dus begrijpen wat zij communiceren is de sleutel tot het begrijpen waar je uitdaging echt ligt.

3. Stel duidelijke strategische interne communicatiedoelstellingen op

Als je de patronen hebt gevonden tussen wat medewerkers zeggen en wat de organisatie zegt nodig te hebben van Internal Comms, kun je doelstellingen gaan formuleren. Ja, ze moeten voldoen aan de standaard SMART-definitie, we zullen je niet vervelen met die uitleg. We willen wel benadrukken dat meetbare doelstellingen je vriend zijn, niet je vijand. Ze helpen je om vooruitgang aan te tonen, maar wat nog belangrijker is, ze helpen je ook om prioriteiten te stellen. Zorg dat de leiding deze doelstellingen goedkeurt en je hebt een sterk hulpmiddel om prioriteiten te stellen. De volgende keer dat Johnny van Sales wil dat je zijn interne presentatie proefleest, zul je veel gemakkelijker "Nee" kunnen zeggen.

4. Maak interne persona profielen

"Met persona's is minder meer." begint Dan Williams, UX Design Lead bij Enreach. "Zorg ervoor dat je meerdere verschillende mensen uit verschillende 'afdelingen' uitprobeert ... en vergeet vervolgens hun functie en afdeling. Richt je in plaats daarvan op hun belangrijkste werkstijlen. Je bent niet op zoek naar het definiëren van een verticale functie, maar naar inzichten in de horizontale maatregelen die een groep binden of onderscheiden. Deze kunnen hard of zacht zijn, kwantitatief of kwalitatief, in geschreven vorm of visueel - allemaal om de gebruikscontext te verrijken en je uiteindelijk in te leven in je gebruikers. Het laatste wat je wilt is een persona-per-afdeling."

Williams' punt over persona's is iets dat gehoord moet worden. Het is cruciaal om een goed beeld te vormen van je doelgroep, maar overdrijf het niet. "Werknemers" zijn misschien geen doelgroep, maar er is een gezonde balans tussen te veel en te weinig. Lees dit artikel voor de basisprincipes van wat een personaprofiel moet bevatten. Voeg dan de 6 dingen toe die volgens Dan essentieel zijn voor een goed personaprofiel:

• Een foto. Je personaprofiel komt alleen tot leven als de lezer zich erin kan inleven
  
  
• Een naam voor je persona. Zo kun je er gemakkelijk naar verwijzen.
  
  
• Een beschrijvende groepsnaam. Gebruik in plaats van "The Geeks" bijvoorbeeld "Analytical Developers".
  
  
• Consistente metrices/lay-out. Als je grafieken gebruikt om te laten zien hoeveel waarde een persona hecht aan een aspect op een schaal van 1-10, zorg er dan voor dat diezelfde grafieken ook in andere profielen worden gebruikt. Hetzelfde geldt voor de lay-out. Zoals Edward Tufte, de vader van informatieontwerp, zei: "Benadruk veranderingen in gegevens, geen veranderingen in ontwerp".
  
  
• Deel ze. Deze zijn niet alleen voor jou, maar voor het hele bedrijf om af te stemmen op terminologie en persoon. Deel ze niet alleen op uw sociaal intranet, digitale werkplek, community-power communicatieplatform voor werknemers - welk digitaal formaat u ook gebruikt. Druk ze af en hang ze op (of schuif ze op!) bij de neuzen van mensen die interne beïnvloeders zijn. Dat maakt ze tastbaarder.
  
  
• Update ze. Uw producten, diensten, teams en klanten veranderen. Misschien verandert de richting van uw hele bedrijf wel. Blijf deze profielen interviewen en verfijnen, het zijn geen statische activa.
  
  

5. Ontwikkel een tactisch intern communicatieplan

Het is een beetje te veel om hier op te noemen, maar laten we zeggen dat er een eenvoudigere manier is om te organiseren welke berichten je verstuurt, via welke kanalen en voor welke specifieke doelen die je in punt 3 hebt gesteld. Vul onderstaande trechter in en je bent al een heel eind op weg!

Voor meer informatie over het gebruik hiervan, lees onze post over De interne content trechter. 

6. Gebruik de taal van je organisatie

Een tijdje geleden spraken we met Advita Patel, voorzitter van de CIPR Inside commissie, over de essentie van interne communicatie. Ze had een juweel van een punt over het begrijpen van de business. Patel zegt: 

"Als je zakelijk inzicht hebt als specialist in interne communicatie, sta je met sprongen voor op elke andere communicator die er is, omdat je de taal kunt spreken en waarde kunt toevoegen. Dat is een vaardigheid waarvan sommige IC'ers niet echt denken dat ze die nodig hebben, maar als je communicatie schrijft, moet je begrijpen waar het bedrijf over gaat."

Bonus: Leer meer lagen van leiderschap kennen

Leidinggevenden zijn niet alleen belanghebbenden bij je activiteiten. Ze zijn ook een belangrijk kanaal voor Interne Communicatie. We refereerden al eerder aan Gatehouse's State of the Sector rapport en daaruit blijkt dat medewerkers hun directe leider nog steeds beschouwen als de meest geloofwaardige bron van informatie in een bedrijf. In Noord-Amerika wordt zichtbaarheid op hoog niveau het meest gewaardeerd. In Europa is dat het lijnmanagement. 

We hadden het in punt 1 al over "leiderschap", maar vergeet daarbij lijnmanagers niet. Het is al jaren een strijd van Internal Comms om ze aan jouw kant te krijgen, maar als je fris, nieuw en een blanco lei bent, kun je misschien al vroeg de overhand krijgen.

Bij Happeo hopen we je werkomgeving productiever dan ooit te maken. Boek vandaag nog een gepersonaliseerde demo en praat met een van onze teamleden over enterprise intranet oplossingen.