7 stappen voor het ontwikkelen van een interne communicatiestrategie in 2023

De tijd dat alle werknemers zich verzamelden rond het bureau van de directeur om het laatste bedrijfsnieuws te horen is echt voorbij.

Een moderne interne communicatiestrategie moet gebruikmaken van technologie, want de moderne werknemer is niet meer op dezelfde manier verbonden aan een bureau of zelfs een werkplek. De strategie moet ook worden ontwikkeld op basis van interne analyse en worden afgestemd op de algemene doelstellingen van het bedrijf.

Het belangrijkste element van een interne-communicatie-strategie gids is dat de strategie is afgestemd op de strategie van het bedrijf. Anders wordt al het werk van het interne communicatieteam in een vacuüm uitgevoerd, zonder dat het echt iets oplevert voor het bedrijf of bijdraagt aan zijn doelstellingen.

Wat is een interne communicatiestrategie?

Een interne communicatiestrategie is een actieplan om je doelstellingen op het gebied van interne communicatie te bereiken. Hiermee kunt u de doelstellingen binnen uw organisatie definiëren, evenals de aanpak die wordt geïmplementeerd om ze te bereiken.

Wat is het nut van een interne communicatiestrategie?

Het ontwikkelen van een interne communicatiestrategie zorgt voor de duidelijkheid die nodig is om alle medewerkers op dezelfde golflengte te houden en je teams productief te houden. Het is ook belangrijk voor de mensen die verantwoordelijk zijn voor de interne communicatie van het bedrijf, om het management te laten zien dat ze bijdragen aan het bereiken van de algemene doelstellingen van het bedrijf en dat hun interne communicatie niet zomaar een verzameling willekeurige beslissingen is.

Hoewel er veel verschillende benaderingen zijn voor het ontwikkelen van een strategie met inachtneming van de best practices op het gebied van interne communicatie, net zoals er een grote verscheidenheid aan bedrijfsstrategieën is, zijn er bepaalde stappen die essentieel zijn voor het implementeren van een robuuste interne communicatiestrategie.

De 7 stappen voor het ontwikkelen van een interne communicatiestrategie

Stap 1: Begin met een introspectiefase

Je kunt pas een interne communicatiestrategie ontwerpen als je het volgende hebt vastgesteld:

• Je huidige positionering
• De positionering die je wilt bereiken
• De mogelijke obstakels voor deze transformatie

Een interessante oplossing is om een enquête op te stellen waarin je medewerkers vraagt wat ze nodig hebben en wat ze vinden van de huidige communicatiemethoden. Op dezelfde manier moet je ook het senior management van het bedrijf vragen wat hun eigen eisen en verwachtingen zijn op het gebied van interne communicatie. Dit laatste is vooral belangrijk omdat het je helpt om je interne communicatiestrategie af te stemmen op de doelstellingen van het management van het bedrijf. Je kunt ook baat hebben bij een externe blik op deze kwestie. Als je over het nodige budget beschikt, kun je een interne communicatiespecialist inschakelen om een onpartijdige benchmark op te stellen voor je interne communicatiestrategie.

Stap 2: Analyseer je publiek

Je interne communicatie is niet gericht op "werknemers". Net zoals uw marketingteam geen miljoenen euro's gaat uitgeven aan een campagne gericht op "vrouwen" of "gepensioneerden", hoeft uw interne communicatiestrategie niet dezelfde aanpak en dezelfde doelstellingen te gebruiken om te communiceren met alle individuen die uw bedrijf samenbrengt.

Analyseer de verschillende soorten verantwoordelijkheden die aanwezig zijn in uw loonlijst, de locaties van waaruit werknemers werken, of ze ver van elkaar af zitten, waar ze zich bevinden in het organigram van het bedrijf, enzovoort. Segmentatie maakt deel uit van de best practices op het gebied van interne communicatie, net als het in kaart brengen van de belanghebbenden. Je moet deze doelgroepanalyse ook regelmatig opnieuw bekijken om er zeker van te zijn dat je de best practices op het gebied van interne communicatie blijft volgen en dat je strategie op de lange termijn relevant blijft.

Stap 3: S.M.A.R.T-doelstellingen definiëren

S.M.A.R.-doelstellingen S.M.A.R.T zijn doelstellingen die specifiek, meetbaar, Achievable, Realistic, en Temporally defined. Bijvoorbeeld, in plaats van te zeggen dat uw doelstelling is om het intranetverkeer met 50% te verhogen, kunt u specifieker zijn: het kan zijn om het aantal medewerkers of berichten in een specifiek kanaal elke maand met 10% te verhogen, zodat de betrokkenheid aan het einde van het jaar is verdubbeld. Het zou ook kunnen gaan om het bijhouden van de impact die een interne communicatiecampagne over onkostenbeheer heeft gehad op het gedrag van werknemers, waarbij de toename van het aantal ingediende aanvragen in verband wordt gebracht met uw interne content.

Het is het beste om te streven naar een bescheiden doel en van daaruit verder te bouwen. Probeer ook een streefdatum vast te stellen, anders weet u nooit of u uw doel hebt bereikt. Het is onmogelijk om je strategische interne communicatie plan te verbeteren zonder eerst deze doelstellingen te hebben gedefinieerd.

Stap 4: Onderzoek uw communicatiekanalen

Hoewel de keuze van communicatiekanalen eerst en vooral een strategische beslissing is, probeer toch een discussie over communities op te nemen in je interne communicatiestrategie, vooral als je van plan bent deze strategie te gebruiken om buy-in en budget te krijgen voor je communicatie. Kijk naar de belangrijkste interne communicatiekanalen in uw interne communicatietoolkit, welke delen van uw doelgroep het meest waarschijnlijk worden bereikt en hoe u deze kanalen kunt gebruiken om uw inspanningen en strategie te versterken.

Elk communicatiekanaal, of het nu uw Google-intranet is, uw groepen op Slack, conferentiegesprekken met alle medewerkers, uw application intranet mobile, uw prikborden, uw openbare vergaderingen, enz.... heeft een andere impact op werknemers en lokt een engagement uit die ook net iets anders is. Het is dus essentieel om goed in te schatten hoe je de internetcommunicatiekanalen die je tot je beschikking hebt, kunt gebruiken.

Stap 5: afstemmen op je bedrijfsstrategie

Het kan niet vaak genoeg worden herhaald: alle voorgaande tips moeten worden afgestemd op de bedrijfsstrategie. Als de CEO wil uitbreiden naar markt X, heeft het geen zin om al je interne communicatie te ontwikkelen om afdeling D bekend te maken als die afdeling niet essentieel is voor markt X. Door je communicatie af te stemmen op de algemene doelstellingen van je bedrijf, kun je ook de toegevoegde waarde van interne communicatie aantonen, wat je kan helpen bij het ontwikkelen van je team en budget voor volgend jaar.

Stap 6: Maak een kalender met rollen en deadlines

Overweeg om een tijdlijn of kalender op te nemen om te voldoen aan de best practices voor interne communicatie. Ze kunnen je helpen duidelijk te maken wie waarvoor verantwoordelijk is, voor wie en voor wanneer.

Wees duidelijk over wie wanneer toestemming moet geven, zodat het allemaal deel uitmaakt van de strategie en geen last-minute hindernis is. Interne communicatie wordt vaak als groep goedgekeurd, dus al je plannen lopen het risico te mislukken als je niet in staat bent contact op te nemen met de verantwoordelijke personen of als ze gewoon vergeten zijn hun goedkeuring te geven. De oplossing? Wijs in uw strategie duidelijk de verschillende rollen en verantwoordelijkheden aan voor de juiste uitvoering ervan.
.

Stap 7: evalueer uw succes

Je evaluatie moet gebaseerd zijn op je S.M.A.R.T.-doelstellingen. Je hebt al uitgezocht hoe je deze doelstellingen kunt kwantificeren toen je ze opstelde, dus zorg ervoor dat je een regelmatig schema opstelt voor deze evaluaties, bijvoorbeeld elke maand. Test nieuwe benaderingen en meet hun succes om te zien of ze echt de moeite waard zijn. Houd ook de indicatoren in de gaten die u kunnen laten zien welke kanalen en tactieken niet of weinig effectief zijn, zodat u daar geen tijd en middelen meer aan verspilt.

Een ander verstandig idee is om een meetrapport te maken en dit aan het management van uw bedrijf te geven om de voortgang en de impact van uw interne communicatiestrategie op het hele personeel te laten zien.

Kan technologie uw interne communicatiestrategie ondersteunen?

In je interne-communicatiestrategie moet je je richten op je resultaten in plaats van op je output. Het hebben van statistieken met betrekking tot het intranet is nuttig, maar het is nog belangrijker om veranderingen in gedrag en de tastbare effecten van uw strategie op het bedrijf te observeren.

In dit opzicht kunnen technologieën uw interne communicatiestrategie op verschillende manieren ondersteunen:

• Ze helpen u bij het meten. Google Analytics analyseert bijvoorbeeld het gebruikersgedrag op uw intranet of kan alleen paginabezoeken meten.
• Ze dragen bij aan de betrokkenheid van uw medewerkers. Intranetcommunity's vormen voor je werknemers een centraal punt voor al hun communicatie.
• Ze moedigen communicatie aan, bieden een structuur en een plaats voor uitwisseling in twee richtingen en collectief leren.
• Ze helpen u uw publiek beter te begrijpen, omdat u de mogelijkheid hebt vragen te stellen, onderzoek te doen en de interacties die plaatsvinden te observeren.

Dit alles stelt je in staat om de validiteit van je strategie te testen, omdat je je communicatie kunt segmenteren en sturen door te leren van de successen en mislukkingen van je aanpak.

Zoals we in het begin hebben besproken, moet een moderne interne communicatiestrategie geschikt zijn voor technologie, omdat de moderne werknemer niet meer per se verbonden is met zijn bureau of zelfs zijn werkplek. Zorg ervoor dat je strategische interne communicatieplan past in een overkoepelend plan, aansluit bij je bedrijfsdoelstellingen, een duidelijk begrip laat zien van je publiek en gebruik maakt van technologie om dat publiek te bereiken. Als je dat doet, hebben je inspanningen de best mogelijke kans op succes op de lange termijn.