De 15 beste tools voor kennisbeheer in 2023

Hoe groter een organisatie wordt, hoe belangrijker kennismanagement wordt. Een groeiend bedrijf betekent meer werknemers, meer klanten en dus meer documenten...

Dit groeiproces kan chaotisch worden als bedrijven niet de middelen hebben om hun informatie en middelen goed te organiseren. Dit is waar kennismanagementtools van pas komen.

In dit artikel leggen we uit wat kennismanagementtools zijn en hoe je ze kunt gebruiken om informatie beter te beheren. Je ontdekt ook een lijst met de beste platforms voor kennisbeheer. Laten we beginnen!

Wat is een kennismanagementtool?

Een kennismanagementtool is een digitale oplossing die informatie opslaat en organiseert zodat gebruikers deze gemakkelijk kunnen vinden en ermee kunnen interageren.

Bedrijven gebruiken zo'n oplossing om zowel externe als interne informatie te delen.

Een knowledge management tool kan ook vergeleken worden met een learning management oplossing, een customer relationship management tool, of gewoon een kennisbank.

Waarom investeren in een kennismanagementtool?

Bedrijfsdirecteuren realiseren zich dat naarmate hun bedrijf groeit, ook de hoeveelheid kennis toeneemt. Om deze informatie te organiseren en ervoor te zorgen dat interne processen soepel verlopen, gebruiken bedrijven kennismanagementtools.

Kennismanagementoplossingen en soortgelijke tools helpen bedrijven om:

• Centraliseren van content
  
  
  
• Informatie voor iedereen toegankelijk maken
  
  
  
• Voorkomen van informatiesilo's
  
  
  
• Betere samenwerking
  
  
  
• De interne communicatiestroom in stand houden

Hoe kiest u de beste tool voor kennisbeheer

Hier volgen enkele aandachtspunten bij het kiezen van een kennismanagementplatform.

Gebruiksgemak

Als uw medewerkers een digitale tool ingewikkeld vinden, zullen ze er niet graag gebruik van maken en zal uw organisatie niet de positieve impact zien van de implementatie ervan.

Zorg ervoor dat u een intuïtieve kennismanagementtool kiest die geen diepgaande training vereist. Dit integratiegemak bespaart u en uw medewerkers tijd.

Beschikbare functies

Hier zijn de functies waarop u moet letten bij het kiezen van een kennisbeheersoftware:

Documentbeheer

Elektronisch documentbeheer maakt het eenvoudiger om bestanden op te slaan en bij te houden welke versies van documenten zijn gemaakt en welke wijzigingen zijn aangebracht door de mensen die er toegang toe hebben. Hoe minder papier je gebruikt, hoe beter: de wereld van vandaag is digitaal (en de aarde zal je dankbaar zijn).

Kennisbank

Een kennisbank is een systeem dat gestructureerde en ongestructureerde informatie bevat. Een kennismanagementtool moet de functionaliteit bieden die nodig is om een interne kennisbank te creëren.

Leerbeheer

Leerbeheer helpt u bij het bijhouden van de resultaten van de ontwikkelings- en opleidingsinitiatieven van uw werknemers. Wanneer werknemers nieuwe vaardigheden aanleren en nieuwe kennis verwerven, is het belangrijk om hun vooruitgang bij te houden.

Enkele bron van waarheid

Eén van de belangrijkste functies van kennismanagementsoftware is het opslaan en toegankelijk maken van kennis op één platform. Medewerkers moeten weten waar ze informatie moeten zoeken om van uw tool een enkele bron van waarheid te maken. 

Zoekfunctie

De zoekfunctie helpt medewerkers de gewenste informatie te vinden. Om dit te kunnen doen, moet de zoekfunctie kunnen zoeken in het kennisbeheersysteem en in tools van derden, om resultaten te bieden die relevant zijn voor de gezochte informatie. Het doel is om 100% van de informatie toegankelijk te maken via de kennismanagementtool.

Samenwerkingsfuncties

Een goede kennismanagementtool stelt gebruikers ook in staat om verder te gaan op het gebied van samenwerking. Ze moeten kennis kunnen delen, becommentariëren, uitwisselen en interacteren; met andere woorden, samenwerken.

Deze samenwerkingsfuncties maken het ook mogelijk om een systeem van onderling verbonden applicaties te creëren en overbodige tools in een bedrijf te elimineren. 

Communicatiekanalen

Kennismanagementtools zijn ook co-communicatiecentra. Ze moeten zowel statische als dynamische communicatie stimuleren, evenals een betere kennisdeling binnen het bedrijf.

De statische communicatiestroom neemt de vorm aan van referentiepagina's die werknemers kunnen gebruiken als een enkele bron van waarheid. Bijvoorbeeld: HR-pagina, Finance-pagina, Onboarding-pagina voor nieuwe medewerkers...

Dynamische communicatie vindt plaats wanneer medewerkers informatie kunnen delen, commentaar kunnen geven en ideeën kunnen aandragen via sociale groepen of communities. Denk aan Facebook, maar dan voor het werk.

Lifecycle management

De functionaliteit voor levenscyclusbeheer waarschuwt wanneer het tijd is om inhoud bij te werken (omdat deze verouderd is). In de beste kennisbeheersoftware archiveert deze functie ook automatisch verouderde inhoud. 

Content- en gebruikersanalyses

De Analytics-functies geven u inzicht in :

• De meest bezochte pagina's en kanalen
  
  
  
• De meest aansprekende publicaties
  
  
  
• Uw meest betrokken medewerkers op het gebied van interne communicatie en kennisdeling
  
  
  
• De meest gezochte trefwoorden

Het management kan deze informatie gebruiken om te begrijpen waar medewerkers naar zoeken, maar ook hoe ze omgaan met het platform, de inhoud ervan en hun collega's. Zo krijgt het management een beter inzicht in wat medewerkers zoeken en hoe ze met het platform omgaan. Ze kunnen dan beter begrijpen welke inhoud of functies ze moeten aanbieden om de betrokkenheid te vergroten.

Tarificatie

De aanschaf en het onderhoud van een kennismanagementtool moeten binnen je budget blijven. Kennismanagementtools bieden over het algemeen verschillende prijspakketten. Deze variëren op basis van functionaliteit en uitbreidingsmodules. De prijs is meestal ook afhankelijk van het aantal gebruikers.

Veiligheid

Wanneer je met allerlei soorten informatie werkt (blogberichten, klantgegevens, contracten en beleidsdocumenten), heb je een tool nodig om die te beschermen. De beste platforms voor kennisbeheer bieden verbeterde beveiligingsfuncties, zoals:

• Veilige cloud-gebaseerde opslag
  
  
  
• ISO 27001 certificering
  
  
  
• Een GDPR-compliance
  
  
  
• SAML-authenticatie om SSO (Single Sign-On) mogelijk te maken

Integraties

Als je bedrijf al werkt met tools van derden, wil je die niet hoeven vervangen als er nieuwe software komt. Daarom is het belangrijk om de integratiemogelijkheden te controleren, met name de API.

Hier zijn de vragen die je jezelf moet stellen: Zal uw kennismanagementsoftware integreren met de tools die u dagelijks gebruikt ? Zo ja, zijn deze integraties naadloos? Of moet u extra modules installeren ?

Top 15 beste tools voor kennisbeheer in 2023

We hebben onderzoek gedaan naar de kennismanagementtools die volgens ons de beste functionaliteit bieden. Dit is de lijst:

Happeo

Ideaal voor: Kennisbank, Interne communicatie, Documentbeheer

Opvallende klanten: Randstad Sourceright, Pinterest, Decathlon, Virgin Red, Doctolib, State Auto, OneGoal, Marqeta, Trimble, Mint Tandheelkunde

Happeo is een sociaal intranet en kennismanagementtool die samenwerking, communicatie en kennisbank combineert in één systeem. Het integreert naadloos met Microsoft 365, Google Workspace en tools van derden die uw bedrijf al gebruikt.

Happeo verbetert het kennisbeheer en verhoogt de productiviteit: publicaties in Communities kunnen direct worden gedeeld in Slack of Teams zodat iedereen op de hoogte is. Bovendien kun je eenvoudig documenten bijvoegen die zijn opgeslagen op Google Drive of OneDrive.

De belangrijkste functies van kennisbeheer :

• Globaal zoeken om op het hele platform te zoeken, maar ook in uw e-mails of bestanden in Google Workspace en Microsoft 365
• Federated search, dat nog verder gaat door je te laten zoeken in alle tools en databases van het bedrijf
• Intranetpagina's voor het hosten van statische informatie (bijv. HR-pagina, Marketingpagina, Beveiligingspagina, enz...)
• Intranet communities die de ideale plaats zijn om te publiceren, commentaar te geven en deel te nemen aan conversaties
• Lifecycle management om verouderde inhoud te archiveren of je eraan te herinneren deze bij te werken
• Google Workspace en Microsoft 365 om samenwerking soepeler te laten verlopen
• Artikelen om blogs, nieuws of elk ander type inhoud te schrijven om in Communities te publiceren
• Analytics om te rapporteren over belangrijke statistieken

Prijzen : Happeo biedt drie prijsplannen: 'Essential', 'Recommended' en 'Personalised'. De prijs hangt af van het aantal gebruikers en de add-ons en functies die je kiest.

"Onze onboarding van nieuwe medewerkers is sterk verbeterd dankzij de intranetpagina's van Happeo. In plaats van een vergadering te moeten organiseren en de presentatie naar elke nieuwe werknemer te moeten sturen, hebben we nu een hele intranetpagina waar ze gemakkelijk naar kunnen verwijzen."

Calene Horton
HR Operations Manager

360 document

Ideaal voor: Kennisbank 

Belangrijke klanten: Virgin Red, Whatfix, LightBox, Bluescape, AlgoSec, Singlify, Sweeten, AutoRABIT, Microgaming

Document 360 is een tool waarmee organisaties self-service openbare en privédatabases kunnen maken voor zowel gebruikers als klanten. Met hun kennisbank kunnen artikelen op elk moment worden aangemaakt, gepubliceerd en beheerd. 

De belangrijkste functies van kennisbeheer:

• Kennisbasissite
• Kennisportaal
• Kennisbankassistent
• Platform-API voor lezen en schrijven naar de kennisbank

• Prijzen: Document 360 biedt 5 prijspakketten

  • Gratis, beperkt tot 5 accounts, 50 artikelen en 1 GB opslagruimte
  • Standaard - €99/project/maand
  • Business - €249/project/maand
  • Onderneming - €499/project/maand
  • Enterprise plus - beschikbaar op aanvraag

"Deze mogelijkheid om snel te communiceren en de samenwerking te verbeteren is ongeëvenaard door welke andere oplossing dan ook. Onze medewerkers over de hele wereld kunnen in realtime informatie ontvangen, samenwerken en communiceren. Ze kunnen ook snel en publiekelijk reageren op vragen, zodat ze niet steeds dezelfde e-mails hoeven te sturen."

Molly Quinn
Marketing- en communicatiedirecteur

Confluence

Ideaal voor : Documentbeheer, Kennisbank  

Belangrijke klanten: Blend, HubSpot, Audi, Twilio, LinkedIn, The New York Times, NASA, Illumina, Docker, Morningstar, GoPro

Confluence is wiki-software die bedrijven dient als digitale werkplek om het delen van kennis tussen teams te stimuleren. Het is een kennisbank voor het opslaan, delen en beoordelen van informatie en het geven van feedback.

Confluence stimuleert integraties met derden, het toevoegen van add-ons en het doorzoeken van bestanden. Gebruikers kunnen nieuwe 'thema's' genereren door bestanden aan de wiki toe te voegen.

Confluence is een geweldige plek om te beginnen.

De belangrijkste functies voor kennisbeheer:

• Zoekfunctionaliteit
• Topische zoekopdrachten
• Documentbeheer
• "Best practice"sjablonen

Prijzen: Confluence biedt vier prijspakketten; de jaarprijs is:

• Gratis, tot 10 gebruikers
• Standaard - €5,50 per maand per gebruiker
• Premium - €10,50 per maand per gebruiker
• Enterprise prijs beschikbaar op aanvraag

Tettra

Ideaal voor: Kennisbank, Documentbeheer

Belangrijke klanten: Recteq, Everyday Speech, Techstars, Basis 365 Accounting, SmartBug

Tettra is een kennisbank die bedrijfsgegevens organiseert zodat medewerkers er snel en gemakkelijk bij kunnen. Het dankt zijn bijzondere karakter aan zijn Slack-wiki, waarmee vragen in Slack kunnen worden beantwoord met behulp van de kennisbank van Tettra. Dankzij de naadloze Slack-integratie kunnen gebruikers Tettra-pagina's zoeken, opslaan en delen in chats.

Hoofdkenmerken van de kennismanagementtool:

• Contentverificatie
• Pagina- en updateverzoeken
• Inhoudsuggesties
• Redacteur
• Zoekfunctionaliteit
• Inhoud exporteren

Prijzen: Tettra biedt drie pakketten: 

• Startup - gratis, tot 10 gebruikers
• Opschalen - €8/gebruiker/maand, tot 250 gebruikers
• Onderneming - €16/gebruiker/maand

SharePoint

Ideaal voor: Kennisbank, Documentbeheer voor grote teams

Belangrijke klanten: NASCAR, Goodyear, M&S, Hershey, Qantas, Coles

Sharepoint, de voorloper van intranetten en tools voor kennisbeheer, is een digitale oplossing waarmee werknemers bestanden kunnen zoeken, uploaden en delen met hun teamgenoten. Het platform verbindt gebruikers met documenten of met gedeelde ruimtes zoals Teams en Microsoft 365, waardoor bedrijfskennis op één plek wordt bewaard. 

De belangrijkste functies voor kennisbeheer :

• Zoekfunctionaliteit
• Inhoudsanalyse
• Bestanden opslaan en delen
• Kenniswiki
  
  

Prijzen: U kunt kiezen uit drie automatisch verlengbare opties per jaar:

• Sharepoint Online (Plan 1) -  €4,8/gebruiker/maand
• Sharepoint Online (Plan 2) -  €8,40/gebruiker/maand
• Office 365 E3 voor €22,6/gebruiker/maand

Helpjuice

Ideaal voor : Documentbeheer

Belangrijke klanten: Amazon, Glovo, Wereldgezondheidsorganisatie, TCL, Virgin Mobile, Viking, Hertz, Vacasa, Upstart

Helpjuice is een cloudgebaseerde kennisbeheersoftware. Het interessante aan deze software is dat het zowel intern als extern kennisbanken kan creëren en beheren. Bedrijven van alle groottes gebruiken Helpjuice ook om hun samenwerkingscultuur en klantenondersteuning te verbeteren. 

De belangrijkste functies voor kennisbeheer :

• Inhoud maken en opmaken
• Analytics
• Zoekfunctionaliteit
• Kennisbank

Prijzen: Helpjuice biedt vier soorten pakketten, elk met een gratis proefperiode van twee weken:

• Ingang - €115/maand, voor maximaal 4 gebruikers
• Elan - €184/maand, voor maximaal 16 gebruikers
• Premium Limited - €277/maand, voor maximaal 60 gebruikers
• Premium Unlimited - €479/maand

Profs

Ideaal voor : Leerbeheer  

Belangrijke klanten: Adobe, Cisco, Universiteit van Phoenix, Verenigde Naties, Sony, Ford, Dell, Nestlé, Amerikaanse Rode Kruis, Shell

Profs is een digitaal hulpmiddel voor quizzen en trainingen. De analyseresultaten worden teruggekoppeld naar de maker van de quiz, zodat deze kan zien hoe zijn leerproces zich ontwikkelt. De tool maakt het eenvoudig om wiki's, handleidingen en documenten te ontwerpen, en niet te vergeten de kennisbank. 

De belangrijkste functies voor kennisbeheer:

• Training creator
• Kennisbank
• Vraag maken
• Onderzoek maken 

Prijzen: Vanaf €19/maand, gratis proefabonnement inbegrepen

Zendesk

Ideaal voor: Klantenservice en verkoop

Belangrijke klanten: Siemens, Stanley Black & Decker, Tesco, Khan Academy, Uber

Zendesk is een CRM-tool die is ontworpen om klantrelaties naar een hoger niveau te tillen. Het platform verbetert de verkoop- en klantcommunicatie en stroomlijnt de ondersteuning met functies zoals automatiseringen, triggers en cross-platform chat. Het gebruikersgerichte ontwerp maakt het gebruiksvriendelijk voor zowel klanten als supportmedewerkers.

De belangrijkste functies voor kennisbeheer:

• Zoekfunctionaliteit
• Real-time updates
• Samenwerking tussen agenten
• Automatisering van de helpdesk

Prijzen: Zendesk biedt twee verschillende diensten aan  

Zendesk voor service :

• Teamsuite: €47 /user/maand
• Groei suite: €76 /user/maand
• Professionele suite: €95/gebruiker/maand
• Bedrijfssuite : €144 agent/maand/jaarlijkse facturering
• Het gaat zelfs nog verder : 206 €/agent/maand/jaarfacturering
.

Zendesk voor verkoop :

• Team verkoop :€18 /gebruiker/maand
• Professionele verkoop : 47 €/gebruiker/maand
• Bedrijf : €95 /gebruiker/maand

HelpCrunch

Ideaal voor: Klantenondersteuning

Belangrijke klanten: Statcounter, SE Ranking, European Sperm Bank, Halebop locall, Fitlap, Revenue Grid

HelpCrunch is een platform voor klantcommunicatie dat helpdesk, live chat, kennisbank en marketingautomatisering combineert. Het biedt de klantlevenscyclus vanaf het punt van conversie en helpt organisaties klanten te behouden en de verkoop te stimuleren. 

Kenmerken van kennisbeheer :

• Kennisbank
• Integraties met derden
• Helpdesk

Prijzen : HelpCrunch biedt drie prijspakketten - Basic (€11,5 per gebruiker/maand), Pro (€19,2 per gebruiker/maand) en Enterprise (u kunt contact opnemen met HelpCrunch om de meest geschikte aangepaste optie voor uw bedrijf te bespreken)

Bit.ai

Ideaal voor : Documentbeheer 

Opvallende klanten: New Zealand Post, Canon, Massachusetts Institute of Technology, Harvard University, Georgetown University, University of Michigan, The New York Stem Cell Foundation

Bit.ai is een samenwerkingsplatform voor documenten dat het maken en beheren van documenten op één plek samenbrengt. Wij houden van het platform omdat elk bedrijf, elke afdeling en elk team zijn eigen set digitale tools, bestanden en webbronnen heeft.

De belangrijkste kenmerken van kennisbeheer :

• Wiki/kennisbank
• Content bibliotheek
• Contentbeheer
• Zoekfunctionaliteit
• Toegang tot documenteditor

Tarificatie: 

Net als de meeste kennismanagementtools op deze lijst biedt Bit.ai vier verschillende pakketten:

• Gratis plan - tot 5 gebruikers
• Standaard - €7,7/gebruiker/maand
• Business plan - €14,4/gebruiker/maand
• Enterprise prijs beschikbaar op aanvraag; met aangepast plan voor team deployment
  
  

SABIO

Ideaal voor: Kennisbank 

Belangrijke klanten: DPD, Commerzbank, Weleda, IONOS by 1&1, Deutsche Bahn

SABIO is een tool voor kennisdeling die speciaal is ontworpen voor organisaties die gespecialiseerd zijn in klantenservice. De software bevordert een betere kwaliteit van informatiebeheer en geeft elke medewerker van de klantenservice toegang tot gegevens van alle afdelingen. 

De belangrijkste kenmerken van kennisbeheer :

• Zoek voor zelfleren
• Zoekrangschikking
• Zoekfilters
• Bestandsformaten downloaden (Word, Excel, PowerPoint documenten, PDF)

Prijzen : SABIO biedt drie pakketten:

• SABIO team voor €7,7 gebruiker/maand, gratis proefabonnement inbegrepen
• SABIO business €11,5 gebruiker/maand, gratis proefabonnement inbegrepen
• SABIO zakelijk: vraag een offerte aan https://www.getSABIO.com/pricing/
  
  

Bloomfire

Ideaal voor : Kennisbank

Belangrijke klanten:Conagra, Orvis, Insperity, Jackson Hewitt, DraftKings, Ogilvy, Vrbo&#ax0;

Bloomfire is een kennisbeheersysteem dat informatie organiseert om silo's te doorbreken en bedrijven efficiënter te maken. De tool voor het delen van kennis is handig voor sociaal leren, klantenservice en het afstemmen van verkoop en marketing.

Kenmerken van kennisbeheer :

• AI-gebaseerd zoeken
• Tekst, afbeeldingen, audio en video publiceren
• Aangepaste feed
• Geïntegreerde analyses

Prijzen: Bloomfire biedt twee pakketten aan:

• Basic - €24 per gebruiker/maand
• Bedrijfspakket beschikbaar op aanvraag

Notie

Ideaal voor : Documentbeheer, kennisbank

Belangrijke klanten:Pixar, TravelPerk, Cornershop, Spotify, Headspace

Zoals de naam al doet vermoeden, is Notion een hulpmiddel om notities te maken. Het is ook kennismanagementsoftware die is ontworpen om organisaties te helpen hun doelen beter te beheren om de productiviteit te verhogen.

De belangrijkste functies voor kennisbeheer:

• Notities maken
• Zoekfunctionaliteit
• Kennisbank

Prijzen: Notion biedt vier pakketten:

• Personal - gratis, maximaal 5 gebruikers
• Personal Pro - €3,8/maand, gratis proefabonnement inbegrepen
• Team - €7,7/gebruiker/maand, gratis proefabonnement inbegrepen
• Bedrijfsprijzen beschikbaar op aanvraag

Quip

Ideaal voor : Documentbeheer

Belangrijke klanten:Amazon, Facebook, Amgen, Citi, 21st Century Fox, Cisco, Electronic Arts 

Quip is een platform voor het transformeren van Salesforce-processen. Het is ontworpen om realtime samenwerkingsdocumenten te standaardiseren, automatiseren en integreren in Salesforce records. De tool stimuleert het vormen van groepen en het samenwerken aan spreadsheets. Quip is toegankelijk vanaf desktops en mobiele apparaten, waardoor het ideaal is voor werknemers die veel onderweg zijn. 

De belangrijkste functies voor kennisbeheer:

• Documenten maken
• Spreadsheet maken
• Sjablonen
  
  

Prijzen: Quip heeft drie prijscategorieën die jaarlijks worden berekend:

• Quip Entry - €9,6/gebruiker/maand
• Quip Plus - €24/gebruiker/maand
• Quip Advanced - €96/gebruiker/maand

Elium

Ideaal voor : Kennisbank

Belangrijke klanten:L'Oréal, In Extenso, EURA NOVA, BVA, Le Groupe Groupama, Pepsol

Elium is een kennisbeheertool die kennis opslaat en organisaties helpt digitale communicatie te vergemakkelijken. Elium is zowel een mobiele als een SaaS-oplossing, ontworpen om de circulatie van kennis en conversaties in elke werkomgeving te bevorderen.

Key knowledge management features  :

• Webbladwijzer
• Documenten delen
• Categorieën
• Gebruikersmap
• Feedback diensten

Tarificatie: 

Elium biedt drie tariefpakketten:

• Team - €3,8/gebruiker/maand
• Corporate - €7.7/gebruiker/maand
• Corporate tarief beschikbaar op aanvraag

Conclusie

Happeo's kennisbeheertool maakt het voor uw organisatie eenvoudig om kennis te vinden, te delen en te behouden. Het biedt uw medewerkers één enkele bron van waarheid en moedigt hen aan om samen te werken, terwijl u content kunt analyseren en optimaliseren. Klik hier voor meer informatie.