7 uitdagingen van thuiswerken en hoe ze te overwinnen

Thuiswerken is in opkomst. Sterker nog, 70% van de kenniswerkers zegt dat ze tevreden zijn met de hoeveelheid tijd die ze thuiswerken, omdat het hen flexibiliteit biedt.

De trend van thuiswerken is enorm gestegen in de Verenigde Staten - van 3,4% vóór de pandemie naar 42% halverwege de pandemie fulltime thuiswerken.

Hoe hard uw werknemers ook werken, er zijn altijd obstakels en uitdagingen bij thuiswerken, zoals blijkt uit een onderzoek van Buffer. Voor 20% van de werknemers is samenwerken op afstand het grootste obstakel, terwijl nog eens 20% eenzaamheid als het grootste probleem ziet. 18% vindt het moeilijk om een duidelijk onderscheid te maken tussen werk- en privétijd.

7 uitdagingen van thuiswerken (en hoe ze op te lossen)

Uitdaging #1 Afleidingen in het thuiskantoor 

Wanneer mensen "werken op afstand" horen, denken ze meteen aan "kantoor aan huis". 80% van de werknemers op afstand werken vanuit thuis, terwijl slechts 7% gebruik maakt van co-working spaces en 3% van coffeeshops. Als werknemers thuis werken, is het door afleidingen maar al te gemakkelijk om afgeleid te raken. Huishoudelijke taken en familieverplichtingen kunnen de focus van werknemers het meest wegnemen, terwijl andere mensen worden verleid door sociale media-apps. Telefoons en andere apparaten kunnen essentiële hulpmiddelen zijn voor het werk, maar ze kunnen ook voor ernstige afleiding zorgen. Deze afleidingen leiden tot meer stress en een lagere productiviteit.

Oplossing 1: Een werkruimte aanwijzen

Een aangewezen werkruimte is heel belangrijk om afleiding op het thuiskantoor te voorkomen. Het inrichten van een thuiskantoor is een heel proces, en we zullen het hier voor je op een rijtje zetten:

• Organiseer een speciaal bureau op een rustige plek in huis. Werk niet vanaf de bank - we weten dat het een verleidelijke uitstraling heeft, maar het is een valstrik.
  
  
• Ruim je computer op en organiseer hem. Als je je werkplek kunt omschrijven als een rommelig bureaublad of een browser met meer dan 15 tabbladen open, dan is het tijd om je computer te organiseren. Digitaal minimalisme, iemand?
  
  
• Neem spullen mee van kantoor om een omgeving te creëren die lijkt op uw gebruikelijke werkplek.
  
  
• Gebruik je thuiskantoor niet als je niet werkt - deze plek is alleen gereserveerd voor werkgerelateerde taken.

Oplossing 2: Investeer in inventaris voor het thuiskantoor

Eén van de beste tips om uw werknemers te helpen afleidingen op hun thuiskantoor elimineren, is ervoor zorgen dat ze in een omgeving werken die hen aanmoedigt het beste van zichzelf te geven. Ontdek wat ze missen voor een volledig uitgerust thuiskantoor. Voorzie ze van de hulpmiddelen die ze normaal op kantoor gebruiken, en indien nodig - van ergonomische thuiskantoorapparatuur. Zorg ervoor dat ze een stoel hebben die geschikt is voor een werkdag van acht uur of een ergonomische muismat. Door werknemers te ondersteunen met thuiskantoorinventaris draag je bij aan het creëren van een ruimte die lijkt op een echt kantoor, wat afleiding vermindert en de productiviteit verhoogt.

Oplossing 3: Internetuitgaven financieren

Wist u dat slechts 15% van de werkgevers dekt het internet rekening van hun externe medewerkers? Neem het initiatief en betaal de maandelijkse kosten voor de internetverbinding van je werknemers. Zo zorg je ervoor dat hun werkproces niet wordt onderbroken door internetgerelateerde problemen en ze zich volledig op hun werk kunnen richten.

Uitdaging #2 Overwerken 

Weetje je nog die 18% waar we het eerder over hadden die overwerkt? Deze is voor hen.

Omdat er geen duidelijke manier is om de stekker eruit te trekken aan het einde van de dag, kan het een uitdaging zijn om werk en privétaken van elkaar te scheiden. Soms merken mensen dat ze tot diep in de nacht e-mails controleren en beantwoorden. Maar als werknemers te veel uren thuiswerken zonder pauze, raken ze overwerkt, wat de motivatie of de kwaliteit van het werk ernstig kan beïnvloeden. 

Oplossing 1: Stimuleer een gezonde balans tussen werk en privé

Eén van de beste manieren om bij te dragen aan de balans tussen werk en privé van werknemers is door ze aan te moedigen vakantiedagen op te nemen. Geef uw workaholics een duwtje in de rug, want soms ze hebben de neiging om zichzelf te vergeten - slechts 22% van de telewerkers nam drie weken vrij in 2020, in tegenstelling tot de meerderheid, die nog minder vakantietijd opnam. 

Om problemen met overwerken op te lossen, moedig je werknemers aan om hun werktijden in te stellen in hun agenda en niet buiten deze uren te werken, zelfs als het om een kleine taak gaat. Dit geeft werknemers de kans om voor zichzelf te zorgen en te rusten als dat nodig is.

Oplossing 2: Introduceer sociale pauzes

Denk aan activiteiten die uw werknemers wat tijd kunnen geven om even afstand te nemen van hun taken en hun gedachten op te frissen. Onze aanbevolen oplossing is om online lunch- en koffiesessies te organiseren - een kleine creatieve pauze kan werknemers opladen en als motivatieboost werken. 

Oplossing 3: Stel herinneringen in om pauzes te nemen

Herinner uw werknemers eraan om pauzes te nemen. Stel herinneringen in of installeer gewoon een herinneringsapp zoals Stretchly of Eye Care 20 20 20.

Uitdaging #3 Eenzaamheid en gebrek aan interactie

Eenzaamheid kan een probleem worden bij langdurig thuiswerken. Fulltime weg zijn van een kantoor kan isolerend werken, vooral als werknemers gewend zijn aan informele gesprekken en spontane gesprekken tussen collega's onderling. Zoals we in het begin al aangaven, ziet 20% van de werknemers dit als de grootste uitdaging van thuiswerken. Het gebrek aan interactie kan de bedrijfscultuur schaden, omdat werknemers zich niet verbonden voelen. Dat leidt meestal tot een gebrek aan employee engagement en ontevredenheid. Als dit niet op tijd wordt aangepakt, kan het gemakkelijk leiden tot een verhoogd personeelsverloop.

Oplossing 1: Zorg voor een manier voor werknemers om te socialiseren 

Als manager moet je het belang van menselijke contacten erkennen en manieren bedenken om thuiswerkers weer met elkaar in contact te laten komen. Het antwoord: een sociaal intranet. Het gaat een stap verder dan een traditioneel intranet en naast het delen van updates en bestanden, stellen sociale functies werknemers in staat om berichten leuk te vinden, te delen en van commentaar te voorzien. Om eenzaamheid te overwinnen, hebben teams groepen ontwikkeld in hun sociale intranetplatforms, waar mensen kunnen praten over hun favoriete sportteams of artiesten, of grappige inhoud kunnen delen en een band kunnen opbouwen. Een groepschat aanmaken om onderwerpen te bespreken die niets met werk te maken hebben, is ook een optie.

Oplossing 2: Virtuele conferenties

Een andere tip is om uw werknemers tijd te laten vrijmaken om te chatten met andere werkende professionals. Lokale netwerkgelegenheden en conferenties bieden mensen in dezelfde branche de mogelijkheid om samen te komen in dezelfde ruimte. Het goede nieuws: conferenties zijn ook online beschikbaar en kunnen virtueel worden bijgewoond. Als uw werknemers zich niet verbonden voelen, moedig hen dan aan om contact op te nemen met andere professionals in uw gemeenschap - zij kunnen te maken hebben met soortgelijke thuiswerkuitdagingen. 

Oplossing 3: Vier belangrijke gebeurtenissen

Iedereen houdt van feestdagen. En wat is een betere manier om de saamhorigheid te voelen en de stemming te verhogen dan een virtueel feest te organiseren? Er is geen betere gelegenheid om creatief te zijn met outfits dan Halloween, terwijl een online kookfeest voor Thanksgiving of een kerstbijeenkomst de vreugde onder werknemers zou aanwakkeren.

Uitdaging #4 Samenwerking in teams en communicatieproblemen 

Bij thuiswerken zijn teamwork, collaboration, en communicatie tussen teamleden van groot belang. Maar met zoveel beschikbare samenwerkingskanalen kan het moeilijk zijn om de juiste werk op afstand tool en om een keuze te maken tussen de vele platforms die er zijn. Samenwerken en communiceren op afstand maken het moeilijk voor teams om samen te werken aan projecten en hun doelstellingen op tijd te halen. 

Oplossing 1: Zorg voor cloudgebaseerde samenwerkingstools

Het uitrollen van een sociaal intranet is geweldig voor de socialisatie en communicatie van werknemers, maar je team heeft ook robuuste samenwerkingstools nodig. Ook al werken werknemers vanuit huis, de workflow moet behouden blijven en dat kan lastig zijn als ze niet de tools hebben om samen te werken. 

Platforms zoals Google Workspace bieden een veilige en naadloze manier voor teamsamenwerking. Met de cloudgebaseerde productiviteitsapps van Google kan iedereen samenwerken aan documenten en presentaties of bestanden opslaan en delen op Drive. Daarnaast zorgen veel bedrijven voor naadloze samenwerking en communicatie door te kiezen voor Google intranet software - een intranet dat naadloos integreert met Google Workspace. Geen internetverbinding? Geen probleem - Google's productiviteitstools bieden offline bewerken. 

Oplossing 2: Communicatiekanalen opzetten om eenvoudig samen te werken en te communiceren 

Team communicatie kan een berichtenplatform omvatten zoals Slack om in realtime over problemen te praten. E-mail kan worden gebruikt als een reactie niet meteen nodig is. Videogesprekken zijn een goede strategie om te brainstormen over oplossingen of als een langer gesprek nodig is.

Oplossing 3: Een digitaal werkplekplatform

Thuiskantoren winnen aan populariteit omdat ze werknemers een flexibelere werkomgeving bieden. Bedrijven onderzoeken de juiste technologieën zodat ze teams goed kunnen beheren en ondersteunen. Happeo is de toonaangevende digital workplace platform dat kennisbeheer en interne communicatie op één plek samenbrengt.

Uitdaging #5 Gebrek aan motivatie tijdens het werk

Onafhankelijk van je werkethiek is het normaal om je soms ongemotiveerd te voelen. Het overkomt iedereen wel eens in zijn of haar carrière. De truc is om een gebrek aan motivatie niet in de weg te laten staan van productief blijven. Organisaties moeten van dagelijkse of wekelijkse check-ins een prioriteit maken en investeren in sterke communicatiestrategieën. Werkgevers moeten moeite doen om de zorgen te begrijpen die kunnen leiden tot een gebrek aan motivatie in hun teams. 

Oplossing 1: Begin de dag positief

Werknemers op een thuiskantoor kunnen zichzelf ook op een aantal kleine manieren motiveren. Dit betekent meedoen aan elke activiteit die je plezier geeft. Sta 's ochtends een paar minuten eerder op en doe een snelle yogasessie. Pak een kop koffie en maak ontbijt voordat je aan je takenlijst begint. 

Oplossing 2: Neem gamification op in je strategie 

Een andere thuiswerktip is gamificatie, wat een werkplekpraktijk is waarbij spelachtige elementen aan het werk worden toegevoegd, zoals quizzen en wedstrijden waarbij spelers prijzen krijgen voor het behalen van hun professionele doelen. Deze trend helpt de motivatie en acceptatie van werknemers te vergroten. Het is een geweldige manier om werknemers kennis te laten maken met updates, vooral als ze thuis werken en er niemand in de buurt is om help build engagement.  

Oplossing 3: Stel een beloningssysteem op

Iedereen houdt ervan als zijn prestaties worden erkend, of dat nu op het werk is of niet - het werkt als een geweldige motivator en verhoogt de tevredenheid van werknemers, vooral in uitdagende tijden. Stel KPI's op en bedenk hoe je werknemers kunt belonen als ze deze halen. Bonussen, cadeaubonnen of professionele ontwikkelingscoaching in de gewenste richting zijn altijd een goede verrassing. 

Uitdaging #6 Inefficiënt tijdbeheer

Tijdregistratie is een van de grootste uitdagingen van thuiswerken, omdat werknemers vaak het besef van tijd kwijtraken. Slecht tijdmanagement wordt al snel een probleem voor zowel de werknemer als de werkgever. 

Oplossing 1: Implementeer Google Agenda

Een regelmatige routine brengt orde in de werkweek en geeft je genoeg tijd voor al je verplichtingen. Google Calendar kunnen gebruikers bepaalde uren blokkeren voor projecten en vergaderingen om te helpen met tijdbeheer. 

Werknemers op kantoor hebben vaak veel verantwoordelijkheden tegelijk. Google Agenda heeft handige functies die het beheren van een drukke agenda veel gemakkelijker maken. Sterker nog: met Google Agenda kunnen thuiswerkers eenvoudig vergaderingen plannen met mensen in verschillende tijdzones. Je kunt tijdzones toevoegen en wijzigen en wereldklokken toevoegen aan je agenda. Deze instelling is een life-saver voor mensen die vaak reizen of als er een groot tijdsverschil is tussen teamleden. 

Oplossing 2: Maak een checklist

Schrijf je takenlijst voor de week op en maak voor elke dag een aparte taak. Het is echt school, maar de basis gaat nooit verloren. Taken van lijstjes afkrabben is altijd bevredigend en motiverend.

Uitdaging #7 Een gezonde levensstijl aanhouden

Een zittende levensstijl kan niet gezond zijn - urenlang op één plek zitten plus de verleiding om gedurende de dag stiekem junkfood uit de kast te pakken, creëert nog een uitdaging om een gezond thuiswerkpersoneel te behouden.

Dus, hoe kunnen thuiswerkers gezond blijven tijdens werktijd?

Oplossing 1: Ondersteun gezond eten

Als een door het bedrijf betaalde lunch nog geen deel uitmaakt van uw beleid, dan is het nu tijd om dit in te voeren. Het hoeft niet elke dag - kies een dag in de week waarop werknemers een maaltijd kunnen bestellen uit een lijst met restaurants die gezond eten serveren. Stel een bepaald budget vast en moedig ze aan om een gezonde maaltijd te bestellen - gezond eten maakt een groot verschil tussen een wazige en een geconcentreerde geest. Ze zullen het gebaar waarderen en zich meer verbonden voelen met een organisatie die van hun welzijn een prioriteit maakt. Bovendien klinkt dat als een gelegenheid voor een virtuele lunchpauze :)

Oplossing 2: Faciliteer een sportieve activiteit

Thuiswerken is het nieuwe normaal

Net als bij elke grote verandering zijn er bij overstappen van kantoor naar kantoor aan huis een aantal uitdagingen tijdens het proces. Door tijd en middelen te investeren om deze te overwinnen en onze tips voor thuiswerken op te volgen, kan werken op afstand snel een plezierig en geprefereerd alternatief worden.

Als je geïnteresseerd bent in het ontsluiten van de waarde van werken op afstand, boek een demo met Happeo. Wij kunnen u helpen de betrokkenheid van werknemers, interne communicatie en zelfs productiviteit te verbeteren.