Wat is een operationeel handboek?
Een bedrijfshandleiding is de plek waar je teams naartoe moeten om op te zoeken hoe een bepaald proces werkt, om de juiste persoon te vinden met wie ze contact moeten opnemen met een vraag en zelfs om uit te zoeken wat ze moeten doen in een noodgeval. Het is in feite een encyclopedie met alle informatie die je werknemers nodig hebben om hun werk te doen.
Waarom heb je eigenlijk een bedrijfshandleiding nodig?
Bedrijft u een klein bedrijf met slechts een handvol werknemers die allemaal intrinsiek begrijpen hoe uw bedrijf werkt? Dan heb je misschien nog geen bedrijfshandleiding nodig. Maar de meeste bedrijven groeien na verloop van tijd. En er komt een moment dat het niet langer mogelijk is om elke vraag individueel te beantwoorden.
Op dat moment kan een bedrijfshandleiding je helpen ervoor te zorgen dat elke werknemer begrijpt hoe je bedrijf werkt. Hier zijn nog een aantal voordelen die een effectief operationeel handboek kan opleveren voor uw organisatie:
- Bouwt verantwoordelijkheid in: Als uw werknemers uw processen niet begrijpen, kunnen ze niet verantwoordelijk zijn voor hun werk. Een operationele handleiding geeft hen alles wat ze nodig hebben om hun werk te doen en onverwachte omstandigheden aan te pakken - en houdt hen verantwoordelijk voor eventuele fouten.
- Creëert een duurzame kennisbank: Een bedrijfshandleiding zorgt ervoor dat de waardevolle kennis van uw bedrijf voor iedereen toegankelijk is, op elk moment. Dat betekent dat het geen ramp zal zijn als je beste werknemer ziek wordt of naar een ander bedrijf vertrekt.
- Maakt processen efficiënter: Zonder duidelijke procesdocumentatie hebben je teams geen andere keuze dan de dingen op hun eigen manier te doen - en er is geen garantie dat je de resultaten krijgt die je nodig hebt. Een operationele handleiding helpt medewerkers om processen zo efficiënt mogelijk uit te voeren.
- Versnelt training van nieuwe medewerkers: Met een handleiding kunnen nieuwe medewerkers snel vertrouwd raken met de procedures en het beleid van uw bedrijf. Bovendien kunt u tijd besparen tijdens het inwerkproces door een aantal veelgestelde vragen van nieuwe medewerkers te beantwoorden in uw bedrijfshandleiding.
Best practices voor het maken van uw handleiding
Zorg voor de juiste balans tussen te gedetailleerd en te vaag
Als je handleiding te gedetailleerd en te gedetailleerd is, zullen je werknemers overstelpt worden met informatie. Aan de andere kant, als je te vaag bent, raken ze misschien nog meer in de war dan ze al waren. Je moet de juiste balans vinden om ervoor te zorgen dat je werknemers de informatie geeft die ze nodig hebben zonder ze te overladen.
Ben overal consistent in (zelfs met meerdere medewerkers)
Als meerdere mensen aan een document meewerken, krijg je altijd inconsistenties. Maar je bedrijfshandleiding kan je medewerkers in verwarring brengen als elk proces op een andere manier wordt beschreven. Een oplossing is om een sjabloon te gebruiken om je bedrijfshandleiding te maken. Dit helpt u ervoor te zorgen dat de opmaak consistent is en de inhoud gemakkelijk te begrijpen.
Gebruik eenvoudige woorden en maak uw bedrijfshandleiding gemakkelijk te begrijpen
Je bedrijfshandleiding moet een duidelijke uitleg geven van hoe de activiteiten van je organisatie werken, geschreven in eenvoudig Engels dat gemakkelijk te begrijpen is. Als u niet zeker weet of u de juiste toon hebt getroffen, kunt u uw handleiding delen met een paar mensen uit verschillende delen van het bedrijf om te controleren of zij de handleiding begrijpen.
Hoe maak je een bedrijfshandleiding: een stap-voor-stap handleiding
Ben je klaar om aan de slag te gaan met het maken van je eerste handleiding? Hier volgen de stappen:
1. Maak een opzet voor uw handleiding
De eerste stap is het bepalen van de basisstructuur die u gaat gebruiken voor uw handleiding. Dat betekent dat je goed moet nadenken over de informatie die je teams nodig hebben (en dat is voor elke organisatie anders). Hier zijn enkele van de secties die in de meeste operationele handleidingen zijn opgenomen:
- Bedrijfsinformatie
- Organizational chart
- Baanbeschrijvingen
- Bedrijfsprocessen en procedures
- Bedrijfsbeleid
- Noodprocedures
- Belangrijke contactgegevens
2. Voeg belangrijke informatie over uw bedrijf toe
Het is een goed idee om je handleiding te beginnen met wat belangrijke informatie over je organisatie. Noteer om te beginnen het adres en andere contactgegevens van je hoofdkantoor en eventuele andere locaties, en de openingstijden van je bedrijf.
Je kunt ook een korte samenvatting geven van de geschiedenis van je bedrijf en enkele belangrijke details over de producten en diensten die je levert. Dit zorgt ervoor dat iedereen consistent is in hoe ze over je bedrijf praten. Misschien wil je dit gedeelte afsluiten met de visie of missie van je bedrijf, om je werknemers eraan te herinneren waar jullie allemaal naartoe werken.
3. Breng de hiërarchie van uw bedrijf in kaart
.
Na dit punt moet u een organigram maken, zodat werknemers begrijpen hoe iedereen in elkaar steekt. De eenvoudigste manier om dit te doen is met een stroomschema. Begin bovenaan de pagina met de CEO, breng dan de werknemers op elk senioriteitsniveau in kaart en laat duidelijk zien wie aan wie rapporteert.
Klinkt dat ingewikkeld? Happeo-gebruikers kunnen gemakkelijk mooie organogrammen maken met slechts een paar klikken door gegevens te importeren uit Azure AD, Okta of Google Directory. U kunt deze gegevens gebruiken om een organigramwidget te maken die u op elke pagina kunt invoegen, inclusief uw handleiding.
4. Geef functiebeschrijvingen en contactgegevens voor elke rol
U moet vervolgens uw organigram verder uitwerken door de rollen en verantwoordelijkheden te beschrijven die bij elke functie horen. Dit helpt werknemers om precies te begrijpen waar elke persoon verantwoordelijk voor is. Het helpt hen ook om hun eigen rol te begrijpen in de bredere context van de organisatie als geheel.
Het is ook een goed idee om voor elke persoon contactgegevens op te nemen. Als je je organigram maakt met een online oplossing zoals Happeo, worden deze automatisch geïmporteerd - en medewerkers kunnen zelfs een bericht sturen naar de persoon in kwestie via hun gebruikerskaart.
5. Beschrijf elk bedrijfsproces
Het langste gedeelte van de meeste bedrijfshandleidingen is het gedeelte waarin de processen en procedures van uw bedrijf worden beschreven. Je moet samenwerken met een aantal afdelingshoofden, managers en andere belangrijke belanghebbenden om te bepalen welke processen gedetailleerd moeten worden beschreven in je bedrijfshandboek.
Daarna kunt u bedrijfsprocessen in kaart brengen om elke fase van elk proces duidelijk weer te geven in een stroomschema dat gemakkelijk te begrijpen is. Je moet processen en procedures ook per afdeling scheiden, zodat mensen gemakkelijk de processen en procedures kunnen vinden die voor hen het meest relevant zijn.
6. Maak een lijst van uw bedrijfsbeleid
Een ander cruciaal onderdeel van uw bedrijfshandleiding is het gedeelte waarin het bedrijfsbeleid wordt beschreven. Dit kan bijvoorbeeld gaan over hoe te communiceren met klanten, hoe retourzendingen worden afgehandeld, wat geldt als geschikte werkkleding en regels voor thuiswerken.
Bedenk dat dit niet hetzelfde is als je sociale beleid, dat betrekking heeft op zaken als vakantiedagen, ziekteverlof, voordelen en bonussen. Deze zaken zijn eerder te vinden in een werknemershandboek en horen niet thuis in je bedrijfshandleiding.
7. Informatie over noodprocedures toevoegen
Zelfs als u elk proces perfect documenteert, zullen er altijd momenten zijn waarop er dingen misgaan. Daarom is de volgende stap in het maken van uw bedrijfshandboek om duidelijk te maken wat werknemers moeten doen in een noodsituatie. Voorbeelden van noodsituaties die je zou willen behandelen zijn:
- Netwerkinbreuken
- Natuurrampen
- Branden of overstromingen op kantoor
- Machines die onverwacht uitvallen
Natuurlijk kun je niet alles dekken. Maar door de tijd te nemen om te brainstormen over de meest waarschijnlijke scenario's, kunt u uw werknemers de informatie geven die ze nodig hebben om hier effectief mee om te gaan en de schade te beperken.
8. Neem extra contactgegevens op
De laatste stap is het maken van een sectie met alle belangrijke contactgegevens die uw werknemers nodig kunnen hebben. Dit kunnen belangrijke werknemers zijn, zoals uw office manager, HR manager of IT support manager. Het moet ook alle externe partijen bevatten waarmee werknemers contact moeten opnemen, zoals:
- Leveranciers/verkopers
- Huurders of gebouwbeheerders
- Verzekeringsagenten
- Bank account managers
- Advocaten
9. Publiceer uw handleiding waar mensen hem kunnen vinden
Als u tevreden bent met uw handleiding, is het tijd om deze te publiceren. Je kunt dit doen door papieren exemplaren van je handleiding af te drukken en uit te delen aan je werknemers. Er zijn echter een paar problemen met deze methode.
Vooreerst zouden werknemers ze kunnen verliezen, wat betekent dat ze de informatie niet bij de hand hebben wanneer ze die nodig hebben. Je moet er ook aan denken om handmatig een exemplaar af te drukken en uit te delen aan elke nieuwe werknemer. Maar het belangrijkste is dat de processen, beleidsregels en procedures van de meeste bedrijven na verloop van tijd veranderen. En het aanbrengen van wijzigingen in een fysieke handleiding is een tijdrovende (en vaak dure) onderneming.
In plaats daarvan moet je je bedrijfshandleiding ergens opslaan waar elke werknemer er gemakkelijk bij kan, wanneer dat nodig is. En in 2023 betekent dat op uw bedrijfsintranet.
Maak uw eigen bedrijfshandleiding met Happeo
Een handleiding is een cruciaal document voor elke organisatie. Maar er een vanaf nul samenstellen is een lange en moeilijke taak.
Met Happeo kun je eenvoudig een operationele handleiding maken met behulp van onze kant-en-klare Paginasjabloon. De sjabloon schetst de belangrijkste secties die je moet opnemen - het enige wat je hoeft te doen is de sjabloon vullen met de juiste informatie. Dat betekent dat je in veel minder tijd een functionele, effectieve en branded bedrijfshandleiding kunt maken.
Plus, een bedrijfshandleiding is geen statische, een-en-een situatie. Het is een evoluerend, levend document dat altijd de huidige staat van je activiteiten moet weerspiegelen. Als je je bedrijfshandleiding in Happeo maakt, kun je deze bewerken, bijwerken en aanpassen wanneer dat nodig is - en werknemers zijn er altijd zeker van dat ze met de laatste versie werken.
Wil je een bedrijfshandleiding maken in Happeo?
Wil je meer weten? Kijk naar onze pagina sjabloon voor de handleiding om te beginnen.
