Wat maakt het intranet... gewoon dat, een intranet?

Het intranet zelf is een vrij algemene term. Intranetsoftware kan fungeren als CMS, communicatiemiddel en nog veel meer. Maar hoe komt het allemaal bij elkaar en hoe ziet het er precies uit?

Zoals deelnemer Frank Hamm stelt in zijn artikel voor Seibert Media, "is een intranet niet simpelweg een softwareprogramma, maar een platform voor communicatie en samenwerking met verschillende componenten". Het zijn deze verschillende componenten die samenkomen om een intranet te creëren waarin de gebruiker die het gebruikt centraal staat.

In deze publicatie bekijken we deessentiële elementen van het intranet en leggen we uit waarom ze zo belangrijk zijn, en geven we twaalf belangrijke kenmerken voor het succes van deze elementen op de werkplek.

Componenten van het intranet: leren hoe ze werken

Nu je iets beter begrijpt wat we bedoelen als we het over intranet hebben, gaan we die kennis uitsplitsen. Omdat intranet een allesomvattende en veelomvattende term is, willen we elk belangrijk onderdeel apart behandelen om voorbeelden te geven van hoe dit platform op uw werkplek zou werken. Er zijn veel verschillende toepassingen van het intranet, maar als ze samenkomen, creëren ze een digitale, uniforme en efficiënte werkplek.

Contentbeheersysteem

Succesvolle intranetsoftware moderniseert en upgradet uw documentbeheersysteem volledig. Intranetten bieden een centrale locatie voor de opslag van documenten en gegevens, en kunnen gemakkelijk worden beheerd en doorzocht door werknemers. Informatie kan op een georganiseerde manier worden opgeslagen en gedeeld op het platform en werknemers hebben toegang tot de belangrijke formulieren en informatie die ze nodig hebben voor hun dagelijkse werk.

Het Op een georganiseerde manier opslaan en delen van informatie op het platform.

De dagen dat content verouderd en totaal irrelevant was, zijn officieel voorbij. Met een gebruiksvriendelijk platform om documenten op te verzamelen, kan informatie relevant en nuttig blijven voor werknemers.

Diavoorstellingen, spreadsheets, Word-documenten, personeelsformulieren en handleidingen kunnen worden opgeslagen op het intranet en zijn beschikbaar voor iedereen die er toegang toe nodig heeft. U kunt oude kopieën van bijgewerkte documenten bewaren voor het geval u ze ooit nodig hebt, informatie verzamelen en delen en werknemers in staat stellen hun eigen inhoud te creëren. Als uw CMS goed gestructureerd en georganiseerd is, zullen uw medewerkers gemakkelijk toegang krijgen tot informatie en content kunnen bewerken.

Interne communicatie en sociaal platform

Intranetten zijn voorbeelden van effectieve manieren om uw werknemers over afdelingen, tijdzones en verschillende locaties heen met elkaar te verbinden.

Intranetten zijn voorbeelden van effectieve manieren om uw werknemers over afdelingen, tijdzones en verschillende locaties heen met elkaar te verbinden.

Elke werknemer kan een persoonlijk profiel aanmaken waar zijn vaardigheden en projecten worden vermeld, dus met een goede zoekmachine kun je collega's zoeken om te chatten, ideeën uit te wisselen, samen te werken aan taken en nieuwe relaties op te bouwen. Daarnaast bevat de intranetsoftware alle functies die sociale netwerksites hebben, zoals commentaar geven, liken en @mentioning.

Deze intranetcommunicatiefuncties vernietigen het oude verticale communicatiesysteem en geven alle gebruikers toegang tot directe verbinding en uitwisseling. De bedrijfsleiding kan belangrijke informatie verspreiden onder werknemers en met de bovengenoemde sociale functies kunnen werknemers reageren en gepast reageren.alle gebruikers hebben dezelfde mogelijkheid om met elkaar te communiceren, ongeacht hun anciënniteit of positie in het bedrijf. Dit gaat verder dan het verhogen van de productiviteit op het werk, want het doel is om de cultuur die in sommige bedrijven bestond en nog steeds bestaat, volledig te veranderen.

Digitale samenwerking

Een intranet met een goed georganiseerd CMS en eenvoudige communicatie biedt je een super effectief samenwerkingsplatform. Met toegang tot documenten en informatie en verbinding met collega's kunnen uw medewerkers eenvoudig digitaal samenwerken aan elke taak of project. Je kunt ook specifieke teamworkspaces creëren rond een onderwerp, kwestie of project waar medewerkers over kunnen discussiëren of aan kunnen werken. Deze werkplekken zijn gecentraliseerd en efficiënt en kunnen openbaar of privé zijn.

Door samen te werken op een digitaal platform kunnen teamleden die op afstand werken ook gemakkelijk communiceren. Het bedrijfsmanagement kan teams samenstellen en samenbrengen op basis van vaardigheden of projecten, zonder rekening te hoeven houden met externe factoren. Je kunt ook kalenders en taakbeheerders coördineren om het team gefocust te houden. Ondertussen verhogen realtime bewerken, commentaar geven en inhoud maken in gedeelde documenten de productiviteit, zodat alle medewerkers hun taken afmaken.

Geïntegreerde oplossing

Alle oplossing in één.

Geïntegreerde oplossing

Als u op dit moment meerdere samenwerkingstools gebruikt voor uw interne communicatie, kunt u hiermee worstelen. Hoewel er een overvloed aan opties is voor SaaS-tools, communiceren deze tools niet met elkaar. Het zijn nog steeds afzonderlijke entiteiten die kloven kunnen creëren in je werkomgeving. Wat een intranet doet, is de functies en mogelijkheden van al deze tools combineren tot een volledig geïntegreerd systeem. Op deze manier is het geen messaging tool apart van een administratietool, apart van een tool voor gegevensopslag. Alles wat je nodig hebt, bevindt zich onder één dak en elke functie van het intranet is geïntegreerd met de andere.

Veel verschillende software integreert deze externe tools in SaaS en integreert ze in je intranetoplossing voor een soepeler adoptieproces.

Veel verschillende software integreert deze externe tools in SaaS en integreert ze in je intranetoplossing voor een soepeler adoptieproces.

Wanneer je al je oplossingen in één ruimte kunt integreren, verkort je de tijd die medewerkers nodig hebben om voortdurend van platform te wisselen, wat weer ten goede komt aan de productiviteit. Dat is waar Happeo

De 12 functies van het intranet

Laten we het nog verder voor je uitsplitsen. Intranetcomponenten zijn de sleutel om je intranet zo goed te laten werken op je werkplek, maar er zijn specifieke intranetfuncties die moeten worden opgenomen om deze functies te optimaliseren. Hier bekijken we twaalf verschillende intranetsoftwarefuncties om je een voorbeeld te geven van wat jouw intranetsoftware moet bevatten.

1. Sociale functies

Zoals eerder vermeld, staat het transformeren van interne communicatie centraal in intranetsoftware, en een van de manieren om dit te bereiken is door middel van sterke sociale mogelijkheden. Hoe meer mogelijkheden je collega's hebben om efficiënt en productief met elkaar in contact te komen, hoe beter je werkplek zal functioneren. Voorbeelden van sociale intranetfuncties zijn:

• Een startpagina waar je kunt zoeken naar werknemersprofielen en informatie over sociale media kunt bekijken
• Sociale intranetfuncties
• Sociale intranetfuncties
.
• Moderne sociale functies zoals @mentions, comments, likes, enz.
• Moderne sociale functies zoals @mentions, comments, likes, enz.
• Integratie met andere populaire sociale tools
.
• Makkelijk multimedia-inhoud maken en delen
.
• Integratie van mobiele applicatie en mogelijkheid voor continue verbinding
• Forums en discussies
• Makkelijk om multimedia-inhoud te maken en te delen
.
• Forums en gespreksonderwerpen
.

2. Intelligent zoeken

Eén van de belangrijkste voordelen van een intranetoplossing is dat alle bedrijfs- en werknemersinformatie is opgeslagen op hetzelfde uniforme platform, maar zonder een krachtige en intuïtieve zoekmachine kan al deze schat aan informatie verloren gaan. Een goed ontworpen zoekmachine levert de productiviteitsresultaten waar je naar verlangt op een intranet door de tijd die het kost om informatie te vinden te verminderen, terwijl het werknemers helpt de mensen te vinden die ze nodig hebben om de klus te klaren. Goede voorbeelden van zoekmachines zouden moeten zijn:

Zoekmachines zouden moeten bestaan uit

• Zoek door categorieën waarin ze zijn "getagd"
.
• Zoek in de personeelsgids om mensen te vinden die geassocieerd zijn met trefwoorden, categorieën of vaardigheden
.
• Zoek in het volledige bereik van het intranet (documenten, bestanden, diavoorstellingen, profielen, enz.)
• Zoek in het volledige bereik van het intranet (documenten, bestanden, diavoorstellingen, profielen, enz.)
• Sorteer de resultaten door de meest relevante informatie als eerste te plaatsen
.

3. Schone en duidelijke interface

Net als bij een zoekmachine zullen werknemers met een verwarrende gebruikersinterface geen toegang krijgen tot de inhoud of gegevens die op het intranet zijn opgeslagen. De gebruikersinterface omvat de aspecten van het intranet die te maken hebben met de functionaliteit, zoals uitklapmenu's, lay-out, knoppen, pagina's, enz. Als er niet wordt geïnvesteerd in een geoptimaliseerde gebruikersinterface, kan dit contraproductief werken, omdat werknemers meer tijd zullen besteden aan het uitzoeken hoe ze een document moeten maken of bewerken in plaats van die tijd te besteden aan het afronden van hun werk. Een goed voorbeeld van een intranet-gebruikersinterface zou moeten bestaan uit:

• Aantrekkelijke en relevante startpagina met aanpasbaar nieuws
• Basislinks
.
• Snelkoppelingen in een menu of zijbalk naar alle intranetfuncties
• Snelkoppelingen in een menu of zijbalk naar alle intranetfuncties
• Notificatiemeldingen voor gesprekken of aankomende taken
.
• Browserbalk
• Lijst van online gebruikers
• Lijst van online gebruikers
• Lijst van online gebruikers
.
• Eenvoudige manier om inhoud te publiceren, te delen of te maken
• Alles op één plek
.
• Intuïtief, flexibel en creatief ontwerp
.

4. Platform voor het maken en beheren van inhoud

De bepalende factor van een intranet is dat het de gebruiker centraal stelt en de medewerkers mondiger maakt. Een van de beste manieren om dit te bereiken is door hen de ruimte en de vrijheid te geven om inhoud op het intranet te creëren. Je medewerkers kunnen zichzelf uiten en dit houdt de content over trends en onderwerpen die zij belangrijk vinden relevant.

Dat gezegd hebbende, wil je je medewerkers leren hoe ze kwalitatief goede content kunnen maken en wat je wilt dat de stijl van de content is. Geef ze de tools die ze nodig hebben, stel teamleden aan om de kwaliteit van de content te beheren en laat ze hun gang gaan. De ideale intranetcontent moet:

• Gericht zijn op de gebruiker, door de gebruiker gegenereerd en door de gebruiker beheerd
.
• Kort, bondig, boeiend en relevant zijn
• Interactief zijn zodat de gebruiker het kan gebruiken
.
• Worden interactief voor de lezer (d.w.z. met opmerkingen, likes, deeloptie...)
• Worden interactief voor de lezer (d.w.z. met opmerkingen, likes, deeloptie...)
• Eenvormig zijn voor het bedrijf en eenvoudig te maken via een aangewezen platform
.
• Georganiseerd zijn binnen het bedrijf en eenvoudig aan te maken
• Georganiseerd zijn binnen het bedrijf en eenvoudig aan te maken
.
• Worden georganiseerd binnen het intranet op een manier die intuïtief is voor de gebruiker.

5. Aanpassing en maatwerk

Nu kan intranetsoftware leren van zijn gebruikers en hen de site laten maken die ze willen zien. Met zoveel ingebouwde aanpassingsmogelijkheden, zoals individuele profielen, tags voor projecten en vaardigheden, gecreëerde of gekoppelde inhoud... Uw intranetsoftware moet kunnen detecteren wat elke gebruiker wil zien. Het is ook belangrijk om aanpasbare software te hebben, zodat uw werknemers de digitale werkruimte kunnen creëren die het beste voor hen werkt. Je intranet moet:

Zien

• Aanpassen van startpagina's, snelkoppelingen en inhoudsorganisatie mogelijk maken
• Integreer widgets die leiden naar specifieke inhoud op de startpagina vanuit verschillende delen van het intranet
• Maak het gebruik van widgets mogelijk die leiden naar specifieke inhoud op de startpagina vanuit verschillende delen van het intranet
.
• Voorzie in een widget waarmee medewerkers het type inhoud kunnen selecteren dat ze vaker willen zien
• Mogelijk maken van widgets waarmee medewerkers het type inhoud kunnen selecteren dat ze vaker willen zien
• Alleen specifieke gebruikers toegang verlenen tot bepaalde inhoud
.

6. Feedback van werknemers

In de digitale werkomgeving staan werknemerstevredenheid en -ervaring centraal. We zien een verschuiving in het meten van intranetsucces met sterke KPI-statistieken naar meer kwalitatieve en beschrijvende feedback. Dit betekent dat je intranetsoftware waar mogelijk de optie moet hebben om commentaar te geven. Als je een georganiseerd systeem maakt om deze doorlopende inhoud te beheren, moet je in staat zijn om de problemen van je werknemers aan te pakken en een intranet te maken dat zij willen gebruiken. Enkele voorbeelden van hoe je de juiste feedback in je intranet kunt inbouwen:

Enkele voorbeelden van hoe je de juiste feedback in je intranet kunt inbouwen zijn:

9. Helpcentrum

Even met intuïtief zoeken en een goed ontworpen gebruikersinterface, zullen er nog steeds gebruikers zijn die hulp nodig hebben bij het navigeren door het systeem. Door een helpcentrum op te zetten, kunnen werknemers zelf problemen oplossen en tegelijkertijd leren. Dit moet een algemeen instructiegebied zijn dat gebruikers praktische begeleiding biedt en tegelijkertijd helpt bij het oplossen van specifieke problemen op het intranet. Een intranet helpcentrum moet het volgende omvatten: