Vergleich: Google Workspace vs. Office 365

Früher aus PC-Werbungen bekannt gab es meistens zwei Charaktere: Einen, den Nerd, der sich um Daten und Analysen ringt und den Spaß sowie das Leben bei der Arbeit vergisst. Charakter zwei jedoch präsentiert das Gegenteil: der Cool-Guy, sehr smart und smooth, welcher am Arbeitsplatz einfache, benutzerfreundliche Methoden und Technologien verwendet. Dieser Vergleich war sehr simpel gestaltet und das Produkt, was Sie in dem Fall kaufen sollten, sehr offensichtlich dargestellt.

Das Beispiel oben zeigt genau auf, wie früher Apple Sie dazu brachte, einen Mac zu erwerben anstatt einen PC. Wenn wir dieses Beispiel auf 2021 übertragen, ist dieser Kontext in moderner Vision auch in dem Battle von Google Workspace vs Office 365 zu sehen. 

Der Cool-Guy in diesem Fall ist Google Workspace, oder vorherig auch als G Suite bekannt. Dies daher, dass Google auch auf ein einfaches aber, stylishes UX setzt sowie einfache Kollaboration und intuitives Arbeiten möglich macht.

Der Nerd hier ist Microsofts Office Suite. Abgesehen von der Integration von Office 365 und einem Cloud-Programm, welches durch den Vormarsch von Google Workspace initiiert wurde, gilt es für viele große Unternehmen mit Matrixorganisation und großen Silos dennoch als “sichere” Wahl. Nur leider ist die Chance von fließender Kommunikation nicht so hoch und wird sehr wahrscheinlich in einem langen Hin-und-Her von E Mails enden.

Wenn Sie in diesem Augenblick versuchen, sich zwischen Google vs. Microsoft zu entscheiden, sollten Sie natürlich nicht nur nach dem äußeren Erscheinungsbild gehen. Wie Sie eventuell schon etwas merken, ist Happeo im Kontext von G Suite vs. Office 365 sehr überzeugt von Google durch die Kollaborations- und Integrationsmöglichkeiten mit dem Google Intranet. Aber das lassen wir mal für einen Augenblick beiseite und schauen uns Vor- und Nachteile von beiden in einem etwas sachlicheren Kontext an.

Dokumenterstellung

Wie steht es um die Dokumentkreierung in den Google Apps vs. Microsoft 365? Beide haben die Basics: ein Textverarbeitungsprogramm (Google Docs oder Microsoft Word), ein Tabellenerstellungsprogramm (Google Sheets oder Microsoft Excel) und ein Präsentationsprogramm (Google Slides oder Microsoft PowerPoint). Soweit so gleich. Weitere Punkte, die Sie in Betracht ziehen sollten, hängen von der Größe Ihres Unternehmens und Bedürfnissen der Mitarbeiter/innen ab.

Wenn Sie nach einem intuitiven Interface suchen, welches Dokumente und Daten direkt in die Cloud lädt, ist Google Workspace eine gute Option für Sie. Zudem bietet Google im Vergleich zwischen Google vs. Microsoft auch Kollaboration in Echtzeit. Da Google´s Programme auch simpler konzipiert sind, gestaltet sich der Start in die Programme auch meist schneller. Was uns wirklich an Google überzeugt, sind die genannten Kollaborationsmöglichkeiten in Echtzeit, aber dazu später mehr.

Im Google Workspace vs. Office 365 Battle gewinnt Google in Einfachheit und Effizienz: die zwei Grundkriterien wofür es konzipiert wurde. Falls Sie also komplizierte Datensätze analysieren müssen oder Tools mit sehr vielseitigen Funktionalitäten benötigen, wäre Office 365 die bessere Wahl für Sie. Ein Beispiel in dem Fall gibt Google Sheets vs. Excel. Google Sheets Fokus liegt in der Kollaboration, während Excels Fokus bei Funktionalität liegt. Es ist designt um große Datensätze aufnehmen zu können und besitzt praktische Features wie schnellere Suchfunktionen.

Kollaboration und Produktivität

Soweit wissen wir schon, dass Google Apps vs. Microsoft 365 beide Kollaborationstools sind. Aber wo genau liegen die Unterschiede darin? Wir könnten es nicht besser erklären als Jason Aten für Fit Small Business:

Googles Idee kann man sich so wie ein Klassenzimmer mit Whiteboard vorstellen. Jeder kann das in das Klassenzimmer eingeladen werden und zusammen mit den anderen am Whiteboard stehen und arbeiten. Das Whiteboard notiert, wer wann an was gearbeitet hat. Zudem können jederzeit Dinge überarbeitet und neue Mitarbeiter hinzugefügt oder entfernt werden.

Office 365s Idee kann man auch mit einem Whiteboard vergleichen, nur das für jeden neuen Teilnehmer ein neuer Schlüssel für das Klassenzimmer ausgegeben werden muss. Sowie das Licht im Klassenraum muss eingeschaltet, die Änderungen gemacht, das Whiteboard von der Wand und in den neuen Raum transportiert werden. Zusammengefasst verlangt Office 365 eine Menge mehr Aktionen in der Teamarbeit, welche den Prozess komplizieren und intransparent machen, wie Jason Aten erklärt.

Für uns sind es diese Kollaborations- und Integrationsvorteile, die im Vergleich von G Suite vs. Office 365 Google siegen lassen. Office 365 hat an seiner Kollaboration in Echtzeit gearbeitet, kommt aber in dem Punkt nicht an Googles Fortschritt heran. Das gesamte Team kann zur gleichen Zeit am gleichen Dokument arbeiten, zudem wird alles automatisch in Google Drive gespeichert, wo auch alte Versionen gefunden werden können.

Kommunikation und Engagement

Dieses Kapitel kann kurz gehalten werden - hier ist Gmail, also Google der klare Gewinner, denn es ist einfach das E-mail-Programm für uns. Auch für weitere Kommunikation ist praktisch, dass Google Workspace direkt zusammen Chat und Meet kommt, welches einfache Video-Calls und Chats in dem Google Kollaborationstool ermöglicht. Office 365 kommt in manchen Fällen zusammen mit Skype Business als extra. Dies muss dann aber extern von dem Kollaborationstool als Zusatzprogramm installiert werden. 

Ein weiterer Vorteil von Google ist, dass ist die einfach mögliche Integration von Drittprogrammen in das System. Slack zum Beispiel kann durch Google sehr einfach mit in das System eingebunden werden.

Cloud vs. Desktop

Eine weitere Frage, wenn Sie sich für Google Apps vs. Microsoft 365 entscheiden möchten, ist der Ort der Daten- und Dokumentenspeicherung. Wenn Ihr Unternehmen sowieso Cloud-basiert arbeitet, dann gibt es für Sie kein Problem. Beide Systeme arbeiten mit der Cloud, erlauben Kreation, Kollaboration und Kommunikation, solange das Gerät oder der Browser mit dem Internet verbunden ist. 

Falls Sie dann aber Desktop-Zugang benötigen, dies zum Beispiel durch schlechte Internetverbindung, dann ist Google Workspace nicht das Programm für Sie. Im Vergleich zwischen Google vs. Microsoft sind Googles Programme komplett Cloud-basiert, also ist keine Desktop-Version verfügbar. Aber Sie können offline arbeiten, wobei die Änderungen erst gespeichert werden wenn wieder eine Internetverbindung besteht. Office 365 bietet in den meisten Fällen Desktop-Versionen für Word, Excel und PowerPoint an.

Kosten

Im Vergleich sind Google Workspace und Microsoft 365 preislich ähnlich. Beide Programme bieten verschiedene Preisklassen, die abhängig vom Nutzer und preislich vergleichbar sind. Google hält es einfach mit 3 verschiedenen Abstufungen: Basic, Business und Enterprise. Google gestaltet es übersichtlicher in diesem Fall, da Microsoft weitere Abstufungen anbietet, die detailreich gestaltet sind. Dort ist es schwieriger zu erkennen, welches Paket das beste für das eigene Unternehmen ist. Dadurch hat Google Workspace sich hier einen Wettbewerbsvorteil geschaffen. 

Der generelle Rat von Experten ist, dass die Google Produkte von den Abstufungen her eher für kleinere Unternehmen passend sind. Größere Unternehmen aber benötigen meist die detailreichen Angebote welche Office 365 in ihren Paketen anbietet. Google Workspace möchte ihr Angebot in den nächsten Jahren auch auf Enterprise-Level ausweiten.

Google Apps vs. Office 365: Was ist nun besser?

Wie man eventuell merkt sich wir doch etwas voreingenommen, was dieses Thema angeht. Aber es ist doch sehr praktisch, finden wir, Googles Kollaborationstools direkt mit einem Google Intranet zu verbinden. Das Interface ist modern gestaltet und meist Millennials und Generation Z schon bekannt. Optionen für Team-Zusammenarbeit und produktives Arbeiten stehen im Fokus. Auch Extrafunktionen wie Google Forms um Umfragen zu stellen, erleichtern das Arbeiten in interner Kommunikation sehr.

In vielen Fällen sind es aber doch nicht nur kleine Unternehmen, welche sich Google Workspace als Toolset aneignen. Grössere, traditionelle Enterprises wie Airbus haben sich nun auch zwischen Google vs. Microsoft für Google entschieden. 

Ein Google Intranet gibt ihrem Unternehmen ein Weltklasse Unternehmenskommunikations- und Kollaborationssystem in die Hände. Wo auch immer der Arbeitsort liegt oder egal welches Gerät verwendet wird - Google macht Updates automatisch und speichert wichtige Verläufe, die sich einfach finden lassen. 

Wir haben in diesem Artikel nicht mal alle wichtigen Punkte aufgreifen können: Sicherheit, Datenspeicherungsoptionen oder andere wichtige Details. Für uns ist Google Workspace der Sieger in dieser Frage. Der Cool-Guy: praktisch gestaltet, einfach zu nutzen, smooth. Außerdem: “Wir haben es schon immer so gemacht” und damit auf alte Unternehmenstraditionen zurückzugreifen, war nie der richtige Weg zum Unternehmenserfolg.

Was passiert als Nächstes?

Wir haben diesen Vergleich für Sie erstellt, damit Sie eine informierte Entscheidung für das passende Toolkit treffen können. G-Suite vs. Office 365: eins davon ist passend zu ihren Unternehmensbedürfnissen. Aber egal welches Sie wählen, stellen Sie sicher, dass Sie es mit dem richtigen Intranet kombinieren. 

Wenn Sie sich für den Cool-Guy Google entscheiden, entdecken Sie hier Happeo mit einer Demo-Version, eine Software, welche in Ihrem Unternehmen für mehr Produktivität und Engagement sorgen kann.