6 Tipps für eine erfolgreiche Intranet-Einführung

Die Vorteile der Intranet-Einführung am Arbeitsplatz sind klar. Intranet Lösungen verbessern die interne Kommunikation, Team-Collaboration, die Beteiligung und Zusammenarbeit der Arbeitnehmer, sowie die Arbeitsmotivation. 

Dennoch scheitern angeblich 40% der Intranet-Softwares an einer adäquaten Lieferung von ROI. Dies ist den meisten Fällen verursacht durch eine unzureichende Intranet-Einführung. 

Fehler bei der Intranet-Einführung passieren oft durch fehlendes Intranet-Training der Arbeitnehmer, aber auch durch ein zu geringes Interesse an ihren Bedürfnissen. Ebenso fehlt es den führenden Kräften oft an ausreichender Intranet-Beteiligung, auch kann fehlende Kommunikation des Zwecks Grund zum Scheitern sein. 

Daraus folgend, haben wir in diesem Artikel Tipps für Sie zusammengestellt, wie Ihr Unternehmen von einem erfolgreichen Intranet und damit auch von einer gut funktionierenden internen Kommunikation profitieren kann.

Das Management von einem Intranet überzeugen 

Es ist sehr wichtig in dem Kontext von Intranet einführen die C-Suite überzeugen zu können. Da dem Management im Unternehmen das Sagen vorbehalten ist, folgen Arbeitnehmer in den meisten Fällen ihren Entscheidungen. Deswegen müssen dieser Gruppe plausible Argumente präsentiert werden. Wie in diesem Fall am besten vorgehen?

6 Tipps für die Intranet-Einführung

1. Die Intranet-Fakten präsentieren 

Manager sollten vom Beginn an bei dem Intranet einführen involviert sein. Zum Bespiel anhand eines Pitch, der relevante Daten und Statistiken aufzeigt, können wichtige Fakten der Internet-Adaption dargelegt werden. Der Pitch muss so überzeugend sein, dass die C-Suite bereit ist zu investieren. Es sind viele Statistiken vorhanden welche einen Einblick in die Vorteile von der Intranet-Einführung und ROI geben. Zum Beispiel McKinsey, welcher soziale Technologien am Arbeitsplatz untersucht. Er fand, dass Programme, welche Kollaboration und Kommunikation am Arbeitsplatz stärken sollen, die Chance haben Produktivität der Mitarbeiter um 20 bis 25 Prozent zu steigern.

Eine andere Studie von IDC zeigt auf, dass es Mitarbeiter eine Menge Zeit und Aufwand kostet relevante Informationen zu finden und zu verarbeiten. Dies passiert auch zudem meist unter sehr hohem Kostenaufwand. 

• E-Mail: 13 Stunden pro Woche (Kosten: $21.000 pro Jahr)
  
  
• Suchen von Informationen: 9 Stunden pro Woche (Kosten: $14.000 pro Jahr)
  
  
• Analysieren von Informationen: 8 Stunden pro Woche (Kosten: $13.000 pro Jahr)
  
  
• Kommunikation/Kollaboration mit Kollegen: 6,5 Stunden pro Woche (Kosten: $10.000 pro Jahr)
  
  
• Kreieren von Content: 6 Stunden pro Woche (Kosten: $10.000 pro Jahr)
  
  
• Veröffentlichen von Informationen: 4 Stunden pro Woche (Kosten: $4.000 pro Jahr)
  
  

Die Studie eröffnet, dass die Produktivität der Arbeitnehmer steigen wird, wenn Firmen es ihren Mitarbeitern simpler gestalten an Informationen zu gelangen. Dies kann zum Beispiel durch eine Social-Intranet-Einführung passieren, welches von der Studie als geeignetes Tool empfohlen wird.

Zusammengefasst, um das Management zu einer Einführung eines Intranets zu überzeugen:

• Seien Sie vorbereitet und recherchieren relevante Argumente, mit Statistiken, Studien und wichtigen Fakten
  
  
• Passen Sie die gefundenen Daten an aktuelle Unternehmensprobleme an, damit Sie anhand dieser Vorteile und Verbesserungsmöglichkeiten gegeben durch Intranet einführen aufzeigen kannst 
  
  
  

2. Präsentiere Benutzer-Profile, sowie Vorteile und Features gegeben für Arbeitnehmer durch die Intranet Einführung 

Nachdem Sie dem Management interessante Fakten und Statistiken präsentiert haben, ist es nun Zeit zu verdeutlichen, wie eine Intranet Einführung die Firma bereichern und zu einem besseren Arbeitsplatz gestalten kann.

Im Ganzen sind Intranet-Systeme dazu konzipiert, Arbeitnehmern die Arbeit leichter und angenehmer zu gestalten. Je motivierter die Mitarbeiter eines Unternehmens, desto höher die Wahrscheinlichkeit dass die Ziele und Visionen des Unternehmens erfolgreich erreicht werden. Deswegen muss nun die C-Suite auch mit den Bereicherungen die sich für Arbeitnehmer durch die Intranet Einführung ergeben begeistert werden. Es gibt eine Menge Features im Intranet, welche Mitarbeitern das Arbeiten einfacher macht: 

• Voller Zugang zu Firmendaten und Dokumenten
  
  
• Als Intranet App auch mobil verwendbar
  
  
• Gut organisierter und relevanter Content 
  
  
• Platz und Möglichkeiten für Teamarbeit und Kollaborationen  
  
  
• Direkte zweiseitige Kommunikation
  
  
• Soziale Funktionen
  
  
• Vollständige Mitarbeiterprofile 
  
  
• Migration mit anderen Tools möglich
  
  

Zusammengefasst kann man das Management von Vorteilen für Arbeitnehmer überzeugen, indem man: 

• Meinungen zu aktueller interner Kommunikation von Mitarbeitern direkt einholt (wir empfehlen: interne Bedarfsanalyse durchführen)
  
  
• diese Erfahrungen dem Management präsentiert 
  
  
• dem Management einen Plan vorliegt wie offene Fragen und eventuelle Probleme durch eine Social-Intranet-Einführung geklärt werden können
  
  Durch die Erfahrungen aus erster Hand werden die Probleme sehr verständlich gemacht. Wenn die C-Suite nach Ihrer ausführlichen Präsentation noch nicht zustimmt, können Sie auch Quellen wie Forbes herbeiziehen. Dort wird der Zusammenhang zwischen verbesserter Erfahrungen der Arbeitnehmer im Job sowie ihrer generellen Zufriedenheit anschaulich erklärt.

3. Kreieren Sie einen ersten Entwurf für die Intranet-Einführung

Nachdem Sie das Management von den zahlreichen Vorteilen die eine Intranet-Einführung mit sich bringt überzeugt haben, legen Sie einen Plan vor. Es ist nun wichtig zu erklären, wie Intranet einführen aktuelle Unternehmensprobleme Schritt-für-Schritt lösen kann. Dabei sollte aber das Management wissen, dass und wie sie bei der Implementierung stets die Oberhand behalten. Follow-up Meetings sollten deshalb geplant werden. Die C-Suite sollte nicht das Gefühl bekommen, dass sie während der Intranet-Einführung keine integrale Rolle spielen.

Die Einführung der Intranet-Software: wie am besten kommunizieren? 

Nachdem das Management von dem Intranet-Software Anbieter beeindruckt ist, muss der Wechsel nun an den Rest der Belegschaft kommuniziert werden. 

Um eine erfolgreiche Intranet Einführung durchzuführen, muss der Wechsel an die Mitarbeiter in der richtigen Weise kommuniziert werden. Sie müssen stets informiert werden über die Intention des Wechsels und deren Vorteile für sie. Es ist außerdem wichtig sie in den Prozess mit einzubeziehen, da ihr Feedback auch einen grossen Teil zum Erfolg beitragen kann. Trainings sollten stattfinden damit sich jeder Mitarbeiter mit der Intranet Software vertraut machen kann.

4. Die Mitarbeiter von den Vorteilen und Erfolg des Intranets überzeugen

Die Kommunikation trägt eine wichtige Rolle auf dem Weg zum Erfolg der Intranetadoption. Wenn das Go durch die C-Suite gegeben ist, müssen die Mitarbeiter auf den Wechsel vorbereitet werden. Wie oben genannt, ihre Meinungen müssen in den Prozess der Intranet Einführung unbedingt mit einbezogen werden. 

Um aufzuzeigen, dass die Mitarbeiterfront stark in den Prozess mit eingebunden und ihr Feedback gehört wird, kann dies während der Vorstellung der Social-Intranet-Einführung gezeigt werden. Sie sollten Statistiken miteinbeziehen, welche die Meinungen der Mitarbeiter zu der aktuellen internen Kommunikation wiedergeben. Anhand der Ergebnisse kann sehr gut veranschaulicht werden, wie die von den Mitarbeitern erkannten Probleme durch das Intranet behoben werden können.

Es ist sehr wichtig das alle “Wie” und “Warum” Fragen der Mitarbeiter vor der Implementierung beantwortet sind.

Es ist auch eine gute Idee den Wechsel durch den Blick einer Geschichte zu erzählen. 

Diese Geschichte sollte erkennbar machen, wie der Alltag für Mitarbeiter in der Zukunft aussieht, alle Verbesserungen durch die Intranet-Software-Einführung mit inbegriffen.

Dies kann den Wechsel für jeden Mitarbeiter verständlich machen. 

Für eine erfolgreiche Intranetadoption in Ihrer Firma kann es auch hilfreich sein, Einführungshelfer unter den Mitarbeitern zu ernennen. Diese können helfen alle Arbeitnehmern durch den Wechsel zu leiten und stehen bei Fragen parat. 

Die Einführungshelfer sollten durch regelmäßige Trainings geführt werden, sowie die restlichen Mitarbeiter auch. Kurze, regelmäßige Trainings sind am effektivsten, um jeden auf dem neuesten Stand zu haben. Wichtig ist, dass die Trainings konsistent bleiben, auch nach der Implementierung.

5. Nach der Vorbereitung auf die Umstellung

Nachdem Sie alle wichtigen Vorbereitungen getroffen haben um Ihr Team perfekt auf den bevorstehenden Wechsel zu dem Social-Intranet anzulernen, müssen Sie nur potentielle Barrieren während des Prozess im Auge behalten. Diese könnten sein:

Intern: 

• Fehlende Möglichkeit die Unternehmenssilos zu überarbeiten
• Angst vor Fehler im neuen System, Reue um das alte System
• Fehlendes Budget
• Schlecht organisierte Kunden- und Firmendaten

Belegschaft:

• Widerstand der Mitarbeiter
• Fehlende Möglichkeiten im internen Management
• Fehlende Skills oder fehlendes Wissen

Extern:

• Sicherheitsprobleme
• Fehlenden Unterstützung von Stakeholdern oder Klienten
• Probleme seitens der Anbieter oder fehlende Lösungen

Durch die oben gelisteten Probleme die eventuell durch den Wechsel entstehen können, ist es von Bedeutung den Wechsel als kompletten Prozess und nicht nur als technisches Update zu sehen. Gute Kommunikation bereitet das gesamte Team gut vor und befreit von eventuellem Widerstand. Der Weg zum Erfolg für Ihre Firma ist nun geschaffen, da nun Mitarbeiter miteinbezogen und über ihre Vorteile durch die Intranet-Einführung aufgeklärt sind.

Sie können den ganzen Prozess zum Beispiel auch etwas spielerisch gestalten, um Mitarbeitern den Einfindungsprozess einfacher zu machen. Kleine Belohnung bei dem erreichen von Zielen bei der Social-Intranet-Einführung oder ein Wettbwerbsgefühl unter Kollegen können die Produktivität steigern. Wenn Änderungen an der Intranet-Software stattfinden müssen, sollten Sie weiterhin das Feedback der Belegschaft erfragen. Dies trägt dazu bei dass sich jeder mit einbezogen fühlt. Zudem ist es ein guter Tipp, das Intranet-Management-Teams aufgebaut werden. Diese haben die Aufgabe den veröffentlichten Content im Auge zu behalten, damit dieser Nutzer-zentriert und relevant bleibt. So haben auch Mitarbeiter immer einen Ansprechpartner wenn Probleme oder Fragen auftreten. 

6. Nach der erfolgreichen Intranet-Einführung: Langzeit-Erfolg sicherstellen 

Um die erfolgreiche Langzeit-Nutzung des Intranet anbieters sicherzustellen, haben wir ein paar weitere Tipps für Sie zusammengestellt: 

• Machen Sie das Intranet in der Firma unumgehbar

Sorgen Sie dafür, dass auch das Management konstant das Intranet nutzt. Wenn die C-Suite Aufgaben verteilt, über das Intranet kommuniziert, etc. wird auch der Rest der Belegschaft den Internet Anbieter nutzen müssen. Sowie kümmern sie sich darum, das essentielle Dokumente und hilfreiche Informationen für Mitarbeiter nur über das Intranet verfügbar sind. 

• Sorgen Sie dafür, dass Content relevant und ansprechend bleibt

Für ein erfolgreiche Langzeit-Nutzung ist ansprechender Content im Netzwerk sehr wichtig. Veröffentlichtes sollte nützlich sein, visuell attraktiv, aber auch dynamisch damit die Firma stets Interesse an der Nutzung der Intranet-Software hat. Die Verantwortung für Content-Kreation kann auch in verschiedenen Abteilungen der Firma aufgeteilt werden. Somit ist garantiert, dass jeder im Netzwerk repräsentiert sieht, was er/sie sehen möchte, weil auch jeder am Content arbeitet. 

• Nutze die sozialen Funktionen gegeben im Intranet

Eine Intranet Software hat viele Funktionen welche dem Nutzer auch soziale Interaktionen bieten können. Sie sollten in der Firma sich diese sozialen Funktionen des Intranet-Anbieters zu Nutzen machen, indem Kollegen zu Quizzen und Chats eingeladen, sowie Gruppenchats von verschiedenen Interessengruppen eingerichtet werden. Dieses hilft das Wir-Gefühl im Unternehmen zu stärken und unterstützt gleichzeitig die langzeitige Nutzung des Intranets. 

Wenn sie diese Ideen in die Praxis umsetzen, werden Ihnen natürlich trotzdem leider noch Herausforderungen auf dem Weg in die Intranetnutzung begegnen.  Aber durch die klar gegebenen Vorteile die Intranet-Softwares mit sich bringen, kann man diese gut überwinden. In der Zusammenarbeit mit dem Team können den Challenges durch Kommunikation und Vorbereitung aus dem Weg gegangen werden. 

Zusammenfassend, um die Firma vom Social Intranet einführen zu überzeugen, müssen Sie sich auf die Vorteile für das Team fokussieren. Die Vorteile für die Belegschaft, jedes Individuum, das Management, und die Firma insgesamt müssen im Auge behalten werden. 

Da die Intranet-softwares Nutzer-zentriert aufgebaut sind, hängt auch der Erfolg von den Nutzern ab. Nehmen Sie sich Zeit in der Firma und hören Sie den Problemen oder Frages jeder Abteilung oder jeder Person zu. Wenn jeder Mitarbeiter sich über Zeit mit dem Intranet bekannt macht und es versteht, wird der Langzeiterfolg in Ihrer Firma fast garantiert sein.

Nun nur die Frage - Was benötigt man für ein Intranet?

Als jedes Unternehmen spezifische Bedürfnisse hat, existieren verschiedene Intranet Softwares auf dem Markt die diese jeweils füllen können. Welches zu genau Ihrem Unternehmen passt und was Sie jeweils im Detail dafür benötigen, finden Sie in unserem ausführlichen Intranet-Vergleich.