Valita ajatuksesi taaksepäin, aina 1990-luvun puoliväliin ja mainoksiin, joissa verrattiin coolia tyyppiä ja nörttiä keinona houkutella sinut ostamaan uusi kannettava tietokone.
Viileässä kaverissa oli kyse yksinkertaisuudesta ja helppokäyttöisyydestä, joka auttoi sinua luomaan ja tekemään yhteistyötä ilman, että sinun tarvitsi työntää päätäsi konepellin alle. Nörtti taas oli aina polvea myöten laskentataulukoissa, datassa, analyysissä, auringonvalon puutteessa ja hauskanpidossa. Vertailu oli yksinkertaista - ja suositeltavin ostovaihtoehto oli ilmeinen.
Taannoin näin mainonta sai sinut ostamaan Apple Macin PC:n sijaan. Siirry eteenpäin vuoteen 2021, ja se voisi yhtä hyvin olla moderni versio Google Workspace vs. Microsoft 365 -taistelusta.
Google Workspace, joka tunnettiin aiemmin nimellä G Suite, on ottanut Applen paikan sananlaskun cool guyina. Kyse on tyylikkäästä mutta yksinkertaisesta UX:stä, intuitiivisesta työskentelystä ja helposta yhteistyöstä.
Nörtti tässä sitten on Microsoftin Office-sarja. Huolimatta sen siirtymisestä pilvipalveluun Office 365:n myötä - jota osittain ajoi Google Workspacen nousu - Office 365 nähdään edelleen "turvallisena" valintana suuryrityksille, joilla on matriisiorganisaatioita, suuria siiloja ja ei mitään toivoa siitä, että ihmiset saisivat puhuttua keskenään kilometrien pituisten sähköpostiviestien esteiden ulkopuolella.
Mutta jos olet parhaillaan päättämässä Workspacen ja Office 365:n välillä, voittajasi määräytyy muutenkin kuin pelkän ulkonäön perusteella. (Ellet ole *todella* pinnallinen.) Vaikka olemme puolueellisia, koska rakastamme Google collaboration työkalut ja sen integraatio Googlen intranetiin jätetään se hetkeksi sivuun ja käydään läpi vaihtoehdot.
Mikä on Googlen intranet-ohjelmisto?
Dokumentin luominen
Ensin ja ennen kaikkea, miltä asiakirjojen luonti näyttää Google apps vs. Microsoft 365 -palvelussa? Molemmissa sviiteissä on ydinsovellukset: tekstinkäsittelytyökalu (Google Docs tai Microsoft Word), taulukkolaskentasovellus (Google Sheets tai Microsoft Excel), ja esitystyökalun (Google Slides tai Microsoft PowerPoint). Niin pitkälle, niin samanlaista. Se, miten tästä eteenpäin, riippuu yrityksesi koosta ja siitä, mitä tarvitset henkilöstöltäsi.
Jos etsit intuitiivista käyttöliittymää, joka päivittyy automaattisesti pilveen ja tarjoaa reaaliaikaista yhteistyötä, Google Workspace on ystäväsi. Vaikka sen sovellukset eivät ehkä tarjoa yhtä paljon kelloja ja pillejä kuin Microsoft 365:n, se tarkoittaa, että niihin on helpompi ajaa suoraan sisään. Reaaliaikainen yhteistyöominaisuus (käsittelemme sitä tarkemmin hetken kuluttua) on todellinen tappaja ja tekee siitä paremman yhteistyövälineen.
Tämän sanottuaan Googlen yrityssovellukset on suunniteltu yksinkertaisiksi ja tehokkaiksi. Jos sinun on kaivettava kovan luokan tietoja tai tarvitset jotain, jossa on valtavasti toimintoja, sinun kannattaa tutustua Office 365:een.
Vastaanota esimerkiksi taulukkolaskentavaihtoehto. Google Sheets on tehty verkkoyhteistyöhön - ne ovat niin helppokäyttöisiä, mutta monet taulukkolaskentaa käyttävät ihmiset haluavat muutakin kuin kauniita taulukoita. Toiminnallisuuden osalta Excel on parempi kuin Sheets. Se on suunniteltu suurten tietojen käsittelyyn, siinä on runsaasti sisäänrakennettuja kaavoja ja nopeampi "lookup"-toiminto.
Kokeile silti sanoa "Hei Google, avaa uusi taulukkolaskentaohjelma" ja puhu sitten meille tehokkuudesta.
Yhteistyö ja tuottavuus
Tiedämme, että sekä Google apps että Microsoft 365 ovat yhteistyövälineitä, mutta mikä tekee niistä niin erilaisia? Emme keksi parempaa selitystä kuin se, että Jason Aten for Fit Small Business:
"Googlen lähestymistapa muistuttaa paljon luokkahuonetta, jossa on valkotaulu. Voit kutsua luokkahuoneeseen kenet tahansa, ja voitte kaikki seisoa yhdessä valkotaulun ääressä ja työskennellä asiakirjan parissa. "Valkotaulu" pitää kirjaa jokaisen panoksesta, ja voit muokata, hyväksyä tai poistaa ne milloin tahansa."
Hän jatkaa: "Office 365:n lähestymistapa on kuin valkotaulu, paitsi että aina kun haluat jakaa, sinun on jaettava luokkahuoneeseen uusi avain, sytytettävä valot, tehtävä muutokset, otettava valkotaulu seinältä, vietävä se seuraavaan luokkahuoneeseen, ripustettava se, annettava tiimisi jäsenelle merkintätaulu ja annettava hänen tehdä osuutensa. Sitten käännetään prosessi päinvastaiseksi ja tarkistetaan muutokset. Lopputulos on samankaltainen, mutta prosessi ei ole yhtä yksinkertainen ja läpinäkyvä."
Juuri Google Workspacen keskittyminen yhteistyöhön ja integraatioon saa meidät voittamaan sen. Reaaliaikaista yhteistyötä ei voi aliarvioida. Vaikka Office 365 on kehittynyt harppauksin tällä rintamalla - ei enää tarvitse tarkistaa SharePointissa olevaa asiakirjaa varmistaaksesi, että olet ainoa, joka sitä työstää - koko tiimin työskentely saman asiakirjan parissa eri paikoista samaan aikaan on korvaamatonta. Lisäksi kaikki synkronoituu automaattisesti Google Driveen, ja voit palata vanhoihin versioihin nopeasti.
Viestintä ja sitoutuminen
Pidetään tämä lyhyesti ja ytimekkäästi koska sähköposti on Gmail on loppujen lopuksi. Se, missä Workspace vs. Office 365 tulee kyseeseen, on reaaliaikaisessa viestintäympäristössä. Joihinkin Office 365 -paketteihin sisältyy Skype for Business -palvelu lisävarusteena, mutta se edellyttää erillistä sovellusta työpöydällä tai mobiililaitteessa. Google Workspace mukana tulee Chat ja Meet videopuhelut, joiden avulla voit soittaa puheluita ja käydä keskusteluja Google-yhteistyökalujen järjestelmästä.
Heitä mukaan mahdolliset integraatiot Google Workspaceen - sovellukset, kuten Slackista tulee saumattomasti osa järjestelmään - ja Google tekee elämästä niin yksinkertaista ja mukaansatempaavaa tässä.
Pilvi vs. työpöytä
Yksi toinen näkökohta, kun arvioit Google-sovelluksia vs. Microsoft 365, on kysymys siitä, missä kaikki asuu. Jos organisaatiosi on täysin pilvipohjainen, sinulla ei ole mitään ongelmia; molemmat järjestelmät toimivat pilvessä, mikä mahdollistaa luomisen, yhteistyön ja viestinnän millä tahansa selaimella tai laitteella, kunhan siinä on internet-yhteys.
Jos kuitenkin tarvitset työpöytäyhteyden - ehkä työskentelet alueella, jossa yhteydet ovat hajanaiset, tai haluat työskennellä työpöydältäsi, koska sinulla on syvään juurtunut vainoharhaisuus siitä, että pilvi nielaisee työsi kokonaan eikä koskaan sylkäise sitä takaisin ulos - olet onneton Google Workspacen kanssa. Googlen yhteistyö- ja tuottavuustyökalut ovat täysin pilvipohjaisia, joten niistä ei ole työpöytäversiota - vaikka voitkin valita työ offline ja kaikki synkronoituu, kun olet taas yhteydessä.
Joidenkin Office 365 -pakettien mukana tulevat kuitenkin vanhojen rintavarustusten, kuten Word, Excel ja PowerPoint, työpöytäversiot. Katsokaa, miten yrityksenne ja vanhan koulukunnan IT-asiantuntijat saavat siitä sumuiset silmät.
Hinnoittelu
Kumpikin Office 365 ja Google Workspace tarjoavat porrastettua käyttäjäkohtaista hinnoittelua, joka alkaa suunnilleen samasta hinnasta. Siinä missä Google pitää asiat yksinkertaisina kolme tasot - basic, business ja enterprise - tarvitset vuorikiipeilyvarusteita ja rakettitieteen tutkinnon selvittääksesi Microsoftin uber-niche-tasotuksen, jossa on useita tasoja business-tasoja, joita seuraa vielä enemmän enterprise-tasoja, joista jokainen antaa sinulle pääsyn johonkin ylimääräiseen, jota voit tarvita tai olla tarvitsematta. Johtopäätös - vaikka Google luo kilpailukykyisen edun yksinkertaistetuilla hinnoittelutasoillaan, Microsoftin hinnoittelurakenne voi vaikuttaa hämmentävältä.
Asiantuntijoiden yleinen yksimielisyys on, että Google Workspacen hinnoittelurakenne sopii parhaiten pienemmille yrityksille, mutta suuremmille ja monimutkaisemmille yrityksille Microsoft 365:n valinta on ehdoton. Google on kuitenkin nyt lähtenyt tavoittelemaan Google Workspacen yritysyleisöä, joten tilanne saattaa muuttua tulevina vuosina.
Microsoft 365 vs. Google Workspace: Tuomio?
Olemme siis selvästi puolueellisia, mutta mielestämme Googlen yhteistyövälineitä, jotka on lisätty Google intranet. Käyttöliittymä on moderni ja yksinkertainen, UX on tuttu - erityisesti vuosituhannen vaihteen ja Gen Z -ikäisille työntekijöillesi - ja ryhmätyöskentelyn ja tuottavuusintegraatioiden vaihtoehdot ovat vertaansa vailla. Muita Google-sovelluksia, kuten Google Lomakkeet saa kovimmatkin sisäisen viestinnän ammattilaiset kuolaamaan odotuksesta.
Tutustu kaikkiin Googlen intranet-ohjelmiston ominaisuuksiin
Se ei kuitenkaan ole niin yksinkertaista kuin pienyritys = Google. Yhä useammat yritykset hylkäävät Microsoft 365:n Googlen sovellusten hyväksi, kuten erittäin perinteinen yhtiöt, kuten Airbus. Niiden tietohallintojohtaja Luc Hennekens kertoi The Registerille: "Haluamme, että ihmiset miettivät perusteellisesti uudelleen, miten he työskentelevät, ja siirtyvät pois vanhoista työskentelytavoista, kuten miljoonien sähköpostien lähettämisestä ympäriinsä". Tämä on paljon helpompi saavuttaa työkalulla, joka alusta alkaen rikkoo radikaalisti aiempia työskentelytapoja ja käsitteitä, kuin työkalulla (Microsoft 365), joka on askel eteenpäin, mutta joka on silti monin tavoin samanlainen kuin se, mitä olemme käyttäneet aiemmin."
Lisää Google intranet järjestelmääsi ja sinulla on maailmanluokan yritysviestintä ja yhteistyöjärjestelmä käden ulottuvilla, missä päin maailmaa tahansa ja millä laitteella tahansa - ja tiedät, että versiohallinta on kunnossa, keskustelut tallennetaan jälkipolville ja ne ovat haettavissa, etkä tarvitse paikallista palvelinta varmuuskopioimaan kaikkea.
Vaikka tässä artikkelissa on raapaistu vain pintaa - emme ole edes käsitelleet kaikkein tärkeimpään turvallisuuskysymys, pohdimme tallennusvaihtoehtoja tai tarkastelimme, miksi SharePoint ei ole etsimäsi intranet haku - on silti selvää (meille), että Googlen yhteistyövälineet ovat digitaalisen työpisteen siisti kaveri: yksinkertaisia, helppokäyttöisiä, ei turhaa energiaa. Se ei anna sinulle miljoonaa superkompleksista asiaa, joita et koskaan käytä, ja kutsu sitä "vastinetta rahalle".
Haluatko nähdä, miten Happeo voi auttaa yritystäsi?
Sitä paitsi, ollaan rehellisiä: Onko "ihmiset ovat käyttäneet sitä jo vuosia" todella tarpeeksi hyvä syy valita yhteistyö- ja tuottavuuspaketti yritykseesi? Kielen vaarallisin lause on "olemme aina tehneet näin".
Mitä seuraavaksi?
Loimme tämän vertailun auttaaksemme sinua tekemään tietoon perustuvan päätöksen, mutta on sinun tehtäväsi päättää, kumpi yhteistyösuiteista - Workspace vai Office 365 - vastaa parhaiten yrityksesi tarpeita. Valitsitpa kumman tahansa, varmista, että ratkaisu yhdistetään sitä tukevaan oikeaan intranetiin. Tutustu intranet vertailuoppaasta löytääksesi sopivan vaihtoehdon.
