Chaque fois qu'on demande à un expert de donner le meilleur exemple de collaboration en équipe, il pointe inévitablement du doigt Google.
Le géant de la technologie a pratiquement écrit le livre sur la collaboration d'équipe grâce à son expérience du Projet Aristote, qui l'a vu étudier 180 équipes Google, mener plus de 200 entretiens et analyser plus de 250 attributs d'équipe différents afin de codifier les secrets des équipes efficaces.
Le projet et les travaux connexes ultérieurs ont permis de découvrir cinq caractéristiques clés des équipes améliorées :
- Fiabilité : les membres de l'équipe font les choses à temps et répondent aux attentes
- Structure et clarté : les équipes performantes ont des objectifs clairs et des rôles bien définis
- Signification : le travail a une signification personnelle pour chaque membre de l'équipe
- Impact : le groupe estime que son travail est utile et qu'il a un impact positif sur le bien commun
- Sécurité psychologique : la culture encourage chacun à prendre des risques, à exprimer ses opinions et à poser des questions sans jugement.
Ces caractéristiques ne sont pas le fruit du hasard ; elles sont favorisées en fournissant à ces équipes les bons outils pour communiquer et travailler efficacement. La suite G de Google pour les entreprises a été spécialement conçue pour favoriser la collaboration et améliorer la productivité, quelle que soit la taille de l'entreprise.
"Depuis notre passage à G Suite, nous avons vu la cohésion, la flexibilité et l'efficacité au sein de l'équipe augmenter de manière exponentielle. Nous passons moins de temps sur la maintenance, la gestion du stockage, la récupération des données et la mise à jour des logiciels", écrit l'agence numérique londonienne Bright Lemon (Anglais), qui vante les vertus des applications de collaboration de Google.
En gardant à l'esprit que la collaboration ne consiste pas seulement à travailler avec des personnes, mais aussi à utiliser la technologie moderne pour unir des équipes situées dans des lieux et des fuseaux horaires différents, voici cinq façons dont la collaboration entre équipes Google et un intranet G Suite peut améliorer la productivité de votre entreprise, quelle que soit la taille de vos activités.
Collaboration en temps réel
Si vous ne travaillez pas encore dans le nuage, il y a de fortes chances que votre vie professionnelle soit dominée par le courrier électronique - des courriels vous informant de réunions, des courriels parlant de l'état d'avancement des projets, des courriels sur les gains et les pertes. Il y a aussi les courriels avec pièces jointes qui ont également été envoyés à 10 autres personnes et vous êtes tous censés apporter des modifications individuellement afin que quelqu'un d'autre puisse les rassembler plus tard et produire un nouveau document - appelons-le v2.17 - qui devra ensuite être revu. (Ouf !)
Même si vous avez une forte culture de contrôle de version, le courrier électronique n'est pas le meilleur moyen de collaborer ; les applications de Google pour les entreprises ont été développées en réponse à cette montagne de paperasse. La véritable force de la G Suite for réside dans ses possibilités de collaboration en temps réel. Plusieurs membres de l'équipe peuvent travailler en même temps sur le même document, les efforts de chacun étant mis en évidence dans une couleur différente pour faciliter l'utilisation. Vous pouvez également revenir à n'importe quelle version précédente du document d'un simple clic.
La possibilité d'obtenir un retour d'information instantané sur les idées et les projets peut être une aubaine pour la productivité, car elle permet d'économiser les innombrables courriels et réunions de développement, tout en rendant le tout traçable et interrogeable, car tout est stocké dans le nuage de Google.
Applications à essayer : Google Docs, Google Sheets, Google Slides
Soutien multi-plateforme
Pour améliorer la productivité, il ne suffit pas d'amener vos collaborateurs à collaborer plus efficacement ; vous devez également vous assurer que tous les systèmes et outils que vous utilisez, que ce soit de manière générale ou uniquement par une équipe spécifique, peuvent se parler efficacement.
Ainsi, alors que le courrier électronique est un grand-père en termes de technologie, ralentissant inévitablement le reste de l'équipe, la messagerie instantanée peut être un coup de caféine dans le bras. Seulement une portion de votre boîte de réception contient des e-mails pertinents, le reste n'étant que du bruit. L'intégration d'une plateforme comme Slack (Anglais) dans votre G Suite for Business permet d'obtenir des réponses plus rapides et de réduire le bruit tout en restant une base de données consultable. En remplaçant la bonne vieille feuille de calcul et le diagramme de Gantt pour la gestion de projet par un outil comme Asana, les parties peuvent recevoir des alertes et des notifications lorsque les choses bougent ou que des échéances se profilent, ce qui leur permet de passer plus rapidement à la phase suivante.
Et un Intranet G Suite peut aider à relier toutes les différentes plateformes en un seul portail facilement accessible, tout en ajoutant les fonctionnalités intranet habituelles comme les actualités, un ESN et des organigrammes, tout en rendant le tout incroyablement mobile.
Applications à essayer : Slack pour la messagerie instantanée, Asana pour la gestion de projets, Happeo pour un intranet intégré à Google Workspace
Convivial et simple d'utilisation
À une époque marquée par l'impatience de la connectivité, où l'on s'attend à tout trouver d'un seul clic et où l'on est facilement frustré par des interfaces utilisateur encombrantes, le vieux logiciel laid mais volontaire du passé ne va pas enthousiasmer votre personnel pour collaborer. Vous voulez que votre personnel s'intéresse aux systèmes et aux outils que vous fournissez, et pour cela, vous devez vous assurer que ces systèmes et outils sont à la fois conviviaux et intuitifs, c'est-à-dire qu'ils sont simples à utiliser, faciles à se déplacer et à identifier le bon chemin pour accomplir la tâche à accomplir.
"Se familiariser avec ces outils est simple", écrit Kayla Matthews pour MakeUseOf.com (Anglais), en parlant des outils de collaboration de l'équipe Google. "C'est parce que le processus d'exécution de certaines tâches (comme le partage de documents) est identique d'une application à l'autre. De plus, bien que vous disposiez désormais des liens vers les applications mobiles nécessaires, tous les outils fonctionnent dans les navigateurs web. La plupart vous permettent même de continuer à travailler seul ou avec d'autres, même sans connexion internet".
Avec G Suite for Business, vous pouvez planifier une réunion ou lancer un appel vidéo directement depuis votre messagerie électronique. Avec un intranet G Suite comme celui de Happeo, vous pouvez créer un organigramme simple à naviguer ou des bases de données faciles à consulter qui mettent le pouvoir de l'information entre les mains de vos employés. La G Suite for Business dispose d'un marché complet pour les intégrations visant à améliorer la productivité sur le lieu de travail ; la seule limite est votre imagination.
Applications à essayer : Happeo pour un intranet intégré à Google Workspace, Google Meet
Centraliser l'information dans le Cloud
Toutes ces heures perdues à chercher le bon document dans SharePoint pour se rendre compte que personne n'a rempli correctement les métadonnées et vous travaillez sur une ancienne version depuis une semaine ? Oui, cette époque est révolue depuis longtemps.
Citant une étude de TrackVia, Marcus Johnson écrit pour Instapage (Anglais) que les entreprises estiment que l'utilisation du stockage dans le nuage a un impact positif sur leur efficacité, 47 % d'entre elles déclarant que le nuage les rend plus productives et 40 % qu'il les rend plus flexibles.
Google Drive est un disque partagé par une équipe dans le nuage auquel tout le monde peut accéder de n'importe où et à tout moment, sur n'importe quel appareil - plus d'excuses pour ne pas y avoir accès lorsqu'on est loin du bureau. Fonctionnant comme n'importe quel disque partagé pourrait et devrait le faire - des dossiers partagés que vous pouvez diviser selon les projets, les équipes ou les clients, et avec la possibilité de restreindre l'accès à certaines personnes - Google Drive est sauvegardé avec la puissance de l'algorithme de recherche Google, ce qui signifie qu'il est plus facile que jamais de trouver le bon document au bon moment. De plus, il s'agit d'un dossier Drive avec un moteur de recherche d'équipe, ce qui signifie que si Jake quitte l'équipe de développement, ses documents ne disparaîtront pas avec son profil.
Applications à essayer : Google Drive, Cloud Search de Google
La sécurité des connexions à Google
Vous êtes donc convaincu depuis un certain temps de l'intérêt de la collaboration en équipe et vous avez installé toutes sortes d'outils, tant sur le bureau que dans le nuage, pour faciliter la vie de vos employés. Mais chacun de ces outils est livré avec ses propres données de connexion, ce qui signifie soit un post-it ou un document quelque part avec une liste de mots de passe, soit que le même mot de passe est utilisé pour tout, les deux ayant leur propre potentiel de faille de sécurité. Que se passe-t-il si Deborah, aux RH, utilise le même mot de passe pour le système de gestion des employés que pour Trello, et que Trello est piraté et que son mot de passe est affiché quelque part sur le Darknet ?
L'un des grands avantages de l'utilisation des outils de collaboration de Google est la possibilité d'utiliser un seul identifiant Google pour tous les outils et applications. Cela permet non seulement au responsable de la sécurité de pousser un soupir de soulagement, mais aussi de gagner du temps et d'accroître la productivité, car il n'est plus nécessaire de se connecter à plusieurs systèmes.
N'oublions pas d'ajouter ceci : l'identification unique et les connexions Google sont une seconde nature pour les jeunes travailleurs, qui ont grandi dans un monde où il est possible de passer rapidement d'un site web à l'autre sans avoir besoin de se connecter séparément. Et zut, vos travailleurs du baby-boom (Anglais) ne vont pas se plaindre de ne pas avoir à se souvenir de 50 mots de passe différents pour le système!
Applications à essayer : Google Workspace for Business, Google Admin Panel
Améliorez votre productivité grâce à la collaboration de l'équipe Google
Non seulement la collaboration de l'équipe Google est fondée sur le principe que travailler ensemble est toujours meilleur et plus efficace, mais Millennials (Anglais) et Gen Z (Anglais) connaissent aussi incroyablement bien les outils G Suite (Anglais) étant donné sa prévalence dans les systèmes éducatifs. Étant donné que ces jeunes générations constituent une grande partie de la main-d'œuvre moderne, il est logique d'opter pour des systèmes qu'elles connaissent et qu'elles aiment plutôt que de les enfiler dans des logiciels d'entreprise plus traditionnels simplement parce que vous l'avez toujours fait de cette façon.
Seulement 25 % d'une journée typique d'un employé se passe seul (Anglais), mais une véritable collaboration d'équipe ne consiste pas seulement à donner à vos employés l'accès aux outils et à les envoyer en mission ; vous devez vous assurer qu'ils comprennent comment collaborer au sein de l'écosystème de la G Suite for business afin que le lieu de travail numérique fonctionne efficacement. Les outils de collaboration d'équipe de Google peuvent maximiser la productivité et rendre les processus et les rapports d'état beaucoup plus transparents que le seul courrier électronique, mais votre personnel aura besoin de formation et d'orientation pour y parvenir.
Envisagez de créer une Communauté au sein de votre Intranet G Suite où les employés peuvent partager des conseils et des astuces (Anglais) pour aider leurs collègues à tirer le meilleur parti des outils de collaboration Google et à améliorer leur productivité. La technologie n'est pas là pour semer la confusion ou rendre la vie plus difficile, mais elle a besoin de conseils pour s'adapter à la culture unique de votre entreprise.
