Guide Google Workspace (anciennement G Suite) et intranets recommandés

Introduction

L'humble intranet de jadis a bien changé depuis l'époque où il servait juste à nous informer des exploits de notre collègue Gérard lors du dernier semi-marathon. La révolution numérique a eu un impact profond sur les lieux de travail modernes, transformant la façon dont les employés parlent entre eux, s’entraident et effectuent leur travail.

La montée en puissance de Google Workspace (G Suite), d’abord grâce aux applications et outils de collaboration Google, puis au intranets intégrés à Google, est en train de chambouler comment les entreprises opèrent, communiquent et collaborent. Cette révolution a des répercussions majeures sur la productivité et l'efficacité des employés, tout en répondant aux préférences technologiques d'une main-d'œuvre de plus en plus composée de millenials et de membres de la génération Z.

Que propose donc Google Workspace et quels sont les intranets recommandés pour l’utiliser ? Et d’ailleurs, avez-vous vraiment besoin d’un intranet ?

Poursuivez la lecture de cet article pour découvrir :

• Qu’est-ce que le cloud computing ?
• Office 365 vs Google Workspace
• Les avantages cloud computing
• Que sont G Suite et Google Workspace ?
• Apprenez-en davantage sur Google Apps
• À qui est destiné Google Workspace ?
• Les avantages de Google Workspace
• Quel est l’impact de Google Workspace sur les activités professionnelles ?
• Qu’est-ce qu’un intranet ?
• Les avantages des intranets
• Recommandations pour bien choisir un intranet
• Que faut-il rechercher dans un intranet pour Google Workspace ?
• Les autres solutions intranet Google Suite : les applications Google Workspace Marketplace
• Happeo : votre intranet pour Google Workspace
• Études de cas : Les possibilités de Google Workspace et d’une plateforme intranet G Suite dédiée
• Conclusion

Qu’est-ce que le cloud computing ?

Vous vous souvenez peut-être des anciennes salles de serveur. Des portes dissimulées dans un sous-sol ou dans un coin obscur de votre bureau, d'où émanaient d'étranges sons et lumières clignotantes. À l’époque, les données numériques et l'intranet d'une entreprise étaient hébergés sur place, à l’intérieur de ces serveurs. Ce matériel informatique était indispensable au bon fonctionnement des systèmes, vous permettant de vous connecter et d’accéder aux dossiers partagés et d’obtenir les dernières actualités de l'entreprise en passant par un intranet désuet et peu agréable à utiliser.

• L'intranet des années 1990 était un portail d'entreprise qui permettait d'accéder à plusieurs outils.
  
  
• L'intranet des années 2000 était un vrai mastodonte qui regroupait actualités, processus, formulaires, formulaires et procédures.
  
  
• L'intranet des années 2010 est une digital workplace sociale.

Nombreux sont les responsables de l’ancienne école qui apprécient toujours ces salles de serveurs pleines d'équipements informatiques, car ils les croient plus sécurisées et moins vulnérables aux piratages que leurs équivalents externes ou sur le cloud. Et la sécurité est absolument essentielle pour votre intranet et les outils qu’utilisent vos employés pour collaborer et se tenir informés des dernières actualités. Ce système héberge en effet :

• Vos informations confidentielles,
  
  
• Des données sur vos employés,
  
  
• Votre propriété intellectuelle,
  
  
• Des informations financières
  
  
• Votre stratégie d'entreprise

Un intranet sécurisé sur site est un système rassurant pour les équipes IT. Ces experts savent s’y prendre pour investir dans des pare-feux, des antivirus et des solutions de contrôle de confidentialité. Ils savent détecter les tentatives de piratage et de fraude. Ils savent qu’un système sur site leur permet de chapeauter les tests et le déploiement des mises à jour. Ils se savent aux commandes de toutes les activités informatiques.

Cloud ou Serveur ?

Les intranets sur site sont pourtant très onéreux, en particulier en termes de coûts initiaux. Même si vous avez la chance de disposer du budget nécessaire pour investir dans la dernière suite Microsoft Office par exemple, proposant notamment SharePoint et Microsoft Teams, vous devrez probablement utiliser ces mêmes logiciels pendant tout une décennie, étant donné qu’elle ne propose pas de mises à jour automatiques.

La mise en place d’un tout nouvel intranet personnalisé sur site demande aussi beaucoup de temps, et vous aurez besoin d'assigner quelqu'un pour créer et gérer votre site intranet, qui devra rester disponible pour tous les ajouts, nouvelles pages et améliorations du système. Cela se traduit naturellement par des coûts bien plus importants, aussi bien en termes de ressources techniques que humaines. C’est pour ces raisons que de nombreuses entreprises optent plutôt de nos jours pour des solutions de stockage, de collaboration et de communication utilisant le cloud.

Selon une étude menée cette année, 93 % des entreprises s’appuient sur une stratégie multi-cloud et 87 % sur une stratégie de cloud hybride.

La fiabilité et la rentabilité de ces solutions expliquent pourquoi un nombre croissant d’organisations choisissent de transférer leurs applications et données sur un intranet basé sur le cloud. Le potentiel du cloud pour améliorer la productivité est évident, en particulier grâce aux services comme Google Apps for Work, Google Workspace pour entreprise et autres outils SaaS professionnels conçus pour faciliter la collaboration et la communication. À l’inverse des solutions sur site, celles basées sur le cloud ont des coûts d’implémentation inférieurs, doublés d’un déploiement plus rapide.

Utiliser un intranet basé sur le cloud ou Google Workspace pour entreprise pour le partage d'informations, la communication et la collaboration permet aux employés de travailler à distance et d’améliorer leur connectivité : tous peuvent désormais accéder aux outils dont ils ont besoin pour faire leur travail, où qu'ils soient dans le monde. Cela permet de limiter le nombre d'e-mails ou d'appels en panique au bureau pour demander que quelqu'un vous envoie par e-mail des documents situés sur le disque partagé parce que vous avez oublié de les télécharger avant de partir.

Office 365 vs Google Workspace

Office 365

• Plus de 200 000 sociétés utilisent Microsoft Teams dans 181 pays.
  
  
• Microsoft décompte plus de 135 millions d'utilisateurs professionnels payant l’abonnement mensuel d'Office 365
  
  
• Les communicants internes s'opposent à "l'effet Office 365" : la mainmise de la suite sur les entreprises
  
  
• En 2018, on remarquait une forte corrélation entre l'utilisation d'Office 365 et celle d'autres pratiques numériques, 56 % des utilisateurs comptant améliorer leurs canaux numériques.
  
  
• Il est impossible d’accéder aux fichiers et de collaborer sans connexion internet

Google Workspace (G Suite)

• Les utilisateurs les plus jeunes trouvent l'interface de Google plus intuitive et plus facile à utiliser que celle de Microsoft.
  
  
• De nombreux étudiants sont déjà familiarisés avec la suite éducative de Google, ce qui facilite l'intégration des employés avec Google Workspace.
  
  
• Le nombre de sociétés ayant un abonnement payant à Google Workspace pour entreprise a doublé pour atteindre plus de 4 millions de clients, la plupart étant des petites et moyennes entreprises, selon un communiqué dans le cadre de l’annonce des résultats 2018 d'Alphabet.
  
  
• Verizon, Nielsen, Airbus, Carrefour, Whirlpool et Colgate-Palmolive font partie des utilisateurs de Google Workplace Suite.
  
  
• D’après Reuters, les utilisateurs apprécient ses faibles tarifs et les fonctionnalités Google de collaboration, comme la possibilité pour plusieurs utilisateurs de modifier simultanément un même document.
  
  
• Fonctionnalités hors ligne de Google Workspace : les modifications réalisés hors ligne sont synchronisées lorsque l’utilisateur est à nouveau connecté à Internet.

Les avantages du cloud computing

Un des avantages concrets pour les entreprises d’utiliser le cloud et les outils comme les intranets G Suite est l’intégration qu’ils proposent. Les anciens systèmes sur site que nous évoquions en introduction sont l’exemple type du système cloisonné : pour que les différents systèmes communiquent, un développeur devait bien souvent trimer pour rédiger des lignes de code juste pour que les utilisateurs puissent passer d'un outil à l'autre. L'intégration du cloud a complètement révolutionné comment les entreprises peuvent faire communiquer plusieurs systèmes. En utilisant l'intégration du Cloud, vous pouvez :

• Bénéficiez d'une solution utilisable à tout moment
  
  
• Limiter vos problèmes opérationnels,
  
  
• Réduire vos dépenses de capital initiales
  
  
• Stimuler et accroître la collaboration entre vos employés, étant donné que le système a été conçu pour prioriser la collaboration et le partage de fichiers
  
  
• Faire en sorte que votre équipe puisse travailler ensemble partout dans le monde
  
  

En bref, l'intégration du cloud permet de relier vos différents centres d’activité et de décloisonner votre organisation. Le cloud est devenu indispensable pour optimiser les processus opérationnels, compte tenu de la croissance des solutions SaaS. En intégrant vos systèmes, vous améliorez ainsi la connectivité et la visibilité. Plus important encore, l'intégration de vos systèmes et processus dans le cloud améliore la communication et la collaboration en interne.

• Vous pouvez intégrer votre comptabilité
  
  
• Ainsi que votre outil de suivi de la productivité
  
  
• Vos logiciels de conférences et de webinaire,
  
  
• Votre outil de messagerie marketing,
  
  
• Votre intranet social ou votre digital workspace
  
  

Si vous avez des besoins pour votre activité professionnelle, il existe très probablement un service intégré que vous pouvez trouver sur le Google Workspace Marketplace.

Les approches recommandées pour une communication intergénérationnelle

De nos jours, la majorité des employés sont capables d'utiliser les nouvelles technologies, ou sont même plus à l'aise avec elles que sans elles. Toutes les controverses sur les différences de préférence entre générations seraient-elles donc trompeurs ? L’experte en communication interne Helen Deverell de Helen Deverell Communications a son avis sur la question.

"Il y a eu beaucoup de débat ces dernières années sur la génération Y et la génération Z, et l'impact qu'ils auront une fois arrivés dans les entreprises, surtout par rapport au numérique. Ils ont beau avoir grandi avec le numérique, c’est toute la population qui a été impactée par les nouvelles technologies. La majorité des gens, quel que soit leur groupe démographique, ont un contact quotidien avec ces technologies", dit Deverell.

"Je réalise fréquemment des audits de communication interne. Les raisons pour lesquelles les gens n'utilisent pas les outils sociaux de collaboration ou les digital workplaces au travail sont souvent des questions de temps, de contenu peu pertinent ou de mauvaises explications de l’utilité du logiciel. Très rarement est-ce parce qu'ils se sentent peu à l'aise avec ces technologies."

Deverell suggère que segmenter le public par génération est une approche "trop simpliste", que les décisions liées aux communications sont plutôt influencées par des facteurs comment que le poste ou le service de l’employé, le fait qu’il travaille sur place ou à distance, par les informations dont ils ont besoin pour accomplir leurs tâches, etc.

"Plusieurs études ont montré que la génération Y est une génération très travailleuse et a des attentes spécifiques dans le cadre de leur emploi : du sens, une progression de carrière rapide et de la flexibilité. Pour autant, il s’agit là de choses dont la plupart des employés de tous âges aimeraient bénéficier dans leurs entreprises", dit-elle.

"Je pense qu'il existe d'autres façons de segmenter le public qui sont beaucoup plus efficaces. Si vous décidez d’implémenter des outils de communication numérique cependant, je vous conseillerais alors d’offrir une formation pour ces logiciels, de sélectionner des porte-étendards passionnés de technologie (qui ne font pas nécessairement partie des générations Y ou Z) et de mettre à disposition de vos collaborateurs un soutien continu."

"Si leur implémentation est réussie, les outils de collaboration peuvent très bien complémenter les canaux de communication interne. Le grand défi auquel de nombreuses équipes de communication interne sont confrontées, c’est de prolonger l'intérêt du personnel pour ces outils, une fois la phase de lancement initial terminée."

"Bien évidemment, il y a aussi des organisations dans lesquelles la voie du numérique n'est pas la plus appropriée, soit parce que la main-d'œuvre est plus âgée, soit parce que les modes de travail et la culture de l’entreprise la rendent peu judicieuse. Ne faites pas l’erreur de penser que parce que toutes les organisations autour de vous passent au numérique, la vôtre se doit d’implémenter davantage de canaux numériques. Analysez votre société pour comprendre comment vos collaborateurs préfèrent recevoir les communications avant d'investir dans une solution qui risque de ne pas leur convenir."

Que sont G Suite et Google Workspace ?

Comme vous le savez sûrement, Google n’est pas une société conventionnelle. Depuis sa création en 1998, elle est passée d'un simple moteur de recherche à l'une des entreprises de la tech les plus populaires au monde, dont les services sont appréciés aussi bien par les professionnels que par les particuliers. L’objectif de Google est d'organiser les informations et de les rendre accessibles et utilisables par tous. Cette mission les pousse à améliorer continuellement leurs services et l’apparence de ces services. Une des solutions les plus populaires de Google, Google Workspace, a connu plusieurs transformations depuis son origine. Google Workspace a initialement été connu sous le nom de Google Apps avant d'être renommé en 2016 en G Suite. Une nouvelle page de l'histoire de ce service a été tournée en octobre 2020, en annonçant qu’il s'appellerait désormais Google Workspace.

S’inspirant des transformations récentes dans nos conditions de travail et de l’importance grandissante d’un équilibre entre nos vies privées et nos vies professionnelles, la société californienne a repensé son offre Google Workspace pour qu’elle facilite et améliore l’efficacité de la collaboration avec Google.

Google Workspace est la nouvelle solution numérique pour remplacer votre bureau. C’est une version améliorée, mieux organisée et plus facile à utiliser du logiciel Google Workspace avec lequel vous êtes déjà familier. Vous souhaitez en savoir plus sur le fonctionnement de Google Workspace ? Découvrez nos conseils et notre FAQ sur Google Workspace.

Approfondissez vos connaissances sur les applications Google

• Google Meet : une application de visioconférenceGoogle Workspace est l’espace où vous allez retrouver l’indispensable Gmail, mais aussi d'autres outils qui peuvent vous aider à améliorer votre productivité, comme par exemple :
  
  
• Google Chat : un outil de communication et de messagerie permettant d’envoyer des messages instantanés et de créer des groupes de discussion
  
  
• Google Calendar : un calendrier en ligne permettant de créer des calendriers publics, de coordonner vos horaires avec ceux de vos collègues et d’accéder aux autres ressources partagées sur Google
  
  
• Drive : un hub de stockage et de synchronisation des fichiers.
  
  
• Google Docs : un logiciel traitement de texte et un outil collaboratif dans lequel les modifications sont sauvegardées automatiquement dans votre Drive
  
  
• Google Sheets : un logiciel tableur également collaboratif sauvegardé automatiquement dans votre Drive
  
  
• Google Slides : un logiciel de création de présentations proposant les mêmes avantages de stockage et de collaboration que Google Docs et Google Sheets
  
  
• Google Forms : un logiciel de création d'enquêtes avec des fonctionnalités de collaboration et de partage
  
  
•  Google Sites : un outil de création avec lequel les membres de votre équipe peuvent créer et modifier des sites Web, même sans compétences en informatique ou en programmation
  
  
• Google Keep : un logiciel de bloc-note avec des outils pour le texte, les listes, les enregistrements vocaux et les images

Tous les utilisateurs peuvent accéder gratuitement à ces logiciels, mais l’intérêt pour les entreprises est de pouvoir utiliser un domaine personnalisé et des outils de gestions supplémentaires, ainsi qu’une configuration avancée grâce au Panneau Admin et à Google Vault, en plus des outils de tableau blanc interactif numérique Jamboard, disponibles dans certaines formules d’abonnement.

À qui est destiné Google Workspace?

G Suite pour les petites entreprises 

"L'écosystème d'applications et d'outils de collaboration de Google a été décisif pour nous quand nous avons choisi comment travailler", déclare Lee Dobson, Responsable de la Stratégie chez Bulldog Digital Media. "Google Workspace était un choix évident pour notre entreprise, d'autant plus que notre croissance est si rapide que nous avions besoin d'une solution évoluant au même rythme que nous. G Suite pour entreprise en est capable, en plus de proposer bien d’autres choses encore !"

Comme ses employés sont situés dans trois villes différentes, l’aspect collaboratif a permis de trancher la plupart des décisions opérationnelles de Bulldog : " En tant qu'agence, nous devons collaborer sur beaucoup de projets et nous partageons généralement des documents entre nos différents services. Pouvoir travailler ensemble sur les mêmes documents, même si nous ne travaillons pas depuis le même bureau, signifie que nos efforts sont plus efficaces. "

Les multiples équipes de Bulldog utilisent des outils différents de la suite Google Workspace, mais s’appuient tous sur certains logiciels communs comme Google Drive, Gmail, Google Docs, Google Sheets et Google Calendar.

"Ces outils de collaboration et de messagerie facilitent notre travail quotidien", déclare Dobson. "G Suite pour entreprise s'intègre en plus à d’autres outils que nous utilisons comme Hubspot, ce qui fluidifie encore davantage l’exécution des tâches."

Google Workspace pour les startups

Rock Salt Consulting se trouvait dans une situation similaire. Il s’agit d’une startup basée à Londres qui soutient le développement d'autres startups. "Nous avons commencé par utiliser Microsoft Office", explique sa Directrice Jessica Williams-Chadwick, "mais la communauté de travailleurs freelances dont je fais partie a l’habitude d’utiliser Google Workspace. J'ai été impressionnée par sa flexibilité, l’intelligence de son design et sa facilité d'utilisation.

"Passer d’une solution à l’autre a été facile. Nous avons pu obtenir des adresses e-mail personnalisées qui sont plus professionnelles et j’ai une préférence pour l’ergonomie de G Suite. Ceci dit, mon expérience précédente est composée de startups et non de grandes entreprises, je n'ai donc eu aucun mal à m'habituer à ce nouveau système car j'utilisais déjà plusieurs outils Google dans ma vie personnelle."

Pour Rock Salt Consulting, il était indispensable de choisir une solution de workspace intranet et de collaboration utilisant le cloud. Les outils de collaboration de Google sont donc apparus comme un choix évident.

"Un intranet utilisant cloud était extrêmement important pour nous, car toute notre activité est basée sur la mobilité et la flexibilité. Nous travaillons depuis des endroits différents : à domicile, dans des cafés, dans un espace de coworking… Nous partageons souvent des ordinateurs, en changeant parfois de session utilisateur. Tous nos documents sont donc stockés en ligne. Accessibilité et partage sont essentiels pour la réussite de notre société. Nous utilisons tout le temps Google Docs pour collaborer, en interne comme en externe, car ses documents sont beaucoup plus faciles à suivre qu'une longue liste d’e-mails, et son intégration avec le calendrier nous est également utile.

"Comme c’est le cas pour de nombreux outils et systèmes d'exploitation, les fonctionnalités proposées sont plus ou moins les mêmes partout. Le choix est plus une question de préférence en termes d'expérience utilisateur et de familiarité. Nous avons trouvé que Google Workspace pour entreprise nous convenait très bien en tant que startup : notre façon de travailler et de collaborer avec nos clients correspond aux outils, et la flexibilité des applications Google pour le travail signifie qu'en tant que parents actifs, nous sommes en mesure de conserver un bon équilibre entre vie privée et professionnelle grâce à ces différentes applications."

Pour autant, G Suite n’est pas uniquement réservé aux startups et aux agences : la chaîne de supermarchés britannique Morrisons, la marque de vêtements GANT, le Conseil des Jeux du Canada, l'entreprise Colgate-Palmolive et la compagnie d'assurance Generali Hungary illustrent la variété et le grand nombre d’entreprises qui profitent désormais des avantages de productivité et de collaboration offerts par G Suite pour entreprise.

Les avantages de Google Workspace

Les entreprises peuvent bénéficier de nombreux avantages en utilisant Google Workspace, ainsi que de nombreux conseils pour améliorer leur productivité. L'un des grands atouts de G Suite pour entreprise est que vous pouvez utiliser votre identifiant Google sur tous les outils et applications de la suite de logiciel. Vous gagnez ainsi en temps et en productivité, rien qu’en éliminant le besoin de vous connecter à plusieurs systèmes différents.

En outre, basculer d’un compte Gmail à un autre est très simple, que vous utilisiez un ordinateur de bureau ou un smartphone. Il vous suffit de cliquer sur l’icône de votre compte et de choisir celui que vous voulez utiliser désormais. C'est grâce à ce type d’approche simplifiée de l'interface utilisateur que les outils de collaboration de Google parviennent à séduire les utilisateurs les plus jeunes.

Le système d’authentification unique et de connexion aux comptes Google sont complètement naturels pour les générations Y et Z. Ils ont en effet grandi et se sont habitués à un monde qui n’est pas compartimentalisé, dans lequel ils peuvent passer rapidement d’un site web à un autre sans devoir se connecter à chacun d’entre eux. Une entreprise qui va les obliger à utiliser des systèmes cloisonnés risque donc de compliquer son avenir auprès de ses jeunes employés.

Quel est l’impact de Google Workspace sur l’activité professionnelle ?

Google a confié au cabinet Forester Consulting la mission d’évaluer l'Impact Économique Total (TEI) pour quantifier la valeur obtenue par les clients de Google quand ils implémentent G Suite. Forrester a ainsi questionné six clients de Google Workspace et mesuré l’Impact Économique Total dans ces organisations qui faisaient la transition entre une infrastructure existante sur site à une solution internet, sur une période de trois ans. Ils ont ensuite utilisé ces données pour créer une entreprise composite, une multinationale composée de 10 000 employés, proposant des services B2B dans le monde entier, d’un chiffre d’affaires annuel de 4 milliards de dollars et utilisant Google Workspace.

Cette organisation composite a bénéficié d’importants avantages :

• Un retour sur investissement (ROI) de 304 % sur trois ans, pondéré en fonction du risque.
  
  
• 8 millions de dollars d’économies de collaboration grâce au travail collaboratif en temps réel, permettant aux employés de gagner jusqu'à deux heures de travail par semaine.
  
  
• 5 millions de dollars d’économies de mobilité grâce au travail et aux réunions à distance.
  
  
• 4 millions de dollars d'économies liés aux coûts informatiques de fin d’utilisation des anciens serveurs, technologies et systèmes téléphoniques.

Il existe trois formules d’abonnement pour Google Workspace pour entreprise, avec des tarifs qui varient en fonction du nombre d'utilisateurs et de ce dont vous avez besoin. Par exemple, les abonnements Business et Entreprise vous permettent d’accéder à une solution de développement d'applications minimisant les besoins de programmation et à un stockage illimité sur le cloud de Google Drive, même si une offre aussi complète n’est pas forcément nécessaire pour les petites entreprises ou les startups.

Qu’est-ce qu’un intranet ?

Nous avons à plusieurs reprises mentionné les intranets, mais peut-être vous demandez-vous de quoi nous parlons : les intranets ont en effet tellement changé au cours des 30 dernières années qu’ils symbolisent pour nous tous quelque chose de différent.

Un intranet est un portail privé à partir duquel les employés peuvent collaborer, communiquer, obtenir des informations et faciliter le travail du personnel. Les intranets permettent d’améliorer l'expérience, la productivité et l'engagement des employés, en faisant un composant essentiel de la transformation numérique de toute organisation.

Le comparateur d’intranets conçu par Happeo résume leur utilité en quatre principes : collaboration, communication, communauté et information :

Collaboration : permettre à vos équipes de mieux travailler ensemble. Les fonctionnalités facilitant la collaboration sont notamment la possibilité de modifier des documents, d’échanger et de faire du brainstorming, ainsi que la capacité de faire tout cela en déplacement grâce à un support mobile.

Communication : la mission principale d'une équipe de communication interne est de transmettre les bonnes informations aux bonnes personnes au bon moment. Leur objectif est de faire en sorte que tout le personnel soit sur la même longueur d'onde et ait une bonne compréhension des objectifs de la société, tout en permettant des échanges bidirectionnels.

Communauté : les équipes les plus efficaces sont celles qui se savent partie intégrante d’une ambition globale et soutenues par leurs supérieurs. Créer un sentiment de communauté a de vrais répercussions sur les effectifs et l'amélioration du travail en équipe. Cette communauté peut beaucoup bénéficier de l'utilisation d'une digital workplace.

Information : le fait de pouvoir accéder aux informations dont les employés ont besoin pour faire leur travail. Il s’agit notamment de formations, wikis, processus, etc. Proposer des informations adaptées à chaque collaborateur fait que chaque connexion au système devient d’autant plus pertinente.

Les avantages d’un intranet

Opter pour un intranet basé sur le cloud, et plus particulièrement encore d'un intranet avec  Workspace, présente de nombreux avantages pour votre entreprise, les trois principaux étant  :

• Une amélioration de la communication et de l'engagement
  
  
• Une augmentation de la productivité de 44 % et de la collaboration
  
  
• Un soutien pour la mobilité pour votre personnel

Améliorer la communication et l’engagement des employés

15 % des employés seulement à travers le monde disent se sentir impliqués au travail. Comment un intranet permet-il d’améliorer l'engagement de ces employés ? La réponse la plus évidente est en proposant une meilleure communication. Une solution Google intranet ou Office 365 ou liée à d’autres logiciels, et les intégrations qu’elle offre fortifient les liens entre les employés où qu'ils soient. Les fonctionnalités de partage d’actualités et de publication permettent d’informer les collaborateurs des dernières nouvelles, responsabilités et événements. De manière générale, un intranet peut contribuer au sentiment d’appartenance et de fierté des employés vis-à-vis de leur employeur.

Améliorer la productivité des employés

La productivité, ce n’est pas seulement accomplir plus de tâches, mais aussi la façon dont celles-ci l'ont été. Une entreprise peut demander toujours plus d’efforts de la part de ses employés, mais si elle est incapable d’améliorer son efficacité opérationnelle, ce travail supplémentaire nécessitera probablement de longues heures de travail et conduira donc à un plus grand épuisement des collaborateurs.

Un intranet bien connecté et bien programmé peut aider vos employés à contacter leurs collègues pour trouver une solution à leur problème, le bon document pour une tâche particulière ou la bonne formation pour se perfectionner. Un moteur de recherche et une stratégie de gestion de contenu rigoureuse sont donc indispensables, tout comme le fait que tous les documents et articles soient accompagnés des bonnes métadonnées pour permettre de telles recherches.

Les intranets font également également office de portail pour les applications qu’utilisent les employés dans leurs rôles respectifs. La page d'accueil de l’intranet se doit de les orienter vers les bons outils de création de documents, de suivi du temps, d’annuaires et de chat. Toutes ces fonctionnalités permettent de perdre moins de temps à chercher le bon outil ou la bonne personne, laissant plus de temps aux employés pour se concentrer sur leur propre productivité grâce aux applications de travail Google ou au logiciel de leur choix. Utiliser un intranet G Suite se traduit par une hausse de la productivité de 44 %.

Soutenir les télétravailleurs

Les intranets basés sur le cloud ont acquis une toute nouvelle importance dans l'ère du poste de travail numérique. Avant cela, communiquer avec des employés vraiment mobiles était très compliqué, qu’ils soient toujours en déplacement ou que la société n’ait pas de bureaux physiques, ou bien qu’ils ne travaillent pas sur un bureau traditionnel (comme les ouvriers d'usine). Les digital workplaces et logiciels de télétravail ont permis de construire des ponts entre ces collaborateurs, permettant à ceux qui télétravaillent d’avoir accès aux informations de l'entreprise et de collaborer, sans nécessairement être présent sur un des sites de l’organisation.

IWG a fait une étude sur plus de 18 000 hommes et femmes d'affaires dans 96 entreprises et a constaté que 70 % des employés travaillent au moins un jour par semaine en dehors du bureau, 11 % travaillant ailleurs que le siège cinq fois par semaine. Cette enquête a également révélé que les sociétés sont conscientes que le fait de proposer des stratégies de travail flexibles leur était bénéfique, notamment grâce à une augmentation de la productivité (82 %) et de la compétitivité (87 %).

Quelques recommandations pour préparer l’implémentation d’un intranet 

Charles Fenoughty, Directeur du Numérique de l'agence de Communication Interne primée Sequel Group, pense que les intranets basés sur le cloud ont beaucoup évolué lors des dernières décennies.

Fenoughty considère l'intranet comme étant un outil de publication d’informations d’entreprise qui constitue le pilier d'un environnement de travail numérique. C'est un système géré de façon centralisée pour transmettre les messages officiels de l'entreprise, ses méthodes de travail et les informations indispensables pour que chacun puisse remplir ses fonctions. Un système qui permette à tous d’être efficace et consistant dans son travail dès le premier jour de son implémentation.

Selon lui, même les entreprises les plus petites auraient besoin d'un intranet, car ce sont des portails essentiels pour le travail. La documentation officielle, les processus décisionnels et les différentes procédures doivent être conservés dans un hub central facile d’accès.

Là où l'intranet s’est peut-être égaré, c'est en essayant de tout faire pour tout le monde. En effet, une étude conduite par Sequel Group pour un client a montré que plus de 80 % des employés de cette société demandaient avant tout un intranet qui leur permette de travailler. Toutes les fonctionnalités supplémentaires comme les actualités et les informations sont d’importance secondaire.

"Chaque employé a besoin de trois choses pour faire son travail : informations, communication et collaboration", explique Fenoughty. "Ces trois besoins doivent être satisfaits d’une façon ou d’une autre ; que ce soit avec un intranet ou une “digital workplace” dépend des préférences des utilisateurs. C'est pourquoi que je pense que "l'intranet de publication d'entreprise" est la source officielle des vérités pratiques, gérée de manière centralisée et assidue. Si cet intranet est à la fois officiel, centralisé et bien géré, il bénéficiera alors de la confiance des utilisateurs et leur sera donc vital et nécessaire."

Une des bonnes pratiques de l’intranet est d’établir une hiérarchie dans les communications.  L’erreur des « intranets massifs de la fin des années 2000 et du début des années 2010 » a été de vouloir tout faire pour tous les utilisateurs. Le résultat de cette approche a été un système peu clair à utiliser, dans lequel effectuer des recherches était encore moins pratique. L’approche recommandée par Sequel Group est d'adopter une suite de logiciels (en plus de G Suite vs Office 365) pour le lieu de travail numérique qui propose :

• Un intranet d'entreprise épuré fournissant des informations fiables et des annonces officielles.
  
  
• Un espace plus agréable pour des lectures de documents plus approfondies, pour en apprendre plus sur les dirigeants, la direction et la stratégie de l’entreprise.
  
  
• Un endroit plus plaisant à parcourir pour un meilleur engagement des employés.

La société appelle cela la stratégie «mains, tête et cœur». Les «mains» sont les informations utiles pour travailler, la «tête» permet de mieux comprendre l'orientation de l'entreprise et le «cœur» est tout ce qui va vous encourager à devenir un vrai porte-étendard pour la société. Les différents outils inclus dans une suite numérique correspondent à différents messages, mais le dernier conseil de Fenoughty est d’analyser votre problématique selon l’ordre suivant : définissez votre besoin, travaillez sur votre contenu et réfléchissez en dernier aux aspects technologiques.

"Notre recommandation est de ne rien mettre en place tant que vous n'avez pas décidé comment cela va pouvoir vous aider. À partir du moment où vous appliquez le principe d'une définition claire de chaque canal de communication, en comprenant quel contenu doit utiliser quel canal pour atteindre quel public, et que vous créez du contenu de bonne qualité, les technologies que vous utilisez pour le faire sont secondaires. Ce qui me réjouit, c’est quand les organisations réfléchissent d’abord à leurs employés et à leurs besoins avant de choisir une nouvelle solution technologique.

"La planification et l'exécution d'un objectif de l’organisation sont bien plus importants que le choix de l'outil utilisé."

Que faut-il rechercher dans un intranet pour Google Workspace ?

Vu tous les outils de collaboration Google et ceux de communication inclus dans l’offre standard avec G Suite pour entreprise, vous vous demandez peut-être si vous avez vraiment besoin d'un intranet en plus. Il est vrai que les logiciels de cette suite proposent toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin pour collaborer, stocker et communiquer.

Le principe de Google Workspace est de proposer tout ce dont vous avez besoin dans une seule offre : tout ce qu’il vous faut pour travailler, où que vous soyez dans le monde, depuis l’appareil de votre choix.

Les applications professionnelles de Google ont été conçues autour des quatre domaines requis par les services IT et de communication des entreprises. D’après Google, il s'agit des capacités suivantes:

• Connecter : pour joindre vos collègues où qu'ils se trouvent.
  
  
• Créer : pour donner vie à vos projets.
  
  
• Accéder : pour stocker vos fichiers et trouver rapidement ceux qu’il vous faut.
  
  
• Contrôler : pour gérer facilement et de façon sécurisée vos utilisateurs, appareils et données

Étudions plus en détail ces quatre aspects et voyons comment Google Workspace propose de vous aider.

Connectez vos collaborateurs 

Nous allons commencer par ce point, car votre organisation ne pourrait pas fonctionner sans de telles connexions. L'outil le plus populaire et le plus célèbre de Google au-delà de son moteur de recherche est probablement Gmail. Avec Google Workspace, vous bénéficiez d’un client de messagerie privé, sécurisé et sans aucune publicité pour toute votre entreprise.

Les administrateurs informatiques ont la possibilité de gérer de manière centralisée les comptes de tous les services et de tous appareils, tandis que vos données sont stockées en toute sécurité sur l'environnement web de Google. Vous avez accès à des outils de migration pour importer des données provenant d’autres solutions, y compris de Lotus Notes et de Microsoft, ce qui fait que votre préférence dans le duel G Suite vs Office 365 est plus une question d’ergonomie que d’habitudes. Une étude sur ce sujet menée par Principled Technologies est intéressante et a révélé qu'il existe quelques avantages évidents à opter pour Google G Suite plutôt que Office 365 :

• L’envoi et la réception de pièces jointes est jusqu'à 42 % plus rapide avec Gmail
  
  
• L’enregistrement de pièces jointes des e-mails dans le cloud est jusqu'à 85 % plus rapide avec Gmail

Contrairement à la version individuelle de Gmail, celle de G Suite vous offre une adresse e-mail personnalisée @votreentreprise, ainsi que la possibilité de créer des listes de diffusion.

Au-delà des emails et d'une application de calendrier assez standard qui propose les services auxquels vous vous attendez, notamment la vérification de la disponibilité de vos collègues et des calendriers partagés, Google Workspace permet aussi de connecter vos collègues avec Meet.

Le chat de Meet est d’après Google un service de messagerie « conçu pour les équipes » pour une utilisation des outils de collaboration Google simple et efficace, l’envoi de messages directs, des conversations de groupe et des fils de discussion. Il propose aussi des salles virtuelles dédiées pour des projets spécifiques, chacune pouvant accueillir jusqu'à 8 000 membres, ce qui vous aide à bien suivre les progrès et les actions de suivi.

Meet by Google Meet, est l'application de visioconférence professionnelle de Google.  L'intégration poussée de cette suite fait qu’il devient beaucoup plus facile de configurer des salles pour des systèmes d'exploitation externes et de vérifier si les personnes utilisent le bon lien, pour éviter de perdre 10 minutes au début de chaque réunion. L'étude de Principled Technologies donne là aussi l’avantage à G Suite par rapport à Office 365 :

• Rejoindre et quitter des conférences vidéos avec Google Meet demande jusqu'à 68 % de temps en moins

Vous pouvez inviter des personnes directement à partir de la conférence vidéo, ou les rejoindre directement en cliquant sur un événement de calendrier ou une invitation par e-mail, quel que soit l'appareil que vous utilisez. Il existe même de l’équipement spécial Meet pour votre salle de conférence afin de faciliter l’expérience.

Tous ces services fonctionnent ensemble de manière intégrée. Vous pouvez faire de la collaboration dans Google Docs depuis Chat, et Meet s'intègre directement à votre calendrier pour y programmer vos réunions. Configurer une réunion dans Agenda crée automatiquement un Meet, ou vous avez la possibilité de lancer un Meet sous forme de chat ou de vidéo directement depuis votre boîte de réception Gmail, quand il est plus facile de parler ou que le fil d'e-mails devient trop long et que vous avez juste besoin d’une réponse à votre question.

Créez et gérez vos projets en toute simplicité

Après avoir accès à des moyens de communication, il vous faudra créer des documents. La suite G Suite pour entreprise propose les outils que vous connaissez déjà, tout en y ajoutant une touche Google pour une meilleure productivité :

• Google Docs, sa version revue et corrigée de Microsoft Word, est un outil de création en ligne permettant de collaborer en temps réel sur des documents et de les partager facilement, même avec quelqu'un qui n'est pas dans votre service.
  
  
• Google Sheets est un logiciel de tableur collaboratif, intelligent et sécurisé sur le cloud qui vous permet d'obtenir rapidement les données dont vous avez besoin, le tout en utilisant Google AI et avec la possibilité d'importer des données de plusieurs sources, notamment BigQuery.
  
  
• Google Slides est l'application de création de présentations qui vous permet de créer et de modifier des présentations élégantes dans votre navigateur. Elle applique le même principe de collaboration en temps réel que les autres applications de G Suite et fait en sorte que tous les utilisateurs aient la même version.
• L'étude de Principled Technologies a révélé que les avantages suivants de G Suite par rapport à Office 365 en termes de création et de partage de documents :
  
  
• L’utilisation de Google Docs pour partager un document par e-mail est jusqu'à 56 % plus rapide
  
  
• La collaboration avec Google Docs est jusqu'à 55 % plus rapide

Google Workspace propose aussi plusieurs outils qui ne sont pas toujours disponibles par défaut avec les autres solutions de productivité et de collaboration :

• Google Forms vous permet de créer facilement des enquêtes et des formulaires. L’outil rêvé du communicant interne !
  
  
• Keep est une liste de tâches en ligne qui permet aux employés de collaborer et de créer des rappels, le tout synchronisé sur tous les appareils.
  
  
• Google Sites est le logiciel de création de sites Web de Google pour les débutants. Il permet à n’importe qui de créer un site Web sans aucune expérience en programmation ou en web design. Il propose même un modèle d’intranet.
  
  
• Jamboard est un tableau utilisant le cloud. Même si vous y avez accès gratuitement en vous abonnant à G Suite pour entreprise, écrire avec une souris peut être un peu délicat. Nous vous conseillons donc d’investir dans un vrai tableau pour votre bureau si vous n’avez pas de stylet et d’écran tactile.
  
  
• Enfin, Google Workspace vous offre également App Maker. C’est un logiciel de développement utilisant une interface glisser-déposer. Vous aurez besoin de quelques compétences en développement pour bien l’utiliser, mais c’est un environnement de développement nécessitant peu de programmation qui est inclus dans les formules Business et Enterprise de G Suite.

Concrètement, qu'est-ce que signifient tous ces services pour votre entreprise ? Imaginez une équipe de communication interne ayant à sa disposition tous les outils nécessaires pour créer un intranet, préparer des enquêtes et des concours, élaborer des formations, informer tous les employés des dernières actualités, faire du brainstorming entre vos différents sites,  concevoir une stratégie commune et enfin la présenter à la direction par conférence vidéo, le tout sans avoir besoin de mémoriser un millier d’identifiants de connexions différents, ou de courir le risque de perdre le signal réseau au beau milieu d’une conférence.

Accédez partout à tous vos fichiers

Stocker des fichiers importants sur votre ordinateur et en envoyer plusieurs versions par e-mail n'est ni productif ni efficace, même si nous en sommes tous bien conscients. Avec le cloud computing, nous ne sommes plus forcés de travailler de cette manière, et l'application Google Drive de G Suite représente l'alternative idéale à cette approche. Une fois de plus, Principled Technologies a tiré des conclusions intéressantes sur les avantages de Google Workspace par rapport à Microsoft 365 :

• Le téléchargement de fichiers est jusqu’à 96 % plus rapide avec Google Drive
  
  
• L’ouverture des documents sur smartphone est jusqu'à 52 % plus rapide avec Google Drive

Les organisations ont la possibilité de stocker, accéder et partager des fichiers de façon sécurisée avec Drive, et ces fichiers sont accessibles partout et depuis n'importe quel appareil. Streamer ces documents directement depuis le cloud permet également de réduire les besoins de stockage sur disque dur ou sur serveur, entraînant là aussi une baisse des frais informatiques.

Les algorithmes de recherche de Google, notamment la recherche prédictive, permettent de trouver facilement et rapidement tout ce dont vous avez besoin dans les applications de G Suite, notamment dans Gmail, Google Docs, etc. Il n’est donc plus nécessaire de parcourir pendant des heures les résultats d’une recherche pour trouver la politique d’assurance-maladie ou le document sur la stratégie sur lequel vous avez travaillé il y a quelques jours.

Contrôlez de façon sécurisée les accès et les utilisateurs

Tout cela peut sembler très attirant, mais vous vous demandez peut-être comment réagira votre directeur technique lorsque vous présenterez un plan pour basculer les opérations sur le cloud en utilisant les outils de collaboration Google. Vous pouvez le rassurer en lui rappelant la chose suivante : le panneau d'administration permet de centraliser l’administration à l'aide des fonctionnalités intégrées de Cloud Identity pour gérer les différents utilisateurs et configurer des options de sécurité comme la vérification en deux étapes et les clés de sécurité.

De plus, avec Google Workspace, tout est gérable depuis n'importe quel appareil dans n’importe quelle point de la planète. Vous avez reçu à minuit une alerte vous avertissant d’une tentative de phishing ? Vous pouvez vous occuper du problème rapidement depuis chez vous, plutôt que d’être obligé de vous rendre dans la salle de serveurs de votre société.

Qu'adviendra-t-il de vos données historiques ? L’idéal n’est pas forcément de stocker l’intégralité de vos données pour l’éternité. L’outil Google Vault vous permet d'archiver les données d'entreprise des logiciels d’un intranet avec Workspace, notamment Gmail, Google Drive, Teams Drive, Google Groups et Google Meet. À vous de choisir vos politiques de rétention sur le contenu voulu ou des sections spécifiques. Vous pouvez aussi suivre et conservez les données enregistrées pour d’éventuels audits juridiques

Vous l’aurez compris, il ne s’agit pas d’un système qui va être géré manuellement par une seule personne. G Suite pour entreprise est une solution complète, prête à être utilisée par les entreprises et sécurisée, qui propose toutes les options de contrôle dont même le exigeant des CTO peut avoir besoin.

Qu’est-ce que Google Sites ?

Vous avez peut-être remarqué que nous avons parlé de "Sites" à plusieurs reprises. Si vous lisez cet article, c’est probablement parce que vous êtes à la recherche d’un intranet que vous pouvez intégrer à la solution Google Workspace, cette option a donc dû aiguiser votre curiosité. Google Sites est un intranet basé sur le cloud, qui se présente comme un moyen de "créer facilement des sites d'équipe efficaces" qui "sont agréables à utiliser sur tous les écrans", "le tout sans aucune connaissances en design ou en programmation". Avec un pitch comme celui-ci, peu étonnant qu’il attire de nombreuses organisations à la recherche d’un intranet.

Les avantages de Google sites

• Consultez facilement le travail de votre équipe et partagez des actualités et des informations
  
  
• Accès facile  à l’intranet avec Workspace (de Google Docs à Google Drive en passant par Google Agenda d’autres outils) pour les utilisateurs
  
  
• Simplifiez la collaboration et la communication grâce à son mode d’utilisation glisser-déposer

Les inconvénients de Google sites

• L’accès n’est automatiquement restreint à vos employés : lorsque vous publiez du contenu sur le site, vous devrez choisir qui peut y accéder, de tout le monde sur le web à des personnes spécifiques de votre réseau d’entreprise.

Les autres intranets : les applications Google Workspace Marketplace

Conscientes que Google Sites se contente de proposer le strict minimum, des sociétés de la tech ont développé leurs propres sites intranet pour Google Workspace. Ceux-ci s'intègrent facilement à Google Workspace, tout en offrant beaucoup plus de possibilités et d’outils de collaboration Google aux entreprises. Une recherche rapide sur Google sur la meilleure solution Workspace intranet disponible vous proposera un grand nombre d’options possibles, toutes aussi alléchantes les unes que les autres.

Voici les principaux intranets Workspace utilisant le cloud et les leaders du secteur qui permettent de faire des sites de la suite Google la réponse ultime aux besoins des entreprises.

Jostle

Sélectionné comme leader sur le site G2 Crowd, Jostle se présente comme une "plate-forme d'engagement des personnes" et un "intranet exhaustif et intuitif", l’espace "incontournable pour tous vos employés et toutes les données de votre organisation". Il est notamment utilisé par la chaîne d’hôtels Yotel, la société de services Sodexo et Warner Music Group.

Avantages

• Ne nécessite aucune personnalisation et est prêt à l'emploi. La société affirme que vous pouvez être opérationnel en une semaine avec ce produit.
  
  
• Les utilisateurs apprécient sa capacité à soutenir l’implication de collaborateurs différents, à les aider à communiquer et à travailler ensemble, mettant l’accent sur l’utilité des salles de discussion pour les projets.
  
  
• Une solution intuitive et facile à mettre à jour.

Inconvénients

• Les analytics pourraient être plus robustes et le logiciel gagnerait à proposer d'autres intégrations. Un utilisateur a noté que l'utilisateur est responsable de la récupération des informations, plutôt que d'être averti de manière proactive par le système.
  
  
• D'autres utilisateurs ont remarqué que la partie administration peut être déroutante et la bibliothèque difficile à naviguer.
  
  
• Le fait qu’il soit impossible de lier plus d'un domaine de messagerie Google s'est aussi avéré peu pratique pour certains utilisateurs appartenant à plusieurs départements ou entités, les poussant à chercher une solution alternative à Jostle.

LumApps

LumApps est une solution Workspace intranet sécurisée utilisant Google Cloud qui représente une option alternative à Jostle et qui est l’intranet basé sur le cloud recommandé par Google. Sa feuille de route est alignée sur celle de Google pour proposer continuellement les derniers ajouts. Il est utilisé par Veolia, ETAM, Air Liquide et TIBC.

Avantages

• Les utilisateurs peuvent accéder en un clic à toutes les applications de Google Workspace depuis un portail unique pour une meilleure productivité,
  
  
• Sa recherche globale ne se limite pas au contenu de l'intranet cloud, mais à tout votre espace de travail Google grâce à l’utilisation de Google Cloud Search.

Inconvénients

• Les critiques sur G2 Crowd soulignent que tous les services de Google ont beau être agréables à utiliser et emballants, les utilisateurs reprochent à LumApps de vouloir tout faire pour tous les utilisateurs différents.

Happeo : la solution intranet la plus adaptée à vos besoins

Pour cette section, nous avons décidé d’être aussi objectifs que possible.

Comme solution alternative à LumApps et à Jostle, Happeo est également une digital workplace unifiée qui permet aux communicants internes d’utiliser de nouveaux moyens pour connecter les employés, d’après G2 Crowd. C’est un lieu de travail numérique conçu pour Google Workspace afin d'accroître l'efficacité et l'engagement des employés. Il est notamment utilisé par Randstad Sourceright, South China Morning Post et Trimble.

Avantages

• Un lieu de travail numérique combinant du contenu intranet statique avec une collaboration dynamique et des fonctionnalités sociales pour améliorer la productivité, en proposant une expérience utilisateur moderne et familière.
  
  
• Happeo a conçu son intranet Google Workspace pour cibler non seulement la communication interne, mais aussi les services IT, afin de profiter pleinement de vos outils de productivité existants et de mettre cet intranet Workspace entre les mains de tous, et aussi les managers pour un meilleur partage des idées et un regroupement des départements pour la collaboration et le partage des connaissances. 
  
  
• Pour Happeo, l’objectif principal est de transformer la productivité au travail. La société a connu une croissance de 280 % et revendique plus de 200 000 utilisateurs, avec un taux d'adoption de 92 %.
  
  
• Le taux d'utilisation hebdomadaire moyen d'un intranet est de 31 %. Dans le cas de Happeo, celui-ci est de 78 %. Le délai moyen de mise en place d'un intranet est de 3 mois, auquel s’ajoute 3 mois par tranche de 50 000 employés supplémentaires (en raison du volume du contenu et de la migration). Cette moyenne est de 6 à 8 semaines avec Happeo.
  
  
• Les utilisateurs du logiciel remarquent qu'il est facile à utiliser et simplifie le travail d'équipe, la collaboration et la productivité. L'outil "Communautés" est particulièrement populaire comme méthode de conversation sous forme de fils de discussion et de collaboration sur des documents dans des espaces de projet dédiés.
  
  
• Les clients d'Happeo ont un taux mensuel d'utilisation active de 76 %.

Inconvénients

• Les critiques remarquent aussi que le logiciel pourrait encore s’améliorer et demandent l’ajout d’outils de conception et de mise en page comme modèles pour faciliter leur construction par exemple.

Études de cas : Les possibilités offertes par Google Workspace et par une plateforme intranet Google Workspace dédiée

ZPG a transformé la communication de l’entreprise

Natalie Allen, Responsable de l’Engagement des Employés chez ZPG, a déjà essayé de nombreuses solutions dans le passé, mais a constaté que les communications étaient toujours à sens unique et que les employés ne pouvaient pas interagir avec les actualités. En utilisant un logiciel intranet dédié, Allen dit avoir transformé la communication. L’accent est désormais mis sur les interactions et les conversations, et les employés peuvent aussi partager leurs propres commentaires et informations.

La transition vers une solution Workspace intranet utilisant le cloud auquel ils pouvaient se connecter avec les applications Google Workspace visait également à consolider les outils de ZPG. Ils employaient alors plusieurs logiciels différents, Trello et Slack pour la collaboration et un d’innombrables zones de stockage des informations. Cette démarche limitait grandement la productivité et l'efficacité des employés.

Allen cite comme exemple d’amélioration le nouveau démarreur : plutôt que de devoir gérer individuellement chaque démarreur, l'équipe de ZPG utilise désormais une page de groupe Google pour y saisir les nouvelles informations de démarrage, qui sont automatiquement publiées en cas de besoin si elles sont toujours disponibles. Cette stratégie fait que le processus est beaucoup plus évolutif selon elle.

Randstad Sourceright a regroupé 17 pays autour d’un seul outil

"Avant de lancer notre système, il était très difficile de savoir comment les membres de l'entreprise interagissaient les uns avec les autres", déclare Anna Tolley, Responsable Mondiale de la Communications Interne chez Randstad Sourceright, un spécialiste mondial de la gestion des talents et des acquisitions présent dans 17 pays.

Toutes les communications de l'entreprise se faisaient soit par e-mails quand elles étaient destinées à tous nos sites dans le monde, soit de façon très localisées. L'équipe de Tolley ne pouvait donc pas déterminer quelles communications étaient efficaces ou qui les écoutait vraiment. L’implémentation d’un intranet Google G Suite a représenté "l'occasion de vraiment comprendre le niveau d’engagement de nos employés avec nos communications, en plus de leur permettre d'interagir les uns avec les autres", déclare-t-elle.

Trimble a amélioré la collaboration

Taina Saarikoski, responsable de la communication interne chez Trimble, avait du mal à gérer les informations et technologies obsolètes utilisées par la société avant que celle-ci ne migre vers G Suite et une plateforme intranet Google Workspace recommandée. Elle trouve le nouvel intranet Workspace à la fois facile à apprendre et à utiliser, ce qui lui a permis de travailler « bien plus rapidement et facilement ». Un intranet avec Google Workspace a également permis une meilleure interaction au sein de l'entreprise, entraînant une réduction du volume d’e-mails envoyés.

Conclusion

Un intranet couplé à Google Workspace permet aux employés de mieux collaborer et de rester au courant des dernières actualités

Les employés d'aujourd'hui sont à la fois diversifiés, dispersés et déterminés. Un grand nombre d’entre eux ont grandi dans l’ère du numérique, ce qui signifie que l'intranet de jadis n’est plus capable de répondre à leurs besoins en termes de collaboration et d'engagement.

La révolution technologique s’est accompagnée de l’arrivée de bien plus d'applications et d'outils en ligne que ce dont nous avons besoin, et vos collaborateurs les ont sans doute tous utilisés à un moment ou un autre. La main-d'œuvre moderne est en effet confrontée à un nombre inégalé de distractions et a besoin d’une solution pour rester concentrée sur les tâches quotidiennes. D'un autre côté, elle a aussi moins tendance à cesser tout travail à 17 heures et est plus disposée à travailler en dehors des heures traditionnelles, si tant est que vous mettez à sa disposition les outils pour le faire.

G Suite pour entreprise, ainsi que les technologies et les outils Google de collaboration qui l'accompagnent, permettent aux entreprises qui veulent être sûrs que tous leurs employés sont sur la même longueur d’onde d’utiliser un intranet basé sur le cloud, grâce auquel ils pourront travailler ensemble pour le bien de la société. Un intranet avec G Suite basé sur le cloud proposant une intégration profonde avec les applications Google comme Google Docs, Gmail et Meet, est capable de révolutionner vos méthodes de travail, tout en améliorant votre productivité et votre maîtrise des coûts.

Au fur et à mesure qu’un nombre croissant d'entreprises délaissent les infrastructures sur site pour basculer sur des technologies basées sur le cloud, le débat G Suite vs Office 365 devient de plus en plus important. C’est à vous de choisir l'outil qui convient le mieux aux spécificités de votre entreprise, mais n'oubliez pas non plus de prendre en compte les préférences de vos employés : ce sont eux après tout qui vont les utiliser quotidiennement. N’oubliez pas de bien prendre en compte les aspects suivants :

• L'interface utilisateur et la facilité de navigation dans le système.
  
  
• La familiarité des utilisateurs avec le fonctionnement du service : est-il intuitif ou nécessitera-t-il beaucoup de formation ?
  
  
• La facilité de connexion et de transition d’un outil à un autre.
  
  
• La puissance du moteur de recherche.
  
  
• L'intégration avec les outils de collaboration que vous utilisez déjà, ou bien les besoins de votre organisation en matière de collaboration si vous n'en utilisez pas encore.
  
  
• Comment vous souhaitez communiquer avec vos utilisateurs, mais aussi comment eux-mêmes préfèrent recevoir les actualités et les informations.
  
  
• Plus que tout, demandez-vous si ce système permettra à vos employés de travailler plus facilement, en étant plus productif et en y prenant plus de plaisir.

Et si vous avez besoin de conseils pour déterminer quelle solution convient le mieux à vos besoins, notre comparateur d'intranets est le point de départ idéal de vos recherches. Bonne chance pour vos futurs projets !