Google Workspace vs Microsoft 365: de beste samenwerkingsapp

Kijk eens terug, helemaal naar het midden van de jaren negentig en een serie advertenties waarin de coole jongen werd vergeleken met de nerd om je te verleiden een nieuwe laptop te kopen.

De coole jongen draaide om eenvoud, gebruiksgemak, helpen creëren en samenwerken zonder dat je je hoofd onder de motorkap hoefde te steken. De nerd daarentegen zat altijd tot zijn knieën in spreadsheets, gegevens, analyse, gebrek aan zonlicht en plezier. De vergelijking was eenvoudig - en de koopoptie die de voorkeur genoot lag voor de hand.

Toen was dit hoe reclame ervoor zorgde dat je een Apple Mac kocht in plaats van een pc. Spoel door naar 2021 en het zou net zo goed een moderne versie kunnen zijn van de Google Workspace vs Microsoft 365 strijd.

Google Workspace, voorheen bekend als G Suite, heeft de plaats van Apple ingenomen als de spreekwoordelijke 'coole jongen'. Het draait allemaal om stijlvolle maar eenvoudige UX, intuïtief werken en eenvoudig samenwerken.

De nerd hier is dan de Office-suite van Microsoft. Ondanks de overstap naar de cloud met Office 365 - mede mogelijk gemaakt door de opkomst van Google Workspace - Office 365 wordt nog steeds gezien als de "veilige" keuze voor grote bedrijven met matrixorganisaties, grote silo's en geen enkele hoop om mensen met elkaar te laten praten buiten kilometerslange e-mailhindernissen.

Maar als je op dit moment een keuze moet maken tussen Workspace en Office 365, dan zal je winnaar op meer dan alleen uiterlijk worden bepaald. (Tenzij je *echt* oppervlakkig bent.) Hoewel we bevooroordeeld zijn omdat we dol zijn op Google collaboration tools en zijn integratie met Google intranet laten we dat even terzijde schuiven en je opties met je doornemen.

Documenten maken

Vooreerst, hoe ziet documentcreatie eruit in Google apps vs Microsoft 365? Beide pakketten hebben de belangrijkste apps: een tekstverwerkingsprogramma (Google Docs of Microsoft Word), een spreadsheet-app (Google Sheets of Microsoft Excel), en een presentatiecreator (Google Slides of Microsoft PowerPoint). Tot zover hetzelfde. Hoe we nu verder gaan, hangt af van de grootte van je bedrijf en wat je medewerkers voor je moeten doen. 

Als je op zoek bent naar een intuïtieve interface die automatisch wordt bijgewerkt naar de cloud en realtime samenwerking biedt, dan is Google Workspace je vriend. De toepassingen bieden misschien niet zoveel toeters en bellen als die van Microsoft 365, maar dat betekent wel dat ze makkelijker zijn om direct mee aan de slag te gaan. De functie voor samenwerking in realtime (we gaan er zo meteen dieper op in) is hier de echte moordenaar en maakt het de betere samenwerkingstool.

Dat gezegd hebbende, Google apps voor bedrijven zijn ontworpen om eenvoudig en efficiënt te zijn. Als je moet graven in een aantal hardcore gegevens, of je hebt iets nodig met massa's functionaliteit, dan kun je beter kijken naar Office 365.   

Neem bijvoorbeeld de spreadsheet-optie. Google Sheets zijn gemaakt voor online samenwerking - ze zijn zo eenvoudig te gebruiken, maar veel mensen die spreadsheets gebruiken willen meer dan mooie tabellen. Als het op functionaliteit aankomt, is Excel superieur aan Sheets. Het is ontworpen om te werken met omvangrijke gegevens, heeft een overvloed aan ingebouwde formules en een snellere "lookup" functie.

Probeer toch eens "Hé Google, open een nieuwe spreadsheet" te zeggen en praat ons dan eens bij over efficiëntie.  

Samenwerking en productiviteit

We weten dat zowel Google apps als Microsoft 365 samenwerkingstools zijn, maar wat maakt ze zo verschillend? We kunnen geen betere verklaring bedenken dan die van Jason Aten voor Fit Small Business:

 "De aanpak van Google lijkt veel op een klaslokaal met een whiteboard. Je kunt iedereen in de klas uitnodigen en met z'n allen aan het whiteboard gaan staan om aan een document te werken. Het 'whiteboard' houdt ieders bijdrage bij en je kunt ze bewerken, accepteren of verwijderen wanneer je maar wilt."

Hij vervolgt: "De aanpak van Office 365 is als een whiteboard, behalve dat elke keer dat je wilt delen, je een nieuwe sleutel moet uitdelen aan het klaslokaal, het licht aan moet doen, je wijzigingen moet aanbrengen, het whiteboard van de muur moet halen, het naar het volgende klaslokaal moet brengen, het moet ophangen, je teamlid een marker moet geven en hun bijdragen moet laten leveren. Dan draai je het proces om om de veranderingen te bekijken. Het eindresultaat is vergelijkbaar, maar het proces is veel minder eenvoudig en transparant."

Het is de focus van Google Workspace op samenwerking en integratie waardoor het voor ons als beste uit de bus komt. Realtime samenwerking kan niet worden onderschat. Hoewel Office 365 op dat gebied met sprongen vooruit is gegaan - je hoeft niet meer te controleren of je de enige bent die aan een document op SharePoint werkt - is de magie van een heel team dat tegelijkertijd vanaf verschillende locaties aan hetzelfde document werkt gewoon onbetaalbaar. Bovendien wordt alles automatisch gesynchroniseerd naar Google Drive, en kun je snel terug naar oude versies.

Communicatie en betrokkenheid

We houden het kort en bondig want e-mail is Gmail aan het eind van de dag. Waar Workspace vs Office 365 om de hoek komt kijken, is in de real-time communicatieomgeving. Sommige Office 365-pakketten worden geleverd met Skype for Business als extra, maar daar heb je een aparte app voor nodig op je desktop of mobiele apparaat. Google Workspace wordt geleverd met Chat en Meet videogesprekken, waarmee je kunt bellen en chatten vanuit het systeem van je Google-samenwerkingstools.

Gooien we de mogelijke integraties met Google Workspace erbij - apps zoals Slack wordt naadloos onderdeel van je systeem - en Google maakt het leven hier zo eenvoudig en boeiend.

Cloud vs desktop

Een andere overweging die je moet maken bij het kiezen van Google apps vs Microsoft 365 is de vraag waar het allemaal blijft. Als je als organisatie volledig cloudgebaseerd bent, dan heb je geen probleem; beide systemen werken in de cloud en maken creatie, samenwerking en communicatie mogelijk vanaf elke browser of apparaat, zolang het maar internet heeft.

Als je echter toegang tot je desktop nodig hebt - misschien werk je in een gebied met onregelmatige verbindingen, of werk je liever vanaf je desktop omdat je een diepgewortelde paranoia hebt dat de cloud je werk in zijn geheel zal opslokken en nooit meer zal uitspugen - dan heb je pech met Google Workspace. De tools voor samenwerking en productiviteit van Google zijn volledig cloudgebaseerd, dus er is geen desktopversie - hoewel je ervoor kunt kiezen om work offline en alles wordt gesynchroniseerd zodra je weer verbinding hebt.

Sommige Office 365-abonnementen worden echter geleverd met de desktopversies van oude klassiekers als Word, Excel en PowerPoint. Kijk hoe de IT-afdeling van de onderneming en de ouderwetse IT-afdeling daar mistig van worden.

Prijzen

Zowel Office 365 als Google Workspace bieden gedifferentieerde prijzen per gebruiker, beginnend bij ongeveer dezelfde prijs. Waar Google het eenvoudig houdt met drie tiers - basic, business en enterprise - je hebt bergbeklimmersuitrusting en een raketwetenschappelijke graad nodig om de uber-niche tiering van Microsoft te doorgronden, die meerdere niveaus van business tiers heeft, gevolgd door nog meer enterprise tiers, die je elk toegang geven tot iets extra's dat je misschien wel of niet nodig hebt. De conclusie - Terwijl Google creëert een concurrerende voordeel met zijn vereenvoudigde prijsniveaus, kan de prijsstructuur van Microsoft verwarrend overkomen.

De algemene consensus van experts is dat de prijsstructuur van Google Workspace het beste past bij kleinere bedrijven, maar dat het voor de grotere, complexere onderneming een no-brainer is om voor Microsoft 365 te kiezen. Maar Google gaat nu voor Google Workspace achter de enterprise crowd aan, dus dat kan de komende jaren veranderen.

Microsoft 365 vs Google Workspace: Het oordeel?

Dus, we zijn duidelijk bevooroordeeld, maar we zijn van mening dat je niet om de samenwerkingstools van Google heen kunt, toegevoegd aan een Google intranet. De interface is modern en eenvoudig, de UX is vertrouwd - vooral voor uw Millennial en Gen Z-werknemers - en de opties voor teamsamenwerking en productiviteitsintegraties zijn ongeëvenaard. Extra Google-apps zoals Google Formulieren maken zelfs de moeilijkste interne communicatieprofessionals watertanden van anticipatie.

Het is echter niet zo simpel als klein bedrijf = Google. Steeds meer bedrijven dumpen Microsoft 365 ten gunste van Google-apps, waaronder zeer traditioneel bedrijven zoals Airbus. Hun CIO Luc Hennekens vertelde aan The Register: "We willen dat mensen fundamenteel heroverwegen hoe ze werken en afstappen van oude manieren van werken, zoals het rondsturen van miljoenen e-mails. Het is veel gemakkelijker om dat te bereiken met een tool die vanaf het begin radicaal breekt met vroegere manieren van werken en vroegere concepten, dan te werken met een tool (Microsoft 365) die een stap omhoog is, maar nog steeds in veel opzichten lijkt op wat we in het verleden gebruikten."

Voeg een Google intranet naar je systeem en je hebt een wereldklasse bedrijfscommunicatie en samenwerkingssysteem binnen handbereik, waar ter wereld je ook bent en op welk apparaat je ook werkt - en je weet dat versiebeheer is geregeld, dat gesprekken worden opgeslagen voor het nageslacht en doorzoekbaar zijn, en dat je geen on-premise server nodig hebt om een back-up te maken.

Weergave

Hoewel dit artikel slechts een tipje van de sluier oplicht - we zijn nog niet eens ingegaan op het allerbelangrijkste beveiligingsvraagstuk, opslagopties overwogen of gekeken waarom SharePoint niet het intranet dat u zoekt voor - het is nog steeds duidelijk (voor ons) dat de samenwerkingstools van Google de koele jongen van de digitale werkplek zijn: eenvoudig, makkelijk te gebruiken, geen verspilde energie. Je krijgt niet een miljoen supergecompliceerde dingen die je nooit zult gebruiken en dan "waar voor je geld" noemen.

Besides, laten we eerlijk zijn: Is "mensen gebruiken het al jaren" echt een goede reden om een samenwerkings- en productiviteitssuite voor je bedrijf te kiezen? De gevaarlijkste zin in de taal is "we hebben het altijd zo gedaan".

Wat is de volgende stap?

We hebben deze vergelijking gemaakt om u te helpen een weloverwogen beslissing te nemen, maar het is aan u om te beslissen welke samenwerkingssuite - Workspace of Office 365 - het beste voldoet aan uw zakelijke behoeften. Welke je ook kiest, zorg ervoor dat je oplossing wordt gecombineerd met het juiste intranet om het te ondersteunen. Bekijk onze intranet vergelijkingsgids om de juiste fit te vinden.