Adoption intranet: comment convaincre vos employés d’adopter un nouvel intranet

Les avantages d’un logiciel intranet sont nombreux: ils améliorent la communication interne, la collaboration, l’engagement des employés, le travail d'équipe, et la productivité des employés.

Malgré tous ces avantages, 40% des intranets n’offrent pas de retour sur investissement (ROI) en raison d’un manque d’adoption de la plateforme. Cet échec d’adoption intranet est souvent dû à un manque de prise en compte des besoins des employés, à des objectifs flous, à une direction peu impliquée, et à un manque de formation à l'intranet.

Comment motiver vos employés à utiliser votre intranet

Alors, comment surmonter ces obstacles et éviter l'échec de votre intranet? Comment encourager l’adoption intranet dans votre entreprise? Votre entreprise a besoin d’un plan de déploiement clair, et votre direction doit mettre l’accent sur l'adoption de l’intranet. Voici quelques astuces pour votre stratégie d’adoption intranet et pour convaincre votre entreprise (direction et employés) d’adopter un nouvel intranet.

6 conseils pour votre stratégie d’adoption intranet

La première étape pour obtenir l'adhésion de toute l’entreprise est de convaincre votre direction. Non seulement elle est responsable de la gestion de l’entreprise, mais surtout les employés suivront son exemple en matière de communication et collaboration via un logiciel intranet.

Convaincre votre direction d’adopter un nouvel intranet

Les employés prennent généralement exemple sur la direction. Comme Hannah Price l’explique sur CMS Wire, “si le PDG continue d’envoyer des emails en interne plutôt que d’utiliser la fonctionnalité de chat ou d’annonce de l’intranet, les employés feront de même”. Si la direction utilise votre intranet dès le premier jour, alors vos employés suivront l’exemple, ce qui se traduira par une adoption plus élevée de l’intranet. Alors, comment faire?

1. Donnez les chiffres en termes d’utilisation intranet

Pour obtenir l'adhésion de votre direction, vous devez la convaincre avant même le début de la mise en œuvre. Elle doit être impliquée dans toutes les réunions de planning et de stratégie. Mais avant ça, il vous faut un bon pitch. La direction a besoin de faits concrets et de chiffres. Vous devez leur prouver que l’investissement en vaut la peine.

Il y a beaucoup de statistiques pour prouver le succès et le ROI d’un système intranet. Le cabinet McKinsey a notamment étudié les technologies sociales au bureau, et découvert que “l’utilisation de technologie sociale pour améliorer la collaboration et la communication au sein d’une entreprise augmenterait la productivité des employés de 20 à 25%”. Cette statistique est d’ailleurs accompagnée d’un graphique qui explique comment ils en sont arrivés à ce chiffre.

Une étude IDC démontre aussi que les employés de bureau passent beaucoup de temps (et donc d’argent) à chercher et traiter les informations:

• Email: 13 heures par semaines (coût: $21,000 par an)
  
  
• Recherche d’information: 9 heures par semaines (coût: $14,000 par an)
  
  
• Analyse d’information: 8 heures par semaines (coût: $13,000 par an)
  
  
• Communication/collaboration avec les collègues: 6.5 heures par semaines (coût: $10,000 par an)
  
  
• Création de contenu: 6 heures par semaines (coût: $10,000 par an)
  
  
• Partage d’information: 4 heures par semaines (cou: $6,000 par an)

Ce rapport conclut que la productivité des employés augmente si les entreprises facilitent la recherche d’informations. Selon le rapport, un logiciel intranet social est l’outil recommandé pour booster la productivité des employés.

On ne vous dit pas d'utiliser exactement ces mêmes chiffres: faites vos propres recherches et veillez à adapter les statistiques à votre entreprise en mettant en évidence les chiffres qui démontrent comment un intranet peut améliorer vos problèmes spécifiques.

2. Expliquez les avantages et fonctionnalités d’un intranet pour l'expérience employé

Après avoir épaté votre direction avec vos statistiques, il convient de leur montrer comment un système intranet peut transformer votre entreprise.

Les systèmes intranet sont très centrés sur l'utilisateur et ont pour but d'améliorer l'expérience employé dans une entreprise. Si vous avez des employés motivés et épanouis, vous disposez d’une main d'œuvre performante pour atteindre les objectifs et réaliser la vision de votre entreprise. Une fois les chiffres présentés, il est temps de leur montrer comment votre culture d’entreprise et la satisfaction de vos employés seront aussi impactées positivement.

Bien que les chiffres puissent être tape-à-l'œil, la tendance actuelle est de remplacer les statistiques d’indicateurs de performance (KPI) intranet par des données plus qualitatives qui mesurent le succès d’un intranet à travers l'expérience des employés. Il existe de nombreuses fonctionnalités intranet pour donner à vos employés les moyens de s'épanouir et de réussir dans leur travail. Voici quelques exemples:

• Un accès simple et rapide aux données et documents de l’entreprise
  
  
• Une application intranet mobile
  
  
• Un contenu pertinent et adapté
  
  
• Des espaces numériques de collaboration
  
  
• Une communication bidirectionnelle instantanée
  
  
• Des fonctionnalités sociales
  
  
• Des profils complets des employés
  
  
• Une intégration complète avec vos outils existants

Demandez à vos employés ce qu’ils pensent de l'état actuel de votre communication interne, compilez ces retours, puis présentez-les à votre direction en expliquant comment un logiciel intranet peut être une solution. Cela étaye vos statistiques par des expériences réelles et démontre comment l’adoption d’un intranet peut répondre à vos besoins. Si votre direction ne vous suit toujours pas, vous pouvez alors leur expliquer la relation entre une meilleure expérience employé et une amélioration de l'expérience client, comme démontré par Forbes.

3. Présentez un planning de mise en oeuvre

Après avoir obtenu l'adhésion de votre direction (grâce à votre pitch génial), assurez-vous de présenter votre planning de mise en place et d’expliquer comment un intranet résoudra les problèmes existants dans votre communication interne. Exposez le planning préliminaire étape par étape, mais surtout veillez à ce que la direction comprenne son rôle primordial dans le processus. Prévoyez des réunions de suivi et assurez-vous que la direction sache qu’elle aura son mot à dire sur la mise en œuvre. Non seulement elle doit avoir confiance en votre plan, mais la direction doit aussi être une adepte et une utilisatrice assidue de l’intranet. Elle doit faire partie intégrante de chaque aspect du processus d’adoption de l’intranet.

Communiquez les avantages et incitez les équipes à utiliser l’intranet

Une fois la direction en poche, place aux employés.

Avant de lancer votre projet intranet, vous devez préparer votre personnel aux changements pour garantir un processus d’adoption sans obstacles. Vous devez communiquer clairement avec vos employés votre intention de mettre en place un intranet, écouter leurs retours et en prendre compte pour votre solution, puis enfin organiser des formations pour qu’ils puissent utiliser le logiciel intranet avec assurance.

4. Préparez l’adoption de votre intranet

Communiquez, communiquez, communiquez. C’est la première étape pour obtenir l’adhésion de votre équipe. Dès que vous avez le feu vert de votre direction, vous devez commencer à communiquer avec vos employés. Assurez-vous de prendre en compte leurs retours: comme dit précédemment, vos employés doivent sentir qu’ils ont leur mot à dire.

Quand vous communiquez votre planning intranet, mentionnez quelques statistiques et informations que vous avez précédemment utilisées, et expliquez précisément comment votre intranet répondra aux problèmes soulevés par vos employés. Montrez-leur le résultat de leurs retours, et comment vous avez pris en compte ces informations dans la mise en place de votre intranet.

Vous devez répondre aux questions des employés sur le "comment" et le "pourquoi" de cette solution avant même de mettre en place votre système intranet.

Vos employés voudront connaître les avantages d’un intranet et surtout ce qu’ils en tireront. En leur proposant une vision globale de l’avenir de l’entreprise et en leur expliquant comment un intranet pourra directement les aider dans leur travail quotidien, vous les rendrez impatients quant aux possibilités d’un intranet. Il est aussi important de repérer dès le départ vos “champions” intranet, vos ambassadeurs de la plateforme. Quels employés peuvent mobiliser et fédérer le reste de votre personnel et vous aider dans le processus d’adoption.

Puis, assurez-vous de former, former, et encore former vos employés. Organisez des réunions pour parler du changement à venir, répondez à autant de questions et retours possibles, puis commencez votre processus de formation. Proposez des sessions courtes et pertinentes à votre personnel pour passer en revue le fonctionnement général de l'intranet, et surtout d’habituer vos employés à l'interface utilisateur. Même une fois l’intranet mis en place, vous devriez continuer à former.

5. Après la mise en place
   

Vous avez tout fait pour préparer la mise en place de votre intranet. Il est temps de vous assurez que le processus d’adoption se déroule sans encombre. Voici les principaux obstacles rencontrés lors de l’adoption d’un intranet:

Organisationnel (structure et procédures internes)

• Incapacité à collaborer entre départements
• Crainte de remplacer un système existant
• Manque de budgétisation
• Des données commerciales mal organisées
  
  

Humain (employés et ressources humaines)

• Réticence des employés
• Manque de capacités de gestion interne
• Manque de connaissances et compétences
  
  

Externe (force extérieures à votre entreprise)

• Normes de sécurité
• Refus des clients ou des parties prenantes
• Large éventail de prestataires et solutions
  
  

En raison de ces éventuels obstacles, il est important de considérer l’adoption de votre intranet comme un processus global et un changement de votre culture interne, plutôt qu’un simple changement technologique. Expliquez le changement et guidez vos employés à travers tout le processus d’adoption. Ils auront désormais un libre-accès à de nombreuses informations, ainsi que des moyens étendus de communication avec tous les employés. Votre personnel sera unifié, et la hiérarchie dans votre entreprise sera alors beaucoup moins présente et restrictive. Vos employés se sentiront valorisés par ces outils, et le succès de votre système intranet est entre leurs mains.

Vous pouvez faciliter le processus de familiarisation et maintenir l'intérêt de vos employés en introduisant les fonctionnalités en plusieurs vagues. Vous pouvez aussi organiser des compétitions et récompenser les employés les plus actifs. Continuez à recueillir des retours et à apporter des changements à la plateforme, pour montrer à votre personnel qu'il a son mot à dire dans ce système et qu’il en est le premier responsable. Veillez également à mettre en place des équipes de gestion de l'intranet qui seront chargées de vérifier que le contenu est pertinent et pourront répondre aux questions ou préoccupations.

6. Pérennisez votre intranet: conseils pour une solution sociale

Après la mise en place initiale et la première phase d’adoption, vous devrez mettre en place des processus pour vous assurer que votre système est viable et efficace sur le long terme pour votre entreprise. Voici quelques moyens d’encourager une utilisation continue de votre intranet:

• Rendez-le essentiel
  Vous vous souvenez du moment où vous avez obtenu l'adhésion de votre direction ? Il est essentiel qu’elle maintienne une utilisation active et consistante de votre système intranet. Si la direction et les managers utilisent l’intranet pour attribuer des responsabilités, partager des informations importantes, et diffuser le contenu interne, alors vos employés seront forcés de se connecter à la plateforme. Faites en sorte que des processus essentiels à votre entreprise ne soient disponibles qu’à travers le portail intranet. Vous pouvez faire de même avec les informations et documents commerciaux importants.
  
  
• Veillez à ce que le contenu soit pertinent et intéressant
  Veillez à ce que le contenu dans votre intranet soit intéressant et utile pour vos employés. Rendez-le visuellement attrayant et dynamique. Vous pouvez aussi partager la responsabilité de création de contenu au sein de l’entreprise, afin que chaque département soit représenté mais surtout que les utilisateurs intranet soient obligés de se connecter pour créer du contenu. Par ailleurs, si le contenu est créé par vos employés eux-mêmes, vous êtes assurés qu’il soit pertinent.
  
  
• Misez sur les fonctionnalités sociales
  Il existe de nombreuses fonctionnalités sociales intégrées à un intranet qui sont utiles pour inciter les employés à se connecter à la plateforme. Un chat de discussion et la possibilité de liker, commenter, partager, et taguer sur des posts; les employés recevront une notification quand ils sont mentionnés sur l’intranet, ce qui les incitera probablement à se connecter. Tirez parti de ces aspects sociaux et ajoutez des aspects amusants, comme des quiz non liés au travail ou des forums purement sociaux pour maintenir l’intérêt des employés.
  
  Même si vous mettez toutes ces idées en place, vous serez probablement confronté à une série d’obstacles. Mais ils peuvent être surmontés. Si vous vous préparez et identifiez ces défis intranet, puis communiquez amplement avec votre équipe, vous trouverez des solutions pour relever les défis ensemble.