Vous êtes sur le point d'investir dans un intranet, et vous commencez à contacter quelques fournisseurs pour organiser une démo intranet personnalisée. Vous vous demandez peut-être quelles questions poser pendant cet appel ?
Les solutions intranet sont toutes différentes les une des autres ; il est alors important qu'une démo intranet vous donne les informations nécessaires afin de pouvoir déterminer si la solution intranet répond à vos besoins ou non.
Pour vous aider, nous avons établi une liste de questions importantes à poser pendant votre appel de démo intranet.
Fonctionnalités
Le premier sujet abordé pendant une démo intranet sera souvent les fonctionnalités. En plus de vous assurer que le fournisseur propose les fonctionnalités dont vous avez besoin, n'hésitez pas à demander aussi :
- Comment vos fonctionnalités standards (pensez annuaire des employés, fonctionnalité de recherche, intégrations, et création de pages) se différencient de celles proposées par vos concurrents ?
- Quelles fonctionnalités apportent le plus de valeur à vos clients existants ?
- Quelles fonctionnalités sont le moins utilisées ?
- Est-il possible de voir une copie de votre feuille de route produit, pour avoir une idée des fonctionnalités à venir ?
- Comment décidez-vous de votre feuille de route produit ? Les retours de vos clients jouent-ils un rôle dans celle-ci ?
Onboarding & Déploiement
Bien que certains clients aient une idée claire du type d'information et de la structure souhaitées pour leur intranet, d'autres ne le savent pas forcément. Surtout s'il s'agit de la première fois que votre entreprise investit dans un intranet centralisé. La structuration de l'information est clé pour le succès d'un intranet, car elle influence l'adoption de la solution, et donc le ROI de cette dernière.
Il est alors important de déterminer le niveau de support que vous recevrez pendant le processus de déploiement en termes de structuration de l'intranet. Par exemple, recevrez-vous des formations en personne ? Ou s'agit-il plutôt de guides en ligne ?
Une fois la structure de l'intranet établie, il est temps de réellement concevoir les pages et communautés. L'éditeur de page intranet est un élément important de la solution, et détermine la rapidité à laquelle vous pouvez être opérationnel ainsi que la simplicité de mise à jour du contenu.
Assurez-vous de demander :
- Pouvez-vous me montrer comment fonctionne l'éditeur de pages intranet ?
- Quelle formation vos clients doivent normalement suivre afin de pouvoir utiliser l'éditeur de pages ?
- Proposez-vous un éditeur de page démo que je puisse essayer ?
- Dans quelle mesure votre éditeur de pages me permettrait de personnaliser l'intranet moi-même (personnaliser permet d'offrir un espace convivial à vos employés, et est clé pour améliorer l'adoption de votre intranet) ?
- Quel est votre temps de déploiement intranet moyen (la moyenne se situe autour des 1,2 années)
Expérience utilisateur
La facilité avec laquelle vos employés peuvent naviguer, trouver de l'information, et communiquer avec leurs collègues détermine généralement votre taux d'adoption intranet. Il s'agit donc de l'un des aspects les plus importants à mentionner. Voici quelques questions qui vous aideront à déterminer la simplicité d'utilisation de la plateforme pendant votre démo intranet.
- Avec quelle(s) partie(s) de votre intranet vos clients éprouvent-ils généralement des difficultés ? Y-a-t'il des améliorations prévues ?
- Pouvez-vous me donner le taux d'adoption moyen de votre base de clients ?
- Quel % de votre base d'utilisateur a visité l'intranet sur le dernier mois ?
- Quel % de votre base d'utilisateur a posté, commenté, ou réagit à du contenu sur les 3 derniers mois ?
- Quel % de votre base d'utilisateur a visité l'intranet moins de 5 fois sur les 6 derniers mois ? Et savez-vous pourquoi ?
- Avez-vous des clients qui ont mis fin à leur contrat dû à un manque d'adoption de la plateforme ? Quelle était la cause principale de ce manque d'adoption ?
- Quel est le nombre moyen de tickets de support soumis par client et par an ? (cette question vous donnera une idée du degré de simplicité de la plateforme pour les clients, ainsi que de la fréquence des bugs)
Tarifs
Le prix doit être adapté à votre cas d'utilisation et à vos besoins. N'hésitez pas à poser des questions sur la structure tarifaire pour vous assurer que vous ne payez que ce dont vous avez besoin.
Intégrations
Pour cette partie, il est important de préparer une liste d'applications avec lesquelles vous souhaitez intégrer votre intranet. Pensez particulièrement aux applications dans lesquelles l'information interne est hébergée, ainsi qu'aux outils que vos collaborateurs utilisent pour communiquer. Voici quelques intégrations qui sont couramment demandées: Google Workspace, Microsoft 365, Slack, Trello, Miro, et Jira.
Sécurité
Votre intranet est en quelque sorte un hub de connaissances, et ces connaissances doivent être en sécurité. Assurez-vous de demander le type de certification et de technologie que le fournisseur a mis en place pour protéger vos informations.
- Votre intranet est-il conforme à la certification ISO 27001 ?
- L'intranet prend-il en charge l'authentification unique (SSO) ?
- L'intranet est-il conforme au RGPD?
- L'intranet est-il conforme aux normes de sécurité requises pour un intranet dans mon secteur (par exemple, s'il s'agit d'un secteur de la santé, l'intranet est-il conforme aux normes HIPAA) ?
Support
Demandez au représentant commercial le type de support proposé une fois l'intranet déployé. Disposerez-vous d'un gestionnaire d'un compte ? Ou ce support sera-t-il principalement fourni sous forme écrite dans une base de connaissances en ligne. Voici quelques questions pour vous donner une idée du processus d'assistance :
- Quel est le temps de réponse moyen à vos tickets de support ?
- À quelle fréquence mettez-vous à jour votre base de connaissances ? Celle-ci est-elle beaucoup visitée ? (cela vous donnera une idée de l'utilité de la base de connaissances)
Avis et Cas Clients
Assurez-vous de demander au prestataire s'il dispose d'études de cas pour des clients existants qui avaient les mêmes besoins que votre entreprise. Point bonus si les clients sont dans le même secteur d'industrie que vous.
Astuce : vous pouvez aussi directement demander à des clients actuels leurs retours sur la plateforme. Utilisez LinkedIn pour contacter les clients listés sur le site internet du fournisseur et demandez s'ils seraient disponibles pour une conversation rapide autour de la plateforme. Une telle discussion est particulièrement bénéfique si vos besoins sont les mêmes.
Vous pouvez également consulter des sites d'évaluation de logiciels tels que G2, Capterra ou encore Software Advice pour obtenir des avis plus nuancés sur la plateforme.
Une démo avec Happeo ?
Happeo est une plateforme intranet conçue pour les entreprises à forte croissance. Demandez une démo pour voir si notre solution convient à vos besoins et objectifs.
PS: on ne vous en voudra pas si vous nous posez toutes ces questions 😉
