Les 8 fonctionnalités d’une bonne plateforme de knowledge management

Gareth Morgan avait raison: une entreprise est une machine. C’est aussi en quelque sorte un écosystème culturel, un organisme.

Et comme tout organisme, elle contient des connaissances. Des tonnes de connaissances.

Lorsqu’une entreprise grandit, la quantité de connaissances fait de même et, ce faisant, des défis surgissent. Comment centraliser et organiser les informations que tout le monde utilise ? Comment les rendre accessibles à tous ? Et comment s’assurer que les employés peuvent collaborer et partager efficacement l’information ?

Dans cet article, découvrez les 8 fonctionnalités principales d’une bonne plateforme de knowledge management. C’est parti !

Qu’est-ce qu’une solution de knowledge management ?

Avant de distinguer les aspects d'une solution knowledge management, définissons d'abord son objectif.

Une solution knowledge management est tout système numérique qui stocke, organise et dérive des informations. Elle est utilisée pour centraliser le contenu, favoriser la collaboration et garantir le bon déroulement des processus au sein de l'organisation.

Mais quelles sont les principales caractéristiques d'une plateforme knowledge management ?

Nous avons rassemblé les plus importantes ici :

1. Simplicité d’utilisation
2. Fonctionnalité de recherche
3. Analytics et Reporting
4. Personnalisation
5. Application mobile
6. Fonctionnalités de collaboration
7. Intégrations avec des applications tierces
8. Système de feedback

Nous allons détailler chacune de ces caractéristiques de l’application knowledge management dans cet article de blog. Alors continuez à lire !

Les 8 fonctionnalités d’une plateforme de knowledge management

1. Simplicité d’utilisation

Commençons par l'évidence : si les employés n’utilisent pas la plateforme, alors celle-ci est inutile.

De nombreuses organisations ont du mal à faire adhérer leurs employés à de nouvelles technologies. C'est pourquoi votre nouvelle plateforme knowledge management doit attirer et impliquer vos employés.

La convivialité est un attribut clé d'un intranet knowledge management. Si cette nouvelle solution n'est pas facile à utiliser, ils ne lui accorderont pas le bénéfice du doute. Votre investissement dans une application knowledge management deviendra alors rapidement une perte de temps et d'argent.

Sachez que les utilisateurs détestent les logiciels difficiles à utiliser, alors faites-en une priorité.

2. Une fonctionnalité de recherche

Personne ne veut perdre son temps à se dire "Humm, c'était censé être ici" - vous savez à quel point il est agaçant de chercher quelque chose dont vous avez urgemment besoin et de ne pas pouvoir le trouver.

Une mauvaise fonctionnalité de recherche diminue automatiquement la convivialité de la plateforme, rendant les informations difficiles à trouver. Cela impacte négativement les taux d'adoption du logiciel.

Une fonction de recherche qui englobe toute la plateforme, allant jusque dans les fichiers et résumés d'e-mails, rend vos employés plus productifs. Et c’est d’autant plus bénéfique si la plateforme permet de rechercher dans des applications tierces de l’entreprise.

Les employés peuvent alors gagner du temps et se concentrer sur leur tâches plutôt que d’avoir à chercher l’information nécessaire pour faire leur travail.

3. Analytics et Reporting

Pour une bonne plateforme knowledge management, le plus important est de cerner l'information que les employés recherchent, et comment ils le font : quels mots clés sont utilisés ? Combien de temps passent-ils à chercher ?

Les fonctionnalités Analytics vous permettent de mieux comprendre comment vos employés utilisent la plateforme, et vous donnent des informations sur la convivialité, le contenu le plus apprécié et toute autre mesure importante dans votre organisation.

4. Personnalisation

La possibilité de complètement personnaliser votre intranet knowledge management vous permet de concevoir une plateforme à l'image et à la ressemblance de votre organisation. Cela va de votre logo aux couleurs de votre marque et newsletters, jusqu'aux widgets personnalisés.

Adapter votre logiciel aux besoins de votre entreprise facilite son adoption car cela permet de créer une continuité de la marque et de la vision de l’entreprise, et c’est plus simple à prendre en main par vos employés.

5. Application mobile

Tout comme les informations, vos collaborateurs ne doivent pas être cloisonnés. Une fonctionnalité d'application mobile rend votre plateforme knowledge management accessible à tous les membres de l'organisation, y compris ceux qui ne sont pas dans un bureau. Il est essentiel de garder les employés de terrain alignés avec la situation dans son ensemble de sorte qu’ils se sentent connectés à l'organisation.

Une bonne fonctionnalité d'application mobile est le secret pour favoriser l'adoption de votre plateforme. Rendre votre application knowledge management facilement accessible incite les employés à l'utiliser plus souvent, et toutes vos équipes restent ainsi au courant des dernières informations internes.

6. Fonctionnalités de collaboration

Si vous avez lu notre blog ou parcouru notre site Web, vous savez que nous aimons mettre l’accent sur la collaboration. C'est ce qui transforme la connaissance interne en un résultat commercial concret.

Si vous êtes du même avis, ou du moins que votre organisation privilégie cet aspect, cela devrait se refléter partout, y compris vos outils numériques.

Le but d'une plateforme knowledge management est de stocker et d'organiser l'information. Toutefois, aller plus loin et favoriser la collaboration entre vos employés et vos équipes est aujourd’hui une nécessité. Voici pourquoi :

Lorsque vos applications et outils internes sont interconnectés :

• Les informations ne sont pas cloisonnées et sont facilement accessibles pour tout le monde.
• Vos équipes peuvent collaborer de manière beaucoup plus fluide
• Vous évitez le “shadow tooling”.

Ce dernier cas se produit lorsque les employés utilisent des applications externes de leur choix sans approbation de l’entreprise. Vous perdez ainsi la vision globale de votre entreprise, et vos informations se perdent alors dans des silos externes.

7. Intégrations avec des applications tierces

Les applications tierces vont de pair avec la gestion des connaissances. Durant l'achat d'une solution knowledge management, vous voulez vous assurer qu'elle s'intègre aux applications que votre organisation utilise déjà.

Ne pas tenir compte de cette fonctionnalité peut poser de nombreux problèmes plus tard, créer des obstacles à la collaboration, et entraver la productivité de vos collaborateurs. Cela ne vous donnera sûrement pas un retour positif en matière d'efficacité et de bonne prise de décision.

8. Système de feedback

Partager son avis profite à la fois à l'organisation et à ses employés. C'est le moyen ultime de savoir ce que pensent vraiment vos employés, en proposant un endroit où les gens peuvent collaborer et échanger des idées pour améliorer votre entreprise.

Sans feedback, la connaissance devient un mandat institué du haut vers le bas. Or, vous avez besoin d'une contribution ascendante pour maintenir toutes ces connaissances à jour, et c'est le but du feedback.

De plus, cela leur donne une voix et les fait se sentir valorisés, ce qui contribue à améliorer d'autres aspects importants comme l'engagement des employés et le taux de satisfaction.

Quelles fonctionnalités pour mon entreprise ?

On aurait envie de vous répondre : toutes ! Mais selon les besoins et exigences de votre entreprise, il se peut que certaines fonctionnalités soient plus importantes que d'autres. Pour définir une liste de besoins, n'hésitez pas à interroger vos employés sur leur habitudes en matière de gestion des connaissances. Leurs retours permettront de mettre en place vos priorités et ainsi d'être plus préparés une fois que vous commencer votre recherche active.

Si vous cherchez une plateforme qui puisse répondre à une multitude de besoins - et qui propose de nombreuses fonctionnalités - n'hésitez pas à regarder dans le secteur des intranets. Les intranets modernes incorporent de nombreuses fonctionnalités qui permettent non seulement une meilleure gestion et centralisation des informations, mais aussi de nombreuses intégrations natives pour une collaboration plus fluide en entreprise.