Top 10 des outils de communication interne en 2023

L'intégration, l'adhésion, et l'implication des employés sont des éléments essentiels à la réussite de toute entreprise.

Dans cette perspective, chaque entreprise devrait adopter le meilleur outil de communication interne afin d’encourager l’écoute bilatérale et satisfaire les besoins de ses collaborateurs en termes d’information.

Cette solution doit être pratique et efficace pour favoriser tous les types de communication en entreprise.

Les avantages d’une bonne communication interne sont nombreux : favoriser la collaboration, partager les objectifs de l’entreprise, stimuler l’action, rassembler les équipes, renforcer la culture d’entreprise, et bien plus encore. Toutefois, il faut dénicher la plateforme de communication idéale pour en profiter.

Cet article vous présente le top 10 des outils de communication interne qui méritent le détour en 2023.

Mais avant cela :

Qu’est-ce que la communication interne ?

La communication interne regroupe l'ensemble des actions de communication réalisées au sein d'une entreprise ou d’une organisation afin d’informer et de favoriser l'adhésion des collaborateurs.

Le but est de rapprocher dirigeants et employés pour une meilleure écoute bilatérale, et de satisfaire les besoins des parties prenantes en matière d’information.

L’efficacité de la communication interne repose sur le choix des meilleurs outils de communication interne et nécessite un surinvestissement personnel de la part des collaborateurs. Lorsque les solutions choisies sont innovantes et digitales, cela contribue à l’attractivité de votre entreprise.

Le système de communication interne est par ailleurs un véritable outil de management et nécessite une bonne planification. Chaque outil et support de communication interne servant à diffuser l’information doit être sélectionné avec soin pour assurer la cohérence et éviter les erreurs de communication. Les contradictions et les incohérences sont généralement source de démotivation et de défiance de la part des employés.

Dans les entreprises de grande taille, il existe très souvent un responsable de la communication interne. Ce dernier est rattaché au service de communication ou à la direction des ressources humaines. Si la communication interne est souvent entièrement prise en charge par la DRH, c’est parce qu’elle revêt une importance stratégique dans la création de liens entre collaborateurs et entreprises.

Quels sont les types de communication interne ?

Il existe 3 principaux types de communication interne :

1. La communication interne descendante

Elle va du haut vers le bas et constitue le principal objectif des outils de communication interne dans la plupart des entreprises.

La direction donne des instructions aux managers qui donnent à leur tour des directives aux chefs d’équipe. Ces derniers se chargent ensuite d’informer le reste des employés.

2. La communication interne ascendante

C’est l’inverse de la précédente, puisque le flux d’information circule du bas vers le haut : employés, chef d’équipes, managers puis enfin direction.

Elle devrait être prise en charge par tout outil de communication interne, puisqu’elle est essentielle pour un environnement de travail participatif et pour l’innovation.

Les employés ont ainsi l’occasion d’échanger avec leurs supérieurs pour recevoir et faire des feedbacks.

3. La communication interne horizontale

Aussi dite communication transversale. Elle est très peu courante et s’effectue de cadre à cadre, d’une équipe à une autre, etc. Il s’agit d’offrir aux employés des outils de communication interne pour mieux échanger entre eux.

C’est un moyen d’accompagner les collaborateurs dans une meilleure communication à titre personnel, afin de créer des liens forts susceptibles d’impacter sur leurs performances.

Quels sont les avantages d’une bonne communication interne ?

Choisir un bon outil de communication interne en entreprise et bien planifier le partage d’information constitue un réel atout à la performance. Les avantages d’une bonne communication interne incluent entre autres :

Des employés plus engagés et productifs

Les conversations et réunions au sein de votre organisation sont l’occasion pour les employés de soumettre leurs idées et opinions sur les stratégies internes. Ils se sentent dès lors valorisés et écoutés, et sont motivés à s’impliquer davantage et à fournir un travail de meilleure qualité.

Un meilleur partage des objectifs et de la vision de l’entreprise

Une plateforme de communication donne une vue d’ensemble et permet d’expliquer les objectifs pour que les employés se sentent bien informés et capables d’agir.

Une meilleure communication bidirectionnelle

Les outils de la communication interne comme l’intranet facilitent les échanges et interactions avec la direction.

Une meilleure expérience au travail

Une bonne communication interne permet de renforcer la culture d’entreprise et d’informer les employés sur tous les avantages disponibles pour le bien-être au travail.

Des transformations internes aisées

Grâce au système de communication interne mis en place, votre entreprise peut réagir rapidement à différentes situations causées par une évolution rapide de l’environnement ou de la situation.

Top 10 des outils de communication interne

1. L’intranet social, une solution de communication institutionnelle

Source image: Happeo

L’intranet social est un réseau informatique déployé au sein d’une entreprise pour permettre aux collaborateurs d’échanger des informations dans un environnement sécurisé. C’est un outil de communication corporate qui fonctionne comme le miroir de l’organisation et permet de maintenir l’information accessible à tous.

Un intranet social est la fusion entre un intranet traditionnel et un réseau social d’entreprise. Par conséquent, les atouts d’un tel système de communication interne en entreprise sont nombreux. Les différentes fonctionnalités incluent :

• L’outil de communication interne des employés : les collaborateurs peuvent réagir aux actualités, s’exprimer à travers les canaux sociaux et bien plus encore
  
  
• Les outils de collaboration : les utilisateurs peuvent gérer des tâches, partager des fichiers, collaborer sur un document en coédition, faire des rencontres en temps réel par chat ou vidéoconférence
  
  
• Le réseau social : les collaborateurs peuvent trouver des collègues dans un annuaire enrichi, se connecter entre eux, créer et animer des communautés internes et visualiser les actualités de l’entreprise
  
  
• La gestion des connaissances : à travers le stockage documentaire, le wiki ou le référencement de postes des réseaux sociaux
  
  
• La personnalisation et l’intégration : le parcours peut être rendu unique pour tous les utilisateurs (organigramme, calendrier, flash info, etc), des applicatifs métiers de l’entreprise et tierces peuvent être intégrées
  
  
• La mobilité : l’intranet est accessible en mode mobile, à partir d’un téléphone portable ou d’une tablette, avec des notifications en temps réel
  
  
• L’analyse de données : permet de suivre les métriques d’usage et d’engagement des collaborateurs
  
  
• L’IA : des moteurs d’intelligence artificielle priorisent le contenu selon les intérêts et les recherches précédentes des collaborateurs
  
  
• La gestion de contenu : l’équipe des communicants peut créer des pages web et les alimenter
  
  
• La mise à disposition intuitive de supports de formation : fiches pratiques et tout autre document susceptible d’aider un collaborateur.

2. La messagerie instantanée, un support de communication interne en temps réel

Source Image: Slack

La messagerie instantanée (MI), aussi connu comme tchat, est un service Internet permettant d’échanger en temps réel via un logiciel de messagerie instantanée. Avec la croissance de la technologie, cette solution est devenue un véritable outil de communication interne au sein des entreprises. C’est un moyen économique et pratique d’échanger des informations pour les collaborateurs.

Au fur et à mesure que ce support de communication interne évolue, des fonctionnalités plus conviviales sont ajoutées. Celles-ci incluent notamment :

• La Voix sur IP (VoIP) : permet de passer et de recevoir des appels vocaux sur Internet
  
  
• Le Conferencing : permet à plus de deux personnes de se téléphoner en même temps
  
  
• La fonction vidéo : permet aux utilisateurs de se parler en temps réel par vidéo.

La messagerie instantanée figure parmi les outils de communication interne les plus pratiques en 2023. Elle est par exemple moins intrusive que lorsque vous passez un appel téléphonique et vous permet de communiquer directement sur votre ordinateur portable tout en réalisant un certain nombre de tâches.

Vous trouverez même des solutions qui offrent des fonctions de tenue de dossiers et permettent de rechercher des enregistrements des conversations précédentes.

3. La newsletter interne, un outil de communication interne inclusif

Source Image: Madmagz Com’in

• Vous pouvez mêler communication externe et communication interne en relayant par exemple les mentions de votre marque dans la presse
• C’est l’occasion de partager la veille concurrentielle de votre secteur d'activité avec vos collaborateurs
• Faire participer des collaborateurs à la création de ce support de communication interne chaque mois favorise un sentiment "corporate"
• La newsletter interne aide à communiquer correctement les informations clés de l'entreprise de sorte qu’aucun de vos collaborateurs ne se sente exclu.

Pour tirer parti de cet outil de communication interne en entreprise, vous devez adopter le bon logiciel de newsletter interne. Ce dernier devrait :

• Vous permettre de créer des designs de templates sur mesure pour que vos employés aient envie d’ouvrir le mail et de le lire
• S’adapter à l’organisation de vos équipes, à travers notamment des sections indépendantes permettant à chaque équipe de facilement gérer ses newsletters
• Faciliter la gestion des mails en rendant possible la programmation des envois, la personnalisation des objets, ou encore l’automatisation de certains envois (anniversaires et onboarding par exemple)
• Permettre un paramétrage technique sur-mesure pour éviter que les mails soient considérés comme des spams et garantir le bon affichage des images.

4. La visioconférence, l’outil de communication interne idéal pour les réunions à distance

Source Image: Teams

Le logiciel de visioconférence, vidéoconférence ou web-conférence, est une solution informatique servant à établir des connexions vidéos en direct entre parties distantes. Utilisé via Internet, cela permet de simuler des rencontres en face à face. 

C’est l’un des outils de communication interne les plus pratiques en 2023, étant donné son utilisation intuitive et accessible à tous les corps de métier.

Il est possible, à tout moment, d’ajouter des utilisateurs à votre réseau pour qu’ils puissent rejoindre votre réunion virtuelle. Les autres avantages de cet outil de communication interne en entreprise incluent :

• Une expérience de communication immersive, agréable et très naturelle grâce à la vidéo et l’audio HD.
• Une collaboration boostée, sans contraintes géographiques, logistiques ni temporelles, notamment pour les entreprises multi sites.
• Une meilleure efficacité professionnelle, puisque la simplicité d’utilisation de la visioconférence favorise une plus haute disponibilité des participants. Les interactions professionnelles et les prises de décisions se font aussi avec plus de rapidité.
• La réduction des déplacements qui peuvent être chronophages et coûteux pour l’entreprise. Cela diminue par la même occasion votre empreinte écologique.

Si vous bénéficiez de tous ces avantages, c’est grâce aux fonctionnalités suivantes :

• Vidéo et voix HD
• Accès par navigateur web
• Sécurité renforcée
• Enregistrement et transcription des conférences
• Intégration avec d’autres logiciels
• Outils pour les modérateurs
• Webinaires
• Partage d’écrans et de documents.

5. L’outil collaboratif, lorsque plateforme de communication rime avec travail d’équipe

Source Image: Bit.ai

Basé sur les technologies de l'information et de la communication, un outil collaboratif est une solution permettant à de nombreuses personnes de travailler simultanément au sein de l’entreprise.

Grâce à cet outil de communication interne, vous pouvez :

• Faire circuler l’information au sein de l’entreprise, de même qu’avec des collaborateurs externes
• Être plus efficace et plus souple dans le suivi et la réalisation des projets
• Produire des documents de façon collaborative ou animer des réflexions
• Profiter d’intégrations à des suites complètes de grands éditeurs comme Office 365 et Google Workspace.

Les principales fonctionnalités de ce support de communication interne sont les suivantes :

• Partage et stockage de fichiers
• Génération de liens de téléchargement
• Notifications lorsque les tâches sont affectées ou changent de statut
• Partage d’agenda
• Centralisation des messages et commentaires
• Gestion de temps et suivi des dépenses
• Accès aux données sur mobile
• Gestion des droits et plus encore.

6. La gestion de tâches et de projets, un incontournable du système de communication interne

Source Image: Trello

La gestion de tâches et de projets consiste à suivre les tâches à travers leurs différentes étapes du début à la fin d’un projet. C’est un véritable outil de communication interne, puisque ce processus implique que vos collaborateurs prennent des décisions concrètes sur leurs missions. Pour ce faire, ils doivent continuellement échanger des informations et s’adapter aux changements susceptibles de se produire en temps réel afin d’assurer la réussite du projet.

Alors que la gestion des tâches consiste à gérer une tâche individuelle, de sa conception à sa clôture, la gestion de projets exige une vue d'ensemble. 

Les chefs de projet travaillant en parallèle sur plusieurs projets aux niveaux de priorité variables peuvent dès lors les gérer efficacement. Cela est possible grâce à une analyse adéquate des relations et des dépendances entre les différents composants, et à une bonne communication au sein des équipes.

Un logiciel de gestion de tâches et de projets est une plateforme de communication et de collaboration complète avec de nombreuses options. Celles-ci incluent par exemple :

• La planification
• La création, l’affectation et la gestion des priorités
• Le suivi des deadlines
• La gestion des ressources
• La gestion du budget…

7. Le réseau social d’entreprise, un outil de communication interne et de collaboration

Source Image: Workplace

Plus qu’un outil de communication interne, le réseau social d’entreprise est un véritable outil de collaboration. Il fonctionne à bien des égards comme Internet, sauf que ce réseau est uniquement accessible à vos collaborateurs. Cette caractéristique particulière en fait la solution idéale pour échanger des informations et des nouvelles importantes dans votre entreprise.  

Contrairement à un intranet social, le RSE n’offre pas les avantages comme la gestion des connaissances ou encore le stockage en ligne pour faciliter l’accès aux fichiers. Il permet toutefois aux utilisateurs d’échanger, de collaborer et ainsi d’exercer leur activité professionnelle plus efficacement. 

Les principales fonctionnalités d’un réseau social d’entreprise moderne incluent :

• Un organigramme dynamique de la société
• Une timeline pour publier des informations
• Les enquêtes et sondages
• L’organisation d’événements
• La messagerie instantanée
• La gestion des groupes de travail
• Le partage d’informations avec des partenaires ou des clients
• L’accès mobile
• Le partage de fichiers
• La gamification qui favorise la dimension ludique du support de communication interne et améliore l’expérience collaborateur.

8. L’espace vidéo, pour enrichir la communication interne en entreprise

Source Image: Panopto

L’espace vidéo se présente comme un catalogue des vidéos internes et externes de l’entreprise. Il regroupe divers supports marketing, outils d’onboarding et de formation, ainsi que tout autre type de vidéo utilisé par votre entreprise. Ceux-ci peuvent être soient hébergés en interne ou en externe.

La vidéo est un support de communication interne capable de faire passer un message avec plus de puissance qu'un simple mail. Son contenu visuel dynamique et moderne stimule les sens, captive l’attention et véhicule une image explicite. Elle peut être utilisée de diverses manières en 2023, comme :

• Une formation en vidéo avec le compliance training
• L’interview des collaborateurs
• Un film d’entreprise avec le storytelling
• La diffusion d’un message du CEO
• La création d’une web-série pour la newsletter d’entreprise
• Le retour en image sur un événement d’entreprise
• Un court métrage présentant la culture de l’entreprise.

9. Le sondage interne, un support de communication interne qui donne la parole aux employés

Source Image: Google Forms

Le sondage interne est un outil de communication permettant de recueillir les attentes des employés de façon uniforme tout en les fédérant autour d'un projet d'entreprise. 

C’est un moyen de mesurer l'engagement des collaborateurs, leur bien-être au travail et l'image qu'ils se font de l’entreprise.

Ce support de communication interne est très efficace lorsqu’il s’agit d’améliorer votre marque employeur, l’engagement et la productivité des collaborateurs, et de fidéliser vos talents. 

Avoir l'ensemble du personnel impliqué autour de vos objectifs est déterminant dans la réussite de votre projet d'entreprise.

10. L’onboarding digital, l’un des meilleurs outils de communication interne en 2023

Source Image: Hibob

L’onboarding digital vient clôturer cette liste des meilleurs outils de communication interne en 2023. Il s’agit du processus central par lequel les organisations intègrent leurs utilisateurs de façon agile, simple et sûre. Il permet de fluidifier l’information avec chaque nouveau collaborateur, facilite les échanges en interne et harmonise l’accueil des collaborateurs.

Un support de communication interne d’onboarding permet entre autres de :

• Donner une image moderne à votre entreprise en 2023
• Tisser un lien de proximité entre chaque recrue et l’organisation
• Envoyer des messages d’alerte à visée stratégique de fidélisation
• Exploiter toutes les fonctionnalités des objets connectés (GPS, caméra, etc.).