La vostra intranet antiquata non è più all’altezza della situazione; Google sta conquistando il mondo delle intranet aziendali, sostituendo i tradizionali server fisici con la intranet cloud. È questo il futuro della collaborazione tra dipendenti.
In che modo è possibile collaborare e rimanere informati grazie a G Suite?
L'umile intranet si è evoluta dai giorni in cui consisteva in un sistema statico di aggiornamento delle notizie… e intendiamo dire che si è evoluta molto. La rivoluzione tecnologica ha avuto un grande impatto sul posto di lavoro moderno, trasformando il modo in cui i dipendenti parlano tra loro, lavorano l'uno con l'altro, svolgono i propri incarichi.
L’ascesa dell'ambiente G Suite, prima attraverso le Google apps for work e ora con strumenti di collaborazione e soluzioni intranet progettate specificamente per Google, sta trasformando il modo in cui le aziende lavorano, comunicano e collaborano. Le funzionalità che offrono hanno un enorme impatto sulla produttività e sull'efficienza, soddisfacendo al contempo le preferenze e i bisogni di una forza lavoro sempre più Millennial e Generazione Z.
E allora, che cos'è questa Google intranet? E più in generale, perché la vostra azienda ha bisogno di una intranet?
Ricordate le vecchie sale server? Quelle porte nascoste, di solito nel seminterrato o in qualche angolo buio dell'ufficio, da cui provenivano strane luci lampeggianti e ronzii. Quelle sale server fungevano da casa per l’archivio digitale e la intranet dell’impresa. Le pile di lettori alimentavano i sistemi di tutto l'ufficio, consentendo di accedere online alle cartelle condivise e ottenere notizie riguardanti l'azienda da una vecchia intranet basilare.
A molti dirigenti IT tradizionalisti piacciono ancora queste sale piene di apparecchiature informatiche perché pensano che siano più sicure e meno soggette ad attacchi rispetto alle loro alternative collocate al di fuori del sito fisico dell’azienda (nel cloud). E quando si parla di soluzione intranet e degli strumenti messi a disposizione dei dipendenti per collaborare e restare informati, la sicurezza è un punto fondamentale. Questo sistema contiene infatti informazioni riservate, inclusi dati dei dipendenti, proprietà intellettuali, dettagli finanziari e strategia aziendale.
Affidarsi a una soluzione in loco è qualcosa che fa sentire i professionisti del dipartimento informatico a proprio agio. Sanno come investire in firewall, anti-virus, controlli della privacy. Sanno come individuare tentativi di hacking e autori di frodi. Sanno che il sistema locale consente loro di supervisionare i test e l'implementazione degli aggiornamenti. Sanno di avere assoluto controllo su tutto ciò che accade e potrebbe accadere.
Ma le soluzioni on-premise sono costose e i costi sono principalmente iniziali. L’implementazione di una nuova soluzione intranet personalizzata on-premise richiede anche molto tempo e avrete bisogno di qualcuno che ne assuma il controllo e costruisca il vostro sito intranet, rimanendo a disposizione per aggiornamenti, nuove pagine e miglioramenti. Ciò comporta un notevole aumento dei costi, sia in termini di risorse tecniche che di risorse umane, motivo per cui molte aziende oggi si stanno spostando su strumenti di archiviazione, collaborazione e comunicazione su cloud.
È previsto che l'83% dei processi di lavoro aziendali sarà sul cloud entro il 2020 con carichi di lavoro locali ridotti dal 37% al 27% allo stesso tempo, e ciò a dispetto del fatto che la sicurezza continuerà a costituire una preoccupazione per i capi IT. Il cambiamento sarà guidato non solo dall'aumento del lavoro flessibile, ma anche dal costo ridotto dell'investimento e della gestione dell'infrastruttura, nonché dalla necessità di terminare il ciclo di investimenti che non si rinnovano.
Affidabilità ed economicità sono i fattori che stanno convincendo le aziende a migrare dati e applicazioni verso soluzioni basate su cloud a un ritmo crescente. Il potenziale del cloud di migliorare la produttività è evidente, soprattutto con servizi come Google G Suite e altri Software as a Service (SaaS, Software come servizio) progettati specificamente per facilitare la collaborazione e la comunicazione. A differenza delle controparti on-premise, gli strumenti basati su cloud hanno costi di installazione inferiori con un'implementazione più rapida.
Lavorare nel cloud o utilizzare Google Workspace (prima G Suite) per condividere documenti, comunicare e collaborare consente di lavorare da remoto e migliorare la connettività: chiunque può accedere a ciò di cui ha bisogno per svolgere il proprio lavoro, ovunque si trovi; significa che email cariche d'ansia o appelli disperati al quartier generale per ricevere tramite posta elettronica i documenti che hai dimenticato di scaricare prima di lasciare l'ufficio saranno un lontano ricordo...
Quando si tratta di software per il posto di lavoro basati sul cloud, Microsoft è la tradizionale forza dominante nelle organizzazioni. Oltre 200.000 aziende utilizzano Microsoft Team in 181 mercati in tutto il mondo e sono oltre 135 milioni gli utenti a pagamento mensili di Office 365, la suite cloud di Microsoft.
Nella sua relazione sullo stato del settore del 2018, Gatehouse, agenzia britannica per le comunicazioni interne, rileva un “effetto Office 365” che sta interessando le aziende ora che Microsoft è passata al cloud: “Siamo testimoni di come il colosso Office 365 stia conquistando il nostro settore con la forza di un tornado, con conseguente spinta incessante verso l'utilizzo di prodotti Microsoft, indipendentemente da che noi, in quanto comunicatori interni, lo vogliamo o no!”, scrivono nel rapporto.
Tuttavia, è meglio che il tradizionalista dirigente del dipartimento IT, con la sua inclinazione per Microsoft, venga avvisato che c’è chi minaccia il mercato da 15 miliardi di dollari degli strumenti di produttività aziendale; nuovi player stanno arrivando per conquistare la corona, con Google e G Suite for business in testa. Gli utenti, soprattutto quelli più giovani, hanno maggiore familiarità con l'interfaccia di Google e la trovano più intuitiva e facile da usare rispetto ai sistemi Microsoft utilizzati dai genitori. Gli ex studenti che hanno utilizzato G Suite durante i loro studi, grazie alla suite che Google offre appositamente alle strutture educative, stanno oggi entrando nel mondo del lavoro e devono apprendere l’utilizzo di Office...e scoprire che non è eccezionale per la produttività. Le soluzioni intranet con Google diventano molto più attraenti con il ricambio generazionale nella forza lavoro.
In un comunicato sui guadagni dello scorso anno, Sundar Pichai, CEO di Google, ha dichiarato che il numero di organizzazioni che pagano per G Suite for business è raddoppiato fino a raggiungere più di 4 milioni; la maggior parte di queste sono piccole e medie imprese. Grandi nomi che utilizzano G Suite Apps for Business comprendono Verizon, Nielsen, Airbus, Carrefour, Whirlpool e Colgate-Palmolive.
“Le scuole e le start-up sono state gli utenti principali della suite per aziende di Google da quando il pacchetto ha debuttato nel 2006”, scrive Paresh Dave per Reuters. “Queste organizzazioni ne hanno apprezzato i prezzi bassi e le funzionalità collaborative, ... [Ma] Circa l'80% di quasi 250 nuove funzionalità di G Suite introdotte lo scorso anno, incluso uno strumento automatizzato per la censura di dati sensibili nei file, sono state concepite primariamente per le aziende.”
Ai giorni nostri, la stragrande maggioranza della forza lavoro è in grado di utilizzare la tecnologia, anche chi non si sente pienamente a proprio agio con essa; significa quindi che tutto questo discorso sulle preferenze generazionali è in realtà una falsa pista? La guru della Comunicazione Interna Helen Deverell, di Helen Deverell Communications, ha una cosa o due da dire in materia.
“Negli ultimi anni si è discusso parecchio sull’impatto che i Millennial e la Generazione Z avranno sul luogo di lavoro, in particolare in relazione al digitale. Sì, sono cresciuti come nativi digitali, ma la tecnologia ha sconvolto il mondo in cui viviamo e la maggior parte delle persone, qualunque sia la loro demografia, interagiscono con la tecnologia ogni giorno”, afferma Deverell.
“Conduco spesso controlli interni in campo di comunicazione e le ragioni per le quali le persone non utilizzano strumenti di social collaboration o digital workplace a lavoro dipende principalmente dalla mancanza di tempo, la scarsa pertinenza del contenuto o nessuno ha spiegato loro lo scopo dello strumento stesso. Molto raramente il motivo è perché non si sentono a proprio agio nell'usare la tecnologia.”
Deverell suggerisce che segmentare l'audience interna per generazione è un po’ “troppo semplicistico”; le decisioni in campo di comunicazione sono più probabilmente influenzate da fattori come ruolo, dipartimento, disponibilità di informazioni necessarie ai dipendenti per svolgere il proprio lavoro, il fatto che i dipendenti lavorino in ufficio o a distanza e così via.
Continua “Gli studi hanno dimostrato che i Millennial sono una generazione estremamente laboriosa e si aspettano determinate cose dal posto di lavoro, come rapido avanzamento di carriera e flessibilità. Tuttavia, questi sono aspetti che senza dubbio molti dipendenti di tutte le età vorrebbero vedere nelle loro organizzazioni.”
“Penso ci siano altri modi in cui possiamo segmentare il nostro pubblico, metodi che sarebbero molto più efficaci. Tuttavia, se si stanno introducendo strumenti di comunicazione digitale, consiglierei sempre di offrire corsi di formazione, nominare rappresentanti entusiasti della nuova tecnologia (e ciò non significa necessariamente solo Millennials e giovani della Generazione Z) e fornire un supporto continuo.”
“Se implementati nel modo giusto, gli strumenti di social collaboration possono essere una grande aggiunta all'insieme di canali di comunicazione interna. Ma la sfida che devono affrontare molti team di comunicazione interna è far sì che i dipendenti restino interessati anche dopo la fase di lancio iniziale.”
“E, naturalmente, ci sono alcune organizzazioni in cui il digitale non è la strada giusta da percorrere, o perché c'è una forza lavoro più anziana o perché il modo di lavorare e la cultura non lo giustificano. Mai presumere che, poiché il mondo sta diventando digitale, la vostra organizzazione debba necessariamente introdurre più canali di comunicazione digitale. Prima di investire in uno strumento che potrebbe rivelarsi inadatto, è fondamentale svolgere alcune ricerche per conoscere a fondo la propria azienda e in che modo i dipendenti preferiscono comunicare.”
Google non è un'azienda convenzionale. Dal 1998, è passata dall'essere un semplice motore di ricerca a diventare una delle aziende tecnologiche più popolari al mondo, amata sia dalle organizzazioni che dalle persone. La missione di Google è organizzare le informazioni a livello mondiale e renderle universalmente accessibili e utili. Ciò li spinge a migliorarsi continuamente, sia nella gamma di prodotti offerti sia nell'evoluzione del loro aspetto. Google Workspace, uno dei prodotti più popolari di Google, ha già subito diversi cambiamenti dalla sua introduzione. Google Workspace era noto come Google Apps prima di essere rinominato G Suite nel 2016. Nell'ottobre 2020 Google ha inaugurato un nuovo capitolo: ha annunciato la trasformazione di G Suite in Google Workspace.
Ispirata dalle condizioni di lavoro dinamiche e dall'emergente esigenza di equilibrio tra vita professionale e vita privata, Google ha trasformato il pacchetto G Suite in una versione migliore per rendere la collaborazione più semplice ed efficiente.
Google Workspace è la nuova alternativa digitale al tradizionale ufficio. È una versione migliorata (meglio organizzata e più continuativa) di G Suite che tutti già conoscono e adorano.
Google Workspace prevede tre cambiamenti principali: nuova immagine, nuove funzionalità e nuovi prezzi. Questi tre cambiamenti sono l'inizio di un'evoluzione nella collaborazione digitale, un cambiamento che porta a un lavoro più efficiente.
La nuova immagine del brand si allinea alla visione di Google che vede Workspace come hub per i team. Un nodo centrale che garantisce collaborazione e comunicazione continua. Mentre ciascuna app di G Suite è progettata per offrire soluzioni a problemi diversi, Google Workspace rappresenta l'unità tra tutte le app. Ora tutte le app sono meglio integrate per ottimizzare la collaborazione e offrire un flusso di lavoro chiaro.
Le icone di tutte le app sono state modificate per simboleggiare connessione, flessibilità e unificazione e lanciano "visivamente" il nuovo inizio di Google Workspace.
Google ha messo insieme prodotti che erano debolmente connessi per creare una dimensione digitale in cui efficienza, flessibilità e connettività si incontrano.
Il nuovo design dell'esperienza utente di Google Workspace è incentrato sulla creazione di un ambiente senza limiti digitali. Per raggiungere questo obiettivo, Google ha unito le diverse app in un'unica interfaccia integrata che ospita le app di produttività, nonché email, chat, video, voce e gestione di contenuti, per garantire un accesso facile e veloce alle informazioni.
La collaborazione in Chat e Drive diventerà più flessibile, poiché gli utenti saranno in grado di generare contenuti e lavorare sui documenti insieme nelle chat room. Ciò renderà il flusso di lavoro, anche con utenti esterni all'azienda, più facile e veloce.
Oltre ai grandi cambiamenti che influenzano le modalità di interazione con Workspace, quasi ogni singola applicazione è stata migliorata. Un esempio: la funzione picture-in-picture di Meet sarà integrata in Documenti, Fogli e Presentazioni, rendendo più facile fare riunioni di lavoro online.
I clienti di Google Workspace sono molto diversi tra loro: background diversi, bisogni diversi, ecc. Per soddisfare efficacemente le esigenze di tutti i loro clienti, Google Workspace ha deciso di offrire edizioni su misura per piccole e grandi imprese, progettate in base alle specifiche caratteristiche dell'azienda.
Accanto ai tre diversi piani tariffari già esistenti (Business Starter, Business Standard ed Enterprise), il cui costo varia in base al numero di utenti e ai servizi ai quali si vuole avere accesso, Google ha aggiunto un nuovo piano tariffario a Workspace: Business Plus. È un aggiornamento che colma il divario tra il piano Business Standard ed Enterprise e offre funzionalità migliorate.
Google Workspace è il nome dato al gruppo di strumenti di produttività, creazione e collaborazione di Google. È qui che troverai l'onnipresente Gmail, oltre a:
I consumatori hanno accesso a queste app gratuitamente, ma l'esca per le aziende è la possibilità di ottenere un dominio personalizzato e ulteriori strumenti di amministrazione e impostazioni avanzate attraverso la Console di amministrazione e Google Vault, oltre alla lavagna interattiva digitale Jamboard e alla piattaforma di sviluppo di app App Maker disponibile per alcuni piani tariffari.
“L'ecosistema di app e strumenti di collaborazione di Google è stato un fattore determinante per noi quando abbiamo scelto come lavorare”, afferma Lee Dobson, Responsabile della Strategia di Bulldog Digital Media. “G Suite è stata una scelta naturale per noi come azienda, soprattutto perché stavamo crescendo così velocemente che avevamo bisogno di un sistema che fosse in grado di scalare rapidamente tanto quanto la nostra organizzazione. G Suite for business è esattamente quel sistema!”
Con membri del team sparsi in tre città, la collaborazione è stata un elemento chiave per le decisioni operative di Bulldog: “Come agenzia tendiamo a fare un sacco di lavoro collaborativo e di solito condividiamo documenti tra vari dipartimenti; quindi essere in grado di lavorare insieme sui documenti, pur non essendo fisicamente presenti nello stesso ufficio, significa poter lavorare in modo efficace ed efficiente.”
I vari team di Bulldog si servono di diversi strumenti G Suite, ma i principali sono Google Drive, Gmail, Google Documenti, Google Fogli e Google Calendar.
“Gli strumenti di collaborazione e di email semplificano le attività quotidiane”, afferma Dobson. “G Suite si collega anche ad altri nostri strumenti, come HubSpot, il che velocizza ancora di più le attività.”
Un caso analogo si ritrova in Rock Salt Consulting, una startup con sede a Londra che aiuta altre startup a crescere. “Abbiamo iniziato con Microsoft Office”, afferma la Director Jessica Williams-Chadwick, “ma la comunità freelance di cui faccio parte utilizza G Suite e sono rimasta colpita dalla sua flessibilità e facilità di utilizzo.
“Il passaggio è stato facile. Abbiamo ottenuto indirizzi email personalizzati che sembrano più professionali e preferisco il “feel” di G Suite. C’è da dire comunque che utilizzavo già diverse applicazioni Google nella mia vita personale non-professionale e ciò significa che non ho dovuto abituarmi a utilizzare un sistema del tutto nuovo.”
Rock Salt Consulting era decisa a dotarsi di una intranet e di un tipo di collaborazione basate su cloud, quindi i collaboration tool di Google sono stati la scelta più ovvia.
“Una soluzione basata su cloud era qualcosa di molto importante per noi in quanto il nostro business è mobile e flessibile. Ciò significa che lavoriamo da diversi luoghi: casa, caffetterie, spazi di co-working e condividiamo spesso i computer, quindi la chiave per il successo della nostra attività è l’archiviazione online, per rendere tutto accessibile e condivisibile. Utilizziamo sempre Google Documenti per la collaborazione, sia interna che esterna, e anche l'integrazione del calendario è particolarmente utile.
“Oggigiorno, la funzionalità di un prodotto o sistema operativo è diventata più o meno una condizione di base; la scelta si gioca attorno alla Esperienza Utente e ciò con cui le persone si trovano a proprio agio. In qualità di startup, abbiamo trovato che G Suite for business si adattasse perfettamente alla nostra realtà: il modo in cui lavoriamo e collaboriamo con i clienti si sposa con il software e la flessibilità delle Google apps for work ci permette di mantenere un buon equilibrio tra lavoro e vita privata.”
Ma non sono solo le startup e le agenzie; la catena di supermercati britannica Morrisons, il marchio di moda GANT, il Canada Games Council, Colgate-Palmolive e la compagnia assicurativa Generali Hungary testimoniano l'ampiezza delle aziende che stanno sfruttando al massimo la produttività e la collaborazione offerte da G Suite per aziende.
Anche in Italia, le realtà che hanno adottato le soluzioni di Google Business appartengono un po’ a tutti i settori economici e non si tratta esclusivamente di aziende di piccole e medie dimensioni. Tra i nomi delle imprese migrate sul cloud di Google spiccano Yamamay - che ha trovato in G Suite il miglior modo per mettere in collegamento gli oltre 60 negozi italiani e le diverse sedi aziendali localizzate in Italia, Spagna e Cina Popolare -, Salmoiraghi & Viganò, l’azienda trasporti pubblici Atv Verona, la casa di produzione di fiction televisive Lux Vide, una grande firma quale Roberto Cavalli.
Le aziende possono trarre innumerevoli vantaggi dall'utilizzo di Google Workspace e lasciarsi guidare da suggerimenti per migliorare la produttività. Uno dei grandi vantaggi di G Suite for business è che puoi utilizzare il login Google per tutti gli strumenti e le app. Questo da solo consente di risparmiare tempo e aumentare la produttività eliminando la necessità di effettuare diversi accessi a più sistemi e, per citare altri vantaggi, incrementa la sicurezza dato che non ci sarà più bisogno di lasciare foglietti o post-it pieni di informazioni di accesso appesi in giro.
Inoltre, è semplicissimo passare da un account Gmail a un altro, tanto da desktop quanto da dispositivo mobile: basta toccare l'icona e scegliere l'account che si desidera visualizzare. È questo tipo di Esperienza Utente che sta attraendo sempre più giovani utenti verso gli strumenti di collaborazione di Google.
Il Single Sign-On e le modalità di login a Google sono una seconda natura per Millennial e membri della Generazione Z. Sono cresciuti in un mondo che non funziona per “unità a sé stanti”, un mondo in cui è possibile passare rapidamente da un sito all'altro senza dover effettuare l'accesso ogni volta, e qualsiasi azienda che cerchi di costringerli a vivere una realtà diversa da questa è un'azienda che evidentemente non ha a cuore il proprio futuro.
Google ha incaricato l’agenzia di ricerca Forrester Consulting di condurre uno studio sull’Impatto Economico Complessivo (Total Economic Impact - TEI) del valore che i clienti Google hanno detratto dall’implementazione di G Suite. L’agenzia ha misurato l'impatto economico totale prendendo in considerazione un periodo di tempo di tre anni, nel corso dei quali le sei organizzazioni intervistate (clienti G Suite) sono passate da un’infrastruttura on-premise alla soluzione basata sul web. Aggregando i dati raccolti hanno quindi creato una società composita: una società globale di servizi multinazionali B2B con 10.000 dipendenti che utilizzano G Suite e 4 miliardi di dollari di fatturato annuale.
L'organizzazione ha ottenuto alcuni grandi vantaggi dall’utilizzo di G Suite:
Abbiamo già parlato tanto di questa intranet, ma forse ti starai chiedendo cosa intendiamo per “intranet”; dopo tutto, ha assunto così tante forme negli ultimi 30 anni che ognuno ha sviluppato una diversa visione in materia.
Una intranet aziendale offre la possibilità, attraverso l'accesso a un portale, come ad esempio una Google intranet, di collaborare, comunicare e condividere con i colleghi, aumentando di conseguenza la produttività. Il coinvolgimento digitale dei dipendenti ottenuto per mezzo di una intranet può fare la differenza tra una forza lavoro coinvolta e una disinteressata e dovrebbe essere parte integrante del percorso di trasformazione digitale di qualsiasi azienda.
La guida comparativa alle intranet di Happeo evidenzia quattro fattori come vantaggi legati all’implementazione di una intranet aziendale: collaborazione, comunicazione, comunità e informazione.
L'adozione di una intranet basata sul cloud offre innumerevoli vantaggi alla vostra azienda; tuttavia, i principali sono:
Solo il 15% dei dipendenti a livello globale dichiara di sentirsi attivamente coinvolto a lavoro. Allora, in che modo una rete intranet riesce a migliorare l’engagement dei dipendenti? Una migliore comunicazione è il primo e ovvio fattore. Una intranet - di qualsiasi tipo essa sia, sia una soluzione intranet Google o Office 365 o una delle miriadi di altre piattaforme esistenti - associata ad integrazioni, connette i dipendenti, a prescindere da dove si trovino. La funzionalità notizie e le capacità editoriali aiutano a tenere il personale informato su progressi, incarichi e vicende generali. In generale, può aiutare i dipendenti a sviluppare un sentimento di orgoglio e vedere uno scopo nell’operato del proprio datore di lavoro.
Produttività non significa solo fare di più, ma ha a che fare anche con il modo in cui gli incarichi vengono completati. Qualsiasi azienda può richiedere di più ai propri lavoratori, ma a meno che l'efficienza operativa non venga sostanzialmente migliorata, è molto probabile che questo “di più” deriverà da un tempo più lungo speso a lavorare e dipendenti sempre più stanchi.
Un software intranet ben collegato e organizzato può aiutare gli impiegati a mettersi in contatto con il giusto collega per risolvere un problema, trovare il giusto documento per un lavoro particolare o il giusto modulo di formazione per migliorare le proprie competenze. La funzionalità di ricerca e una strategia coerente di gestione dei contenuti sono fattori fondamentali, così come garantire che tutta la documentazione e gli articoli abbiano forti metadati per alimentare tale ricerca.
Le intranet aziendali fungono anche da portale per convogliare le applicazioni di cui i dipendenti necessitano per svolgere il proprio lavoro efficacemente. La home page della intranet dovrebbe poterli indirizzare agli strumenti di cui si servono per la creazione dei documenti, alla directory del personale, ai loro sistemi di chat. Tutto ciò consente loro di risparmiare il tempo che impiegherebbero per cercare lo strumento giusto o la persona giusta per portare a termine il lavoro, incrementando come conseguenza diretta il tempo per concentrarsi sulla produttività attraverso le Google apps for work o la loro app preferita.
La parola "intranet" ha assunto un nuovo significato nell'era del digital workplace. In precedenza, era incredibilmente difficile comunicare con forze di lavoro "mobili", come lavoratori che sono in giro per tutto il giorno, non dipendono da una scrivania per svolgere le proprie mansioni o lavorano in aziende caratterizzate da una cultura “senza ufficio” (basti pensare agli operai). Il digital workplace e i software per lo smart working ha costruito quel ponte, consentendo ai lavoratori di accedere alle informazioni aziendali e lavorare insieme senza essere fisicamente presenti “in azienda”.
Una ricerca condotta da IWG ha rilevato che il 49% degli impiegati lavora da remoto per più di metà settimana, con più di 1 su 10 (12%) che lo fa per tutti i cinque giorni lavorativi. Lo studio ha anche evidenziato che le organizzazioni riconosciute per offrire strategie di lavoro flessibile hanno ottenuto benefici da questa politica aziendale, tra cui aumento della produttività (82%) e competitività (87%).
Charles Fenoughty, Digital Director della premiata agenzia di Comunicazione Interna Sequel Group, afferma che la intranet ha fatto molta strada negli ultimi decenni.
Tuttavia, Fenoughty preferisce pensare alla intranet come a uno strumento informativo di pubblicazione aziendale, che costituisce la parte centrale di un digital workplace. È un sito gestito centralmente per la diffusione di notizie aziendali ufficiali, informazioni fondamentali “per svolgere il mio lavoro” e metodi di lavoro: qualcosa che permetta ai dipendenti di lavorare bene e in maniera consistente fin dal primo giorno.
Ritiene che anche le aziende più piccole abbiano bisogno di una rete intranet in quanto questi portali sono una parte vitale del lavoro; la documentazione ufficiale, i processi e i metodi di lavoro devono pur essere tenuti in qualche luogo centrale e facilmente accessibile.
“Ogni lavoratore ha tre esigenze per poter portare a termine il proprio lavoro: informazione, comunicazione e collaborazione”, afferma Fenoughty. “Tutti questi aspetti devono essere soddisfatti da qualcosa, che si tratti di una intranet o di un digital workplace dipende totalmente dall'interpretazione delle persone. Ecco perché dico che la “intranet editoriale aziendale” è la sola fonte ufficiale di verità, gestita centralmente e altamente governata. Se è formale, centralizzata e gestita, significa che è affidabile e quindi vitale e necessaria.”
Il motivo per cui “le orribili bestie megalitiche chiamate intranet della fine degli anni 2000 e dei primi del 2010" hanno fallito è rintracciabile nel fatto che queste cercavano di essere “tutto” per tutti gli impiegati. Ciò è risultato in una realtà complessa, caratterizzata da confusione e scarsa ricercabilità di funzioni e contenuti. L’ideologia di Sequel Group in merito è invece quella di abbracciare una suite (G Suite vs Office 365) per il digital workplace che includa:
La chiamano strategia “mani, testa e cuore”, dove “le mani” sono le informazioni pratiche necessarie per lavorare, “la testa” aiuta a capire la direzione del business, e “il cuore” rende i dipendenti fieri difensori dell’azienda.
La saggezza di Fenoughty suggerisce di pensare in un ordine specifico nel processo di sviluppo di una intranet aziendale: definire il bisogno della propria azienda, lavorare sui contenuti e pensare alla piattaforma in ultimo. “La scelta migliore è non attivare nulla fino a quando non hai compreso cosa realmente funzionerebbe per la tua azienda. La tecnologia che utilizzerai conta in ultimo fintanto che ti concentri su una chiara definizione del canale, sulla comprensione di cosa mettere dove e per quale pubblico, e sulla produzione di contenuti di grande qualità. Mi piace quando le organizzazioni pensano alle loro persone e ai loro bisogni prima di scegliere una soluzione.
“Pianificare e eseguire correttamente l’obiettivo definito per l’azienda supera di gran lunga in importanza la scelta dello strumento.”
Considerati tutti gli strumenti di collaborazione e comunicazione inclusi in G Suite for business, probabilmente ti starai ora domandando se davvero la vostra organizzazione necessita di una “intranet”. Ed è vero, tutte le esigenze di collaborazione, archiviazione e comunicazione possono essere gestite attraverso le varie app e strumenti disponibili all’interno della suite.
L’intera filosofia di G Suite si basa sul fornire all’utente tutto ciò di cui ha bisogno in un unico pacchetto: ogni cosa necessaria per svolgere il proprio lavoro nel modo migliore, da qualunque parte del mondo, utilizzando qualsiasi dispositivo.
Le App di Google sono state sviluppate attorno alle quattro aree di maggiore interesse per il reparto IT e i team di comunicazione. Per dirlo con le parole scelte da Google stessa, si tratta delle capacità di:
Tratteremo ora più nello specifico ciascuno di questi quattro aspetti, analizzando come G Suite li gestisce.
Prima per ordine di importanza, perché la vostra azienda non può funzionare senza “connessione”. Molto probabilmente lo strumento più utilizzato e più famoso di Google, al di là del motore di ricerca, è Gmail; con G Suite si ottiene un sistema di posta elettronica sicuro, privato e senza pubblicità per l'intera azienda.
Gli amministratori IT possono gestire centralmente gli account sia dell'organizzazione che dei dispositivi, mentre i dati sono archiviati in modo sicuro nell'ambiente web di Google. Strumenti di migrazione sono disponibili per facilitare il passaggio di dati da ambienti obsoleti, compresi Lotus Notes e Microsoft, spostando il focus della questione “G Suite vs Office 365” più intorno all’usabilità che non attorno al “continuiamo per questa strada perché questa è quella che abbiamo percorso da sempre”. E a differenza dell’account Gmail personale, G Suite ti offre un indirizzo email personalizzato (“@la tua azienda”), oltre alla possibilità di creare mailing list di gruppo.
Oltre alle email - e a un'app di calendario piuttosto semplice che fa esattamente ciò che ti aspetteresti, inclusa la possibilità di verificare la disponibilità dei colleghi e definire calendari condivisi - G Suite connette i colleghi tramite Meet.
Chat è definita come piattaforma di messaggistica “creata per team” per consentire una collaborazione facile ed efficiente, a partire dai messaggi diretti fino alle conversazioni di gruppo. È inoltre possibile creare stanze virtuali per ospitare progetti, ognuna delle quali può supportare fino a 8.000 membri; sono particolarmente d’aiuto per monitorare i progressi e per le attività di follow-up.
Google Meet è la Google app for work per videoconferenze di lavoro che grazie alla profonda integrazione delle app incluse nella suite elimina la necessità di riservare spazi su software esterni e assicurarsi che tutti i membri abbiano il link giusto (cosa che di solito posticipa l'inizio di una riunione di almeno di 10 minuti, giusto?!). Meet rende possibile invitare le persone direttamente dalla schermata stessa della videochiamata o accedere cliccando sull’evento su Calendario o invito ricevuto tramite email; ciò indipendentemente dal dispositivo che si sta utilizzando. Esiste persino un Meet hardware kit specifico, per rendere le videoconferenze ancora più efficienti.
E tutto ciò funziona insieme, in modo profondamente integrato. Ad esempio: puoi collaborare su Google Documenti dalla chat di Meet, il bot di Meet si integra direttamente con il Calendario per pianificare riunioni per te, l’aggiunta di un meeting su Calendar crea automaticamente un Meet. È anche possibile avviare un Meet (vocale o video) da Gmail, per quelle volte in cui il botta e risposta tramite email diventa eccessivamente lungo ed è più semplice e veloce parlarsi.
Una volta abilitata la comunicazione, è necessario poter creare documenti. G Suite ha ciò che ti aspetteresti, ma aggiunge un tocco di Google alla produttività:
Google Workspace possiede anche altre opzioni, non necessariamente disponibili come predefinite insieme agli altri sistemi di produttività e collaborazione:
Cosa significa tutto questo per il vostro business? Beh, immagina un team di Comunicazioni Interne abilitato a creare una intranet, eseguire sondaggi, definire programmi di formazione, tenere i colleghi informati sugli sviluppi, promuovere il brainstorming negli uffici, mettere a punto una strategia per poi presentarla alla dirigenza tramite videochiamata, il tutto senza bisogno di ricordare un milione di credenziali di accesso o rischiare di incorrere in interruzioni di linea a metà chiamata. Questo è ciò che G Suite e una soluzione Google intranet rendono possibile.
Archiviare file importanti su desktop e inviare email contenenti più versioni dello stesso documento non è un modo produttivo né efficiente di lavorare, ma si tratta di un modus operandi generalmente accettato al giorno d'oggi. Il cloud computing comporta che non dobbiamo più operare in questo modo e l'app Google Drive di G Suite rappresenta l'alternativa perfetta.
Grazie a Drive, le aziende possono archiviare, accedere e condividere file in un unico luogo protetto, e tali file sono accessibili da qualsiasi luogo su qualsiasi dispositivo. Lo streaming direttamente dal cloud consente inoltre di risparmiare spazio su disco o server, risparmiando anche i costi dell'infrastruttura IT.
Gli algoritmi di ricerca di Google, tra cui la ricerca predittiva, consentono di trovare tutto ciò di cui si ha bisogno in modo rapido e semplice, setacciando all’interno delle app di G Suite, tra cui Gmail, Google Documenti e altro ancora. Ciò significa che non sarà più necessario scorrere all'infinito attraverso risultati di ricerca sbagliati solo per trovare quel documento su cui stavi lavorando la scorsa settimana.
Tutto questo sembra assolutamente fantastico, ma ti starai chiedendo “cosa dirà il Responsabile del dipartimento IT quando presenterò il piano per il passaggio al cloud e agli strumenti collaborativi di Google” ... vero? Prova a farli felici con questo: la Console di amministrazione garantisce una gestione centralizzata attraverso le funzionalità integrate di Cloud Identity per gestire gli utenti e dà la possibilità di impostare opzioni di sicurezza come la verifica in due passaggi e le chiavi di sicurezza.
E poiché si tratta di G Suite, tale Console è gestibile da qualsiasi dispositivo, ovunque ci si trovi. Ad esempio, nello sfortunato caso in cui si dovesse ricevere un avviso su un tentativo di phishing a mezzanotte, sarebbe possibile gestire l’emergenza comodamente dal proprio letto anziché doversi trascinare fino all’ammuffita stanza dei server in ufficio.
Che dire dei dati obsoleti, però? Non tutte le informazioni necessitano di essere conservate per sempre. Il Vault consente di archiviare dati aziendali contenuti in prodotti G Suite, tra cui Gmail, Google Drive, Teams Drive, Google Groups e Google Meet. È possibile impostare criteri di conservazione sul contenuto supportato o per unità specifiche, e tracciare e conservare i dati registrati per eventuali controlli legali.
È chiaro quindi che G Suite for business è un sistema affidabile, che garantisce il livello di sicurezza e controllo richiesto persino dal più esigente dei Responsabili IT.
Avrai notato che Google Sites è stato già menzionato diverse volte in precedenza e, diciamocelo, molto probabilmente stai leggendo questo articolo perché sei alla ricerca di una Google intranet. Google Sites si presenta come un modo per “creare facilmente siti di grande impatto per team” che “appaiono meravigliosi su tutti gli schermi”, “il tutto senza necessità di apprendere nulla in materia di programmazione”. Con una proposta di vendita del genere, non c'è da meravigliarsi se gli utenti si affollano a sceglierla come soluzione per le loro esigenze legate a una intranet aziendale.
Dato che Google Sites è solo una soluzione “abbastanza buona”, le aziende tecnologiche di tutto il mondo hanno iniziato a sviluppare le proprie soluzioni intranet per G Suite. Queste soluzioni di Google intranet si integrano perfettamente con G Suite, fornendo al contempo molto più potere e collaborazione alle aziende. Una rapida ricerca (su Google) su “qual è la migliore intranet per G Suite” farà emergere una serie di opzioni, tutte in apparenza ugualmente valide.
Le seguenti sono soluzioni intranet cloud leader del settore, e permettono alle aziende di sfruttare al massimo il potenziale della Suite di App di Google.
Nominata leader da G2 Crowd, Jostle si autodefinisce “People Engagement Platform” o “intranet completa e intuitiva” - il “luogo per tutti e tutto nella vostra organizzazione”. Non necessita di personalizzazione ed è praticamente pronta all'uso: affermano che avrai il prodotto chiavi in mano entro una settimana. È utilizzata da catene alberghiere come Yotel, le società di servizi Sodexo e Warner Music Group.
Alternativa a Jostle e soluzione consigliata da Google per chi sia alla ricerca di una intranet G Suite, LumApps è una piattaforma sicura creata su Google Cloud e la sua roadmap si allinea con quella di Google per trarre vantaggio dalla posizione di early adopter rispetto alle ultime innovazioni. È utilizzata da aziende quali Veolia, ETAM, Air Liquide e TIBC.
Solo per te, ci presenteremo ora nel modo più imparziale possibile.
Come alternativa a LumApps e concorrente di Jostle, Happeo, precedentemente nota come Universe, è una social intranet unificata che consente ai team di Comunicazioni Interne di connettersi con i dipendenti in modi completamente nuovi. È un digital workspace progettato per G Suite per aumentare l'efficienza e l'engagement dei dipendenti. È stata scelta da aziende quali Randstad Sourceright, Givaudan, DeLonghi e BMW.
Natalie Allen, Responsabile Employee Engagement a ZPG, ha provato diverse intranet aziendali nel corso degli anni, ma qualsiasi soluzione portava a un tipo di comunicazione push; tutto era a senso unico e i dipendenti non potevano interagire con le notizie in alcun modo. Con l’implementazione di una soluzione intranet Google, Allen afferma che è stato possibile trasformare radicalmente le comunicazioni: queste ora ruotano più attorno a interazione e conversazione e anche i dipendenti riescono a condividere le proprie idee e informazioni.
Il passaggio a una intranet G Suite è stato motivato anche dal desiderio di unificazione di ZPG. Avevano più piattaforme in uso, da Trello e Slack per la collaborazione fino a un numero infinito di siti per archiviare informazioni. Ciò rendeva efficienza e produttività difficoltose.
“[Questa piattaforma ha] aggiunto una profondità e una dimensione completamente nuove al modo in cui comunichiamo in azienda”, afferma Allen. “Anche all'interno del team HR e del più ampio team di servizi condivisi, è stato un punto di svolta in termini di spostamento del nostro business verso il self-service. Stiamo automatizzando i processi, rendendo più facile per le persone fare e trovare cose autonomamente, piuttosto che far spendere ore ed ore agli amministratori a cercare soluzioni ai problemi di ciascun utente.”
“Prima di lanciare il sistema attuale, era davvero difficile sapere in che modo i dipendenti all’interno del business interagissero tra loro”, afferma Anna Tolley, Responsabile delle Comunicazioni Interne Globali presso Randstad Sourceright, provider globale di servizi per la gestione e acquisizione di talenti operante in 17 paesi in tutto il mondo.
Tutte le comunicazioni all’interno del business erano basate su email, se rilevanti a livello globale, o estremamente localizzate; il team di Tolley non aveva idea di quale strategia funzionasse o chi stesse realmente prestando attenzione alle comunicazioni. L'implementazione di una soluzione Google intranet “ci ha dato l'opportunità di capire quanto si senta davvero coinvolto il personale rispetto alle nostre comunicazioni e ha permesso ai dipendenti di interagire tra loro”, afferma.
Taina Saarikoski svolge molti ruoli presso Trimble, una società di tecnologie di localizzazione (pensa al GPS), tra i quali quello di Responsabile delle Comunicazioni Interne. Stava cercando di liberarsi di informazioni e tecnologie obsolete ancor prima di prendere la decisione di convertire la società a G Suite e adottare una intranet Google. Ha compreso immediatamente che la nuova soluzione era facile da imparare e da usare, il che ha reso il suo lavoro “molto più semplice e molto più veloce”: qualcosa di fondamentale quando ti trovi a fare i conti con le responsabilità derivanti da molteplici ruoli!
La intranet G Suite ha abilitato un nuovo modo di interagire all’interno di tutto il business, con conseguente diminuzione del traffico di email. “La conversazione è facile”, afferma Saarikoski, osservando che è ora possibile anche tenere traccia e archiviare tali conversazioni per riferimento futuro. “In passato molte informazioni restavano tacite in azienda, nascoste perché le persone parlavano di fronte alla macchinetta del caffè, uno a uno; ora abbiamo uno strumento che rende le conversazioni più visibili. Molte delle informazioni nascoste sono diventate visibili e questo è un grande vantaggio.”
La forza lavoro di oggi è eterogenea e dispersa; una grande percentuale è nativa digitale. Ciò significa che la vostra intranet aziendale antidiluviana non è più all’altezza della situazione quando si tratta di collaborazione e coinvolgimento.
La rivoluzione tecnologica ci ha regalato più app e strumenti online di quanti ne avessimo bisogno, e i vostri dipendenti li hanno senza dubbio già esplorati tutti.
G Suite for business, le relative piattaforme Google intranet e gli strumenti di collaborazione di Google forniscono la soluzione alle aziende che desiderano rendere questi lavoratori un corpo unico, in grado di lavorare insieme per un bene più grande. Una piattaforma intranet G Suite profondamente integrata con le App di Google apps - come Google Documenti, Gmail e Meet - può trasformare il modo di lavorare, aumentando produttività ed efficienza in termini di costi.
A mano a mano che sempre più aziende passeranno da un’infrastruttura on-premise a soluzioni basate sul cloud, il dibattito tra Google Workspace e Office 365 si farà assordante.
Il nostro consiglio è di scegliere la soluzione intranet che funzionerà meglio per la vostra azienda, senza dimenticare di tenere conto delle preferenze dei lavoratori: saranno loro a utilizzarla quotidianamente, dopotutto. Assicurati di prestare attenzione a aspetti quali:
Se hai bisogno di maggiore aiuto per capire qual è la soluzione migliore per soddisfare le esigenze della tua azienda, la nostra guida al confronto tra le intranet puo essere un buon punto di partenza. Buona collaborazione!