10 conseils pour un projet intranet réussi en 2023

Plus votre équipe est éloignée, plus il est important d'avoir un lieu central pour communiquer, engager et collaborer avec vos collègues.

Les dernières années ont révélé l’importance de créer du lien entre collègues. C’est un sujet incontournable si vous souhaitez motiver vos employés afin qu’ils continuent à contribuer efficacement à la réussite de votre entreprise. Cela explique la popularité des outils de communication comme Zoom et Slack, et l'importance d'avoir une solution intranet.

Dans cet article, nous partageons avec vous nos 10 meilleurs conseils pour un projet intranet réussi. C’est parti !

Qu'est-ce qu'un projet intranet réussi ?

Un projet intranet réussi doit proposer une solution simple et qui fonctionne pour tout le monde. Celle-ci doit fournir aux employés les outils clés afin qu’ils puissent effectuer leurs tâches quotidiennes et collaborer dans des projets à long terme de manière efficace.

En outre, un projet intranet ne doit pas seulement proposer un espace de travail digital, mais aussi favoriser le social. Cette solution peut, par exemple, servir à créer des événements d'entreprise virtuels, ou proposer des ateliers et des formations. Elle doit même proposer des canaux de communication pour des sujets lambda : pas besoin de parler du travail 100% du temps.

Quelle est la meilleure plateforme intranet ?

La meilleure plateforme intranet est celle avec laquelle vous vous sentez le plus à l'aise. Elle doit notamment bien s'intégrer à votre culture d'entreprise, à votre équipe et à la vision de votre organisation.

Lorsque vous recherchez le meilleur logiciel pour votre projet intranet, demandez-vous toujours ce que vous attendez vraiment d’un tel outil.

Pourquoi cherchez-vous réellement un intranet ? Que souhaitez-vous améliorer ? Une fois que vous avez vos réponses à ces questions, vous pouvez parcourir différentes plateformes intranet et faire le meilleur choix.

À quoi sert un intranet ?

Un projet intranet peut être la solution à de nombreux problèmes rencontrés au jour le jour dans une entreprise.

Avant tout, un intranet donnera une structure à votre entreprise. Une fois mis en place, il constitue un point central de communication, d'engagement et de collaboration. Très vite, vous verrez qu’il est plus simple de parler à des collègues, d'atteindre d'autres départements et de contacter ceux qui travaillent en distanciel.

De plus, un intranet peut vous aider à trouver une structure pour le stockage des fichiers et l'organisation de vos informations. La plupart disposent en effet de fonctionnalités d'intégration à des services cloud tels que Google Workspace ou Microsoft 365.

10 conseils pour un projet intranet réussi

Lancer le projet intranet ne représente qu'un côté de la médaille. En effet, le succès de votre projet n'est possible qu’avec une gestion de l'intranet appropriée et structurée. Mais alors, comment gérer un intranet ?

La première étape consiste à avoir une stratégie claire, et qui indique à chacun l'objectif de votre intranet. Dans un second temps, il est nécessaire de faire appel à des ambassadeurs qui vont donner la voie à prendre en matière d'utilisation de l'intranet et améliorer l'adoption de la solution par l'entreprise entière.

Si vous voulez que tout le monde dans votre entreprise utilise l'intranet, vous devez aussi vous assurer qu’ils le fassent de la meilleure des façons. Ainsi, votre intranet deviendra un outil de communication précieux, un système de gestion de contenu, ainsi qu’une solution de partage de fichiers et de collaboration.

1. Assurez-vous d'avoir les bonnes fonctionnalités intranet

Lorsque vous lancez un projet intranet, vous devez vous assurer d'avoir toutes les fonctionnalités intranet nécessaires.

Qu'entendons-nous par là ? Prenons le cas où vous implémentez un intranet que tout le monde dans votre entreprise utilise, mais vous réalisez vite que celui-ci manque de certaines fonctionnalités dont vos employés ont besoin. Vous êtes alors dans une situation compliquée où il vous faudra soit changer de solution, soit espérer que ces fonctionnalités puissent être ajoutées à votre solution (ce qui prend beaucoup de temps).

Ce problème peut être évité en vérifiant certains points dès le début. Pensez notamment à l'intégration avec vos outils tiers existants, aux fonctionnalités sociales importantes pour la collaboration, et à une application mobile pour vos employés sur le terrain.

2. Votre intranet doit être engageant pour les employés

Votre but n’est pas de perdre de l’argent avec un projet intranet que personne n'adoptera, mais plutôt d’investir dans un intranet qui engage tous vos employés et les incite à communiquer et collaborer.

Pour y arriver, vous pouvez demander à vos employés leurs besoins et ce qu'ils aimeraient avoir dans un intranet comme information, contenu, etc... Dès lors, vous saurez comment créer des éléments de contenu engageant.

Commencez par travailler sur une bonne gestion du contenu afin de publier des articles qui intéressent vos employés. Vous pouvez aussi utiliser le fil d'actualité de votre intranet pour publier des sondages, des statistiques et même du contenu amusant. Certes, un intranet est utile pour de nombreuses tâches professionnelles, mais des sujets moins sérieux peuvent aussi être un moyen d'engager les collaborateurs, tant que cela reste structuré.

Exemples de contenus très attrayants :

• Tutoriels pratiques
• Foire Aux Questions
• Articles intéressants
• Vidéos ou podcasts pertinents
• Reconnaissance publique d'un projet réussi
• Tutoriels informatiques
• Annonce d'événements, de conférences ou de salons commerciaux
• Questionnaires et enquêtes

N'oubliez pas que le système de gestion de contenu (CMS) est le cœur d’un projet intranet. Il doit bien entendu répondre aux exigences de l'intranet de votre entreprise.

Comparez les fonctions des différents CMS avec vos besoins. Priorisez les fonctionnalités que vous souhaitez, car aucun CMS sur le marché ne peut satisfaire la totalité de vos besoins. Choisissez dès lors un intranet CMS avec des points forts dans les domaines que vous appréciez le plus : intranet central, collaboration, intranet social, portail, recherche.

3. Votre intranet doit être simple d’utilisation pour vos employés

Nous avons mentionné précédemment qu'il ne sert à rien de mettre en place un projet intranet que personne ne comprend vraiment. Assurez-vous donc d'opter pour un outil avec une interface bien développée, une excellente expérience utilisateur et un design attrayant.

Vous devez toujours garder à l’esprit que vous mettez en place un intranet pour faciliter les choses, pas les compliquer. En tant que chef de projet intranet, ne le rendez pas plus difficile qu'il ne l'était déjà, et restez simple. En tenant compte des fonctionnalités clés et de l’usage réel de l'intranet, vous trouverez la meilleure solution pour vous, votre entreprise et votre équipe.

Découvrez aussi comment impliquer les employés avec un nouvel intranet.

4. Votre intranet doit proposer une expérience utilisateur et un design épurés

Depuis longtemps, une solide expérience client de bout en bout constitue la priorité absolue des entreprises. Cela passe nécessairement par des employés motivés et bien informés. C’est pourquoi de plus en plus d’organisations reconnaissent désormais l'importance de l'expérience employé.

Les entreprises peuvent activement influencer et façonner ces expériences employés en utilisant leur propre intranet.

Les facteurs d'influence incluent la culture d'entreprise, le lieu de travail physique, ou encore la digitale workplace (intranet) en cas de télétravail. Assurez-vous d’offrir une excellente expérience utilisateur et d’avoir un intranet agréable, simple et bien conçu. Cela peut non seulement augmenter l'engagement de vos employés, mais aussi leur motivation générale.

5. Votre intranet doit être mesurable (pensez analytics)

Les mesures et les statistiques jouent un rôle clé dans le succès de votre entreprise. À titre d’exemple, les sites d’e-commerce mesurent le taux de conversion et le taux d'ouverture lors des campagnes de marketing par e-mail. Le nombre de likes et de commentaires est aussi important sur n'importe quel canal de médias sociaux. Mesurer est en effet essentiel pour atteindre vos objectifs et devenir meilleur dans vos projets.

Concernant le succès du projet intranet, une évaluation claire est également inévitable. Mais comment mesure-t-on un bon intranet ? Sachez que cela peut se faire de diverses façons. Vous pouvez vérifier combien de personnes ont réagi à certains messages, quels canaux de communication sont les plus fréquentés, ou encore ce que vos employés recherchent le plus. Définissez les données que vous souhaitez mesurer et comparez-les au fur et à mesure du temps pour voir le progrès de votre projet intranet.

6. Assurez-vous que l’intranet est le moyen de communication de prédilection

Nous l'avons dit au tout début de cet article en abordant les fonctionnalités clés à considérer dans un projet intranet. Assurez-vous d'avoir un intranet qui intègre réellement les principaux outils et logiciels que vous utilisez quotidiennement.

Vos outils de communication doivent faire partie intégrante de votre intranet. Le fait que vos employés doivent se retrouver ailleurs pour communiquer implique l'échec de votre solution intranet. En tant que chef de projet intranet, assurez-vous que cet outil soit la source majeure d'information et de partage d'information.

7. Proposez une application mobile pour votre intranet

Aujourd’hui, presque tout le monde travaille à distance. Vous devez dès lors vous assurer que votre intranet est facilement accessible via n'importe quel smartphone ou appareil mobile. Ainsi, tous vos employés entreront facilement en contact avec n'importe quel collègue. Ils pourront aussi accéder aux fichiers sans avoir à attendre le retour à la maison, et recevoir des notifications sur les actualités de l'entreprise ou les questions urgentes.

Avoir une application mobile pour votre intranet permet surtout de maintenir l'engagement des employés à un haut niveau, peu importe où ils se trouvent. Vous vous assurez par ailleurs que tout le monde reste à jour sur ce qui se passe dans votre entreprise.

Quelles sont les fonctionnalités nécessaires pour que le projet intranet profite aux télétravailleurs en déplacement ?

• Notifications push
• Messagerie instantanée
• Appels vidéo
• Appels audio en ligne
• Accès au fil d'actualité

8. Votre intranet doit centraliser l’information

Une bonne gestion de contenu doit offrir une structure qui permet à chacun de trouver facilement le contenu créé. Il ne sert à rien d'avoir un projet intranet non structuré et chaotique.

Assurez-vous notamment de disposer d'une fonctionnalité de recherche intranet performante. Cela permet à vos employés d'accéder facilement à tout type d'informations qu'ils recherchent.

Mieux encore si vous pouvez rechercher directement depuis votre intranet des documents qui sont stockés dans vos outils tiers intégrés à la plateforme. De cette façon, vous pourrez réellement donner à vos employés une source unique de verité dans l'entreprise. Sans qu'ils n'aient plus besoin de demander à droite à gauche pour telle ou telle information.

9. Personnalisez votre intranet (interface, couleurs, logos, bannières…)

Pour que tout le monde se sente intégré, il faut une culture d'entreprise forte, et implémentée dans toutes les parties de l'entreprise, y compris votre projet intranet.

Assurez-vous de donner une touche personnelle à votre intranet en utilisant par exemple les logos et couleurs phares de votre entreprise. Vous devez aussi adopter le même ton que celui sur tous vos supports marketing et communications externes, ainsi que donner à chacun la possibilité de personnaliser son compte.

10. Votre intranet doit pouvoir s'intégrer à vos autres applications existantes

Au début de cet article, nous vous avons présenté certaines fonctionnalités à considérer dans votre projet intranet. Nous vous rappelons encore que l'un des éléments clés d'un intranet réussi est la possibilité d'intégrer d'autres applications. Qu'entendons-nous par là ? Les nombreux intranets existants offrent différentes options.

L’une des plus importantes est le fait de pouvoir intégrer certaines fonctionnalités comme les applications de communication (emails, tchat, vidéo...), outils de partage dans le cloud, calendriers, contacts, et autres. Si cela est impossible, autant ignorer l'idée de lancer un projet intranet dans votre entreprise. Vos employés ne l'utiliseront simplement pas si celui-ci ne s'intègre pas à vos outils existants.

Il est également très important d'avoir un intranet capable d'intégrer de nouvelles options. Rien n'est plus ennuyeux que de devoir changer d’intranet simplement parce qu'une fonctionnalité vitale ne peut pas être intégrée.

En conclusion

À présent, vous connaissez les meilleures pratiques intranet pour un projet intranet réussi. Il vous revient dorénavant de faire le bon choix et d'intégrer un intranet dans votre propre entreprise.

Assurez-vous de trouver une solution adaptée à votre culture d'entreprise, à vos besoins et aux intérêts de vos employés. N'hésitez pas à demander de nombreuses questions aux fournisseurs et à planifier des démos personnalisées selon vos besoins, afin de voir vraiment quelle solution est la plus en mesure de répondre aux exigences de votre entreprise.